内定者にフォローメールを送る目的は?場面別の例文4選も紹介

内定者 フォロー メール

近年、内定者に向けてフォローメールを送る企業が増えています。

採用活動の早期化に伴い、早めに内定者を確保する採用スタイルが主流である一方、内定辞退も避けられない課題です。フォローメールには内定者の内定辞退を防ぎ、自社と内定者をつなぎとめる役割があります。本記事ではフォローメールの目的と、場面ごとの例文を紹介します。

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内定者にフォローメールを送る目的

内定者にフォローメールを送る目的は、企業と内定者とのコミュニケーションを強化し、内定者の不安を軽減することです。

フォローメールを送ることで、内定者は入社までの期間に感じる疑問を解消し、不安なく入社準備を進められます。

また、企業側にとっても、内定者のモチベーション維持や早期離脱を防ぐ効果があります。

内定者の不安を解消する

内定者が抱える不安の一つに、社会人としての新しい役割や責任への懸念があります。

フォローメールを通じて、会社の文化やこれからの業務内容について説明することで、内定者の不安解消につながります。

また、学生にとって、新たな環境に飛び込むことへの不安も大きな問題です。

職場の雰囲気や同僚との関係に対する心配事を解消するために、具体的な職場の様子やチームメンバーの紹介が有効です。

こうしたコミュニケーションを通じて、内定者が不安なく入社準備を進められるようサポートし、早期の離職を防ぐ効果も期待できます。

内定辞退を防ぐ

内定者にフォローメールを送ることは、入社前の辞退を防ぐためにも役立ちます。

情報不足が内定辞退につながるケースは少なくありません。会社の詳細な情報や職場の雰囲気、具体的な業務内容について十分な情報が提供されないと内定者は不安を感じ、内定辞退につながる可能性が高まります。

フォローメールを通じて、会社のビジョンや価値観・具体的な仕事の内容や期待される役割について詳しく説明することで、内定者の不安を軽減し、入社モチベーションを高めることが可能です。

自社や業務内容への理解を促す

内定者にフォローメールを送ることで、会社の雰囲気や業務内容に関する理解を深めてもらえます。

フォローメールで、内定者が抱える不安を取り除き、入社への準備を円滑に進められるようサポートします。例えば、メールで日常業務の様子や、社内イベントの紹介、先輩社員のメッセージなどの共有が有効です。

こうした情報提供を通じて、内定者は自分が働く環境を具体的にイメージでき、入社後の適応にも役立ちます。また、企業の理念や文化に対する理解を深めることで、内定者のモチベーションを高め、早期の離職を防ぐ効果も期待できます。

信頼関係を築く

内定者にフォローメールを送ることは、信頼関係を築くために非常に重要です。

定期的なコミュニケーションを通じて、内定者は企業の真摯な姿勢や誠実さを感じ、不安なく入社準備を進められます。

具体的には、業務内容や社内の雰囲気についての情報を共有し、内定者が持つ疑問や不安への迅速な対応が求められます。

また、内定者とのやりとりを通じて企業のビジョンや価値観を伝えることで、内定者が自分の役割や企業への貢献を具体的にイメージできるようにすることも重要です。

信頼関係の構築は、内定者のモチベーションを高め、内定辞退のリスクを低減し、入社後の定着率を向上させる効果が期待できます。

内定者が魅力に感じる内定者フォローメールの基本構成

ここでは、内定者の心に残る内定者フォローメールの基本構成についてご紹介します。内定者に企業の魅力を伝えるためには、定例文と自社のオリジナリティのバランスが大切。内定者の立場に立ち、ポジティブな印象を与えるメールのコツを抑えましょう。

感謝・歓迎の気持ちを伝える

内定者へのフォローメールでは、相手への感謝や感激の気持ちを伝えることが大切です。書き出しの時点で感謝を伝えたうえで、その後に続く文章にも明るい印象を与えましょう。

企業としての節度は保ちつつも、堅苦しすぎない表現や季節の挨拶を取り入れると、内定者の緊張や不安を和らげます。時期に応じて体調を気遣う一言を添えると、より精神的なエンゲージメントが深まっていくでしょう。

会社のビジョン・今後の展望を伝える

内定者へのフォローメール内では、会社のビジョンや今後の展望を伝えます。内定者は未来の仲間であり、ともに会社のビジョンやミッションを実現する同志です。企業がどのような方向性を持っているかをあらためて伝え、内定者にも再認識してもらいましょう。

