採用担当者の激務を解消する方法｜時期や理由を整理
「忙しくて細かいところまで手が回らない」「残業や休みのコントロールが難しい」と悩む、採用担当者もいるでしょう。
採用担当者は業務量が多く、精神的な負担がかかりやすい傾向にあります。激務を解消する方法、激務に陥りやすい時期、採用担当者が抱える悩みや忙しい理由について解説します。
激務の解消方法を知って、繁忙期の対策をしましょう。
また、激務で悩んでいる採用担当者の方には、新卒採用の外注をおすすめします。
株式会社ABABAは、企業が新卒をスカウトするシステムをリリースしています。興味がある方はご覧ください。
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採用担当者の業務
企業ごとに多少の違いはあるものの、採用担当者の机上の採用活動に関する業務は基本的に以下の通りです。
- 採用計画の立案：経営方針や事業計画に基づいた採用活動の計画
- 必要な人材の定義：自社で求める人物像を明確にする
- 採用手法の決定：ターゲットに合う採用手法の選定
- 試験や面接の実施：母集団が形成できた段階で実施
- 候補者の管理や連絡：定義した人材要件をもとに内定者の選定と選考結果の連絡
- 内定後の処理やフォロー：内定通知と入社の意思確認、及び自社の魅力アピール
採用担当者の激務を解消する方法
採用担当者の激務を解消する方法について解説します。採用に関する業務のうち、時間がかかる業務を明確にし、フローを見直すことが業務の効率化につながります。
採用までの流れを効率化する
採用担当者の激務を解消するには、採用フローの見直しがおすすめです。
無駄な作業が発生していないかを定期的に確認すると、採用までの流れを効率化できるでしょう。例えば、繁忙期の間に時間や手間がかかった作業を記録して、次の繁忙期までに見直します。
また、採用基準を明確にすれば、採用で悩む時間を削減できます。
離職者を減らす
離職者の増加に伴って、採用する人数も増加します。採用担当者の負担を減らしたいときは、離職者を減らす取り組みも有効です。
離職者を減らすには、入社前と入社後のギャップをなくし、ミスマッチを防ぐことが大切です。例えば、面接以外に面談を実施して、入社前に気になることがないかを確認する方法があげられます。入社後も定期的に面談をして、勤務状況を把握できるように心がけましょう。
中心業務に集中できる環境を作る
採用担当者には、他の業務と兼任している人も多くいます。
採用に関する業務は、応募者との連絡や面接のスケジュール管理など、タスク管理が重要です。他の業務と兼任することで、タスクの優先順位をつけることが難しくなるでしょう。
繁忙期は、採用の業務に集中するために、周りに事前に相談して、他の業務量を調整しておきましょう。
他部署との協力体制を整える
採用する新卒の配属先は人事だけではなく、社内のさまざまな部署です。部署ごとに業務の内容が違うため、求める人材も違います。
そのため、現場の社員に採用活動の協力を依頼することで、採用者に対するミスマッチを防ぎ、採用担当者の負担軽減にもつながるでしょう。
他にも、社員に知り合いを紹介してもらう採用方法として「リファラル採用」があります。
会社の内情を知っている人からの紹介のため、よい人材と巡り合える可能性も高く、採用活動がスムーズに進みます。
システムやツールを導入する
システムやツールを導入することで、作業時間を短縮できる可能性があります。
時間がかかる作業をリストアップし、システムやツールの導入で時短できないかを考えてみましょう。たとえ有料のツールでも、時給で換算すると導入した方が費用を削減できることもあります。
また、採用管理システムの導入もおすすめです。
日常業務の外注を検討する
システムやツールの導入が難しい場合は、外注をおすすめします。
あまり重要ではないにもかかわらず、時間や手間がかかる作業もあるでしょう。外注すると、そういった作業を委託でき、他の重要な業務に時間を使えます。
残業時間の削減や、採用に関する業務の質向上につながります。
