ひとり人事とは？利点と課題、解決策をまとめて解説

人事部に人的リソースを割けない企業の場合、多岐にわたる業務をひとりでこなす必要があります。そのため、負担が大きく悩みも尽きないことがほとんどです。

この記事では、ひとり人事が抱える課題とその解決方法について詳しく解説します。ひとり人事の負担を軽減し、効率的に業務を進めるための具体的な方法を確認しましょう。

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ひとり人事とは

ここでは「ひとり人事」と呼ばれる、人事体制の詳細や仕事内容について解説します。ひとり人事とは、企業や組織内で人事部門をひとりで切り盛りする体制です。ひとり人事としての働き方を理解すると、今後の人事体制の改善や効率化に役立つヒントが得られるでしょう。

ひとり人事は人事業務をひとりで担当する状況のこと

ひとり人事とは、企業における人事業務全般をひとりで担う体制を指します。特に中小企業やスタートアップなど、組織規模が小さい場合に見られやすい形態です。

人事に関わるあらゆる業務が1人に集約されるため、業務範囲が非常に広く、判断や意思決定もすべて個人に任されることになります。ただし、情報共有の不足や業務過多によるリスクも大きい点が課題です。マルチタスク力や柔軟な対応力、自己管理能力が強く求められるため、責任の重いポジションです。

ひとり人事とは、企業や組織において人事業務をひとりで担当する状況を指します。

一般的には、小企業やスタートアップ企業など人的リソースが限られる場合に見られます。

主に、次のような業務をひとりでこなさなければなりません。

人事の具体的な仕事内容

主に、次のような業務をひとりでこなさなければなりません。

• 人材採用
• 人材育成や新人教育、社内研修
• 人事評価制度や就業規則の作成
• 給与計算や労務管理

ひとり人事では主に、人材採用から労務管理、人事評価制度の構築・運用、新人教育・研修、給与計算、福利厚生制度の整備まで、多岐にわたる業務をすべて1人で担当します。採用活動では求人作成から面接・内定まで、労務管理では勤怠や社会保険手続きまで一貫して対応する必要があります。評価制度や就業規則の作成も含め、法律や労務知識も欠かせません。幅広い専門知識と高い業務遂行力が求められる非常に重要な役割です。

ひとり人事のメリット4つ

人事にはさまざまな業務があり、時期によっては多忙になりやすいです。複数の業務でマルチタスクを求められますが、ひとり人事だからこそ得られるメリットもあります。

ひとり人事にはどのようなメリットがあるのか紹介します。

意思決定が迅速に行える

ひとり人事の大きなメリットのひとつは、意思決定を自分の考えで迅速に行える点です。

複数人で担当する場合は、他のメンバーの意見を聞いたり、ミーティングの調整に時間を割いたりする必要がありますが、ひとり人事であれば不要な手間です。自分の判断だけでスピーディーに決定できるため、業務の停滞や機会損失を防ぐことができます。

とくに採用や人事施策など、タイミングが重要な場面では、迅速な意思決定が大きな成果につながることも多いでしょう。

自社の全体像を把握できる

ひとりで人事業務を任されることで、社員の異動や配置、採用状況など「人の動き」をダイレクトに把握できます。

複数人で分担している場合は、各自の業務や進捗状況を共有しなければ全体像が見えにくくなりますが、ひとり人事であれば自分自身がすべての業務に関与しているため、会社全体の状況や課題がクリアに見えるでしょう。

自社の全体像を把握することで、組織の変化や問題点にも素早く気づき、適切に対応できるのもひとり人事の大きな強みです。全体像を把握できていれば、人事戦略の立案や他部門との連携もスムーズに進めやすくなります。

自分のペースで業務を進められる

ひとり人事の大きな魅力は、すべての業務を自分の裁量で進められることです。チーム内での調整や承認プロセスに時間を取られることが少ないため、スケジュールを自分でコントロールしやすく、効率的に業務を進めることが可能です。また、採用手法や研修内容などにおいても、自身のアイデアをそのまま企画や施策に落とし込みやすいため、創意工夫が活かされやすく、大きなやりがいや達成感につながりやりがいがあるでしょう。外部環境や社内状況に合わせて、必要な施策を即座に実行できるのはひとり人事ならではのメリットです。

