人事部がない会社が新卒採用を成功させる方法
大企業では当たり前の人事部は、中小企業では設置していない会社もあります。
人事部がない会社の採用活動は、他の部署がそれぞれの仕事と兼任しながら進めます。そのため、なかなか時間が取れず、新卒採用がうまくいかないケースも珍しくありません。
そこで今回は、人事部のない会社が新卒採用を成功させる方法について、人事部の役割や新卒採用の手法とともにご紹介します。
人事部がなくても、ABABA新卒採用スカウトサービスABABAを利用すれば、社員の負担を減らしつつよい人材を獲得できます。新卒採用がうまくいかない場合や時間と手間を省きたい場合は、ABABAの利用がおすすめです。
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人事部とは？
人事部とは、人材の管理を担う部署です。採用業務や昇進、リストラに関する業務が主で、従業員の悩みを聞いて解決のサポートをすることもあります。
人事部は、会社に必要な人材を確保することや、育成・管理が基本です。経営層と現場の声を聞いて必要な人材の選定及び採用を行い、会社に貢献できる人材を育てることで会社を支えています。
人事部の主な役割3選
人事部を置く目的や役割は会社ごとに違うものの、基本的な役割は「新卒または中途の採用」「人材の教育や研修」「人事評価」の3点です。
ここからは、それぞれの役割について詳しく解説します。
新卒・中途採用
新卒または中途採用は人事部の重要な役割です。組織のニーズを理解した上で自社に必要な人材を雇用します。現場が求める人材と経営層のニーズは異なるため、両者の意見をすり合わせて本当に必要な人材を見極めることが大切です。
採用業務には、面接の手配や日程の調整、新入社員の入社手続きなどが含まれます。
人材の教育や研修
会社の戦力となるように、雇用した人材の教育や研修も人事部の役割です。どのような従業員に育成するかを考え、所属する部署の責任者と打ち合わせし、研修内容を決めます。
他にも、研修を受ける人と実施する人の間に入り、スケジュールを決めることも人事部の仕事です。
人事評価
社員の成果を公平、適切に評価する役割もあります。社員一人ひとりの会社への貢献を定量的に判断し、人事評価制度に基づいて評価します。
評価が高い人の昇給や昇進を検討することや、会社の業績が悪く人材の削減をする場合はリストラ対象者の選定も重要な業務です。
他部署の社員では関わることの少ない経営層ともコミュニケーションをとりつつ、会社に貢献する人材を見極めます。
人事部のない会社もある
中小企業は、人事部がない会社も少なくありません。これは、人手不足で人事部を用意する余裕がなかったり、人数が少ないからこそ社長自らが人事をしていたりするためです。
人事部は「人材の採用や給与管理」「社会保険や雇用保険などの保険の手続き」「昇給や昇進」「リストラの対応」など、人事全般を担当する部署です。人事部がない企業では、給与や社会保険の手続きは経理や総務が担当します。
人事部門を設けるメリット
中小企業は、社員の人数が少なければ必ずしも人事部が必要ではありません。しかし、中小企業があえて人事部を設けることで、以下のメリットが得られます。
- 社内に目が届きやすくなる
- 社員のモチベーションを向上できる
- 客観的な人事制度を構築できる
- 長期的な人材採用・人材育成を戦略的に行える
企業の成長のためには、既存社員のモチベーション向上と、長期的な人材の採用及び育成が重要です。可能であれば、人事部の配置を検討しましょう。
人事部がない会社が新卒採用するには
一般的に人事部のない会社が人材を募集する際は、総務部など他の部署の社員が採用担当として人材を募集します。採用期間中は、担当業務と兼務しながら行います。
人材採用は誰彼構わず人材を雇用すればよいものではありません。自社が求める人材を獲得するためには、営業力や社内調整力も必要です。人事部のない会社では、これらのスキルを持つ社員に採用担当を任せることが大切です。
ただ、成長のために優秀な人材を獲得するにはしっかりとした戦略が必要で、長期的に専任の人事担当を置くのが望ましいでしょう。外部へのアウトソーシングやDXの手法を取り入れることなども検討の余地があります。
新卒採用を成功させるポイント
応募者が集まらない、自社に合う人材が見つからないなど、新卒採用がうまくいかない背景には何かしらの原因があります。
ここからは、新卒採用成功のポイントをご紹介します。自社に合うものを実践し、新卒採用を成功させましょう。
ペルソナと採用基準を設定する
採用活動を始める前に、自社が求める人物像を明確にしましょう。なぜなら、ターゲットを明確にすることで、適切なアプローチが見えてくるためです。