採用代行サービスを活用する
社内で業務がこなせない場合は、採用代行サービスの活用がおすすめです。
採用代行サービスとは、採用に関する業務全般を委託できるサービスです。
委託できる業務内容は、委託先によって異なります。応募者との連絡や面接の日程調整、採用の計画から面接に至るまで委託できる会社もあります。
採用のノウハウがある代行会社に任せることで、社内のリソース不足解消にもつながるでしょう。
人材紹介サービスを利用する
人材紹介サービスでは、自社の求める人物像をサービス会社へ事前に伝えることで、マッチする候補者を紹介してもらえます。
母集団形成が不十分であっても、手間や費用をかけずに人材を確保しやすい点がメリットです。ほとんどが成功報酬型であり、採用が確定するまで費用が発生しないところも利点です。
一方、このサービスはあくまでも人材紹介サービスに登録する求職者から候補者を選定するものであり、求めている人材がすぐに見つかるとは限りません。採用の長期化も考えられるため、余裕をもった活用がおすすめです。
採用担当者の激務を軽減する採用管理システム（ATS）
採用担当者の激務を軽減する方法の1つとして、採用管理システム（ATS）の活用がおすすめです。なぜなら、採用管理システム（ATS）には以下の特徴があるためです。
・求人・応募・選考・採用プロセスの一元管理できる
・求人媒体ごとの管理の手間を軽減できる
ただし、新卒・中途・派遣・アルバイトなど、システムによって得意分野が違います。どの求人に力を入れたいのかを明確にして、得意分野とするシステムを導入しましょう。
ここからは、採用管理システム（ATS）の機能をくわしく解説します。
求人管理
求人案件の管理や求人票の作成、媒体ごとの求人の管理、求人サイトの作成などをしてもらえます。複数の求人サイトに掲載すれば、その分求人を見てもらえる可能性が高まります。しかし、複数に分けるとそれだけ管理の労力がかかる点はデメリットです。
そこで、採用管理システム（ATS）を活用すれば、複数の求人媒体を一元管理できるため、管理の手間を軽減できます。
応募管理
応募者情報の管理ができる点も特徴です。
応募者が増えれば、選択肢が増えて自社に合う人材を見つけられる可能性が高まります。一方、応募者の増加は管理の手間が増えて採用担当者の負担が増加します。
そこで、採用管理システム（ATS）を導入すれば、求人媒体ごとに応募管理をしたり、履歴書の管理をしたりが可能です。閲覧権限の管理もできるため、プライバシー面でも不安がありません。
選考管理
以下のような選考管理機能もあります。
・応募者ごとの選考状況の管理
・テストや面接の日程管理
・テストや面接の評価の管理と社内共有
・求人媒体との連携
応募者が多ければ多いほど、選考状況の管理や日程調整の手間が増えます。しかし、採用管理システム（ATS）があれば、システムに自動で管理してもらえるため、採用担当者の負担が大幅に軽減されます。
採用管理・分析
内定通知や内定状況の管理、内定者フォローなど、採用管理のできるシステムが一般的です。特に、内定辞退や早期離職を防ぐためには内定者フォローが重要です。システムを活用して適切なフォローを行い、内定辞退や早期離職を防ぎましょう。
また、今後の採用活動をよりよいものにするために、採用活動の振り返りや分析が必要です。システムによっては、採用媒体ごとの実績管理や採用課題の明確化ができます。これらの機能を活用して課題を洗い出し、改善策を模索しましょう。
採用担当者の激務を軽減する各種のツール
採用担当者の激務を軽減するツールは、採用管理システム（ATS）以外にも複数あります。しかし、ツールごとに特徴が異なるため、ツールの導入・運用自体の業務負荷を考慮して慎重に選ぶことが大切です。
特に、初めてツールを導入する際は段階的な導入やスポット的な導入がおすすめです。
ここからは、採用担当者の負担を軽減できるツールとそれぞれの特徴をご紹介します。
RPA（Robotic Process Automation）
人間の作業をロボットで自動化するソフトです。メール送信や、求人イベントの詳細な案内の連絡などの定型業務を効率化します。