長々とは説明せず、フォローメールの趣旨に沿った簡潔な内容にまとめるのがポイント。とくに新卒者や業界未経験者は、企業の将来像が漠然としているため、フォローメール送信のタイミングでビジョンに触れることで安心して入社に進みやすくなります。

入社までに必要な手続きと準備

内定者へのフォローメールでは、入社までに必要な手続きや準備について伝えましょう。具体的な日程や持ち物、必要な資料、次回の連絡のタイミングなどを記載すると、内定者も安心して「今自分がやるべきこと」がわかります。

その際、内定者の名前を記載したり、一人ひとりの状況や性質に応じた内容を記載すると、温かみが感じられて印象もアップします。とくに説明会や内定式、健康診断など、入社までの細かなスケジュールはしっかり共有しておきましょう。

会社のサポート体制をアピールする

フォローメール内に会社のサポート体制を記載すると、内定者の精神的なケアにつながります。入社前は企業と内定者との接点が少なく、不安が大きくなりやすいタイミングです。メールは、企業が直接内定者をフォローするための貴重な手段といえます。

入社前にどのようなサポートが受けられるのかや、各種イベントや交流会などの情報を伝えることで、内定者の心理面をフォローできるでしょう。適切な不安のケアは、内定承諾率の上昇に直結します。

結びの言葉

内定者へのフォローメールでは、ポジティブなメッセージを込めた結びの言葉で締めましょう。たとえば、入社を心待ちにしている言葉や、一緒に働ける日を楽しみにしている言葉など、前向きな気持ちを表現します。

また企業への信頼感を持ってもらえるように、「質問や相談があればいつでも遠慮なく連絡してほしい」という旨を記載すると効果的です。こうした一文があると、内定者は入社前の不安を相談しやすくなり、企業とのつながりをより強く実感できます。もちろん、相談のためのメールや電話など、具体的な連絡先も添えてくださいね。

内定者へのフォローメールの例文

内定者に向けて、入社するまでに何度かフォローメールを送る必要があります。以下、場面に応じたフォローメールの例文を紹介します。

内定直後に送るメール

件名:内定のお礼と今後のスケジュールのご案内

本文:

◯◯ ◯◯様

株式会社▢▢の採用担当△△です。

このたびは内定承諾の旨、ご連絡いただきありがとうございます。

◯◯様と一緒にお仕事できる日を社員一同、楽しみにしています。

本日は今後のスケジュールについてご案内するため、ご連絡しました。

【今後のスケジュール】

令和×年×月×日 内定式・懇親会

令和×年×月×日 内定者研修:第1回

令和×年×月×日 内定者研修:第2回

令和×年×月×日 入社式

内定式の出欠確認につきましては、×月頃メールでご連絡いたします。

メールが届きましたら、期日までにご返信ください。

その他不明点・質問はいつでも受け付けております。

それでは、◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。

(署名)

内定式前に送るメール

件名:株式会社▢▢令和×年度内定式のご案内

本文:

◯◯ ◯◯様

株式会社▢▢の採用担当△△です。

暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

内定式のご連絡です。

株式会社▢▢令和×年度内定式について、下記の日時・会場での実施を予定しております。

●日時:20××年(令和×年)×月×日 12時~15時(13:30~懇親会を予定)

●会場:株式会社▢▢本社2階会議室(◯◯県◯◯市~)

●出欠連絡について:×月×日までに、本メールへ返信する形でお願いします。

内定式へご参加される場合、交通費を支給いたします。

書類作成のため筆記用具・印鑑を必ずお持ちの上、お越しください。

また、内定式はスーツでご参加ください。

内定式後は、先輩社員との顔合わせを兼ねた懇親会を予定しております。

会社のことで分からないこと、不安なことなど、気軽にお尋ねください。

それでは、◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。

(署名)

研修前に送るメール

件名:内定者研修のご案内

本文:

◯◯ ◯◯様

株式会社▢▢の採用担当△△です。

先日は内定式・懇親会へのご出席ありがとうございました。

短い時間ながら、◯◯様のことを教えていただけて嬉しく感じました。

さて本日は、内定者研修のご連絡です。

下記の会場・日時での実施を予定しております。

●会場:株式会社▢▢本社3階研修センター(◯◯県◯◯市~)

●日時:

・内定者研修(第1回)

 令和×年×月×日 10:00~

・内定者研修(第2回)

