スカウトメールとは？スカウトメール作成のポイントや例文を紹介！

条件や求める人材に合致する就活生に対して、企業が直接スカウトの提案をする、「スカウトメール」は新卒採用過程で使われる手法のひとつです。

スカウトメールを送ることで、企業はピンポイントに、求める学生へ自社をアピールできます。

就活生が「入社したい」と思えるスカウトメールはどのように作成すればよいか、迷う採用担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、スカウトメールについて、作成のポイントや例文をまとめました。

新卒採用担当の方は参考にしましょう。

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スカウトメールとは？　

スカウトメールとは、採用担当者が自社に欲しいと思った求職者に対して送るメールのことです。

採用条件や求める人材に合致しそうな人材に向けて、メールで自社の魅力を伝え、面談やイベント、選考などに誘導します。

企業にとっては欲しい人材がピンポイントで確保できるため、スカウトメールの成功率を高めることが重要です。

スカウトメールが注目される理由

スカウトメールが注目されている背景には、昨今の採用市場があります。少子高齢化の進行で生産労働人口が減少し、採用競争が激化しています。今まで通り企業が求人を出して求職者の反応を待つだけでは集まらなくなりました。求職者優位の売り手市場が続くと、知名度が低い中小企業はなかなかよい人材に巡り合えません。そのため、企業側からアプローチをかけるスカウトメールが注目されています。

スカウトメールの種類

スカウトメールは2種類存在しています。1対1で送付できるものと、1対多数に送付できるものです。詳しく見てみましょう。

オープンオファー

オープンオファーは1対多数に送付できるスカウトメールです。欲しい人物像を広く定義し、多数の学生に向けて送信します。欲しい人物像や募集要項などをまとめ、広く応募を集めることが目的です。オープンオファーに書かれている内容は求人広告とほぼ同じといえるでしょう。

プライベートオファー

プライベートオファーは1対1に近い形で送付できるスカウトメールです。特定の条件を満たした学生に、特別オファーと謳って送付します。学生の経歴やスキルを細かく確認して送付するタイプと、属性を絞って複数の学生に送付するタイプがあります。

スカウトメールに記載する内容

スカウトメールは企業が求める人材に対して直接アピールできる有効な手段である一方、作成文を誤ると就活生からネガティブなイメージを持たれる可能性があります。

ここからは、スカウトメールに必ず含める内容と記載時に注意することについてまとめました。

採用担当者の自己紹介　

就活生から怪しいメールだと思われないように、送信者の所属と名前を記載しましょう。

名前を明記することで、自分に向けて個人的に送ってきてくれていることが伝わり、求職者の安心感や信頼、企業への好印象につながります。

就活生からの返信率向上も期待できるでしょう。

スカウトした理由　

突然スカウトメールが来ると、求職者は「なぜ自分にスカウトメールが来たのだろうか？」と戸惑う可能性があります。

スカウトした理由が明確に伝わるよう、分かりやすく理由を記載しましょう。

メールを送るにあたって、学生1人ひとりの自己PRやレジュメを改めて見返すこともおすすめします。

学生の資料をもとにメールを作成することで、学生は「自分に送られている」と感じられ、好印象が得られるでしょう。

企業説明　

会社や事業の概要、業績、経営理念や人材戦略など、自社のアピールポイントとなる部分を端的に伝えましょう。

スカウトメールを送るにあたって、学生に「ここで働きたい」と前向きに考えてもらうことが重要です。

ペルソナに基づいてどのような内容を伝えることが効果的か検討しましょう。

入社後のイメージ　

企業の概要を説明した後は、入社後のイメージを伝えることも大切です。

入社後、どのように活躍できるのかや、どのように成長して行けるのかなどの、キャリアビジョンをスカウトメールの文中で記載することで、学生は入社後のイメージを具体的に想像できるでしょう。

就活生の多くは、「スキルアップできる」「成長できる」などのキーワードに惹かれやすい傾向にあります。

スカウトメールの内容に、なんらかの形で盛り込むとよいでしょう。

就活生にお願いしたいアクション　

突然のスカウトメールが来た就活生は、どのように返信やリアクションをしたらよいか迷ってしまう可能性もあります。

就活生を困らせたり、迷わせたりすると、せっかくのスカウトメールも、返信率が低くなる可能性があります。

メールの締めには、就活生にお願いしたいアクションを具体的に提示するようにしましょう。

どのようにリアクションすればよいか明示されていると、その後の対応にも困らず、好印象が期待できます。

スカウトメールの開封率を上げるポイント

スカウトメールを送っても、学生に見てもらわなければ意味がありません。ここでは、開封率を上げるためにできることを3つ解説します。

魅力を伝える件名にする

1つ目が件名の工夫です。内容が分かるだけの単純な件名では、開封率は上がりません。

学生にとって魅力的な文言を入れるだけでも開封率は上がります。会社の将来性や働きやすさ、福利厚生、雰囲気の良さなど、何かしらメリットとなる情報はありませんか？その情報を件名に盛り込み、詳しく読んでみたくなる気持ちを高めましょう。