採用業務は、定型業務が少なくありません。そのため、RPAを導入すれば大幅な業務負担の軽減が可能です。
また、プログラミングが不要な点も特徴です。パソコン上の操作を覚えさせればよいため、プログラミング知識がなくても導入できます。
Web会議（面接）ツール
ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールを導入すれば、オンラインでの面接が可能です。オンライン面接の導入は、会場の確保や移動の時間と労力を削減できます。候補者も会場に行く手間が省けて、手軽に面接に参加できたり、遠方の学生も参加しやすかったりするなどのメリットがあります。
Web会議（面接）ツールは、録音・録画・スケジュール管理・チャット・画面共有などの機能があるものを選びましょう。
場所や時間に制約を受けず、面接業務の効率化を図りたい場合におすすめです。
ウェビナーツール
多数の学生や応募者にアピールできるWebセミナーツールです。会社説明会や求人イベントなどを、オンライン上で開催する際に用います。代表的なツールはZoomウェビナーです。
リアルタイム配信かオンデマンド配信、セミナー会場から配信かスタジオから配信かを選択できたり、録画配信ができたりするツールを選びましょう。
ダイレクトリクルーティングサービス
ダイレクトリクルーティングサービスを使えば、優秀な人材に直接アプローチできます。
ダイレクトリクルーティングサービスとは、そのサービスに登録する人材のなかから、自社に合う人材を見つけてスカウトするサービスです。従来の採用活動は、求人を出して応募が来ることを待つ形が主流でした。しかし、ダイレクトリクルーティングサービスは企業側から学生へアプローチをします。
このサービスを活用することで、ターゲットの学生に効果的にアプローチできたり、良質な母集団を形成できたりするなどのメリットがあります。
求人サイト
dodaやマイナビなど、求人情報サイトへの掲載も1つの手です。求人サイトに掲載することで、自社の求人を広く学生に認知してもらえます。求人サイトごとに利用する層が違います。そのため、1つの求人サイトではなく、複数の求人サイトの利用が効果的です。
ただし、求人サイトだけに頼った採用活動だけではなく、他のツールと併用した採用活動も検討しましょう。
採用サイト（オウンドメディア）
企業サイトとは別に、採用専用のサイトを設ける方法もあります。採用専用サイトを作ることで、自社に興味を持った人材に自社をアピールできます。
新卒採用では、毎年内容を更新しましょう。ターゲットに沿った内容にすることで、自社に合う人材からの応募が期待できます。
また、効果のある採用サイトにするためには、以下の意識も大切です。
・自社の採用活動を集約した内容にする
・採用スケジュールを告知する
・就活生が興味を持つ話題の提供をする
採用動画
採用サイトには、採用動画の掲載もおすすめです。文字や画像だけでは、企業や働くイメージが湧きにくい点はデメリットです。しかし、動画であればイメージがしやすく応募意欲を高められます。
採用動画では、社員やOBへのインタビュー、事業・職場の紹介がおすすめです。企業のリアルが分かる動画を、採用サイトで配信しましょう。
また、YouTubeやTikTokでの配信も効果が期待できます。YouTubeやTikTokは不特定多数の人が閲覧するため、採用サイトまで辿り着いていない人材にもアプローチできるためです。
SNS
SNSの活用もおすすめです。なぜなら、新卒世代はほとんどの人が日常的にSNSを利用するためです。
X、Instagramなどを採用活動に利用しましょう。自社アカウントを作って、情報発信やコミュニケーションを取ることで、従来のように合同の会社説明会やイベントに参加しなくても認知度を高められます。
ただし、SNSは種類ごとに利用する層が違います。新卒世代であれば、InstagramやTikTokがおすすめです。
採用担当者が忙しい・激務になる理由
採用担当者が忙しい理由を4つご紹介します。