さまざまな業務のスキルが身につく

ひとり人事はひとりで業務全般を担うため、採用活動や労務管理、評価制度の運用、組織開発など、幅広い分野に携わります。そのため、さまざまな業務のスキルを一度に身につけられるメリットがあります。

複数人で分担する環境では経験できないような業務にも自ら取り組む必要があるため、自然と実践的なノウハウやマルチタスク能力が養われるでしょう。

ひとり人事で得た経験は、他の会社でも即戦力として通用する人材へと成長できる大きなチャンスとなります。また、幅広い業務を経験することで、自分の得意分野や今後のキャリアの方向性も見つけやすくなります。

ひとり人事は大変な面もありますが、負担を考慮してもスキルアップやキャリア形成の機会を得られる点は大きなメリットと言えるでしょう。

ひとり人事における採用リスク

ひとり人事体制では、採用業務を含むすべての人事業務を1人で担うため、リソースや時間が不足しがちです。その結果、応募者の見極めが甘くなったり、対応の遅れが生じたりと、採用の質に悪影響を与えるリスクが高まります。

• 採用活動がその場しのぎになりがち
• 精神的な負担が大きくなりやすい
• 社内外での連携不足が発生しやすくなる

採用活動がその場しのぎになりがち

ひとり人事体制では、採用・労務・育成など幅広い業務を1人で担うため、日々の業務に追われ、採用活動がついその場しのぎになってしまうことがあります。採用戦略が明確でないまま「急いで人を確保しなければ」という状況が続くと、行き当たりばったりな対応に陥りやすく、結果として企業とのミスマッチや早期離職といった問題を招く恐れも。そもそもリソースが限られているひとり人事では、中長期的な視点で採用戦略を練る余裕を確保するのも難しいのが現実です。

精神的な負担が大きくなりやすい

ひとり人事は、採用・労務・教育・制度設計など多岐にわたる業務をすべて1人で担うため、心身への負担が非常に大きくなりがちです。業務の優先順位を自分で判断しながら進めなければならず、常にプレッシャーを感じやすい環境といえます。さらに、採用活動が思うように進まない場合、その責任が個人に集中しやすく、周囲からの期待やプレッシャーが精神的ストレスにつながるケースも少なくありません。孤独感や不安を抱えながら業務を続けることで、モチベーションの維持が難しくなることもあります。

社内外での連携不足が発生しやすくなる

ひとり人事は常に多忙で業務に追われているため、社内外の関係者と十分に連携を取る時間や余裕が持てないことがあります。たとえば現場とのすり合わせや経営層への報告、採用媒体やエージェントとのやり取りなどが後回しになり、結果として情報共有や意思決定が遅れがちです。こうした連携不足は、採用活動の方向性にズレを生じさせたり、非効率な運用を招いたりする要因になります。全体のスピード感が落ちてしまうと、採用の質にも悪影響を及ぼすリスクに注意が必要です。

ひとり人事の課題

ひとり人事は、メリットが大きい反面、課題も多く存在します。

例えば、業務量の多さや責任の重大さは、ストレスやプレッシャーにつながるでしょう。

課題を知ることで、解決しやすくなります。ここでは課題を7つ紹介します。

業務量や負担が多い

ひとり人事の最も大きな課題は、業務量が多く、負担が大きいことです。例えば、以下の業務が挙げられます。

• 採用活動から内定フォロー、新人の教育
• 既存社内の研修や就業規則の作成と更新
• 給与計算、勤怠、労務管理

このような業務をひとりでこなす必要があり、時間的な制約や精神的な負担は大きくなるでしょう。

また、重要な個人情報を扱うことが多い点も、精神的な負担につながります。加えて、新卒採用・給与計算・年末調整などは日程や締めが決まっているため、業務が集中する時期があり、疲労やストレスが溜まりやすい傾向もあります。

