人事が仕事をつらいと感じる理由！｜対策や見直し方法を紹介
人事は採用業務における会社の顔である一方、社員を守る存在です。さまざまな人とコミュニケーションをとる存在だからこそ、ストレスを抱えることもあるでしょう。本記事では、人事の仕事がつらい理由やストレスを感じやすい理由を説明します。
人事の仕事の負担を減らすには採用業務をシステム化することも1つの手です。ABABAでは採用業務でも特に負荷の多い新卒採用にまつわるシステムを提供しています。
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人事が仕事をつらいと感じる理由
人事の仕事は成果が出にくく、大きなプレッシャーを感じる仕事です。採用担当として、労務や社員の育成まで働く人に幅広くかかわります。こうした人事の仕事の幅広さが、仕事のつらさに影響する理由を4つの観点で説明します。
仕事が激務であるため
人事の仕事は採用から労務・育成と多岐にわたります。加えて勤務管理や給与計算がシステム化されていない場合、毎月のように残業となるでしょう。
加えて、賞与支給のときは賞与の計算も必要です。社会保険料の算定に年末調整、3月から4月は新入社員の入社準備や研修対応、年度替わりの異動・配置切り替えの対応なども多忙になる要因のひとつです。
嫌われ役になりやすいため
人事は嫌われ役になることが多いといえます。
人事は会社の要といえる部署です。経営陣に近い立場になりやすく、人員削減を主導することもあります。同時に現場で働く社員の声を経営陣に届ける立場でもあり、社員と経営陣の主張の板挟みになるケースもあるでしょう。
現場の意見をすべて叶えられるわけではないため、「人事にかけあったのに解決しなかった」と嫌われる恐れがあります。こうした気苦労は他の部署の人に理解されにくく、つらい気持ちをより強くさせています。
他者に相談しにくいため
人事は、仕事内容について他者に相談しにくい立場です。
入社希望者や社員の個人情報を扱う部署であり、情報漏洩には気を遣わねばいけません。ハラスメントやメンタルヘルスなど人間関係のナイーブな部分にも関わるため、他言できない情報を多く抱えています。
他部署では世間話で済むような内容も、人事からの話では誤解を招く恐れがあるでしょう。普段の会話から注意せねばならず、気苦労が多いといえます。
採用が上手くいかないことがあるため
人事は、採用者がなかなか出ないことに対して辛さを感じることもあるでしょう。
例えば、募集をしても応募者が集まらなかったり、採用まで至っても早期退職してしまったりなど、人事の悩みは尽きません。
ほかにも、一次面接で自分が通過を判断した応募者が、最終面接で落ちてしまう場合もあります。最終的な合否の判断は、企業のトップや上層部との面接によって決まるため、社内で採用基準の共有が徹底されていなければ、採用がうまくいかない原因になるでしょう。
時間をかけて内定者を出したものの内定辞退になるケースも多く、採用活動が精神的に辛く感じる人事は少なくありません。
時代の変化への対応が求められるため
時代の変化への対応が必要なこともつらさの原因です。
特にコロナ禍で急加速したオンライン選考や認知度を上げるためのSNSマーケティングなど、人事の仕事はデジタル化が進んでいます。若者の採用率を上げるには、こうしたデジタルデバイスを使った採用活動は必須です。
新しいことを吸収し続けなければいけないことがつらいと感じる場合もあるでしょう。
目標が数値化しづらいため
人事は企業の外部ではなく内部に関わる仕事であるため、目に見える売上や集客数などに貢献できません。
営業のように目に見える目標を立てづらく、やりがいや目標を持ちにくいという人もいるでしょう。
数値成果がないと他部署に実績を示しにくいため、周囲から働きぶりについて理解を得にくいという面もあります。
人事評価や手続き系などの書類作業だけをしているというイメージを持つ人もいるため、ほかの部署から楽な仕事だと思われて軽視される場合も多いでしょう。
人事が辛いと感じる仕事