繁忙期でキャパオーバーにならないように、対策しましょう。
繁忙期が重なりやすい
採用担当者は、採用の時期が重なることで忙しくなります。特に3〜4月は新卒採用と中途採用の繁忙期が重なり、他の業務をする余裕がなくなります。
忙しくなる前に、人員の確保や業務量の調整をしましょう。また、離職者が増えることで、他の繁忙期と重なることもあります。
休日出勤を余儀なくされることがある
企業説明会や合同説明会などは、休日に行われることが多い傾向にあります。これは、候補者の休みに合わせて開催されるためです。そのため、人事は休日出勤を余儀なくされます。
また中途採用の場合、他社に勤めている候補者との面談は夜間や休日に設定されます。夜間に面談をするとなると、休日出勤だけではなく残業も必要です。
このように、休日出勤や残業が発生しやすいため激務と言われています。
業務範囲が広い
採用担当者が担う業務は多岐にわたりますが、主なものとして以下があげられます。
- 社内連絡および調整業務
- 選考・採用・内定者へのフォロー
- スケジュール管理
- 採用チャンネル別での対応
- 採用手法の検討や改善 など
状況によって臨機応変な対応が求められるため、マルチタスクになりやすいといえます。
また、時間や工数をかけて内定を出しても、辞退された場合はゼロからのやり直しになります。精神的なプレッシャーもかかるでしょう。
連絡業務が多くなる
応募者との連絡をはじめ、他部署の従業員や経営陣とも連絡を取る部署です。スムーズに連絡ができればよいものの、社内の連絡にも時間がかかることはあります。
管理職や経営陣と日程の調整を行うことも多く、多忙な相手への連絡は気を使い、臨機応変な対応が求められます。例えば、回答期限を過ぎても返事が返ってこない場合には、直接聞きに行ったり電話で確認をしたりするなどの対応が必要です。
応募者とのやり取りだけではなく、社内の調整も求められるため、激務になりやすい傾向にあります。
人手が不足しやすい
採用担当者の人手が不足しやすいことも理由としてあげられます。
会社の売上に直結しない人事部は評価されにくい傾向にあり、人手を増やしてもらえないケースも見られます。
採用に関する業務は、責任が重大です。少ない人数にもかかわらず大きな負担がかかり、残業時間が増える要因にもなりかねません。
不平や不満を口にしづらい
採用担当者は一般的に人事部に所属しています。人事部の業務には、労働環境の改善も含まれていることがあります。
激務であることに加え、不平や不満を口にしづらい立場はストレスが溜まる環境です。ストレスや不満は離職につながり、人員が減少することでさらに一人当たりの負担が増えてしまいます。
採用方法の種類が増えている
オンラインでの採用活動が主流になりつつある今、求人広告や会社説明会だけでは、求職者へのアプローチは不十分です。従来の方法に加えて、SNSでの採用活動やオウンドメディアでの発信など、新たな手法の活用が求められます。
ただし、採用方法が増えるほどそれぞれへの対応に時間がかかり、業務量が増えます。新しい採用方法を取り入れる際は、必要になる作業時間を確認してください
採用担当者が激務に陥りやすい時期
採用担当者が激務に陥りやすい時期は1〜5月、8〜10月です。これらの時期は、新卒採用や中途採用、インターンシップが重なり、忙しくなります。
繁忙期の1〜2か月前から、準備を進めましょう。
新卒採用のピーク時期
新卒採用は1〜5月が忙しい時期です。
新卒採用は毎年3月に広報活動が解禁されます。解禁と同時に、会社説明会や就職活動イベントなどの広報活動を開始します。
解禁の1〜2か月前には、説明会の会場手配や資料の作成など多くの準備が必要です。4〜5月は書類選考や面接が続き、採用の業務が増えるでしょう。
中途採用を募集するとき
中途採用は、年度末前後の3〜4月や、夏の賞与を受け取った後の9〜10月に応募が増える傾向にあります。特に3〜4月は新卒採用の繁忙期と重なり、激務に陥りやすいといえます。
中途採用は会社が求める人材かどうかの見極めが重要です。採用基準を明確にして、判断に時間をかけすぎないようにしましょう。
