採用計画とは？採用計画の立て方を徹底解説！
採用計画とは、企業の成長や競争力に直結する重要な業務の1つです。そのため、効率的かつ効果的な採用を実現するには、事前に綿密な採用計画を立てることが不可欠です。採用計画の適切な策定によって、必要な人材をタイムリーに確保し、事業の目標達成に貢献できるでしょう。
本記事では、採用計画の基礎から具体的な立て方までを徹底解説し、採用担当者が実務に活かせるノウハウを紹介します。
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採用計画とは？
採用計画とは、企業の目標達成や成長戦略を実現するために必要な人材を適切に確保し、効果的に配置する計画のことです。この計画では、配属予定の部署・必要な採用人数・採用時期・求める人物像・採用手法などが具体的に定められます。採用計画を策定することで、人材不足や採用時期の遅れなど、リスクを回避しやすくなるでしょう。
また、採用活動をスムーズに進めるための基盤を整える役割も果たします。採用計画は、組織全体の人材パフォーマンスを向上させ、長期的な成長に貢献する重要なステップです。
採用計画が重要な理由
企業の成長には、適切な人材の確保が欠かせないため、計画的な採用活動が重要です。明確な採用計画がなければ、求める人材を確保できず、組織の成長が停滞する可能性もあります。
ここでは、採用計画が重要な理由について解説します。
採用基準を共有するため
採用計画とは、企業が求める人材を確保するための戦略であり、採用基準の共有は重要です。企業全体で求める人材像を明確にし、一貫した評価基準を設けることで、適切な人材の確保が可能です。
基準が曖昧だと現場のニーズと採用方針がずれ、ミスマッチの生じやすいリスクがあります。採用基準の統一は、面接官ごとの評価のばらつきを防ぎ、公平な選考を実現します。結果として、長期的に活躍できる人材の採用につながるでしょう。
効率的な採用活動を行うため
採用活動を円滑に進めるには、採用計画を事前に策定して、全社での共有が重要です。採用計画とは、必要な人材の特定から選考プロセス、採用後のフォローまでを体系的にまとめたものを指します。計画の明確化によって進捗状況が把握しやすく、迅速な意思決定が可能です。
また、各部署が求める人材要件を理解し、適切な役割分担によって、採用業務の負担を軽減できます。選考のスピードを最適化し、競合他社との差別化を図ることも重要です。
採用市場の変化に対応するため
採用市場は年々変化しており、労働人口の減少や人材不足が深刻化しています。このような状況に対応するには、現状を把握し、適切な戦略立てが求められます。採用計画とは、自社に必要な人材を明確にし、適切な時期に確保するための計画です。
市場の変化を踏まえ、採用手法の見直しやターゲットの拡大によって、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。さらに、柔軟な雇用形態や働き方の多様化に対応することで、求職者にとって魅力的な環境を整え、採用成功につなげられます。
採用計画を決める前にすること
採用計画を立てる前に、自社の現状と課題を明確にしておく必要があります。また、自社の採用計画をより効果的にするためには、市場や他社の状況を押さえなければなりません。
ここでは、採用計画を決める前に確認しておくべきことをまとめました。
経営方針や事業計画を確認する
採用計画は、自社の経営方針や事業計画と連動する必要があります。企業が掲げる目標や戦略に適合した人材を確保するためには、経営方針や事業計画を詳細な確認が重要です。このプロセスでは、事業の成長に必要なスキルや経験のある人材を特定し、それに応じた採用人数や時期を決定します。
また、事業計画を理解することで、将来的な人材ニーズを予測し、長期的な採用戦略を構築する手助けとなるでしょう。経営方針との整合性が高い採用計画を立てることは、効率的な人材確保に直結します。
求める人物像を決める
採用計画において、求める人物像の具体化は重要なステップです。現場で直面している課題や今後の経営方針を踏まえ、必要なスキルや経験、価値観などをリストアップします。また、スキルや資格だけでなく、行動特性や勤務条件、性格面の適性なども考慮します。
これによって、ペルソナ設計がより具体的になり、採用プロセス全体の精度が向上するでしょう。このように明確な基準を持つことで、採用後のミスマッチを減らし、企業に適した人材の確保が可能です。
採用の課題を洗い出す
採用計画を改善するためには、前年の採用活動を振り返り、課題の洗い出しが不可欠です。採用プロセスの各段階を見直し、エントリー数や内定辞退率、採用費用などのデータを分析することで、改善点を明確にできます。
また、部署や職種でヒアリングを行い、現場のニーズ把握も大切です。企業全体の課題を横断的に把握することで、的確な採用計画を立案できます。過去のデータと現場の声を活用した課題の特定が成功のポイントです。
採用市場を分析する
採用計画を効果的に立てるには、採用市場の動向把握も重要です。市場の状況は、国内経済や新卒ルールの改定、求人倍率の変動などによって年々変化します。
