内定者にフォローメールを送る目的は？場面別の例文4選も紹介
近年、内定者に向けてフォローメールを送る企業が増えています。
採用活動の早期化に伴い、早めに内定者を確保する採用スタイルが主流である一方、内定辞退も避けられない課題です。フォローメールには内定者の内定辞退を防ぎ、自社と内定者をつなぎとめる役割があります。本記事ではフォローメールの目的と、場面ごとの例文を紹介します。
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内定者にフォローメールを送る目的
内定者にフォローメールを送る目的は、企業と内定者とのコミュニケーションを強化し、内定者の不安を軽減することです。
フォローメールを送ることで、内定者は入社までの期間に感じる疑問を解消し、不安なく入社準備を進められます。
また、企業側にとっても、内定者のモチベーション維持や早期離脱を防ぐ効果があります。
内定者の不安を解消する
内定者が抱える不安の一つに、社会人としての新しい役割や責任への懸念があります。
フォローメールを通じて、会社の文化やこれからの業務内容について説明することで、内定者の不安解消につながります。
また、学生にとって、新たな環境に飛び込むことへの不安も大きな問題です。
職場の雰囲気や同僚との関係に対する心配事を解消するために、具体的な職場の様子やチームメンバーの紹介が有効です。
こうしたコミュニケーションを通じて、内定者が不安なく入社準備を進められるようサポートし、早期の離職を防ぐ効果も期待できます。
内定辞退を防ぐ
内定者にフォローメールを送ることは、入社前の辞退を防ぐためにも役立ちます。
情報不足が内定辞退につながるケースは少なくありません。会社の詳細な情報や職場の雰囲気、具体的な業務内容について十分な情報が提供されないと内定者は不安を感じ、内定辞退につながる可能性が高まります。
フォローメールを通じて、会社のビジョンや価値観・具体的な仕事の内容や期待される役割について詳しく説明することで、内定者の不安を軽減し、入社モチベーションを高めることが可能です。
自社や業務内容への理解を促す
内定者にフォローメールを送ることで、会社の雰囲気や業務内容に関する理解を深めてもらえます。
フォローメールで、内定者が抱える不安を取り除き、入社への準備を円滑に進められるようサポートします。例えば、メールで日常業務の様子や、社内イベントの紹介、先輩社員のメッセージなどの共有が有効です。
こうした情報提供を通じて、内定者は自分が働く環境を具体的にイメージでき、入社後の適応にも役立ちます。また、企業の理念や文化に対する理解を深めることで、内定者のモチベーションを高め、早期の離職を防ぐ効果も期待できます。
信頼関係を築く
内定者にフォローメールを送ることは、信頼関係を築くために非常に重要です。
定期的なコミュニケーションを通じて、内定者は企業の真摯な姿勢や誠実さを感じ、不安なく入社準備を進められます。
具体的には、業務内容や社内の雰囲気についての情報を共有し、内定者が持つ疑問や不安への迅速な対応が求められます。
また、内定者とのやりとりを通じて企業のビジョンや価値観を伝えることで、内定者が自分の役割や企業への貢献を具体的にイメージできるようにすることも重要です。
信頼関係の構築は、内定者のモチベーションを高め、内定辞退のリスクを低減し、入社後の定着率を向上させる効果が期待できます。
内定者フォローメールの基本構成
・感謝の言葉
フォローメールでは、最初に内定を受けてもらったことについて感謝を伝えましょう。
感謝の気持ちをメールで伝えることによって、内定者の選択について企業が真摯に受け止めていることが伝わり、信頼感と親しみを与えます。
・会社のことや今後の展望について
次に、企業が仕事についてどのような方向性を持つかを内定者に再確認してもらいます。
ここでは長々と説明せず、メールの内容に沿った簡潔な説明を心掛けましょう。
・内定者へのサポートに関すること
次に、内定後に必要な準備や次の連絡のタイミングなど、必要な情報を伝えます。
ここでは、文面に名前を入れたり、それぞれの内定者に適した内容にしたりと、個別対応にすると温かみが出ます。
・結びの言葉
