スカウトメールの返信率は？返信率を上げるポイントを解説！
近年、採用活動は多様化しています。従来の採用活動は、求人を出して応募が来ることを待つ方法が主流でした。その一方で、企業側が自社に合う人材を探してスカウトする採用方法も増えています。
そこで今回は、企業側がアプローチする採用方法の一つであるスカウトメールについて、内容や返信率、返信率を上げるポイントについてご紹介します。
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スカウトメールとは？
企業の採用担当者が、自社に欲しいと思った候補者に対して直接送るメールのことです。従来の求人のように、候補者からの応募を待つのではなく、企業が能動的にアプローチする点が特徴です。
求人を出しても、なかなか応募が来ないと悩む企業は少なくありません。応募が来ない場合は、企業側が動いて興味を持ってもらうことが大切です。
自社の求めるターゲット層が多く登録するサービスを活用して、求める人物像の人材を探し、スカウトメールを送りましょう。
スカウトメールの返信率は？
スカウトメールを送るだけでは、必ずしも自社に興味を持ってもらえるとは限りません。なぜなら、スカウトメールの平均返信率は10％前後とされているためです。
つまり、スカウトメールを送っても開封してもらえず、興味を持ってもらえない可能性もあるため、工夫が必要です。企業の知名度や媒体などによってばらつきはありますが、返信率は低めであることを理解しましょう。
スカウトメールで返信率以外に注目する数値
スカウトメールは返信率に目が行きやすいものの、返信率以外にも以下の数値に注目します。
- 開封率
- 開封後求人閲覧率
- 求人閲覧後返信率
それぞれの数値の概要を解説します。
開封率
スカウトメールが開封された率のことです。スカウトメールを送っても、そもそも開封してもらえなければ返信をしてもらうことも、自社をアピールすることもできません。
開封率が低い原因は、ターゲットの選定方法かメールタイトルのつけ方に問題があります。特に、メールが届いて最初に目にするメールタイトルは重要です。メールを開封したくなるようなメールタイトルにしましょう。
開封後求人閲覧率
メールを開封して読んだ後、求人を閲覧した率です。メールを開封して、求人に興味を持ってもらえれば求人を閲覧してもらえます。求人を見た後、返信するかを検討する段階です。
開封後求人閲覧率が低い際は、メールの内容や表現に問題のある可能性があります。雇用条件がよくても、求人を見てもらえないと応募につながりません。メールの内容や表現を工夫して、求人を見てもらえるように誘導しましょう。
求人閲覧後返信率
メールを開封して読んだ後、求人を閲覧した上で返信した率のことです。求人情報にアクセスし、興味を持ってもらえると返信がもらえます。返信をもらうことで、応募者にアプローチができたり選考に進めたりします。
求人閲覧後返信率が低い理由は、求人内容に問題があるためです。求人を見てもらえても、雇用条件が悪かったり魅力を感じてもらえなかったりすると返信はもらえません。競合他社と比較して、雇用条件が水準を下回っていないかを確認しましょう。
中小企業は経営に余裕がなく、雇用条件を極端によくすることは困難です。しかし、最低限業界の水準程度にすることで候補者を集められる可能性が高まります。
スカウトメールには3種類ある
スカウトメールには、大きく分けて3つの種類があります。それぞれ目的やアプローチ方法が異なり、応募者に与える印象や効果も変わってきます。種類ごとの特徴を理解することで、自社の採用戦略に合ったスカウトを打ち出すことができ、より効果的に候補者との接点を築けるでしょう。
オープンオファー
オープンオファーとは、不特定多数の候補者に向けて送信するスカウトメールで、採用活動において最も手軽に実施できる方法の一つです。特定の条件やスキル要件を設けず一斉配信するため、担当者の工数を最小限に抑えながら広範囲にアプローチできるのが大きな特徴です。その反面、応募者の志望度や適性にばらつきが出やすく、マッチング度合いが低くなるリスクもあります。しかし、まずは候補者の母集団を形成したい段階や、知名度向上を狙いたいフェーズでは非常に有効で、企業の存在を多くの人材に知ってもらうきっかけとしても役立ちます。
条件一致オファー