採用に適した媒体を選ぶことや、学生が魅力に感じる点を考えることは、ターゲットが明確になることで具体化します。
そのため、募集する対象のペルソナがあやふやだと適切なアプローチができず、応募者が集まらないことや自社に合う人材に出会えないことへつながります。
人物像と併せて採用の基準を明確にすることで、自社が求める人へ漏らさずアプローチが可能です。
自社の強みを明確にする
自社の業績が上がっていても「人事部がない会社」という状況が人材採用にとって弱みとなっていることは否めません。
自社では当たり前と思っていることが、強みになったり、弱みになったりします。
中小企業は大企業に比べて売上や市場シェアにおいて劣るものの、社内の風通しのよさや社員の仕事のやりがい、地域性などが強みになり得ます。利益率の高い会社もあるでしょう。
また多くの場合、中小企業の競合は同じ中小企業です。採用における自社の競合を見極め、競合相手と差別化できる強みを明確にすることが重要です。
自社サイトやSNSの運用に力を入れる
人事部がない会社は、学生に対して十分な広報をできていない可能性があります。
知名度がないことは新卒採用にとって大きなネックです。
採用担当者の数や広報にかけるコストに制約があるなかで、効率的に知名度を上げる手段として、自社のWebサイトやSNSを活用しましょう。
参照してもらいたい重要な情報は随時Webサイトに集約し、学生との接点を持つためにSNSを運用します。
WebサイトやSNSは自社の顔として知名度向上に寄与します。
採用対象を広げる
採用条件が厳しすぎると、そもそも条件に合致する人が減ってしまい、人材が集まりません。条件が厳しすぎると思われる場合は見直しを行い、採用対象を広げましょう。
例えば、新卒採用にこだわっている場合は既卒・第二新卒の受け入れを検討します。既卒・第二新卒のなかにも、自社の求める人材はいる可能性があります。
新卒採用にこだわる場合は、地域や学部を限定しないなど、採用対象を広げられるかを検討しましょう。
選考プロセスを最適化する
人事部がない会社は、選考プロセスが標準化されていない可能性もあります。また、人事に関する業界のトレンドを取り入れにくい状況もあるでしょう。
採用活動もDX化が進んでいます。従来のように手続きに時間がかかったり、採用担当者の手腕に依存していたりすると、優秀な人材の迅速かつ計画的な採用は難しいといえます。
システムやツールの導入を前提に選考のプロセスを見直し、現代の学生にとって魅力的で快適な就活体験を提供できるように最適化が必要です。
リクルーター制度を採用する
リクルーターとは一般的に「採用活動の支援者」で、担当者がカバーできない採用活動を担う人です。リクルーター制度とは、現場の社員が学生に接触し、採用活動するしくみです。
リクルーター制度には次のようなメリットがあります。
- 人事部がない会社でも採用活動にマンパワーを投入できる
- 学生と年齢の近い社員がリクルーターになることで親近感が増す
- 現場の仕事のイメージや課題を伝えやすい
- 若手社員のモチベーションを喚起し、エンゲージメントを強化できる
このように、学生にとっても企業にとってもメリットのある制度です。
合同説明会・就職説明会に参加する
知名度を高めるため、合同説明会や就職説明会に参加することも検討しましょう。
合同説明会は業種や規模の異なる企業が集まることから、さまざまな目的・希望を持った学生に出会えるチャンスがあります。
大学で行われる就職説明会は、学生のなかに企業が入っていけるチャンスです。
WebサイトやSNSは、自社やサービスに何らかの興味を持つ学生が集まります。
一方、合同説明会や就職説明会は、自社を知らない学生に接触しやすい方法であり、潜在層へのアプローチが可能です。
複数の採用手法を活用する
人事部がない会社では採用手法が固定化しやすく、幅広く新卒者を集めにくい状況です。複数の手法を用いた採用活動が望ましいものの、採用担当が対応できる範囲は限られます。
そこで、次のような社員を活用した採用活動の組み合わせが効果的です。
スクラム採用
ラグビーで「スクラムを組む」といわれますが、そのスクラムが語源です。
スクラム採用は、現場の社員が積極的に採用活動に関わることで成果を上げる手法のことで、全社を挙げて採用活動に取り組む姿勢が必要です。
人事部がない会社では、採用活動に社員を活用できるメリットがあります。また、職場ごとに最適な採用チャネルやアプローチの方法を選択可能です。
一方、採用活動が現場の負担になることや、採用担当にマネジメント能力を求められることが課題です。