人事の仕事はほかの部門とは異なる作業が多く、それが辛いと感じる人もいます。
ここでは、人事の仕事でも特に辛いと感じる人が多い仕事について紹介します。
人事部門で働いている人や、これから人事部門で働く可能性がある人は参考にしましょう。
給与の計算や管理
人事部門独自の仕事として、経費の計算や給与計算があります。
これらの仕事は、毎月特定の時期に業務が集中し、短期的に激務になることが特徴です。
定期的に激務になり、ときには残業をしなくてはならないことを負担に感じる人は多いでしょう。
人事部門では、経理から上がってくる経費精算と人事評価、勤怠管理などを紐付けて、期日までに給与計算をしなくてはなりません。
経費精算が遅れることも多く、最終書類や数字が揃わないと作業ができないことから、残業する可能性は高いといえます。
採用活動
採用活動に関わることも、人事部門独自の仕事の1つです。
採用活動には新卒採用や中途採用などがあり、採用活動を行っている時期は忙しくなります。
また、近年は時代の変化と共に採用方法を検討しなくてはならず、WebサイトやSNSなどを駆使して採用活動をするスキルが求められます。
また、採用後の研修や新人育成なども人事部門の仕事に含まれるため、長期間にわたって採用関連の仕事に手を取られることも少なくないでしょう。
労務管理
労務管理も人事部門独自の仕事だといえます。
人事部門では叩くと、労働基準法を遵守しながら労働時間や休日などの管理をしなければなりません。
近年では、時代にあった働き方の促進やパワハラ・セクハラなどの対応も人事部門が担当するため、これまでにない仕事を新しく任されて疲弊することも少なくないでしょう。
システムの更新やDXが進んでいない企業では労務管理を手入力で行わなくてはならないところもあり、作業が大変だと感じる人もいます。
人事評価・解雇
人事部門で働くと、人事評価・人事異動・会社の人事戦略に関わります。
人事評価は評価基準が公開されていないことも多く、社員からのクレームの原因となることもあるでしょう。
評価基準を明確にしたり、社員と話し合う機会を作ったりすると、評価基準の不透明さによって双方にストレスがかかる場面を減らせるでしょう。
また、解雇対応は特に気を使う業務で、訴訟リスクもあることから対応がストレスの原因になりやすいといえます。
人事の仕事のやりがい
人事の業務は多岐にわたる一方、そのぶんやりがいも多く感じられます。人事だからこそできる経験もあり、企業のなかで魅力的なポジションと考える人も多くいるでしょう。
ここでは、人事が得られるやりがいを詳しくご紹介します。
社員の成長に関われる
人事は、社員の成長に大きく貢献できます。
採用した新入社員を継続してフォローし、これまで以上に深く関わることで、成長を間近でみられる点が大きなやりがいにつながります。
選考の段階から関わってきた社員が大きな成果を出したときには、自分のことのように嬉しい気持ちになるでしょう。
また、社員が直属の上司に相談しにくいことを人事にするケースもみられます。
このように、常に社員を近くでサポートし、成長に伴走できる点がやりがいにつながるといえます。
企業の組織づくりに関われる
人事のやりがいは、企業の組織づくりに直接関われることです。
新規事業の立案や経営目標達成のための事業強化など、組織づくりに幅広く携われます。ほかにも、テレワーク体制の整備や時短勤務制度の拡充など、働き方改革を進めるための組織づくりも人事の仕事です。
さらに、社員一人ひとりが能力やスキルを最大限発揮できるようにするための適切な部署配置も人事の役目です。
積極的に組織づくりに関わることで、社員たちが生き生きと活躍できるようになるだけでなく、企業の業績向上にもつながるでしょう。
社内人脈が広がる
人事は業務の性質上多くの人と関わりをもつため、社内人脈が大きく広がります。
人事は企業説明会や入社後のフォローをはじめ、社内のすべての部署と関わるため、新入社員から企業幹部まで幅広い分野で業務を担当します。