 令和×年×月×日 10:00~

●出欠連絡について:

 ×月×日までに、本メールへ返信する形でお願いします。

内定研修の詳しい内容につきましては、添付PDFをご覧ください。

また、研修に使用する資料も一部載せております。

事前に目を通していただければ、お話もスムーズに理解できるかと思います。

研修へご参加される場合、交通費を支給いたします。

前回同様、筆記用具・印鑑を必ずお持ちの上お越しください。

研修は両日とも、スーツ着用でご参加ください。

ご質問・ご不明点などはいつでも受け付けております。

研修と銘打ってはおりますが、そこまでかしこまったものではなく、

会社のことを知っていただく和気あいあいとしたものです。

お気軽にご参加ください。

よろしくお願いいたします。

(署名)

入社前に送るメール

件名:株式会社▢▢令和×年度内定式のご案内

本文:

◯◯ ◯◯様

株式会社▢▢の採用担当△△です。

これまで内定式・内定者研修などへご参加いただき、ありがとうございました。

本日は、いよいよ来月に迫っております入社式についてのご連絡です。

株式会社▢▢令和×年度入社式について、下記の日時・会場での実施を予定しております。

●日時:20××年(令和×年)×月×日 10時~

●会場:株式会社▢▢本社2階会議室(◯◯県◯◯市~)

入社式当日の連絡につきましては、以下の番号にお電話ください。

×××-×××-××××

また本メールとは別に、入社式のご案内を紙媒体でも郵送しております。

お手元に届き次第、ご確認お願いします。

卒業研究や学期末でお忙しい時期と思われます。

◯◯様におかれましては、どうぞご自愛のほどお祈りしております。

それでは、入社式で◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。

これからも引き続き、よろしくお願いいたします。

(署名)

連絡が確認できない内定者へ送るメール

件名:株式会社▢▢令和×年度内定について

本文:

◯◯ ◯◯様

株式会社▢▢の採用担当△△です。

先日弊社よりメールをお送りして以来、〇〇様からのお返事を確認できておりません。

その後体調やご状況はいかがでしょうか。

弊社の採用についての今後の予定としては、以下の日時に内定式を開催予定です。

●日時:20××年(令和×年)×月×日 10時~

●会場:株式会社▢▢本社2階会議室(◯◯県◯◯市~)

現在は卒業研究や学期末で、色々とご多忙のことと存じます。

弊社も◯◯様のご自愛のほどお祈り申し上げますとともに、今後の内定者式や研修等で◯◯様とお会いできる日を楽しみにしております。

もし選考について問い合わせを希望する場合や弊社からのメールが確認できていなかった場合には、下記電話番号までご連絡いただけると幸いです。

×××-×××-××××

お手数ですが〇〇様のお返事をお待ちしております。

これからも引き続きよろしくお願いいたします。

(署名)

コミュニケーションのためのメール

コミュニケーションを目的としたフォローメールは、内定者の近況を尋ねたり、社内の最新情報を共有したりすることで、内定辞退の防止に役立ちます。

コミュニケーション目的のメールは、内定者との接触頻度を高め、企業とのつながりを意識してもらうためにも有効です。たとえば「最近のご様子はいかがですか?」などの言葉を添えることで、内定者が気軽に相談しやすい雰囲気を作ることができます。

また、社内イベントの様子や新しい取り組みを伝えることで、企業理解や帰属意識の醸成にもつながります。

ただし、あまりに頻繁にメールを送ると負担や煩わしさを感じさせてしまうため、送信頻度には十分注意しましょう。適切なタイミングでコミュニケーションを図ることが、内定者の安心感や入社意欲の維持に効果的です。

コミュニケーションのためのメール例文

件名:近況のご確認と社内イベントのお知らせ

本文:

〇〇様

こんにちは。株式会社△△ 採用担当の□□です。

最近のご様子はいかがでしょうか。季節の変わり目ですので、体調など崩されていませんか。

さて、来月には社内で新しいプロジェクトが立ち上がる予定です。内定者の皆さまにも、今後こうしたプロジェクトに関わっていただく機会があるかもしれませんので、ご興味があればぜひご質問ください。

また、何かご不明な点やご不安なことがございましたら、いつでもご連絡いただければと思います。

〇〇様とお会いできる日を社員一同、楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

内定承諾率を高める内定者フォローメールの工夫

内定者フォローメールは、企業への信頼度を高める大切なコミュニケーションです。成長機会や社内の雰囲気、個別のメッセージを盛り込み、不安を和らげる工夫が承諾率向上につながります。