条件一致オファーとは、特定の条件に合致する候補者に対してスカウトメールを送信する方法です。経験年数やスキル、資格、希望勤務地など、企業が設定した条件に基づいて候補者を抽出するため、オープンオファーよりも反応率が高くなりやすいのが特徴です。また、あらかじめ条件を絞り込むと、企業が求める人物像に近い候補者へ効率的にアプローチでき、採用後のミスマッチを減らす効果も期待できます。無駄な母集団形成に時間をかけず、精度の高い候補者と接点を持ちたい場合に有効な手法といえるでしょう。
完全一致オファー
完全一致オファーは、企業が求める条件に完全に合致する候補者にだけスカウトメールを送信する方法です。経験やスキル、資格、勤務地などの要件を満たす人材に限定してアプローチするため、スカウトメールの中でも応募につながる可能性が最も高い手法とされています。また、条件を満たす候補者に直接声をかけるため、候補者にとっても「自分の強みが評価されている」と感じやすく、企業への好意的な印象を持ってもらいやすいのもメリットです。効率性と成果を重視する場合に有効なアプローチといえるでしょう。
スカウトメールの返信率を上げるには？
求人サービスを利用してスカウトメールを送る際には、所定のサービス利用料がかかります。費用を支払ってスカウトメールを送っているにも関わらず、なかなか返信が来ない事態は避けたいでしょう。
スカウトメールの返信率を上げるためには、いくつかのポイントがあります。そこでここからは、スカウトメールの返信率を上げるポイントについてご紹介します。
メールを送るタイミングを検討する
学校終わりの時間帯や学校がない土日の昼間など、学生がメールを確認しやすいタイミングに配信すると、開封率が上がって返信率も上がります。これは、確認ができない時間に送ると、他のメールに埋もれてスカウトメールに気づいてもらえない可能性があるためです。
また、土日の朝早く、または夜遅くのスカウトメールは、ブラック企業ではないかと疑われる可能性があり逆効果です。
よい人材を見つけたらすぐにメールを送るのではなく、学生が確認しやすく不信感を抱かないタイミングで送りましょう。
ターゲットを明確にする
ターゲットを明確にしてから、人材を探したりスカウトメールを送信したりしましょう。なぜなら、求職者の職種やポジションが明確でないとメールの内容が定型文になりやすいためです。
例えば、ITエンジニアを探す場合は、開発環境やリモート勤務の可否など、学生が気になるであろう内容を盛り込むことで興味を持ってもらえます。
定型文のメールは熱意が伝わらず、返信率が下がります。ターゲットを明確にして、ターゲットに刺さる内容のスカウトメールを送りましょう。
開封したくなる件名にする
スカウトメールは、件名の工夫も必要です。
いくら内容を工夫しても、開封してもらわなければ意味がありません。そのため、内容だけではなく開封したくなる件名にすることも大切です。
市場価値の高い人材であればあるほど、多数の企業からスカウトメールを送られてきている可能性があります。多くのスカウトメールのなかから自社のスカウトメールを見てもらうためには、「このメールは自分にだけ送られている」と感じる特別感の演出が大切です。
文章を簡潔でわかりやすくする
「自社の魅力を知ってもらいたい」「業務内容や雇用形態を細かく記載したい」とお考えの方もいるでしょう。しかし、スカウトメールの内容は簡潔にまとめることが大切です。なぜなら、極端に長い文章や主張が分かりにくい文章は、メールの途中で離脱される可能性が高まるためです。
学生が知りたい内容を中心に、文章を端的にまとめましょう。
興味を持った理由を伝える
スカウトメールを送ることは、その人に興味があることを意味します。候補者のどのような点に魅力を感じたのか、なぜその点が魅力だと思ったのかを具体的に記載しましょう。興味を持った理由について伝えることで、誰でもよいからスカウトメールを送ったのではなく、「あなただから送った」と候補者に感じてもらえます。
前述の通り、メールを開封して返信してもらうためには、特別感の演出が必要です。内容を簡潔にまとめつつ、興味を持った理由も記載しましょう。
相手が知りたい情報を記載する
相手が知りたい情報を記載することで、興味を持ってもらえたり相手が自社について調べたりする手間を省けます。
具体的な仕事内容や待遇・やりがい・オフィス環境など、相手が就職先を選ぶ上で必要な情報や、入社後に働くイメージが湧くような情報を伝えましょう。
魅力や自社について知ってもらいたいと思うものの、スカウトメールでは自社が伝えたいことよりも、候補者が知りたい情報や興味がある情報を伝える方が大切です。
次のアクションを簡単にする
