ひとり人事とは？利点と課題、解決策をまとめて解説

人事部に人的リソースを割けない企業の場合、多岐にわたる業務をひとりでこなす必要があります。そのため、負担が大きく悩みも尽きないことがほとんどです。

この記事では、ひとり人事が抱える課題とその解決方法について詳しく解説します。ひとり人事の負担を軽減し、効率的に業務を進めるための具体的な方法を確認しましょう。

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ひとり人事とは

ひとり人事とは、企業や組織において人事業務をひとりで担当する状況を指します。

一般的には、小企業やスタートアップ企業など人的リソースが限られる場合に見られます。

主に、次のような業務をひとりでこなさなければなりません。

・人材採用

・人材育成や新人教育、社内研修

・人事評価制度や就業規則の作成

・給与計算や労務管理

多岐にわたる業務をひとりで担当するため、高いスキルと多大な労力が求められます。

ひとり人事の利点

ひとり人事の利点はさまざまです。

1つ目に、裁量が大きく、自分の判断で業務を進められる点が挙げられます。これにより、決定や実行までのスピードが速く、迅速で柔軟な対応が可能です。

2つ目は、業務の全体像を把握しやすくなることです。業務の効率化や改善点の発見が容易になり、業務全体の質の向上が期待できるでしょう。

3つ目に、幅広い業務に携わることで、自身のスキルアップも可能な点があげられます。

最後に、企業にとっては、人件費を抑えられるという人的コスト面のメリットがあります。

ひとり人事の課題

ひとり人事は、メリットが大きい反面、課題も多く存在します。

例えば、業務量の多さや責任の重大さは、ストレスやプレッシャーにつながるでしょう。

課題を知ることで、解決しやすくなります。ここでは課題を7つ紹介します。

業務量や負担が多い

ひとり人事の最も大きな課題は、業務量が多く、負担が大きいことです。例えば、以下の業務が挙げられます。

・採用活動から内定フォロー、新人の教育

・既存社内の研修や就業規則の作成と更新

・給与計算、勤怠、労務管理

このような業務をひとりでこなす必要があり、時間的な制約や精神的な負担は大きくなるでしょう。

また、重要な個人情報を扱うことが多い点も、精神的な負担につながります。加えて、新卒採用・給与計算・年末調整などは日程や締めが決まっているため、業務が集中する時期があり、疲労やストレスが溜まりやすい傾向もあります。

自分の代わりがいない

ひとり人事の場合、自分の代わりがいないことが大きな課題です。業務範囲が幅広く、不在時の引き継ぎや申し送りが容易ではないためです。

長期休暇が取りづらく、病気や怪我で急に休む必要が生じた場合、業務が止まる恐れもあります。これにより、精神的なストレスやプレッシャーにさらされることが危惧されます。

仕事を教えてもらえない

ひとり人事では、仕事を教えてもらう機会がないことも課題です。不明点があった場合、全て自分で調べて学ぶ必要があり、時間と労力がかかります。

また、自分のやり方や決定に自信が持てず、不安を抱えてしまうこともあるでしょう。新しいスキルや知識を習得する機会が限られ、自己成長やキャリアの開発が妨げられる点も問題です。