内定承諾率を高めるために意識するべき、内定者フォローメールの工夫について解説します。

「成長できそう」と感じる内容を盛り込む

自分の将来像を具体的に描けるよう、入社後のキャリアパスや成長の機会を明示し、内定者が「成長できそう」と感じられる内容を盛り込みましょう。

たとえば、配属後の研修や先輩社員のキャリア事例、スキルアップのためのサポート体制などを紹介することで、働くことへの前向きなイメージを持ってもらえます。また、企業の将来ビジョンと個人のキャリアがどのように結びつくのかを伝えることで、内定者自身が入社後にどのように成長し、どんな役割を担えるのかをイメージしやすくなります。

入社後の入社後のキャリアパスや成長の機会に関する情報を具体的に伝えることで、内定者の不安を解消し、モチベーション向上や内定辞退防止につなげられるでしょう。

社長や現役社員からのメッセージを添える

社長や現役社員など、組織のトップや影響力のある人物からのメッセージをフォローメールに添えることで、内定者に強い印象を残すことができます。とくに社長からの歓迎の言葉や会社のビジョンを伝えるメッセージは、企業の誠実さや将来性を感じてもらうきっかけとなります。

また、研修前のメールでは現役社員から研修の思い出や心構え、実際に感じた成長ポイントなどリアルな声を届けることもおすすめです。現役社員からのメッセージは、内定者が入社後のイメージを持ちやすくなり、不安の軽減やモチベーションアップにもつながります。

一人ひとりに寄り添ったメッセージを添える

テンプレートのような画一的なフォローメールでは、内定者の心に響かず、流し読みされてしまうことも少なくありません。

一人ひとりに寄り添ったメッセージを添えることで、「このメールは自分のために書かれている」と感じてもらえるよう工夫を取り入れましょう。たとえば、内定者の名前を文中に入れたり、面接時のエピソードや個々の強み、志望動機などに触れることで、特別感や親しみやすさが伝わりやすくなります。

また、内定者が抱えている不安や疑問に対しても、個別に回答やアドバイスを加えることで、安心感や信頼感を高めることができます。

パーソナライズされたフォローメールは、内定者の入社意欲やモチベーションの向上につながり、他社との差別化にも効果的です。

具体的な一人ひとりに寄り添ったメッセージの例

・〇〇ゼミで地域活性化に取り組まれていたご経験を伺いました。当社のプロジェクトとも多くの共通点があり、〇〇さんが入社後どのような活躍をされるか今からとても楽しみにしています。

・事前課題へ真摯に取り組んでくださりありがとうございます。内容の深さから〇〇さんの誠実さや探究心がしっかりと伝わってきました。今後もその姿勢をぜひ活かしてください。

不安を払拭するアドバイスを添える

社会人デビューを控え不安を抱える内定者には、フォローメールで「やっておくべきこと」を具体的に伝えましょう。

たとえば「生活リズムを整える」「ビジネスマナーや基礎知識を学ぶ」「PCスキルや業界用語の事前学習」など、入社前に準備しておくべきポイントをアドバイスしましょう。

また、現役社員の視点でおすすめの本やWebサイト、実際に役立った情報源を紹介することで、内定者が安心して新生活をスタートできる後押しになります。

さらに、「挨拶は笑顔で」「分からないことは積極的に質問する」など、現場で役立つ具体的なアドバイスを添えると、内定者の不安解消やモチベーション向上につながりやすいです。メールによる丁寧なフォローが、入社後のスムーズな社会人生活の第一歩となります。

