【文例付き】内定者へのメールの書き方！ポイントと注意点を解説

近年、内定者に向けてフォローメールを送る企業が増えています。

採用活動の早期化に伴い、早めに内定者を確保する採用スタイルが主流である一方、内定辞退も避けられない課題です。フォローメールには内定者の内定辞退を防ぎ、自社と内定者をつなぎとめる役割があります。本記事ではフォローメールの目的と、場面ごとの例文を紹介します。

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内定者が魅力に感じる内定者フォローメールの基本構成

ここでは、内定者の心に残る内定者フォローメールの基本構成についてご紹介します。内定者に企業の魅力を伝えるためには、定型文と自社のオリジナリティのバランスが大切。内定者の立場に立ち、ポジティブな印象を与えるメールのコツを抑えましょう。

感謝・歓迎の気持ちを伝える

内定者へのフォローメールでは、相手への感謝や感激の気持ちを伝えることが大切です。書き出しの時点で感謝を伝えたうえで、その後に続く文章にも明るい印象を与えましょう。

企業としての節度は保ちつつも、堅苦しすぎない表現や季節の挨拶を取り入れると、内定者の緊張や不安を和らげます。時期に応じて体調を気遣う一言を添えると、より精神的なエンゲージメントが深まっていくでしょう。

会社のビジョン・今後の展望を伝える

内定者へのフォローメール内では、会社のビジョンや今後の展望を伝えます。内定者は未来の仲間であり、ともに会社のビジョンやミッションを実現する同志です。企業がどのような方向性を持っているかをあらためて伝え、内定者にも再認識してもらいましょう。

長々とは説明せず、フォローメールの趣旨に沿った簡潔な内容にまとめるのがポイント。とくに新卒者や業界未経験者は、企業の将来像が漠然としているため、フォローメール送信のタイミングでビジョンに触れることで安心して入社に進みやすくなります。

入社までに必要な手続きと準備

内定者へのフォローメールでは、入社までに必要な手続きや準備について伝えましょう。具体的な日程や持ち物、必要な資料、次回の連絡のタイミングなどを記載すると、内定者も安心して「今自分がやるべきこと」がわかります。

その際、内定者の名前を記載したり、一人ひとりの状況や性質に応じた内容を記載すると、温かみが感じられて印象もアップします。とくに説明会や内定式、健康診断など、入社までの細かなスケジュールはしっかり共有しておきましょう。

会社のサポート体制をアピールする

フォローメール内に会社のサポート体制を記載すると、内定者の精神的なケアにつながります。入社前は企業と内定者との接点が少なく、不安が大きくなりやすいタイミングです。メールは、企業が直接内定者をフォローするための貴重な手段といえます。

入社前にどのようなサポートが受けられるのかや、各種イベントや交流会などの情報を伝えることで、内定者の心理面をフォローできるでしょう。適切な不安のケアは、内定承諾率の上昇に直結します。

結びの言葉

内定者へのフォローメールでは、ポジティブなメッセージを込めた結びの言葉で締めましょう。たとえば、入社を心待ちにしている言葉や、一緒に働ける日を楽しみにしている言葉など、前向きな気持ちを表現します。

また企業への信頼感を持ってもらえるように、「質問や相談があればいつでも遠慮なく連絡してほしい」という旨を記載すると効果的です。こうした一文があると、内定者は入社前の不安を相談しやすくなり、企業とのつながりをより強く実感できます。もちろん、相談のためのメールや電話など、具体的な連絡先も添えてくださいね。

内定者へのフォローメールの例文

内定者に向けて、入社するまでに何度かフォローメールを送る必要があります。以下、場面に応じたフォローメールの例文を紹介します。

内定直後に送るメール

内定式前に送るメール

研修前に送るメール

入社前に送るメール

連絡が確認できない内定者へ送るメール

コミュニケーションのためのメール

コミュニケーションを目的としたフォローメールは、内定者の近況を尋ねたり、社内の最新情報を共有したりすることで、内定辞退の防止に役立ちます。

コミュニケーション目的のメールは、内定者との接触頻度を高め、企業とのつながりを意識してもらうためにも有効です。たとえば「最近のご様子はいかがですか？」などの言葉を添えることで、内定者が気軽に相談しやすい雰囲気を作ることができます。

また、社内イベントの様子や新しい取り組みを伝えることで、企業理解や帰属意識の醸成にもつながります。

ただし、あまりに頻繁にメールを送ると負担や煩わしさを感じさせてしまうため、送信頻度には十分注意しましょう。適切なタイミングでコミュニケーションを図ることが、内定者の安心感や入社意欲の維持に効果的です。

