採用を効率化する方法10選！メリットや流れも
企業の採用活動には、多くの費用や時間がかかります。例えば、求人広告の掲載には費用がかかり、書類選考や面接には時間を要します。採用の効率化は、企業が抱える悩みのひとつです。
この記事では、採用の効率化に役立つ方法10選を紹介します。採用活動の業務量に悩んでいる採用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
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採用を効率化する方法10選
ここからは、採用活動を効率化させる方法10選を紹介します。
現在取り入れているプロセスと比較し、導入できそうな施策を実践してみましょう。
求める人材を明確にする
理想の人物像を明確にしておくと、採用の計画が立てやすくなります。
求める人材の特徴を設定して、求人広告やWebサイトに明示しましょう。採用基準が定まるうえに、応募者とのミスマッチも減らすことが可能です。
既存社員に不足している能力の分野や、企業理念に合致する人柄を洗い出すと、求める人材の特徴を見つけられます。
採用までの流れを見直す
採用プロセスを見直して改善すると、採用活動にかかる合計時間の短縮につながります。
募集開始から、書類選考・面接対応・内定を出すまでが採用までの流れです。不要な段階や余分な過程があれば、削除しましょう。
例えば、応募者数や採用予定人数に対して選考のステップが多すぎると、応募者を絞り込めずに選考の効率が悪化します。このケースでは、面接の回数を減らすほか、書類選考の基準を上げる施策が有効です。
採用方法を絞る
採用方法を特定の種類に絞ると、限られたリソースで採用活動の継続が可能です。
近年では、人材の流動化やテクノロジーの発展に伴い、採用方法が増加しています。多くのプラットフォームを利用すると、応募者の増加に期待できる一方、業務の負担も増大します。
採用方法は多くとも3つまでに絞るようにしましょう。広告費用や業務の負担を踏まえて、スカウトサービス・ナビサイト・就職イベントなどから、自社に適した方法を選択してください。
連絡を簡略化する
応募者への連絡を簡略化すると、連絡文の作成や送信の手間が減ります。
選考の段階では、応募者と企業間でコミュニケーションが発生します。選考フローの案内や合否の連絡など、応募者ごとに内容が異なるメッセージを都度作成していると、膨大な時間と手間がかかるでしょう。
そういった連絡には、テンプレートの利用がおすすめです。
また、連絡を自動化させると、応募者に対して素早くレスポンスできます。結果として、応募者の興味をつなぎ続けられるでしょう。
評価基準を統一する
応募者に対する評価基準を統一すると、選考の効率化につながります。
複数人が面接を担当するケースでは、各担当者の主観が入るため、合否の判断に時間を要する恐れがあります。そのため、採用時の評価基準は社内で統一しましょう。誰が面接を担当しても、方向性が近い結論を導き出せます。
評価基準は、一定のスキルや資格などを具体化して定めます。また、印象が重視される人柄の評価では、より細分化した基準を作ると、判断のばらつきを回避できるでしょう。
他部署と連携する
採用活動は、採用担当者だけでなく他部署にも協力してもらうことが重要です。
現場や経営層などさまざまな立場の社員が採用活動に参加すると、業務の負担を分散できるだけでなく、ミスマッチも防げます。例えば、応募者の希望職種で活躍している社員が面接に参加する方法や、経営層に最終面接を担当してもらう方法が有効です。
また、評価基準の策定においても他部署の意見が役立ちます。業務を割り振りながら、会社全体で採用活動に取り組む姿勢が大切です。
オンライン化を進める
選考フローを可能な限りオンライン化させると、採用担当者の業務時間や準備の手間を削減できます。
適性検査や面接など選考のすべてを対面で実施する場合、会場の設営や受付などの業務が発生します。オンラインの適性検査やリモート面接を導入すれば、これらの業務を省略できるでしょう。
応募者の立場からしても、オフィスに出向く手間が省けて就職活動をより効率化できます。
加えて、履歴書やエントリーシートの応募書類は、電子データでのオンライン提出が近年は主流です。返送や書類の保管などが不要になるため、オンライン提出をおすすめします。
入社後のギャップを減らす方法を考える
入社後に感じるギャップを減らせると、人材のミスマッチを予防できます。
採用活動の効率化に成功しても、入社した社員がすぐ退職すると意味がありません。採用活動を再開する必要があります。
早期離職を防いで人材の定着につなげる施策が重要です。例えば、求人の記載内容と労働環境の実態にズレがあると、退職につながる要因になります。
もちろん求人広告を通じて応募者に自社の魅力を伝えることは大切です。しかし、応募者に正しい情報を提供できなければ、入社後に不信感を抱かせる原因となります。
システムやツールで自動化をする
ITシステムやツールなどを導入すると、採用活動の自動化と効率化を実現できます。
応募者に関する情報の管理を、手作業だけで進めることは困難です。採用に特化したITシステムを活用しましょう。
例えば、採用管理ツールの導入があげられます。ツールを活用すると、応募者の個人情報や面接で記録した評価などを一元的に管理できます。
また、AI技術の導入も有効です。問い合わせ窓口のチャットボットや、応募書類の分析システムが存在します。
採用に関するサービスを導入する
採用活動を外注できるサービスの利用も、採用を効率化する手段のひとつです。
採用や人事評価を専門とする会社には、よりレベルの高い採用活動を実現するノウハウがあります。
近年では、採用代行サービスの提供が拡大しています。採用に関するコンサルティングを受けるだけでなく、応募者とのやりとりや面接など選考に関する実務の委託も可能です。
自社が抱える採用活動の課題を解決するには、最適な手段といえるでしょう。
採用を効率化して得られるメリット
ここまで紹介した方法で採用を効率化させると、以下のようなメリットを得られます。
・採用担当者の負担を軽減できる
・採用活動にかかる時間と費用を削減できる
・最終選考に注力し、人材の見極めができる
・求める人材のイメージに合った人物を確保できる
採用の効率化には、担当者の業務負担や会社の経営負担を軽減させる効果があります。余ったリソースを採用方針の策定や面接に活用すると、選考の質が高まり、会社により適した人材を確保できるでしょう。
効率的な採用活動の流れ
採用方針の策定から応募者の入社に至るまで、効率化された採用活動の流れを紹介します。以下の流れに沿って採用活動を進めましょう。
1.求める人材像、採用計画を策定する
2.採用方法を選び、求人を出す
3.応募者の書類選考をする
4.適性検査、面接（オンラインや対面）を実施する
5.内定を出し、承諾を受ける
6.入社前研修や事務連絡をする
7.入社後の手続きを完了させる
前述した効率化の方法10選は、採用活動の各ステップで実践できます。統一された評価基準をもとにスムーズな選考を実施し、会社の方針と合致する人材の採用を目指しましょう。
また、内定後のフォローも重要です。入社後の定着を成功させるまでが採用活動といえます。
まとめ
採用活動を効率化させる方法やそのメリットを紹介しました。採用活動にかかる時間や費用を削減してプロセスを見直すと、より質の高い採用の実現が可能です。
また、効率化の方法として、採用活動の一部を外注する方法もおすすめです。
株式会社ABABAは、応募者の選考状況を可視化させ、高い内定承諾率や選考時間の削減を実現しています。また、企業が優秀な人材を的確に確保できるシステムを提供しており、新卒採用に課題を抱えている企業におすすめのサービスです。
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