内定者へのフォローメールのポイント

内定者へのフォローメールにはいくつかの重要なポイントがあります。

これらのポイントを押さえることで、内定者の不安を軽減し、入社準備を円滑に進めることが可能です。

内定者が不安なく入社を迎えるために、効果的なフォローメールの送り方を解説します。

歓迎の気持ちを表現する

内定者へのフォローメールで歓迎の気持ちを表現することは、温かい印象と、受け入れてもらえる安堵感を内定者に与えます。

例えば、メールの冒頭で「ご入社を心からお待ちしております」というフレーズを使うことで、企業全体が内定者の加入を楽しみにしていることを伝えられます。

また、具体的な歓迎イベントやオリエンテーションの情報共有は、内定者が新しい環境にスムーズに馴染めるよう配慮する姿勢の表現方法です。

内定者は自分がきちんとフォローされていると感じるため、企業との信頼関係を築く一助です。

内定者の気持ちに寄り添う

内定者にフォローメールを送る際は、学生の目線に立ってメールを作成しましょう。

新社会人としての不安や疑問を抱える彼らに対し、欲しい情報の的確な提供が求められます。

例えば、社内のルールや働き方、配属先の詳細など、具体的な情報を共有することで信頼感を与えられます。

また、入社前に同じような経験をした先輩社員からのメッセージを含めることもよいでしょう。

こうした取り組みで、内定者は自分が適切にサポートされていると感じ、企業への信頼感が高まります。

入社までのスケジュールを共有する

内定者へのフォローメールで入社までのスケジュールを共有することは、非常に重要です。具体的な予定を伝えることで、内定者は今後の流れを把握し、スムーズな準備が可能です。