入社を心待ちにしている気持ちを込めて、前向きな言葉で締めくくります。
信頼感を持ってもらえるよう、質問や相談があれば遠慮なく連絡してほしい旨も添えると効果的です。
内定者へのフォローメールの例文
内定者に向けて、入社するまでに何度かフォローメールを送る必要があります。以下、場面に応じたフォローメールの例文を紹介します。
内定直後に送るメール
件名：内定のお礼と今後のスケジュールのご案内
本文：
◯◯ ◯◯様
株式会社▢▢の採用担当△△です。
このたびは内定承諾の旨、ご連絡いただきありがとうございます。
◯◯様と一緒にお仕事できる日を社員一同、楽しみにしています。
本日は今後のスケジュールについてご案内するため、ご連絡しました。
【今後のスケジュール】
令和×年×月×日 内定式・懇親会
令和×年×月×日 内定者研修：第1回
令和×年×月×日 内定者研修：第2回
令和×年×月×日 入社式
内定式の出欠確認につきましては、×月頃メールでご連絡いたします。
メールが届きましたら、期日までにご返信ください。
その他不明点・質問はいつでも受け付けております。
それでは、◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。
（署名）
内定式前に送るメール
件名：株式会社▢▢令和×年度内定式のご案内
本文：
◯◯ ◯◯様
株式会社▢▢の採用担当△△です。
暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
内定式のご連絡です。
株式会社▢▢令和×年度内定式について、下記の日時・会場での実施を予定しております。
●日時：20××年（令和×年）×月×日 12時～15時（13:30～懇親会を予定）
●会場：株式会社▢▢本社2階会議室（◯◯県◯◯市～）
●出欠連絡について：×月×日までに、本メールへ返信する形でお願いします。
内定式へご参加される場合、交通費を支給いたします。
書類作成のため筆記用具・印鑑を必ずお持ちの上、お越しください。
また、内定式はスーツでご参加ください。
内定式後は、先輩社員との顔合わせを兼ねた懇親会を予定しております。
会社のことで分からないこと、不安なことなど、気軽にお尋ねください。
それでは、◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。
（署名）
研修前に送るメール
件名：内定者研修のご案内
本文：
◯◯ ◯◯様
株式会社▢▢の採用担当△△です。
先日は内定式・懇親会へのご出席ありがとうございました。
短い時間ながら、◯◯様のことを教えていただけて嬉しく感じました。
さて本日は、内定者研修のご連絡です。
下記の会場・日時での実施を予定しております。
●会場：株式会社▢▢本社3階研修センター（◯◯県◯◯市～）
●日時：
・内定者研修（第1回）
令和×年×月×日 10:00～
・内定者研修（第2回）
令和×年×月×日 10:00～
●出欠連絡について：
×月×日までに、本メールへ返信する形でお願いします。
内定研修の詳しい内容につきましては、添付PDFをご覧ください。
また、研修に使用する資料も一部載せております。
事前に目を通していただければ、お話もスムーズに理解できるかと思います。
研修へご参加される場合、交通費を支給いたします。
前回同様、筆記用具・印鑑を必ずお持ちの上お越しください。
研修は両日とも、スーツ着用でご参加ください。
ご質問・ご不明点などはいつでも受け付けております。
研修と銘打ってはおりますが、そこまでかしこまったものではなく、
会社のことを知っていただく和気あいあいとしたものです。
お気軽にご参加ください。
よろしくお願いいたします。
（署名）
入社前に送るメール
件名：株式会社▢▢令和×年度内定式のご案内
本文：
◯◯ ◯◯様
株式会社▢▢の採用担当△△です。
これまで内定式・内定者研修などへご参加いただき、ありがとうございました。
本日は、いよいよ来月に迫っております入社式についてのご連絡です。
株式会社▢▢令和×年度入社式について、下記の日時・会場での実施を予定しております。
●日時：20××年（令和×年）×月×日 10時～
●会場：株式会社▢▢本社2階会議室（◯◯県◯◯市～）