内定承諾率を高める内定者フォローメールの工夫

内定者フォローメールは、企業への信頼度を高める大切なコミュニケーションです。成長機会や社内の雰囲気、個別のメッセージを盛り込み、不安を和らげる工夫が承諾率向上につながります。

内定承諾率を高めるために意識するべき、内定者フォローメールの工夫について解説します。

「成長できそう」と感じる内容を盛り込む

自分の将来像を具体的に描けるよう、入社後のキャリアパスや成長の機会を明示し、内定者が「成長できそう」と感じられる内容を盛り込みましょう。

たとえば、配属後の研修や先輩社員のキャリア事例、スキルアップのためのサポート体制などを紹介することで、働くことへの前向きなイメージを持ってもらえます。また、企業の将来ビジョンと個人のキャリアがどのように結びつくのかを伝えることで、内定者自身が入社後にどのように成長し、どんな役割を担えるのかをイメージしやすくなります。

入社後のキャリアパスや成長の機会に関する情報を具体的に伝えることで、内定者の不安を解消し、モチベーション向上や内定辞退防止につなげられるでしょう。

社長や現役社員からのメッセージを添える

社長や現役社員など、組織のトップや影響力のある人物からのメッセージをフォローメールに添えることで、内定者に強い印象を残すことができます。とくに社長からの歓迎の言葉や会社のビジョンを伝えるメッセージは、企業の誠実さや将来性を感じてもらうきっかけとなります。

また、研修前のメールでは現役社員から研修の思い出や心構え、実際に感じた成長ポイントなどリアルな声を届けることもおすすめです。現役社員からのメッセージは、内定者が入社後のイメージを持ちやすくなり、不安の軽減やモチベーションアップにもつながります。

一人ひとりに寄り添ったメッセージを添える

テンプレートのような画一的なフォローメールでは、内定者の心に響かず、流し読みされてしまうことも少なくありません。

一人ひとりに寄り添ったメッセージを添えることで、「このメールは自分のために書かれている」と感じてもらえるよう工夫を取り入れましょう。たとえば、内定者の名前を文中に入れたり、面接時のエピソードや個々の強み、志望動機などに触れることで、特別感や親しみやすさが伝わりやすくなります。

また、内定者が抱えている不安や疑問に対しても、個別に回答やアドバイスを加えることで、安心感や信頼感を高めることができます。

パーソナライズされたフォローメールは、内定者の入社意欲やモチベーションの向上につながり、他社との差別化にも効果的です。

具体的な一人ひとりに寄り添ったメッセージの例

・〇〇ゼミで地域活性化に取り組まれていたご経験を伺いました。当社のプロジェクトとも多くの共通点があり、〇〇さんが入社後どのような活躍をされるか今からとても楽しみにしています。

・事前課題へ真摯に取り組んでくださりありがとうございます。内容の深さから〇〇さんの誠実さや探究心がしっかりと伝わってきました。今後もその姿勢をぜひ活かしてください。

不安を払拭するアドバイスを添える

社会人デビューを控え不安を抱える内定者には、フォローメールで「やっておくべきこと」を具体的に伝えましょう。

たとえば「生活リズムを整える」「ビジネスマナーや基礎知識を学ぶ」「PCスキルや業界用語の事前学習」など、入社前に準備しておくべきポイントをアドバイスしましょう。

また、現役社員の視点でおすすめの本やWebサイト、実際に役立った情報源を紹介することで、内定者が安心して新生活をスタートできる後押しになります。

さらに、「挨拶は笑顔で」「分からないことは積極的に質問する」など、現場で役立つ具体的なアドバイスを添えると、内定者の不安解消やモチベーション向上につながりやすいです。メールによる丁寧なフォローが、入社後のスムーズな社会人生活の第一歩となります。