例えば、入社日やオリエンテーションの日程、必要な書類の提出期限などを明確に伝えることを心がけましょう。

また、企業側がしっかりと計画を立て、迎え入れの準備を進めていることが伝わることで、内定者からの信頼感も高まります。

こうした情報を早期に提供することで、内定者の不安を軽減し、入社意欲を高める効果があります。

質問への返信は早めにする

内定者にフォローメールを送る際、質問への返信を早めに行うよう心がけましょう。

内定者が抱える不安や疑問は、早期に解消してあげることで、企業への信頼を深められます。

例えば、業務内容や入社手続きに関する質問があった場合、迅速に対応することで、内定者は不安なく入社準備を進められます。

また、早い段階での対応は、企業が内定者を大切に思っていることを伝えるよい機会です。

迅速な対応で信頼関係を築き、不安を取り除くことが内定者フォローメールのポイントです。

質問や相談先を伝える

内定者にフォローメールを送る際、質問や相談先を明確にしましょう。

その結果、内定者はいつでも気軽に相談できる環境を得られます。

例えば、担当者の連絡先や専用の問い合わせ窓口を案内することで、内定者は疑問や不安を感じたときにすぐに対応してもらえることを知り、不安なく入社準備を進められます。

また、定期的にフォローメールで進捗状況を確認し、不明点がないかを尋ねることで、内定者との密なコミュニケーションが可能です。

こうしたサポート体制を整えることで、内定者は企業への信頼感を高め、入社後スムーズな職場環境への適応が期待できます。

フォローメールを送る際の注意点

フォローメールは送ればそれでよいというものではなく、適切な送信のタイミングや文面があります。

ここでは、内定者の不安感を解消するために、フォローメールの作成・送信時に心掛けたい注意点について紹介します。

メールを送る時間帯に気をつける

メールはいつでも開封して読めるため、電話ほど時間帯に気を使わなくてよいと考える人もいます。

とはいえ、仕事に関するメールは、早朝や深夜に送らないことが基本的なマナーです。

応募者にとって確認が負担になるような時間帯に送信しない配慮をすると好印象を持たれるでしょう。

また、採用活動に関するメールを早朝や残業時間内に送ると、企業全体の勤務形態について不信感を持たれる可能性があります。

そのため内定者フォローメールの送信は、営業時間内に行うとよいでしょう。

適切な送信頻度にする

内定者フォローメールが少ないと、内定者は入社までの期間に不安になったり、企業に不信感を持ったりしやすくなります。

一方で、内定者フォローメールが多すぎても、確認に手間がかかり、企業の印象を悪くする原因になります。

内定者には手厚いフォローが必要といっても、過度なメール送信にならないようにしましょう。

内定者とのやり取りは、少なすぎたり、多すぎたりしない適切な頻度を守るように心掛けることが重要です。

内定者フォローメールの頻度は、月1度程度が平均的だといえます。

最低限のビジネスマナーを守る

内定者フォローメールでは、応募者との適切な距離感を守ることも重要です。

くだけすぎた内容でメールを送ると、馴れ馴れしい印象を与え、企業への不信感増長につながります。

一方で、一斉送信の定型文メールも冷たい印象を与えやすいため控えましょう。

内定者フォローメールでは、ビジネスマナーを守って適切な距離感を保つことが重要です。

マナーを守った文章を意識しながら、個別の対応に力を入れて温かみを出すとよいでしょう。

プレッシャーを与えない

内定者フォローメールを受け取る人には、最終的にその企業に入社するかどうかを決めていない人もいます。

内定承諾に迷っている人がいる場合、過度に承諾を促すようなメールを送らないようにしましょう。

内定者に必ず入社するように迫る行為は、「オワハラ」と捉えられることもあります。

内定者フォローメールという形で内定承諾や研修参加を強制するような文章を送ることは、控えなくてはならないといえます。

入社するかどうかは、内定者自身がじっくり考えられるようにしましょう。

内定者からのメールへの返信方法。信頼を深める対応のポイント

内定者からのメールには、迅速かつ丁寧に対応し、小さな不安にも寄り添う姿勢が信頼関係を深めます。返信後も継続的なフォローを心がけ、安心して入社を迎えてもらいましょう。

内定者からのメール返信について、信頼を深める対応ポイントを解説します。

小さな不安にも丁寧に応える

内定者からの返信には、時に答えづらい質問や個人的な不安が含まれることがありますが、小さな不安にも丁寧に対応することが信頼関係の構築につながります。

テンプレート化された画一的な返答ではなく、内定者の立場や状況に寄り添い、会社やチームの雰囲気、働き方、サポート体制などの情報をできる限りオープンに伝えることが大切です。

たとえば、職場の雰囲気や入社後のサポート体制、実際に働く社員の様子などを具体的に説明することで、内定者が入社後のイメージを持ちやすくなり、不安の解消につながります。

また、どんな些細な質問にも真摯に答える姿勢を見せることで、「自分は大切にされている」と感じてもらえ、安心感や企業への信頼感が高まります。

迅速に返信する

内定者から返信があった際、最も重要なのはスピーディーな対応です。返信が遅れると、内定者は「この会社で大丈夫かな?」と不安や不信感を抱き、最悪の場合は内定辞退につながる恐れもあります。

内定者からの返信にはできる限り24時間以内に対応することを心がけましょう。もしも即答が難しい内容であれば、「ご質問の件は◯日までに回答します」と一報を入れるだけでも、内定者に安心感を与えることができます。

また、業務時間外の返信は、残業が常態化している印象を与えるため避けてください。

迅速かつ丁寧な対応を徹底することで、内定者との信頼関係を築き、入社意欲の向上や辞退防止につながります。

一度返信したら終わりではなく、その後のフォローも大切に

内定者からのメールに返信した後も、やり取りを終了せずに、その後のフォローも丁寧に行いましょう。

内定者は入社までの期間にさまざまな不安や疑問を抱えやすいため、時間をおいてから「その後、ご不安な点は解消されましたか?」といったフォローアップの連絡を入れてください。時間をおいてから発生する不安や疑問もあるため、企業側から声をかけることで、安心感や信頼感を高めることができます。

また、個人面談や懇親会など、直接相談できる機会があれば積極的に案内するのも効果的です。一人ひとりに寄り添った対応を心がけ、内定者との信頼関係を築いていきましょう。