次のアクションを簡単にすることで、候補者が返信しやすくなることを意識しましょう。「カジュアル面談」や「スカウトメールへの返信による質問の受付」など、候補者に求める行動は簡単なことが大切です。
アクションを簡単にすることで、候補者とのコミュニケーションを継続し、関係が途絶えることを防ぎます。その結果、自社をアピールしやすくなり、興味を持ってもらえるきっかけが作れます。
送信者の人となりを明らかにする
送信者の名前と肩書だけではなく、個人的な状況や経験を入れることも一つの手です。なぜなら、送信者の人となりが明らかになることで、親近感を持ってもらえるためです。
ビジネスメールの堅苦しい文章では、送信者のことをイメージできません。機械的な印象になり、不信感を抱くこともあります。しかし、送り手を想像できるような情報があると、候補者は親近感を抱く傾向があります。
送信者の人となりを明らかにすることで、自社に興味を持ってもらうことにつながるでしょう。
メールを再送する
面談を強く望むターゲットの場合は、一定の期間を置いてスカウトメールをもう一度出す方法もあります。メールを再送することで、面談を望む気持ちの強さを伝えられます。
ただし、メールを再送する際は内容を変えることが大切です。2回目のメールであることや、なぜ2回送ってまで面談をしたいと考えているかなどを踏まえた文章に変更しましょう。
文面が同じまま送ると、「何度もテンプレートを送っている」と感じて逆にイメージの悪化につながるでしょう。
ポジティブワードを盛り込む
スカウトメールでは、自社が求める人物像に合わせてポジティブワードを盛り込むことが効果的です。例えば「福利厚生充実」や「有給消化率が高い」といった表現は、候補者に安心感を与え、企業に対する信頼感を高める要素となります。また「働きやすい環境」「スキルを伸ばせるチャンス」など前向きな言葉を加えると、候補者は「この会社なら自分らしく働けそうだ」と感じやすくなります。応募意欲を喚起するには、事実に基づいた魅力的な表現を意識して取り入れることが重要です。
新規登録者や3日以内にログインした候補者に送る
スカウトメールは、タイミングを意識して送ると効果が高まります。特に、新規登録者や3日以内にログインした候補者に送信すると、開封率のアップが期待できます。こうした候補者は就職や転職への意欲が高く、スカウトメールを確認する頻度も高いため、反応率の向上につながるでしょう。さらに「登録したばかりの熱量」を逃さずアプローチできる点も大きなメリットです。候補者の行動データを活用し、関心度の高いタイミングでスカウトを送ると、効率的かつ効果的な母集団形成ができます。
スカウトメールの返信率が下がる要因
スカウトメールの返信がなかなか来ない場合、定型文の送信や文章が長いことに原因がある可能性もあります。定型文や文章の長さが返信率を下げる理由について解説します。
ターゲットを外している
ターゲットを適切に絞れていないと、スカウトメールに対する返信は増えません。
スカウトメールを送信する際は、ターゲットの選定が重要です。しかし、スカウトメールを送るターゲットが具体的に絞れていないことや、ターゲットの選定が誤っていると的外れな人にメールを送ってしまい、興味を持ってもらえません。
スカウトメールを送る前に、自社が求める人物像を元にターゲットを明確に定めましょう。ターゲットが絞れたら、新規登録者や登録内容を更新したばかりの人などを狙うこともおすすめです。
定型文だと思われている
スカウトメールが明らかに定型文と分かると、返信率は下がります。なぜなら、定型文は特別感を演出できず、「自分でなくてもよい」と思われるためです。
また、ターゲットを決めずに定型文を作ると、あまりに幅広いカテゴリを前提としたメールになる傾向です。すると候補者は「自分以外にも同じメールを送っているのだろう」と思い、読み飛ばされる可能性が高まります。
内容が抽象的になっている
抽象的な内容は、返信率を下げる要因です。なぜなら、「残業はほとんどない」「社員も仲良くアットホームな雰囲気」など、具体的な裏付けのない表現は信頼性を落とすためです。
メールの内容は、可能な限り具体的に記載しましょう。数値で表せる内容は数字で表記し、候補者が仕事内容をイメージしやすくすることへの配慮が大切です。
文章が長い
長すぎる文章を送ると、返信率が下がります。なぜなら、長文のメールが届くと読むことが面倒になるため、最後まで読まれない傾向が強くまります。
スカウトメールでは、1分ほどで読める文量の400〜500文字前後が理想です。さまざまな情報を入れたいものの、優先順位を決めて特に必要な情報のみを簡潔に、分かりやすく記載しましょう。