なかには、社内において公表されていない情報をいち早く入手できることもあるでしょう。企業幹部に認められて出世する場合も大いにありえます。
日々多くの人とコミュニケーションをとり、社員の気持ちに寄り添ってサポートする点が人事のやりがいにつながるでしょう。
人事の仕事がつらいときにできる対策
人事の仕事がつらくなってきているとき、どのような対策ができるでしょうか。主な対策は4つあります。
すべてを一気に変えることは難しいため、できるものから取り組みましょう。
業務の負担を軽減する
できる範囲で、自分自身の業務量を減らしましょう。例えば、書類が提出期限までに提出されなかった場合、口頭で注意喚起するのではなくスケジュールアプリでリマインダーを行えば業務負担が減ります。
既存のシステムを使ってデジタル化を進めることは、手軽に取り組めます。課題や問題点を洗い出し、システム化できそうな業務はないか、他部署に依頼できる業務はないかを見直しましょう。
相談先を確保する
相談先の確保も重要です。人事は、社員の機密情報を多く扱うため、他部署にいる同僚には相談しにくいことも多いでしょう。
人事部内で相談できる相手を複数確保することが大切です。つらい気持ちを共有しながらも具体的なアドバイスをもらえる可能性があります。
採用フローを見直す
採用フローを見直すことは、人事の負担軽減に直結します。
採用ツールや外部委託を導入することで、従来人事の負担になっていた手間や時間が大幅に削減できます。
採用フローを見直す際は、必ず自社の状況に見合った方法で検討しましょう。もしも自社での検討に限界を感じる場合は、ノウハウをもった第三者やコンサルティング企業に依頼する方法がおすすめです。
採用フローを見直すことで効率的な採用プロセスが構築できるでしょう。
有給休暇を取る
人事の仕事に限界を感じたときは、思い切って一度休むこともおすすめです。
人事になる人は責任感が強い傾向にあり、悩みをひとりで抱え込む傾向があります。悩みを抱え込むと、前向きな気持ちになれないでしょう。
そのような場合は、有給休暇をつかって数日間旅行をしたり好きなことに没頭したりすることもひとつの手です。
一旦仕事から離れてしっかりと休養をとることで気分転換になり、人事にかかっていた負担を大きく軽減できます。
人事に向いている人の特徴
人事の仕事をストレスに感じる人が多い一方で、人事担当として働くことが自分に合っていると感じる人もいます。
ここでは、人事の仕事に向いている人に多い特徴を3つ紹介します。
これから人事の仕事を担当する可能性のある人は参考にしましょう。
コミュニケーション能力が高い
人事部門は、比較的社内外との関わりが多い部門だといえます。
さまざまな分野について社員の相談役になることも多く、深い悩みを打ち明けられることもあるでしょう。
そのため、人事部門として長く働くには、スムーズに人と付き合い円滑な人間関係を築ける程度のコミュニケーション能力が必要だといえます。
部下や同僚だけではなく、自分より役職が上の人とも話す機会が多いため、きちんとした礼儀と立場に関係なくコミュニケーションを取る姿勢を兼ね備える必要があるでしょう。
情報収集能力がある
人事部門は、社内に関する情報を正しく把握する必要があります。
社員の情報やコンプライアンス違反など直接仕事に関わる情報はもちろん、社内外の最新情報やトレンドの動向なども把握しながら、人材の評価をしたり相談に乗ったりしなくてはなりません。
そのため、常にさまざまなアンテナをはり広範囲の情報収集ができる人は、人事部門に向いているといえるでしょう。
また、採用活動に関わる場合は、情報を発信するスキルも重要だといえます。
事務知識や管理能力がある
人事部門の仕事をこなすためには、事務や労務管理についての専門知識や実践的なスキルを持っていることが求められます。
配属後の研修で学ぶことも多いものの、配属前から社会保険労務士、キャリアコンサルタントなどの役立つ資格がある人は、人事部門で活躍できる可能性が高まるでしょう。
また、人事部門は採用活動や給与処理によって短期的に激務になることも多いため、与えられた仕事を期限内に的確に処理できるように管理する能力も重要です。