フォローメールを送る際の注意点

フォローメールは送ればそれでよいというものではなく、適切な送信のタイミングや文面があります。

ここでは、内定者の不安感を解消するために、フォローメールの作成・送信時に心掛けたい注意点について紹介します。

メールを送る時間帯に気をつける

メールはいつでも開封して読めるため、電話ほど時間帯に気を使わなくてよいと考える人もいます。

とはいえ、仕事に関するメールは、早朝や深夜に送らないことが基本的なマナーです。

応募者にとって確認が負担になるような時間帯に送信しない配慮をすると好印象を持たれるでしょう。

また、採用活動に関するメールを早朝や残業時間内に送ると、企業全体の勤務形態について不信感を持たれる可能性があります。

そのため内定者フォローメールの送信は、営業時間内に行うとよいでしょう。

適切な送信頻度にする

内定者フォローメールが少ないと、内定者は入社までの期間に不安になったり、企業に不信感を持ったりしやすくなります。

一方で、内定者フォローメールが多すぎても、確認に手間がかかり、企業の印象を悪くする原因になります。

内定者には手厚いフォローが必要といっても、過度なメール送信にならないようにしましょう。

内定者とのやり取りは、少なすぎたり、多すぎたりしない適切な頻度を守るように心掛けることが重要です。

内定者フォローメールの頻度は、月1度程度が平均的だといえます。

最低限のビジネスマナーを守る

内定者フォローメールでは、応募者との適切な距離感を守ることも重要です。

くだけすぎた内容でメールを送ると、馴れ馴れしい印象を与え、企業への不信感増長につながります。

一方で、一斉送信の定型文メールも冷たい印象を与えやすいため控えましょう。

内定者フォローメールでは、ビジネスマナーを守って適切な距離感を保つことが重要です。

マナーを守った文章を意識しながら、個別の対応に力を入れて温かみを出すとよいでしょう。

プレッシャーを与えない

内定者フォローメールを受け取る人には、最終的にその企業に入社するかどうかを決めていない人もいます。

内定承諾に迷っている人がいる場合、過度に承諾を促すようなメールを送らないようにしましょう。

内定者に必ず入社するように迫る行為は、「オワハラ」と捉えられることもあります。

内定者フォローメールという形で内定承諾や研修参加を強制するような文章を送ることは、控えなくてはならないといえます。

入社するかどうかは、内定者自身がじっくり考えられるようにしましょう。

内定辞退を防ぐメールのコツ

内定者フォローメールは、入社までの不安を軽減し、企業への期待感を高める重要な役割を担います。内定辞退率を下げるためには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

• 定期的な接点づくりを意識する：継続的なコミュニケーションを通じて企業とのつながりを維持する
• 入社への期待感を高める内容にする：仕事内容やキャリア形成、社内の雰囲気などを伝え、入社後のイメージを具体化する
• 質問や相談しやすい環境を作る：不安や疑問を気軽に相談できる体制を示し、心理的なハードルを下げる

これらを実践することで、内定者の不安を軽減し、内定承諾後の離脱防止につながります。

定期的な接点づくりを意識する

内定辞退を防ぐためには、採用決定後から入社までの期間に継続的な接点を持つことが重要です。近年は採用活動の早期化により、内定から入社まで半年以上空くケースも珍しくありません。その期間に企業との接触が少ないと、内定者は不安を抱えたり、他社への興味が高まったりし、内定辞退につながる可能性があります。

そのため、定期的なフォローメールを活用し、内定者との関係を維持することが大切です。具体的には、「内定通知直後」「内定式前」「研修前」「入社直前」「入社直前の最終確認」の5つのタイミングで接点を設けると効果的です。各段階で会社の近況や入社準備に関する情報、先輩社員の声などを共有することで、企業理解を深めてもらうことができます。また、質問や相談を受け付ける姿勢を示すことで、不安の解消にもつながります。継続的なコミュニケーションを通じて信頼関係を築くことが、内定承諾率の向上と内定辞退の防止につながります。

入社への期待感を高める内容にする

内定者の入社意欲を維持・向上させるためには、フォローメールを通じて入社後のイメージを具体化してもらうことが重要です。特に、入社までのスケジュールを明示することで、内定者は今後の流れを把握しやすくなり、学業やアルバイト、引っ越し準備などの予定を立てやすくなります。先の見通しが立つことで、不安の軽減にもつながります。

また、フォローメールには企業の魅力や配属先に関する情報を積極的に盛り込むことも効果的です。例えば、配属予定部署の業務内容やチームの雰囲気、活躍している若手社員の事例などを紹介することで、自身が働く姿を具体的に想像しやすくなります。さらに、研修制度やキャリアパス、今後の成長機会について伝えることで、「この会社で成長できそう」という期待感を高められます。

内定者が入社後の未来を前向きに描けるような情報発信を継続することが、内定辞退の防止とエンゲージメント向上につながります。

質問や相談しやすい環境を作る

内定辞退を防ぐためには、内定者が気軽に質問や相談をできる環境を整えることも重要です。内定者は入社までの期間に、仕事内容や配属先、人間関係、研修内容などさまざまな不安を抱えることがあります。しかし、相談先が分からなかったり、企業に連絡しづらいと感じたりすると、その不安が解消されないまま内定辞退につながる可能性があります。

そのため、フォローメールには採用担当者個人のメールアドレスや電話番号を記載し、「気になることがあればいつでもご連絡ください」といったメッセージを添えることが効果的です。担当者の顔が見えることで心理的な距離が縮まり、内定者も相談しやすくなります。