自分の代わりがいない

ひとり人事の場合、自分の代わりがいないことが大きな課題です。業務範囲が幅広く、不在時の引き継ぎや申し送りが容易ではないためです。

長期休暇が取りづらく、病気や怪我で急に休む必要が生じた場合、業務が止まる恐れもあります。これにより、精神的なストレスやプレッシャーにさらされることが危惧されます。

仕事を教えてもらえない

ひとり人事では、仕事を教えてもらう機会がないことも課題です。不明点があった場合、全て自分で調べて学ぶ必要があり、時間と労力がかかります。

また、自分のやり方や決定に自信が持てず、不安を抱えてしまうこともあるでしょう。新しいスキルや知識を習得する機会が限られ、自己成長やキャリアの開発が妨げられる点も問題です。

同じ部署に相談相手がいない

ひとり人事は、意思決定や問題解決において迷いや悩みがあっても、同じ部署に相談できる相手がいません。問題を抱え込み、孤立感をおぼえることがあります。

業務では個人情報を扱うため、複雑な問題や緊急の対応が必要なときでも、他の視点や意見を求めにくいといえます。これも負担感が増す要因です。

孤独感やストレスの増大は、モチベーションの低下につながります。

責任が自分だけにのしかかる

人事の仕事は責任が重く、心身ともにプレッシャーがかかる職務です。

特に、人事評価は社員のキャリアや生活に直接影響を与えるため、慎重な判断が求められます。

また、採用活動において適切な人材を見つけられなかった場合、失敗は全て自分の責任になります。常に高いプレッシャーを感じながら業務を遂行しなければなりません。

人的なミスが起きやすい

人的なミスが起きやすいことも、ひとり人事における課題のひとつです。ダブルチェックや確認を頼む相手がいないことは、ミスが起こる大きな原因です。

また、人事は業務が集中する繁忙期があり、疲れが影響し注意力が散漫になる点も懸念されます。

このような状況では、重要な決定や手続きにおいて誤りが発生しやすくなり、組織全体に悪影響を及ぼす恐れがあります。

評価の基準が曖昧になる

ひとり人事は、社員の評価もひとりでしなければいけません。主観が入りやすくなり、評価の公平性が損なわれる可能性があります。

曖昧な基準で評価をすると、社員から不満や恨みを買う危険性が生じます。職場の人間関係に悪影響を及ぼすことにもなりかねません。

加えて、社員のモチベーションやパフォーマンスが低下するリスクもあります。

【業務別】ひとり人事が抱えやすい課題5選

ひとり人事は、ひとりで業務を進めるからこそさまざまな課題に直面することが多々あります。

ひとり人事が直面しやすい課題を紹介します。

【就業規則】法律に関する知識の収集

就業規則の作成には、労働基準法第89条をはじめとする各種法律の知識が不可欠です。

とくに、常時10人以上の従業員を雇用している場合は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が法律で義務付けられており、違反すると罰則が科されることもあります。就業規則には賃金や労働時間、退職、服務規律など多岐にわたる事項を盛り込む必要があり、記載内容や手続きにも細かなルールが存在します。

そのため、ひとり人事の場合は、膨大な法律知識を自分で収集・理解しなければならず、大きな負担に感じることも珍しくありません。専門的な内容が多いため、必要に応じて専門家に相談しながら進めることも重要です。

【採用】経営陣からの丸投げ

経営陣が多忙な場合、採用業務をひとり人事に丸投げするケースは少なくありません。その結果、求人票の作成や面接だけでなく、採用戦略の立案や採用方針の策定など、イチからすべてを自分で考えなければならず、大きな負担となります。

とくにベンチャーやスタートアップでは、企業のビジョンや事業計画と連動した戦略的な採用が求められますが、ひとりで多岐にわたる業務をこなしながら中長期的な採用計画まで考えるのは大変な労力となります。

また、相談相手がいないことで判断に迷う場面も多く、採用活動が属人的になりやすい課題もあります。

【教育・研修】研修計画の立案と実施

採用だけでなく従業員の教育や研修の計画・実施も、人事の重要な役割です。

ひとり人事の場合、研修計画の立案から実施、さらには効果測定やフォローアップまでをすべて一人で担う必要があるため、負担が大きくなりやすいです。

従業員ごとのレベルやニーズに合わせて最適なプログラムを設計しなければならず、専門的な知識やノウハウも求められます。また、他の業務との兼ね合いで十分な時間が割けず、研修の質や効果が十分に担保できないといった課題も発生しやすいです。