メール以外で内定者と連絡する手段

近年、メール以外のツールで内定者と連絡を取る企業が増えています。

これらのツールは利点として、メールよりも気軽に連絡ができたり、連絡に気づきやすかったりします。

ここではメール以外の連絡ツールについて紹介するため、内定者とやり取りを行う際の参考にしましょう。

LINE

LINEは、東日本大震災以降普及したメッセージアプリで、連絡を受け取った側がメッセージを読んだかどうかを確認できることが特徴です。

国内でも比較的利用者が多く、新規でアプリ登録をせずに利用してもらえることが多い点が長所だといえます。

また、メールより気軽にメッセージを送り合え、連絡に気づきやすい点もメリットです。

メールだけでは難しい、内定者と距離を縮めるコミュニケーションに役立つツールだといえるでしょう。

Chatwork

ChatworkはLINEと同様にメッセージのやり取りができるツールですが、ビジネス向けに利用されることが多い点で区別できます。

メールより気軽に連絡しやすいことに加えてプライベートと連絡の場を分けやすく、内定者フォローに向いたツールだといえるでしょう。

初心者でも使いやすいUIを採用していますが、無料プランの場合一定時間でチャットが消える点は要注意です。

重要なメッセージはメールを用いる、保存できる形式で送るなど、メッセージの確認漏れがないようにやり取りするとよいでしょう。

Slack

Slackは、LINEのようにメールよりも気軽な形式でメッセージのやり取りができるツールです。

LINEと比べて入社後にクライアントともつなげやすく、ビジネス用メッセージツールとして使いやすいといえるでしょう。

プロジェクトごとに表示名が切り替えられることから、入社後のメッセージのやり取り用にも使い続けやすいといえます。

メールよりもメッセージを確認しやすく、重要なやり取りでもスムーズに行えるでしょう。

内定者専用チャットツール・コミュニティアプリ

内定者専用チャットツールやコミュニティアプリを導入すると、LINEなどのプライベートのアカウントと区別して使えるため、心理的負担を減らせます。

チャットツールでは全てのやり取りを一元管理できるため、効率的に内定者フォローを行えるでしょう。

また、メールと比べてリアルタイムでのやり取りが可能なことから、スムーズなコミュニケーションが実現し、内定者の不安を解消しやすくなります。

また、セキュリティ確保の面でも有用です。

内定者フォローに最適な専用チャットツール・コミュニティアプリ3選

ここでは、内定者フォローにおすすめのチャットツールや、コミュニティアプリを3つご紹介します。一般的に利用されるメールやSNSでも構いませんが、内定者フォローに優れたツールを使うことで、よりコミュニケーションがスムーズに。ツールごとの特色を把握したうえで、内定者の安心を生む活用につなげていきましょう。

Wantedly

Wantedlyは、企業の紹介ページ作成からスカウト送信、募集管理、面談設定、コミュニケーションまでを一貫して行えるプラットフォームです。内定者フォローにも特化しており、カジュアルな雰囲気のなかで個人DMのやり取りができます。

また採用担当や人事担当の顔写真・プロフィールが掲載されている企業も多く、「誰とやり取りをしているのか」のイメージを持ちやすいのも安心感の秘訣。いつでも企業情報を見直せるため、応募者の理解も深まります。

エブリONE

エブリONEは、内定者フォローに特化した「内定者専用アプリ」です。月額料金制ですが初期導入費は無料で、必要な期間・アカウント数のみ利用できます。掲示板・ブログツール・メッセージツールなど、内定者への連絡方法が複数展開されているのが魅力です。

メンバーを内定者のみに限定したコミュニティを作成でき、クローズドなSNSとしても利用可能。内定者同士での密なコミュニケーションが生まれやすいため、入社前から人間関係を構築できます。

エアリーフレッシャーズクラウド

エアリーフレッシャーズクラウドは、内定者の心理的なケアに関連する悩みを解決できるフォローツールです。使いやすいタイムライン型のデザインが特徴的で、内定者動詞や先輩社員との円滑なコミュニケーションが実現できます。

内定者はSNS機能を通じて、会社の雰囲気や働き方を知れるだけではなく、同期とのつながりも深められます。人事担当者が内定者を理解できる点でもメリットがあり、入社後のミスマッチを防げることで、入社後の円滑な運営にもつながるでしょう。

メール以外で内定者をフォローする方法

内定者に向けたフォロー方法は、フォローメールだけではありません。内定者をつなぎとめる方法は他にもあります。以下で確認しましょう。

内定者向けの交流会

内定者が内定を辞退する理由として、「会社の雰囲気が分からず不安」「会社の人間関係が不安」などがあります。内定者向けに経営者や配属部署の人との交流会を開催すれば、これらの不安を解消できるでしょう。内定者へのフォローと同時に、本採用後の早期退職も防げる点がメリットです。

また、内定者のみを集めた交流会を開くことも有効です。内定者がお互いに入社前の不安や期待を共有でき、孤独感からくる辞退を防げます。

職場見学や研修

内定者向けの職場見学・事前研修なども有効です。入社後をイメージすることで辞退を防ぎつつ、採用後すぐに戦力として活躍できる可能性を高められます。

ただし、見学や研修の回数・内容は内定者のスケジュールを考慮した上で実施することが重要です。強制参加にすると逆効果になったり、拘束時間が長いと参加者が少なくなったりします。回数・内容ともに内定者が楽しく学べる程度がおすすめです。