リファラル採用
リファラルとは「紹介」「推薦」の意味があります。リファラル採用とは、主に自社の社員から友人・知人を紹介してもらう手法で、取引先に協力してもらうケースもあります。
リファラル採用は、親族を紹介する縁故採用とは異なり、能力適性のある知人を探せる合理的な方法です。
大量採用には向かないものの、求人サイトや人材紹介などのサービスを利用しないため、コストを抑えられます。
内定者に対するフォローを怠らない
2社以上を掛け持ちする学生も多く、複数の内定が出ると、いずれかを断るケースがあります。
また、内定から入社までの間は、内定者に不安が生じやすい時期です。本当にこの会社でよいのだろうか？と考えて、他社のほうが良く見える場合もあります。
このような理由から、内定から入社までのフォローが重要です。内定後も適切なタイミングでメールを送ったり、SNSも含めた交流の場を提供するなど、内定者フォローを実施しましょう。
競合他社も内定者フォローを実施していると考えて、入念な対策が必要です。
人事部がない会社が新卒採用で注意すべきリスク
人事部のない会社が新卒採用をする際、一体どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。予めリスクを把握することで、トラブルを防げる可能性が高まります。ここでは、どのようなことがリスクだと考えられるのかを解説します。
採用業務の属人化によるトラブル
「属人化」とは、限られた社員だけが業務の進捗や進め方、状況を把握している状態のことです。他の社員と情報共有ができていないため、担当者が急な休みや退職で不在になると、業務に支障が出ます。採用業務を限られた社員だけに任せることで、適切な対応ができずトラブルになるケースも。例えば担当者が不在で、応募者からの急な質問に答えられなかった場合、他の企業に先手を打たれてしまうリスクもあります。業務が問題なく進んでいると、属人化していることに気づかないこともあり、トラブルが起こってから初めて気が付くケースも少なくありません。
個人情報の管理
採用業務と個人情報の管理は、切っても切れない関係にあります。人事部がある会社では、管理がしやすいように決まったフォルダやファイルに分けて整理されていることがほとんどです。一方で人事部がない会社では、応募者や内定者の個人情報が適切に管理されない可能性があります。自社での個人情報の管理が、どのような状況なのかを見直しましょう。個人情報は採用担当者を含めた必要最小限の人数のみで共有することをおすすめします。個人情報保護法では数多くのルールが定められているため、杜撰な管理体制にならないようにしましょう。
新卒採用で利用したい外部サービス
自社での新卒採用が困難な場合は、外部サービスの活用も一つの方法です。特に、人事部のない会社では他の業務と兼任して新卒採用を行うため、従業員の負担が増えます。
さまざまな新卒採用の手法を活用して、手間や負担を減らしつつ人材獲得を成功させましょう。
ダイレクトリクルーティング
従来の新卒採用の手法は、求人を出して応募者を募ります。その一方で、ダイレクトリクルーティングは企業側から学生に直接アプローチする手法です。
応募者が思うように集まらない企業でも、このサービスを活用することで、自社に合う人材が見つかります。
ダイレクトリクルーティングのサービスはさまざまな会社から提供されているため、比較検討を行い自社に合うものを見極めましょう。
新卒採用の人材紹介
自社のターゲットに合った人材の紹介が受けられるサービスです。人材紹介会社に自社が求める人物像を伝えることで、登録中の学生から適した人材を紹介してもらえます。自社で探す手間を省きつつ、希望に合う人材に出会える点がメリットです。
また、選考後のフォローが手厚いことも特徴です。内定辞退や早期退職に悩む際の利用にも適しています。
大学の就職課・キャリアセンター
大学の就職課やキャリアセンターに求人票を出すことで、入社を希望する学生の紹介を受けられます。個別に各教授とのパイプをつないでおき、教授から学生にアプローチしてもらう形も。学生側も就職活動において就職課に悩みを相談することが多いため、マッチする確率も高いでしょう。また、学内セミナーやインターンシップなどを通じて自社の広報活動をすることも可能です。企業側としても採用コストを抑えられたり、学部や学科を絞り込んでアプローチできたりするメリットがあります。
企業の成長には人事部が必要
人事部が担当する業務は、経理や総務、その他の部署が分担して担当することもできます。しかし、ビジネスが拡大すると経理や総務が業務の合間に人事業務も担うことが困難になるため、人事部が必要です。また、社長が人事の役割を担っている場合、社員が多くなると社長だけでは対応しきれません。