また、実際に寄せられた質問や悩みに対して迅速かつ丁寧に対応することも欠かせません。一人ひとりの不安に真摯に向き合う姿勢は、企業への信頼感や安心感の醸成につながります。継続的なコミュニケーションを通じて信頼関係を築くことが、入社意欲の維持と内定辞退の防止に大きく貢献します。

内定者フォローに最適な専用チャットツール・コミュニティアプリ3選

ここでは、内定者フォローにおすすめのチャットツールや、コミュニティアプリを3つご紹介します。一般的に利用されるメールやSNSでも構いませんが、内定者フォローに優れたツールを使うことで、よりコミュニケーションがスムーズに。ツールごとの特色を把握したうえで、内定者の安心を生む活用につなげていきましょう。

Wantedly

Wantedlyは、企業の紹介ページ作成からスカウト送信、募集管理、面談設定、コミュニケーションまでを一貫して行えるプラットフォームです。内定者フォローにも特化しており、カジュアルな雰囲気のなかで個人DMのやり取りができます。

また採用担当や人事担当の顔写真・プロフィールが掲載されている企業も多く、「誰とやり取りをしているのか」のイメージを持ちやすいのも安心感の秘訣。いつでも企業情報を見直せるため、応募者の理解も深まります。

エブリONE

エブリONEは、内定者フォローに特化した「内定者専用アプリ」です。月額料金制ですが初期導入費は無料で、必要な期間・アカウント数のみ利用できます。掲示板・ブログツール・メッセージツールなど、内定者への連絡方法が複数展開されているのが魅力です。

メンバーを内定者のみに限定したコミュニティを作成でき、クローズドなSNSとしても利用可能。内定者同士での密なコミュニケーションが生まれやすいため、入社前から人間関係を構築できます。

エアリーフレッシャーズクラウド

エアリーフレッシャーズクラウドは、内定者の心理的なケアに関連する悩みを解決できるフォローツールです。使いやすいタイムライン型のデザインが特徴的で、内定者同士や先輩社員との円滑なコミュニケーションが実現できます。

内定者はSNS機能を通じて、会社の雰囲気や働き方を知れるだけではなく、同期とのつながりも深められます。人事担当者が内定者を理解できる点でもメリットがあり、入社後のミスマッチを防げることで、入社後の円滑な運営にもつながるでしょう。

事例で見る | 内定者が嬉しかったと感じる内定者フォロー

ここでは、「内定者が嬉しいと感じたフォロー」の実例をご紹介します。内定者の不安を軽減し、入社意欲を高めるためには、内定者との信頼関係を築く双方向のコミュニケーションが鍵となります。他社の事例から効果的なフォローを学んだうえで、自社の社風や目的に応じた施策を探していきましょう。

株式会社アルプスピアホーム

株式会社アルプスピアホームでは、内定者を対象としたフォロー研修を実施しています。より具体的に普段の仕事をイメージできるように、先輩社員による直接的な研修を導入。お客様の立場にも立ちつつ、説明やワークなどをおこないます。

また内定者同士がインタビューし合う取り組みも活用し、交流を通して関係性を深めています。企業の良い部分だけではなく、今後の課題なども把握してもらうことで、お互いのミスマッチ防止を実現しているのが特徴です。

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズ

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズは、内々定後の辞退の多さが課題となっていました。そこでさまざまなイベントを通してコミュニケーションをおこなうことで、内定承諾率が昨年比15％向上。採用目標をクリアし、良い雰囲気で内定式を迎えられました。

具体的な施策は、「人狼座談会」や「おえかきコミュニケーションワークショップ」など独自性が高いもの。面接だけでは見えない人間性や個性をシェアし合えた結果、内定者同士の深い関係性が構築されました。

ソフトブレーン株式会社

ソフトブレーン株式会社の内定者フォローでは、対面形式での懇談会を実施しています。具体的には、本社見学や自己紹介プレゼン大会、レストランでの食事会などを通じて、内定者間のエンゲージメントを深めることに成功しています。

とくに食事会前のプレゼンは、参加者の緊張を和らげるだけでなく、会話の糸口として効果的なのだとか。イベントとして自己開示をおこなうことでお互いへの理解や興味関心が深まり、交流を盛り上げています。

まとめ

内定者へのフォローメールは業務負担が増えると考える採用担当者もいるでしょう。しかし、人材不足が深刻である今、時間をかけて選考した内定者を失うことは自社にとって大きなリスクです。

内定者へのフォローメールは、入社後の定着にもつながり、大きなリターンをもたらします。自社の安定した採用のため、内定者へのフォローは積極的に実施しましょう。

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