人事の負担を減らすツールやシステム
ツール導入の検討も、人事の負担を減らす有効な手段です。ペーパーレス化が進む今、多くの企業で人事にまつわるITツールの導入が進んでいます。業務の棚卸をして、ITツールやシステムで自動化できる業務がないか検討したうえで導入を進めましょう。
人事業務に使えるツールやシステムとして、具体的には以下があげられます。
- 採用管理システム
掲載中の求人情報の管理や選考の進捗管理や内定者の管理などを行うシステムです。昨今よく利用されているオンライン面接も案内から実施までスムーズに進められます。
- 人事管理システム
氏名や住所、年齢、経歴、配属や給与などあらゆる情報を一元管理できる人事管理システムは、業務効率化の観点では欠かせないツールです。
- 労務管理システム
入退社手続きや毎月発生する勤怠管理・給与計算は最もシステム化しやすい業務です。
人事の仕事がつらいときは採用業務を見直そう
人事の仕事で最も負荷がかかる業務は採用業務です。求人媒体の手配には時間や費用がかかるうえに、手間をかけてもほしい人材が来ないこともあります。費用対効果を高め、効率よく採用業務を行える手法として以下の4つがあげられます。
採用代行
1つ目は採用代行の利用です。採用業務そのもの、もしくは一部を外注して採用のプロに業務を任せることで業務の負担を減らします。
採用のプロに任せることで質の高い採用活動ができ、人事は他の業務に集中できることが最大のメリットです。
一方、社内にノウハウが蓄積されず、将来内製化した際に採用で苦労する恐れもあります。将来のことを考えるのであれば、採用代行に任せる業務を絞ったり、プロに相談したりするとよいでしょう。
リファラル採用
2つ目の手法はリファラル採用です。社員から会社にふさわしい人を紹介してもらう手法で、欧米では昔から取り入れられている採用方法です。
よく知っている社員からの紹介のため、相手の適性やスキルを把握しやすくミスマッチを防げます。即戦力の採用率も高く、採用費用を大幅に減少できます。
ただし、相手も現職で勤務している場合が多く、内定承諾まで時間がかかることがデメリットです。
ダイレクトリクルーティング
3つ目の手法はダイレクトリクルーティングです。
人材紹介会社や求人広告が求人を出して求職者の動きを待つ方法であることに対して、ダイレクトリクルーティングは企業が求職者に直接アプローチをする方法です。人材紹介会社や求人広告の代理店を通さずにアプローチができ、自社の採用ノウハウが蓄積しやすいことが最大のメリットといえます。
ただし、ノウハウがないとなかなかよい人材に巡り合えず、時間を浪費するリスクもあります。
オンライン採用
4つ目の手法は、オンライン採用の導入です。
オンライン採用では、これまでかかっていた手間や時間を大きく省き、採用プロセスの効率化と迅速化が実現できます。
例えばWeb会議システムを導入すれば、面接にかかる日程調整や会場手配などの手間を軽減し、効率よく選考を進められるでしょう。
さらに、オンラインアセスメントでは、適性検査や能力テストの実施が従来よりも大幅に簡略化できます。そのため、これまでよりも大きな選考期間の短縮につながります。
オンライン採用を活用すれば、これまでかかっていた負担を削減できるため、人事のストレスや辛さを大幅に軽減できるでしょう。
まとめ
人事の仕事は単純に業務が多いだけでなく、社員のメンタルケアや機密情報管理など心理的負担が多くなります。そのため、つらいと感じてしまう場面が往々にしてあります。
つらいと感じたら自分自身が抱えている業務を整理し、業務効率化を行えるツールを導入することを検討してください。ツール導入により人事部全体の業務効率化につながります。
人事の仕事で最も時間と労力を費やすことは、採用業務といえます。特に新卒採用は長期戦になりやすく、ノウハウが乏しいと採用どころか応募すら来ないケースもあります。
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