入社式当日の連絡につきましては、以下の番号にお電話ください。
×××-×××-××××
また本メールとは別に、入社式のご案内を紙媒体でも郵送しております。
お手元に届き次第、ご確認お願いします。
卒業研究や学期末でお忙しい時期と思われます。
◯◯様におかれましては、どうぞご自愛のほどお祈りしております。
それでは、入社式で◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。
これからも引き続き、よろしくお願いいたします。
（署名）
内定者へのフォローメールのポイント
内定者へのフォローメールにはいくつかの重要なポイントがあります。
これらのポイントを押さえることで、内定者の不安を軽減し、入社準備を円滑に進めることが可能です。
内定者が不安なく入社を迎えるために、効果的なフォローメールの送り方を解説します。
歓迎の気持ちを表現する
内定者へのフォローメールで歓迎の気持ちを表現することは、温かい印象と、受け入れてもらえる安堵感を内定者に与えます。
例えば、メールの冒頭で「ご入社を心からお待ちしております」というフレーズを使うことで、企業全体が内定者の加入を楽しみにしていることを伝えられます。
また、具体的な歓迎イベントやオリエンテーションの情報共有は、内定者が新しい環境にスムーズに馴染めるよう配慮する姿勢の表現方法です。
内定者は自分がきちんとフォローされていると感じるため、企業との信頼関係を築く一助です。
内定者の気持ちに寄り添う
内定者にフォローメールを送る際は、学生の目線に立ってメールを作成しましょう。
新社会人としての不安や疑問を抱える彼らに対し、欲しい情報の的確な提供が求められます。
例えば、社内のルールや働き方、配属先の詳細など、具体的な情報を共有することで信頼感を与えられます。
また、入社前に同じような経験をした先輩社員からのメッセージを含めることもよいでしょう。
こうした取り組みで、内定者は自分が適切にサポートされていると感じ、企業への信頼感が高まります。
入社までのスケジュールを共有する
内定者へのフォローメールで入社までのスケジュールを共有することは、非常に重要です。具体的な予定を伝えることで、内定者は今後の流れを把握し、スムーズな準備が可能です。
例えば、入社日やオリエンテーションの日程、必要な書類の提出期限などを明確に伝えることを心がけましょう。
また、企業側がしっかりと計画を立て、迎え入れの準備を進めていることが伝わることで、内定者からの信頼感も高まります。
こうした情報を早期に提供することで、内定者の不安を軽減し、入社意欲を高める効果があります。
質問への返信は早めにする
内定者にフォローメールを送る際、質問への返信を早めに行うよう心がけましょう。
内定者が抱える不安や疑問は、早期に解消してあげることで、企業への信頼を深められます。
例えば、業務内容や入社手続きに関する質問があった場合、迅速に対応することで、内定者は不安なく入社準備を進められます。
また、早い段階での対応は、企業が内定者を大切に思っていることを伝えるよい機会です。
迅速な対応で信頼関係を築き、不安を取り除くことが内定者フォローメールのポイントです。
質問や相談先を伝える
内定者にフォローメールを送る際、質問や相談先を明確にしましょう。
その結果、内定者はいつでも気軽に相談できる環境を得られます。
例えば、担当者の連絡先や専用の問い合わせ窓口を案内することで、内定者は疑問や不安を感じたときにすぐに対応してもらえることを知り、不安なく入社準備を進められます。
また、定期的にフォローメールで進捗状況を確認し、不明点がないかを尋ねることで、内定者との密なコミュニケーションが可能です。
こうしたサポート体制を整えることで、内定者は企業への信頼感を高め、入社後スムーズな職場環境への適応が期待できます。
フォローメールを送る際の注意点
フォローメールは送ればそれでよいというものではなく、適切な送信のタイミングや文面があります。
ここでは、内定者の不安感を解消するために、フォローメールの作成・送信時に心掛けたい注意点について紹介します。
メールを送る時間帯に気をつける
メールはいつでも開封して読めるため、電話ほど時間帯に気を使わなくてよいと考える人もいます。