新規登録者や経歴更新したばかりの人を狙う

2つ目は新規登録者を狙うことです。登録して時間が経つと、メールを見る頻度が下がる傾向にあります。逆に登録したての場合、就活へのモチベーションも高く、メールすべてに目を通す可能性があります。利用するサービスによっては新規登録者やレジュメを更新した人に絞って送信できるので、積極的にスカウトメールを送信しましょう。

送信する時間を選ぶ

3つ目は送信時間です。学生がスマートフォンを触っている確率が高い時間帯に送ってみましょう。通学・帰宅時間や昼休み、授業終わりの時間などが狙い目です。休日の前日もよいでしょう。

また、募集職種に合わせて時間帯を分けることも一つの手です。理系学生向けのスカウトメールを文系学生よりも遅い時間に設定することもできるので、学生の生活リズムに合わせて対応しましょう。

スカウトメールの返信率を上げるポイント

いざ開封してもらったとはいえ、返信をもらわなければ選考につながりません。選考につなげるために、スカウトメールの返信率を上げるポイントを3つ解説します。

送付相手に合わせて特別感を出す

1つ目は送付する相手に合わせて文章を工夫することです。ツールごとにスカウトメールのフォーマットはありますが、それをそのまま送るだけでは返信率を上げられません。相手にとって特別感のある個別の文面を盛り込むことがポイントです。相手の経歴やスキルなど、魅力に感じる点を具体的に挙げ、特別に送っていることが伝わる本文を作成しましょう。

ネガティブワードを避ける

2つ目はネガティブワードを避けることです。使う言葉によって相手に与える印象は大きく変わります。

「大量採用」「急募」などは、誰でもよいから採用したいと捉えられ、よくない印象を与えてしまいます。職種にもよりますが、「早期キャリアアップ」「ベンチャー」「実力主義」などのワードも返信率が低い傾向にあるため、使わない方がよいでしょう。

相手の気持ちに寄り添った文面を心掛ける

3つ目のポイントは、相手に寄り添った文面を書くことです。

スカウトメールはいわばラブレターのようなものです。相手のことを一切考えず、一方的に自分の思いを書いても嫌がられてしまいます。求める人材や事業内容を書いて終わりにせず、応募者の気持ちに立って、応募者が求める条件や待遇を上手に盛り込みましょう。

良いスカウトメールの例文　

就活生個人に対して送信したことが伝わるメールだと、就活生からの返信率の向上が期待できます。

よいスカウトメールの例文を確認し、採用活動へ活かしましょう。

件名:〇〇様の経歴を拝見しました!
ぜひ一度お話ししてみませんか？

初めまして。
〇〇社にて採用担当をしております、〇〇と申します。
〇〇様のプロフィールを拝見し、ぜひ一度お話ししたく、ご連絡いたしました。

〇〇様のプロフィールからは、学生時代の留学経験、サークル活動から好奇心が旺盛でチャレンジ精神の旺盛な印象を受けました。
また、留学中にさまざまな国籍の学生と積極的に交流する様子や、サークルの代表として意欲的に取り組んだ経験から、コミュニケーション能力の高さとリーダーシップを兼ね備えた人材だと判断しました。

弊社ではさまざまな人と関わる業務が多いため、〇〇様のコミュニケーション能力とリーダーシップを是非とも生かしていただきたいと考えております。

また、弊社では〇〇様のキャリアビジョンに合わせて研修や資格取得などスキルアップの機会もあるため、好奇心とチャレンジ精神旺盛な〇〇様にご活躍いただけるのではないかと考え、スカウトいたしました。

社員の定着率は9割を超え、社内アンケートでは職場環境の満足度で高い評価を獲得しております。
好奇心とチャレンジ精神旺盛な〇〇様には、ぜひ弊社にてご活躍いただきたく、一度詳しくお話をさせていただけないでしょうか？

次の日程でご都合のよい日時を選択していただき、返信していただけますと幸いです。

ご不明点がありましたら気軽にご連絡ください。

ご検討の程、どうぞよろしくお願いいたします。

悪いスカウトメールの例文　

手当たり次第送信したような印象を受ける定型的な内容だと、就活生に「自分でなくてもよいのでは？」と捉えられ、優秀な人材獲得へはつながらない可能性があります。

ここからは、悪いスカウトメールの例文をまとめました。

採用担当の方は悪いスカウトメールの特徴を確認し、採用活動へ活かしましょう。

件名:未経験可！ノルマなし！〇〇職大量募集中です。

こんにちは。
〇〇社の採用担当です。

弊社では現在〇〇職の求人を大量募集しています。

未経験可、学歴不問、人柄重視の採用です。

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ノルマなし、和気あいあいとした雰囲気の弊社で、経験を積みませんか？

興味のある方は弊社ホームページよりお問い合わせください。

たくさんのご応募お待ちしております。

まとめ　

優秀な人材の確保は膨大な労力がかかる作業です。

直接自社のよさや入社して欲しい意思を就活生に直接伝えられるスカウトメールは、自社の求める人材に直接アピールし、獲得できる手段として有効です。

一方で、スカウトメールの内容によっては就活生からの好印象が得られず、人材確保につながらない場合もあるため、注意しましょう。

効率的に優秀な人材を確保したい採用担当の方は、株式会社ABABAが提供するスカウトサービスの活用がおすすめです。

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