離職者が増えたとき
離職者が増えれば、採用が必要です。
離職者のフォローをしなければならないため、即戦力を求めることになるでしょう。
未経験者採用よりもハードルが高く、採用担当者へのプレッシャーも大きくなります。
離職者の増加は事前に備えることが難しいといえます。臨機応変な対応が欠かせません。
インターンシップを受け入れるとき
夏から秋頃は、インターンシップの時期です。インターンシップを受け入れている企業は、そのための準備が必要です。
インターンシップ生は社会人の経験がなく、できることは限られています。どのような仕事を任せるかを決めておき、スムーズに受け入れられるようにしましょう。
年度が始まるタイミング
自社の決算期や、世間における年度末の前後は、離職者や応募者が増える時期です。
年度末を区切りに離職する人や、新年度に向けて転職を検討する人が多い傾向にあります。
離職者が増えることを見越して採用活動を始める企業もあるでしょう。採用活動に加えて、新入社員の研修や教育の準備が必要になることもあります。
採用担当者が抱える悩み
採用担当者はさまざまな悩みを抱えています。応募者と経営陣との板挟みになる立場であり、ストレスを感じることも多くあるでしょう。
主な悩みは次の2つに分類できます。
内的要因
・採用目標に対する責任が大きい
・よい人材を採用しなければならないプレッシャーがある
外的要因
・内定辞退や早期離職が発生した際の精神的な負担が大きい
・残業や休みのコントロールが難しい
身体的な負担よりも、精神的な負担の方が多くあげられます。
休日はしっかり休んで、ストレスを溜め込まないようにしましょう。
内的要因による悩み
採用担当者は、自社にふさわしい人材の採用を上層部から求められます。そのため、非常に大きなプレッシャーを抱えるでしょう。また、採用した人材に対して現場社員から意見され、板挟みになることも考えられます。
さらに、採用人数のノルマ達成や内定辞退を阻止するための手厚いフォローなど、考えることが多く発生することも悩みの要因です。
外的要因による悩み
採用担当者の業務内容は、面接の実施や求人イベントへの参加など、多岐にわたります。
例えば、採用業務だけでなく事務作業や企画の立案などの通常業務もこなさなければなりません。新卒採用だけではなく中途採用も担当すると、業務量が膨大になります。また、採用した社員が入社後すぐに退職するケースもあるでしょう。
これらは全て採用担当者の悩みにつながります。
採用担当者に向いている人
採用担当者には、自社の魅力を十分に伝える説明力や、状況に合わせた柔軟な対応力が求められます。ここでは、どのような人が採用担当者に向いているのかを説明します。
コミュニケーション能力が高い人
採用担当者は、求職者や応募者だけではなく会社関係各所との連携も求められます。そのため、一定のコミュニケーションスキルが必要です。
採用担当者の主要業務である採用面接では、応募者の話をよく聞いて資質を見抜き、質問を投げかけ本音を引き出す必要があります。
調整業務が苦にならない人
採用計画に沿って円滑に採用活動を実施するには、経営層や現場社員など、関係各所と認識を十分に擦り合わせなければなりません。また、応募者との面接や選考スケジュールを管理しつつ、関係各所と連携を図る必要もあります。いずれにせよ、状況に応じた臨機応変な対応が求められます。
社内および社外関係者や応募者とのやり取りが常に発生するため、柔軟な調整業務が苦にならない人は向いているといえるでしょう。
人を動かせる人
採用チームまたは社内全体が一丸となるように取り組める人は、採用担当者に向いているでしょう。
採用活動における社内協力を得るためにも、経営層や現場社員へのヒアリングは欠かせません。採用担当者には、社員の価値観や意見を尊重するほか、リーダーシップを発揮して周りの人を動かす能力が求められます。
会社の代表として振る舞える人
採用担当者は応募者との最初の接点であるため、組織の顔としても振る舞う必要があります。