企業の成長には優秀な人材が必要です。しかし、採用業務に関する知識のない人が採用担当者になると、なかなか優秀な人材は確保できません。
このように、人事上の課題が増える場合は、人事に特化した部門が必要です
人事の負担が大きい場合の対策その1：アウトソーシング
人事部を設置できない場合や、人事に関する従業員の負担が増加する場合は、外注することもおすすめです。特に新卒採用には負荷がかかるため、外部のマンパワーを活用して新卒採用の課題を解決しましょう。
アウトソーシングとは、外部人材を活用して人事の顧問を置くことです。人事業務を代行する外部の会社に委託する形をとることで、既存社員の負担を軽減しつつ新卒社員の獲得に注力できます。
アウトソーシング可能な業務
アウトソーシングができる主な業務は以下の通りです。
- 給与計算
- 勤怠管理
- 社会保険などの手続き
- 面接・選考・採用
- 人材育成
- 入社・退社の手続き
- 健康診断
- 就業規則の作成
- 年末調整
業者ごとに対応可能な業務は違います。依頼したい業務を決めて、その業務に対応するアウトソーシング先を選びましょう。
アウトソーシングの形態
アウトソーシングと一言でいっても、業務全般を委託するケースと、特定業務のみ委託するケースがあります。
業務全般を委託するケースは、カバーできる業種の多いことが特徴です。複数の業務を委託したい場合や、複数社に分けて依頼するよりも1社にまとめたい場合に適しています。一方、一部の業務はすでに委託していて、その他の委託先を探す場合は、特定業務のみ委託するアウトソーシングがおすすめです。
なお、アウトソーシングは人事労務系と採用（RPO）系に分かれます。どのような業務を委託したいかを明確にして、依頼先を慎重に選びましょう。
採用代行（RPO）とは
RPO（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用プロセスをアウトソーシングすること、つまり「採用代行」と呼ばれるサービスです。
人事の仕事のなかでも採用業務の代行に特化したサービスで、採用ノウハウを持った専門会社に業務を一任できます。
ただ、自社の採用部門にノウハウが残らないことや、応募者や内定者とのコミュニケーションが不足しやすいことは、デメリットといえるでしょう。
代行会社との情報共有が重要です。
人事の負担が大きい場合の対策その2：人事DX
アウトソーシングではなく、新卒採用をDX化する方向性もあります。これは、人事部門を設けたりアウトソーシングを利用したりするのではなく、ITの導入によって人事業務をこなす方法です。
人事DXは、人事部門の業務効率化・生産性向上が目的です。人事業務のDXによって、人事部門の負担を軽減します。
また、ITを活用すれば人事部門のない会社が人事業務を効率化できます。業務効率化によって、社員の負担軽減や残業時間の減少などが可能です。
人事DXツールの種類
人事業務に活用できるDXツールは複数あります。主な人事DXツールは以下の通りです。
- 人事管理システム
- 自動化ツール
- データ分析ツール
- 人材育成及び教育システム
それぞれの概要や特徴をご紹介します。
人事管理システム
人事業務に必要な社員のデータを管理するツールです。社員の氏名や年齢・入社年次・給与・配属先・昇格に関する情報など、入社から現在までの情報が蓄積されます。
登録したデータをもとに、人事評価をしたり人材マネジメントをしたりできます。社員の人数が多い大手企業では導入されているケースがほとんどです。中小企業が導入することで人事管理の負担を軽減できます。
自動化ツール
勤怠管理や給与計算、求人応募者との連絡など、各種の作業を自動化するツールです。自動化する作業によって利用するツールは異なり、RPAや給与管理システム、勤怠管理システムなどに分けられます。
負担の大きい業務は何かを確認して、自動化を検討しましょう。
データ分析ツール
登録すれば、ありとあらゆるデータを分析できるツールです。
例えば、従業員のスキルや経歴などのデータ・勤怠データ、求人応募者のデータを分析できます。これによって作業の効率化ができたり、人材の適正な配置ができたりします。
HRISやタレントマネジメントシステムなど、さまざまな種類があるため、必要な機能が搭載されているシステムを選びましょう。
人材育成・教育システム
企業成長のためには、新卒の育成が重要です。育成には研修制度を充実させるだけではなく、人材育成・教育システムの活用もおすすめです。
例えば、eラーニングは対面でなくても研修が受けられます。リアルタイムで研修を受ける必要がなく、好きな場所やタイミングで研修を受けられます。