外部講師の活用やオンライン研修の導入など、効率化の工夫も必要となりますが、ひとりで全てを進めるのは容易ではありません。

負担が大きい教育・研修業務はひとり人事が直面しやすい大きな課題のひとつです。

【勤怠・労務】勤怠管理・労務管理をひとりで対応する必要がある

ひとり人事体制では、人材採用や育成などの人事業務に加えて、勤怠管理や労務管理といった業務もすべて一人で対応する必要があります。特に従業員数が多い企業や、リモートワーク・フレックスタイム制など多様な働き方を導入している職場では、就業状況の把握や対応が複雑になり、負担が大きくなる傾向にあります。トラブル時の対応や制度の整備・更新まで求められるため、専門的な知識と継続的な対応力が非常に問われる領域です。

【人事評価】評価制度構築時の課題

評価制度構築時の課題も浮き彫りになりがちです。採用や労務管理など日々の業務に追われがちで、人事評価制度の構築や見直しに十分な時間を割くことが難しくなります。評価制度は従業員のモチベーションや組織の成長にも直結する重要な要素ですが、制度設計には現場の実態把握や公平性の検討など、多くの準備と調整が必要です。ひとりで対応する場合、それらに手が回らず、制度が形骸化してしまうリスクもあるため、計画的な対応が求められます。

ひとり人事の悩みを解決する方法6つ

ここまで解説したように、ひとり人事には課題が多くあります。しかし、社内外を巻き込むことで解決や改善できるでしょう。

ここでは解決策を6つ紹介します。ひとりだけで抱え込まないためにも、できるものから取り組んでください。

経営陣に相談する

ひとり人事の悩みを解決するには、経営陣への相談が重要です。

業務の量および心理的負担が大きい場合、抱え込まず状況を正直に伝えましょう。具体的にどの業務を分担してほしいか、人的リソースをどの程度補充してほしいかを提示すると、経営陣も解決策を検討しやすくなります。

経営陣が状況を理解して適切な対応を取ることで、業務の負担が軽減されるでしょう。

他部署と積極的に交流をする

他部署との積極的な交流も、ひとり人事の問題解決の有効な方法です。

業務内容を知ってもらえば、業務の連携やサポートを得られるでしょう。いざというときに業務を手伝ってもらったり、ダブルチェックを依頼したりもできます。

また、他部署のメンバーとの交流を通じて相談相手を増やせば、孤独感の軽減も可能です。

同業他社との関係を築く

同業他社との関係を築き、学びや刺激を得ることも、ひとり人事の悩みを解決する方法のひとつです。

人事担当者と情報交換をすると、業務の改善点が分かったり、他社が利用しているシステムについて学べたりします。業務のヒントやアドバイスを得られ、業務の質も向上させられるでしょう。

加えて、他社からの刺激は、モチベーションアップにつながります。

学習の機会を持つ

ひとり人事は、自己学習の機会を持つことも重要です。

セミナーや研修、オンラインコースなどを活用して、人事業務に関する知識やスキルを学んでください。業務の効率化や質の向上が図れます。

また、新しい知識やスキルを身につけると、自信を持って業務に取り組め、ミスの発生を減らせます。

外部のシステムやサービスを活用する

外部のシステムやサービスを活用することも、ひとり人事の負担を軽減するための有効な方法です。

例えば、採用管理システムや内定者のフォローツールを導入すると、業務の効率化が図れます。そのほかにも、人事評価や労務管理を自動化するシステムが多数提供されています。これらの導入を検討してみましょう。