自社の好きなところや魅力を分かりやすく相手に説明できる人は、採用担当者に向いているでしょう。さらに、「応募者の人生やキャリアは自社の採用によって決まる」と考えられる責任感のある人も向いています。
求められる知識やスキル
採用担当者は応募者や他部署、経営陣など多くの人と関わる仕事であり、求められる知識やスキルはさまざまです。そこでここからは、採用担当者に必要な知識やスキルをご紹介します。
営業力
採用担当者は、直接応募者と接する立場です。応募者に自社を選んでもらうためには、自社の魅力をアピールして入社意欲を高める必要があるため、営業力が求められます。
また、採用活動を始めるにあたって、期日と採用人数の目標を事前に設定します。目標人数を採用するための数値管理も営業スキルの一つです。
自社を売り込みつつ、期日までに数字を追いかける作業は営業の仕事に似ています。一見採用担当と営業は全く異なる業務に見えるものの、営業力が問われる仕事です。
マーケティングスキル
ターゲットの選定やターゲットにリーチするメディア選びなど、マーケティングスキルも求められます。
単に求人を出しても効率的に応募者を集めることは不可能です。経営陣と現場がどのような人材を求めているのかを擦り合わせてターゲットを選び、ターゲットが利用するメディアを選ばなければなりません。
また、採用手法やかける予算の選定も人事の仕事です。ターゲットや予算の選定はマーケティングの仕事と共通しています。
法令の知識
求人票の作成や入社の手続きなどのプロセスにおいて、労働基準法や男女雇用機会均等法などの知識を使います。法令に触れる行為は会社全体の信用問題となり、応募者の減少にとどまらず、業績の低下にもつながる可能性があります。無用なトラブル回避のためにも正しい法令の知識が重要です。
採用担当者には、法律を理解して遵守した行動も求められます。
採用担当者のやりがい
前述の通り、採用担当者は激務で責任の重い仕事です。一方、採用担当者だからこそ感じられるやりがいもあります。
そこで最後に、採用担当者が感じられるやりがいをご紹介します。
組織作りに携われる
企業の成長を左右する組織作りに携われます。例えば、採用した人材が活躍し、組織が拡大したときに達成感が得られるでしょう。
人材は企業の発展に必要不可欠です。企業理念を理解して企業成長に貢献する人材を採用することで、企業が成長する礎を担っていることの実感ができます。採用した人材の活躍を通して企業の成長を感じられることは、採用担当者ならではのやりがいといえます。
従業員の成長をサポートできる
採用担当者は一般的に人事部へ所属するため、採用業務以外も担います。そのため、単に人材を採用するだけではなく入社後のサポート業務を任せられることも珍しくありません。
自分が見出した人材の成長に関われれば、成長を間近で見て実感できます。採用した人材と継続的に関わり、会社に貢献する姿を見ることは大きなやりがいのひとつです。
まとめ
採用担当者が激務を解消するためには、繁忙期の前に計画を立てて、準備をすることが重要です。計画や準備まで手が回らない際は、業務を効率化できるサービスの導入がよいでしょう。特に新卒採用には、準備や面接に膨大な時間を必要としますが、優秀な人材にターゲットを絞ることで、選考時間と手間を節約できます。
業務を効率化できるサービスとして、企業が新卒をスカウトするシステムを提供する株式会社ABABAがおすすめです。他社の最終面接まで進んだ優秀層だけにアプローチできるサービスであり、ABABAを利用する企業の94％が、選考時間の削減に成功しています。
◆ABABAの特徴
| ・ライバル企業の最終面接を受けた優秀な人材に対してアプローチできる ・同業他社を志望している就活生の場合、希望業界や思考性に共通する部分もあり、無駄なく効率的にスカウトができる ・激務の採用担当者でも手間をかけず、確実な新卒採用活動を実現できる |
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また、新卒採用を成功させるには、採用までのスケジュールの整理が欠かせません。スケジュールについては次のお役立ち資料を参考にしてください。