とはいえ、仕事に関するメールは、早朝や深夜に送らないことが基本的なマナーです。
応募者にとって確認が負担になるような時間帯に送信しない配慮をすると好印象を持たれるでしょう。
また、採用活動に関するメールを早朝や残業時間内に送ると、企業全体の勤務形態について不信感を持たれる可能性があります。
そのため内定者フォローメールの送信は、営業時間内に行うとよいでしょう。
適切な送信頻度にする
内定者フォローメールが少ないと、内定者は入社までの期間に不安になったり、企業に不信感を持ったりしやすくなります。
一方で、内定者フォローメールが多すぎても、確認に手間がかかり、企業の印象を悪くする原因になります。
内定者には手厚いフォローが必要といっても、過度なメール送信にならないようにしましょう。
内定者とのやり取りは、少なすぎたり、多すぎたりしない適切な頻度を守るように心掛けることが重要です。
内定者フォローメールの頻度は、月1度程度が平均的だといえます。
最低限のビジネスマナーを守る
内定者フォローメールでは、応募者との適切な距離感を守ることも重要です。
くだけすぎた内容でメールを送ると、馴れ馴れしい印象を与え、企業への不信感増長につながります。
一方で、一斉送信の定型文メールも冷たい印象を与えやすいため控えましょう。
内定者フォローメールでは、ビジネスマナーを守って適切な距離感を保つことが重要です。
マナーを守った文章を意識しながら、個別の対応に力を入れて温かみを出すとよいでしょう。
プレッシャーを与えない
内定者フォローメールを受け取る人には、最終的にその企業に入社するかどうかを決めていない人もいます。
内定承諾に迷っている人がいる場合、過度に承諾を促すようなメールを送らないようにしましょう。
内定者に必ず入社するように迫る行為は、「オワハラ」と捉えられることもあります。
内定者フォローメールという形で内定承諾や研修参加を強制するような文章を送ることは、控えなくてはならないといえます。
入社するかどうかは、内定者自身がじっくり考えられるようにしましょう。
メール以外で内定者をフォローする方法
内定者に向けたフォロー方法は、フォローメールだけではありません。内定者をつなぎとめる方法は他にもあります。以下で確認しましょう。
内定者向けの交流会
内定者が内定を辞退する理由として、「会社の雰囲気が分からず不安」「会社の人間関係が不安」などがあります。内定者向けに経営者や配属部署の人との交流会を開催すれば、これらの不安を解消できるでしょう。内定者へのフォローと同時に、本採用後の早期退職も防げる点がメリットです。
また、内定者のみを集めた交流会を開くことも有効です。内定者がお互いに入社前の不安や期待を共有でき、孤独感からくる辞退を防げます。
職場見学や研修
内定者向けの職場見学・事前研修なども有効です。入社後をイメージすることで辞退を防ぎつつ、採用後すぐに戦力として活躍できる可能性を高められます。
ただし、見学や研修の回数・内容は内定者のスケジュールを考慮した上で実施することが重要です。強制参加にすると逆効果になったり、拘束時間が長いと参加者が少なくなったりします。回数・内容ともに内定者が楽しく学べる程度がおすすめです。
個人面談
内定者全員参加での懇親会・座談会などは積極的な学生には向いているものの、発言しにくいと感じる人もいます。
大勢の前では聞きにくい内容の質問をしたいと考える内定者もいるでしょう。
そのような悩みを解消するためには、個人面談の開催がおすすめです。
個人面談の機会を設ければ、集団での懇親会では引き出しにくい個人の悩みや不安についてフォローできます。
個人的に聞きたいことがない人もいるため、全員ではなく希望者のみ参加でもよいでしょう。
まとめ
内定者へのフォローメールは業務負担が増えると考える採用担当者もいるでしょう。しかし、人材不足が深刻である今、時間をかけて選考した内定者を失うことは自社にとって大きなリスクです。
内定者へのフォローメールは、入社後の定着にもつながり、大きなリターンをもたらします。自社の安定した採用のため、内定者へのフォローは積極的に実施しましょう。
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