また、外部の人事コンサルティングを利用すると、専門的なアドバイスやサポートを受けられます。

業務の外注を検討する

業務の一部の外注も、ひとり人事の負担を軽減する有効な手段です。外注が可能な業務を、専門知識を有する会社に委託することで、自分の業務負担を軽減できます。

主な外注先としては、採用アウトソーシングや代行、スカウト代行、給与計算、労務管理などがあげられます。委託会社は多数あるため、比較検討してみましょう。

特に、失敗すると会社に大きな影響を与える採用業務や、法改正が頻繁で複雑な労務管理などは、外注による効果が大きいといえます。

ひとり人事におすすめの業務効率化システム・サービス

ひとり人事は負担が大きくなりやすいからこそ、さまざまなシステムやサービスを利用して、業務を効率化することがおすすめです。

ひとり人事の業務を効率化し、負担を軽減できるおすすめのシステム・サービスを紹介します。

採用管理システムで業務効率化

採用業務の効率化を図るならば、採用管理システムを活用しましょう。

採用管理システムを導入することで、応募者情報や求人管理、選考状況、内定者管理などを一元的に管理できるため、煩雑な業務の手間を大幅に削減できます。新卒・中途のどちらの採用にも対応しているシステムを選べば、企業の採用活動全体を効率的に進めることが可能です。

また、面接日程の自動調整や選考ステータスの可視化、応募者とのコミュニケーション管理など、ひとり人事が抱えやすい業務負担を軽減し、対応漏れや遅延も防げます。

採用管理システムにはさまざまな種類があるため、自社の採用課題や規模に合ったものを選ぶことがポイントとなります。

スカウト代行サービスで業務負担を削減

スカウト代行サービスは、ひとり人事の大きな負担となるスカウト業務を専門家に任せることができるサービスです。

スカウトメールの送信や候補者の選定、文面作成など、手間と時間がかかる工程をすべて代行してもらえるため、自社のリソースを面接や採用戦略などのコア業務に集中できます。

スカウト代行サービスは豊富な実績とノウハウを持っているため、業界や職種ごとに最適なアプローチで優秀な人材にリーチできる点も大きなメリットです。さらに、候補者の質やマッチ度の高い人材を効率よく集められるため、採用活動全体の質向上やコスト削減にもつながるでしょう。

スカウト代行サービスによって対応できる内容などが異なるため、よく比較することをおすすめします。

内定者フォローツールで入社意欲の向上

ひとり人事の場合、日々の業務に追われて内定者との接点が減りがちです。内定者フォローがおろそかになると、せっかく採用した人材の内定辞退につながるリスクがあります。

内定辞退が出る状況を防ぐためには、内定者フォローツールの活用が効果的です。内定者フォローツールを導入することで、企業と内定者、あるいは内定者同士のコミュニケーションを円滑にし、入社までの不安や疑問を解消しやすくなります。

また、一括メッセージ送信や書類提出状況の管理、eラーニングによる事前研修など多彩な機能があり、業務負担の軽減と同時に内定者の入社意欲向上にもつながります。

採用アウトソーシングの活用

採用アウトソーシングとは、採用活動の一部または全体を、採用の専門知識を持つ外部の企業に委託するサービスです。ひとり人事体制では、日々の業務に加えて採用業務まで対応するのは大きな負担となりますが、アウトソーシングを活用すれば業務量を分散でき、戦略立案や社内調整などコア業務に集中しやすくなります。また、専門企業による効率的かつ質の高い採用支援を受けられるため、結果的にミスマッチの防止や採用成功率の向上も期待できます。

まとめ

ひとり人事は、多くの業務をひとりでこなすため、高いスキルと多大な労力が求められます。ひとりで管理することによる情報の一元化や迅速な意思決定などの利点もありますが、負担が大きく、相談相手がいない点などは課題です。

これらの課題を解決したいときは、経営陣への相談や他部署との交流、同業他社との関係構築、自己学習、外部システムやサービスの活用、業務の外注などの方法を取り入れましょう。

採用は企業の成長に大きな影響を与えるため、ひとり人事の場合は、専門のサービスなどを利用するなどして採用業務を効率化し、優秀な人材を的確に確保することが求められます。株式会社ABABAは、企業が新卒をスカウトするシステムをリリースしています。

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・ライバル企業の最終面接を受けた優秀な人材に対してアプローチできる ・同業他社を志望している就活生の場合、希望業界や思考性に共通する部分もあり、無駄なく効率的にスカウトができる ・ひとり人事でも手間をかけず、確実な新卒採用活動を実現できる

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