同じ部署に相談相手がいない

ひとり人事は、意思決定や問題解決において迷いや悩みがあっても、同じ部署に相談できる相手がいません。問題を抱え込み、孤立感をおぼえることがあります。

業務では個人情報を扱うため、複雑な問題や緊急の対応が必要なときでも、他の視点や意見を求めにくいといえます。これも負担感が増す要因です。

孤独感やストレスの増大は、モチベーションの低下につながります。

責任が自分だけにのしかかる

人事の仕事は責任が重く、心身ともにプレッシャーがかかる職務です。

特に、人事評価は社員のキャリアや生活に直接影響を与えるため、慎重な判断が求められます。

また、採用活動において適切な人材を見つけられなかった場合、失敗は全て自分の責任になります。常に高いプレッシャーを感じながら業務を遂行しなければなりません。

人的なミスが起きやすい

人的なミスが起きやすいことも、ひとり人事における課題のひとつです。ダブルチェックや確認を頼む相手がいないことは、ミスが起こる大きな原因です。

また、人事は業務が集中する繁忙期があり、疲れが影響し注意力が散漫になる点も懸念されます。

このような状況では、重要な決定や手続きにおいて誤りが発生しやすくなり、組織全体に悪影響を及ぼす恐れがあります。

評価の基準が曖昧になる

ひとり人事は、社員の評価もひとりでしなければいけません。主観が入りやすくなり、評価の公平性が損なわれる可能性があります。

曖昧な基準で評価をすると、社員から不満や恨みを買う危険性が生じます。職場の人間関係に悪影響を及ぼすことにもなりかねません。

加えて、社員のモチベーションやパフォーマンスが低下するリスクもあります。

ひとり人事の悩みを解決する方法

ここまで解説したように、ひとり人事には課題が多くあります。しかし、社内外を巻き込むことで解決や改善できるでしょう。

ここでは解決策を6つ紹介します。ひとりだけで抱え込まないためにも、できるものから取り組んでください。

経営陣に相談する

ひとり人事の悩みを解決するには、経営陣への相談が重要です。

業務の量および心理的負担が大きい場合、抱え込まず状況を正直に伝えましょう。具体的にどの業務を分担してほしいか、人的リソースをどの程度補充してほしいかを提示すると、経営陣も解決策を検討しやすくなります。

経営陣が状況を理解して適切な対応を取ることで、業務の負担が軽減されるでしょう。

他部署と積極的に交流をする

他部署との積極的な交流も、ひとり人事の問題解決の有効な方法です。

業務内容を知ってもらえば、業務の連携やサポートを得られるでしょう。いざというときに業務を手伝ってもらったり、ダブルチェックを依頼したりもできます。

また、他部署のメンバーとの交流を通じて相談相手を増やせば、孤独感の軽減も可能です。

同業他社との関係を築く

同業他社との関係を築き、学びや刺激を得ることも、ひとり人事の悩みを解決する方法のひとつです。

人事担当者と情報交換をすると、業務の改善点が分かったり、他社が利用しているシステムについて学べたりします。業務のヒントやアドバイスを得られ、業務の質も向上させられるでしょう。

加えて、他社からの刺激は、モチベーションアップにつながります。

学習の機会を持つ

ひとり人事は、自己学習の機会を持つことも重要です。

セミナーや研修、オンラインコースなどを活用して、人事業務に関する知識やスキルを学んでください。業務の効率化や質の向上が図れます。

また、新しい知識やスキルを身につけると、自信を持って業務に取り組め、ミスの発生を減らせます。

外部のシステムやサービスを活用する

外部のシステムやサービスを活用することも、ひとり人事の負担を軽減するための有効な方法です。

例えば、採用管理システムや内定者のフォローツールを導入すると、業務の効率化が図れます。そのほかにも、人事評価や労務管理を自動化するシステムが多数提供されています。これらの導入を検討してみましょう。

また、外部の人事コンサルティングを利用すると、専門的なアドバイスやサポートを受けられます。

業務の外注を検討する

業務の一部の外注も、ひとり人事の負担を軽減する有効な手段です。外注が可能な業務を、専門知識を有する会社に委託することで、自分の業務負担を軽減できます。

主な外注先としては、採用アウトソーシングや代行、スカウト代行、給与計算、労務管理などがあげられます。委託会社は多数あるため、比較検討してみましょう。

特に、失敗すると会社に大きな影響を与える採用業務や、法改正が頻繁で複雑な労務管理などは、外注による効果が大きいといえます。

まとめ

ひとり人事は、多くの業務をひとりでこなすため、高いスキルと多大な労力が求められます。ひとりで管理することによる情報の一元化や迅速な意思決定などの利点もありますが、負担が大きく、相談相手がいない点などは課題です。

これらの課題を解決したいときは、経営陣への相談や他部署との交流、同業他社との関係構築、自己学習、外部システムやサービスの活用、業務の外注などの方法を取り入れましょう。

採用は企業の成長に大きな影響を与えるため、ひとり人事の場合は、専門のサービスなどを利用するなどして採用業務を効率化し、優秀な人材を的確に確保することが求められます。株式会社ABABAは、企業が新卒をスカウトするシステムをリリースしています。

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