企業本位なワードが含まれている
企業側の都合によるワードが多く含まれていると、メールを受け取った人は不信感を抱きます。企業本位なワードとは、以下のようなワードです。
- 急募
- 学歴不問
- 大量採用
- 未経験歓迎
前述のワードを使うと、候補者に不信感を抱かせてしまって逆効果です。どのような事情でスカウトメールを送っていたとしても、候補者が欲しい情報を提供することの意識をしましょう。
専門用語が分かりにくい
専門用語を使いすぎると、返信率が下がります。
自社が属する業界内では当たり前に使われている用語でも、一般的には知られていない用語がたくさんあります。特に、専門性の高い職業では専門用語が多く、経験豊富な人でなければ意味は分かりません。未経験の人や実績が浅い人にスカウトメールをする際は、専門用語の使い過ぎには注意しましょう。
また、専門用語の使い方を間違ったせいで不信感を抱かせるケースもあります。専門用語を使う際は、誤りがないようにします。
さらに、RPA、ブロックチェーンなどの流行りのワードを入れようとして、同業他社と似通った内容になることはNGです。競合他社と差別化をして、自社に興味を持ってもらいましょう。
自社アピールが多い
スカウトメールでは、自社に興味を持ってもらうためにミッションやビジョンを伝えること自体は有効です。しかし、自社アピールが多すぎると逆効果になり、候補者に「売り込み感」が強く伝わってしまいます。特に公式サイトを見れば分かるような基本情報を、長々と記載する必要はありません。「詳細はこちら」とURLを貼り付けて補足すれば十分です。大切なのは、自社の説明よりも「候補者にどんなメリットがあるのか」を伝えること。相手の視点を意識して情報量を調整すれば、スカウトメールの好感度や返信率を高められます。
スカウトメールの返信率がどうしても改善しないときの対策
スカウトメールの件名や文面を工夫しても、思うように返信率が上がらない場合があります。そのときは、配信対象やタイミング、メールの設計そのものを見直す必要があります。候補者が読みたいと思える工夫を積み重ね、改善に取り組むことが重要です。
ターゲットを見直す
スカウトメールの返信率がなかなか改善しない場合、そもそもターゲット設定がずれている可能性があります。さまざまな工夫を重ねても成果が出ないときは、まずターゲットやペルソナを見直すことが大切です。自社の現状や将来の事業展望を考慮し、その中で必要とされる人物像を明確にすると、より適切な候補者にアプローチできるようになります。結果として、候補者の興味や関心にマッチしたスカウトが可能となり、返信率改善にもつながります。
候補者への理解を深める
ターゲットやペルソナを明確に設定していても、候補者への理解が浅いとスカウトメールが響かない内容になってしまう場合があります。表面的な条件だけでなく、候補者がどのような生活を送っているのか、どんな価値観を持ち、どのようなキャリアを描こうとしているのかの深掘りが大切です。さらに、スカウトメールを受け取ったときに候補者がどのような行動を取りそうかを想定しておくと、より効果的なメッセージが作れます。候補者への理解を深めると、返信率の向上が期待できます。
媒体を変えてみる
どうしてもスカウトメールの返信率が改善しない場合には、媒体を変えてみるのも一つの方法です。いくらメッセージの内容を工夫しても、自社のターゲットとなる候補者が利用していない媒体でスカウトを送信し続けていては非効率的です。そこで、候補者層が多く集まる媒体に切り替えると、より高い返信率やマッチ度の高い応募を得られる可能性があります。媒体ごとの特性を把握し、自社の採用ターゲットと相性のよいチャネルを見極めて選択することが重要です。
まとめ
新卒採用の応募が集まらない場合は、自社からアプローチをしてニーズに合う人材の獲得を目指しましょう。
アプローチする方法の一つとして、スカウトメールを送る方法があります。しかし、スカウトメールの返信率は10％前後と低めです。開封や返信してもらえるように工夫をして、自社に合う人材を獲得しましょう。
自社からアプローチする採用方法には、新卒スカウトサービスABABAの利用もおすすめです。なぜなら、ABABAには以下の特徴があるためです。
◆ABABAの特徴
| ・他社の最終面接まで進んだ優秀な人材にのみアプローチできる ・学生の情報が可視化されていて、自社に合う人材を見つけやすい ・スカウト承諾率は高水準の10% |
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