また、学習管理システム（LMS）の活用もおすすめです。
人事がない会社で採用業務の負担を減らすツール6選
人事部がない会社でも、ツールをうまく活用することで負担の削減が可能です。ここでは、採用業務負担削減のためのツールを6つ紹介します。自社の課題と照らし合わせながら、どのようなツールを導入すればよいか検討しましょう。
HRMOS採用
「HRMOS（ハーモス）採用」は、候補者とのやり取りや面接日程調整などの業務を、複数の画面を開かずに完結できます。複数の面接官や会議室の予定を確認し、その場で空いている日時を選べるため、迅速な日程調整が可能です。また、レポートも自動で作成されるため、複雑な業務をこなす必要はありません。業務を遂行するうえで大切な、「見える化」が自動で行われることは、採用業務の負担削減につながります。結果としてミスの防止にも効果的です。
ジョブカン
「ジョブカン」は、変形労働、フレックスなどのあらゆる勤務形態に対応しています。所属や雇用形態ごとに細かく設定、運用できる点が特長です。時間を要する初期設定を代行するサポートもあり、時間短縮が可能です。出勤管理、シフト管理、有給管理などさまざまな機能から必要なものだけを自由に組み合わせて利用することもできます。もちろん一つだけ選んで利用することもでき、各会社に合わせた採り入れ方を選べることがポイントです。
HERP Hire
「HERP Hire」は、デジタル人材採用に特化しています。Slackと連携しているため、採用活動の属人化が進んでいる企業でも、現場との情報共有がスムーズに行えます。連携していることで、Slack上からHERP Hireにコメントをすることも可能です。また、30社の求人媒体情報を自動で取り込むため、転記作業は必要ありません。職種や経路ごとの採用状況など、その場で必要なデータを瞬時に見える化します。そのため意思決定にかかるスピードの短縮と質の向上が見込めます。
採用一括 かんりくん
「採用一括 かんりくん」は、新卒・中途採用それぞれの採用手法に対応しています。例えば新卒向けの「for新卒」では、説明会のような一括で対応できることと、面談のような個別での対応、それぞれの用途に応じた使い方が可能です。ユーザー数やデータ量が増加しても、料金の変動がないことも特長です。また、システムに慣れるまでの3カ月は担当者が伴走するサービスもあるため、困ったことがあってもすぐに相談できる環境で利用できます。
HITO-Link リクルーティング
「HITO-Link リクルーティング」はサポートが充実しているため、初心者でも使いやすいことが特長です。「寄り添い型カスタマーサクセス」が伴走し、何かあればすぐに解消できることから、継続契約率は99.2％です。候補者の取り込み作業も自動で行うため、今までかかっていた時間も大幅に短縮できます。また、Googleカレンダーやoutlookカレンダーなどのカレンダーと連携することで、候補者との日程調整に手間がかかりません。既存のカレンダーとの連携が取れていることで、新たに入力しなおす必要もないことが楽ですね。
Jobsuite Career
「Jobsuite Career（ジョブスイート キャリア）」は初期設定が簡単にできます。複雑な機能や操作が少なく、初期設定も楽に行えます。もし操作に困ったときは、メールだけでなく電話によるサポートも対応しています。中途採用に特化した採用管理システムにこだわっていて、中途採用特有のノウハウがパッケージ化されていることも特長です。システムの導入だけでなく、採用力を上げるための提案も行っています。
まとめ
人事部を置かない企業では、他の部署が本業と兼任しながら採用に関する業務を行います。新卒募集のポイントを押さえることや、新卒採用サービスを活用して、社員の負担を減らしつつニーズに合う人材の獲得を目指しましょう。
新卒スカウトサービスABABAでは、豊富な人材のなかから最終面接まで進んだ優秀な人材のみアプローチできます。ESや一次面接などの選考をスキップでき、時間と手間を減らして優秀な人材を獲得できます。
人事部のない会社の採用には、新卒採用サービスABABAがおすすめです。
◆ABABAの特徴
| ・一次面接やSEなどの採用業務を削減でき、採用担当者の負担を軽減できる ・企業側からアプローチできるため、知名度が低くてもターゲットに求人を見てもらえる ・採用に関わる時間や手間を減らせるため、人事部のない会社の採用活動に有効 |
以下記事では、スカウト採用の成功プロセスを紹介しています。スカウトサービスの利用を検討する場合は、ぜひ併せてご覧ください。