eラーニングでの研修

近年、内定者向け研修にWeb上で受けられるeラーニングを導入する企業が増えています。

eラーニングは内定者が企業に出向くことなく自分のペースで研修を受けられる点がメリットです。

また、集合研修に必要な人件費や場所代などの費用を抑えられるほか、受講状況の管理や分析・評価も行いやすいでしょう。

全員が共通のコンテンツを閲覧することによって、講師の質によって研修の効率に差が出ることも防げます。

効率的に内定者研修を行いたい企業は、eラーニングの導入を検討しましょう。

内定者への課題提供

決められた内容の課題を入社前に出題し、提出を義務付ける企業もあります。

このような形式の内定者フォローは、課題をこなす中で会社への理解を深めながら、内定者の主体性や学びを促せる点がメリットです。

出題される課題の内容としては、以下のものが代表的です。

  • 翌年の採用パンフレット作成
  • 簡単なレポートの作成
  • グループワーク

課題を進めながら企業について見つめ直すことで、社会人としての自覚を持たせたり、責任感を持たせたりすることにもつながります。

個人面談

内定者全員参加での懇親会・座談会などは積極的な学生には向いているものの、発言しにくいと感じる人もいます。

大勢の前では聞きにくい内容の質問をしたいと考える内定者もいるでしょう。

そのような悩みを解消するためには、個人面談の開催がおすすめです。

個人面談の機会を設ければ、集団での懇親会では引き出しにくい個人の悩みや不安についてフォローできます。

個人的に聞きたいことがない人もいるため、全員ではなく希望者のみ参加でもよいでしょう。

事例で見る | 内定者が嬉しかったと感じる内定者フォロー

ここでは、「内定者が嬉しいと感じたフォロー」の実例をご紹介します。内定者の不安を軽減し、入社意欲を高めるためには、内定者との信頼関係を築く双方向のコミュニケーションが鍵となります。他社の事例から効果的なフォローを学んだうえで、自社の社風や目的に応じた施策を探していきましょう。

株式会社アルプスピアホーム

株式会社アルプスピアホームでは、内定者を対象としたフォロー研修を実施しています。より具体的に普段の仕事をイメージできるように、先輩社員による直接的な研修を導入。お客様の立場にも立ちつつ、説明やワークなどをおこないます。

また内定者同士がインタビューし合う取り組みも活用し、交流を通して関係性を深めています。企業の良い部分だけではなく、今後の課題なども把握してもらうことで、お互いのミスマッチ防止を実現しているのが特徴です。

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズ

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズは、内々定後の辞退の多さが課題となっていました。そこでさまざまなイベントを通してコミュニケーションをおこなうことで、内定承諾率が昨年比15%向上。採用目標をクリアし、良い雰囲気で内定式を迎えられました。

具体的な施策は、「人狼座談会」や「おえかきコミュニケーションワークショップ」など独自性が高いもの。面接だけでは見えない人間性や個性をシェアし合えた結果、内定者同士の深い関係性が構築されました。

ソフトブレーン株式会社

ソフトブレーン株式会社の内定者フォローでは、対面形式での懇談会を実施しています。具体的には、本社見学や自己紹介プレゼン大会、レストランでの食事会などを通じて、内定者間のエンゲージメントを深めることに成功しています。

とくに食事会前のプレゼンは、参加者の緊張を和らげるだけでなく、会話の糸口として効果的なのだとか。イベントとして自己開示をおこなうことでお互いへの理解や興味関心が深まり、交流を盛り上げています。

まとめ

内定者へのフォローメールは業務負担が増えると考える採用担当者もいるでしょう。しかし、人材不足が深刻である今、時間をかけて選考した内定者を失うことは自社にとって大きなリスクです。

内定者へのフォローメールは、入社後の定着にもつながり、大きなリターンをもたらします。自社の安定した採用のため、内定者へのフォローは積極的に実施しましょう。

内定辞退を防ぎたいと考えている企業様には、株式会社ABABAがおすすめです。ABABAの提供するサービスは、内定承諾率67.5%の高さを誇る高精度のマッチングが特徴です。

◆ABABAの特徴

・ライバル企業の最終面接を受けた優秀な人材に対してアプローチできる
・同業他社を志望している就活生の場合、希望業界や思考性に共通する部分もあり、無駄なく効率的にスカウトができる
・自社の実施するフォローと並行して、内定辞退の取り組みを実施できる

また、新卒スカウトシステムは45,000名を超える就活生が利用しており、企業から就活生に向けた100万を超えるスカウトが生まれています。

ABABAを利用する企業の94%が選考時間の削減に成功し、不採用者にも独自機能のお祈りエールを活用することで、採用担当者の精神的負担を減らすことができます。

サービスの概要についてはこちらの動画をご覧ください。

またABABAのお役立ち資料では内定辞退を防ぐ9つの施策を紹介しております。ぜひ参考にしてください。

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