政府の求人倍率調査・経団連の指針・人材系企業の学生アンケートなどを活用し、求職者の行動や希望条件を分析することで、適切なスケジュールと採用方法を計画できます。市場のトレンドを理解することで、ターゲット人材の確保がよりスムーズに進むでしょう。
競合他社の分析を行う
採用計画を成功させるためには、競合他社の動向リサーチが不可欠です。同じ業界内での給与水準や福利厚生、採用活動の方法を把握することで、自社の魅力を効果的に伝える手段を見つけられます。
また、競合企業が行っているプロモーションや選考過程の特徴を分析し、差別化できるポイントの検討も重要です。競合他社より魅力的な条件や独自性を打ち出すことで、求職者の注目を集めやすくなるでしょう。
採用計画の立て方
採用計画を立てる際には、自社の戦略や目標を明確に理解し、最適な方法で人材確保を目指すことが重要です。企業の成長戦略と連動した採用計画を策定することで、効果的な人材確保と効率的な配置が可能となるでしょう。
ここでは、採用計画の立て方を紹介します。
採用戦略を立てる
採用計画を成功させるためには、明確な採用戦略が必要です。経営方針や事業計画をもとに、採用の目標や目的を具体化します。
他社に勝って求める人材を獲得する戦略が採用戦略であり、それをどのように成し遂げるかが採用計画です。両者はお互いを補完する関係にあり、どちらかだけでは成立しません。
戦略的な採用計画を立てることで、組織の成長を効果的に支える人材確保が可能となるでしょう。
また、採用戦略について詳しくは以下の記事をご参照ください。
採用戦略とは？立案の流れ・メリット・実行する際のポイントを紹介
採用する職種や人数を決める
採用計画を立てる際は、はじめに採用する職種や人数の明確化をします。必要な人員の決定方法には、現場の意見をヒアリングして算出する方法と、人件費や企業の利益から逆算する方法があります。現場の声を反映すれば、業務負担の偏りを防ぎやすくなり、適切な人員配置が可能です。
一方で、費用面を考慮することで、採算を意識した採用計画が実施できます。これらの要素を総合的に判断し、最適な採用人数を決めることが重要です。
雇用形態を明確にする
採用計画を策定する際、雇用形態の多様性に目を向ける必要があります。
正社員採用に偏ることなく、業務委託・パートタイム・契約社員など、多様な雇用形態を組み合わせることで、組織のニーズへ柔軟に対応可能です。
企業が目指す戦略を実現するためには、人材要件を細かく定義し、それぞれの役割に適した雇用形態の選択が求められます。リソースを効率的に活用し、採用計画の最適化ができるでしょう。
採用基準を設定する
採用計画を実行するには、採用基準の明確な設定が不可欠です。基準を設定する際には、必須条件と望ましい条件を整理し、企業が求める人物像を明確にしましょう。
例えば、専門スキル・経験年数・資格の有無など、業務遂行に必要な条件を定めることで、採用のミスマッチを防げます。また、企業の価値観や社風に合った人材かどうかも評価基準の1つとなり得ます。適切な基準を設けることで、効果的な採用計画が実現できるでしょう。
採用方法を選定する
採用計画を成功させるためには、適切な採用方法の選定が重要です。求人広告・スカウト・人材紹介・リファラル採用・SNS採用など、多岐にわたる採用手法があります。これらの手法を検討する際には、求める人物像に合った手段選びが基本です。
また、各方法の費用対効果を意識し、予算や採用期間に応じて柔軟な対応も必要です。採用ターゲットに適切なアプローチを選ぶことで、採用計画の効率を向上させ、質の高い人材を確保できます。
採用スケジュールを立てる
採用計画では、スケジュールの具体化も不可欠です。採用活動の開始から内定、さらに入社までの流れを明確にし、各フェーズで何が必要かを細かく設定します。
たとえば、募集要項の作成・書類選考・面接日程の調整など、各段階での作業内容と締切を定め、それぞれの担当者を割り当てます。スケジュールの可視化によって、進捗状況を適切に管理できるため、計画の実行性が高まるでしょう。効率的な運営が最終的な採用成果にもつながります。
内定者フォローの方法を決める
採用計画を立てる際には、内定者へのフォローも忘れてはなりません。選考過程で時間や労力、費用をかけて選んだ人材に入社してもらうためには、適切なフォローアップ施策を準備する必要があります。
内定後の交流イベントやメンター制度の導入、入社前の学習コンテンツの提供など、内定者が企業への期待感を持ち続けられる仕組みの構築をします。このようなフォローが、内定辞退を防ぎ、入社後の定着率を高める結果につながるでしょう。
採用計画書の例
採用計画を具体化するには、採用計画書の作成が重要です。計画書には、採用目標・職種・人数・採用方法・スケジュールなどを明確に記載します。これによって、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
ここでは、新卒採用計画書の一例を以下に示します。
| 採用目標 | 採用職種と人数 | 営業3名 エンジニア3名 人事・経理1名 |
| 採用形態 | 正社員 | |
| 採用時期 | 〇年12月末まで | |
| 採用要件 | 求める人物像 | 大卒以上の学歴当社の経営理念を理解し、前向きな姿勢であること 先輩や上司に県に耳を傾けられること |
| 採用方法 | 募集方法 | 求人サイト2社 自社サイトの求人ページ ダイレクトリクルーティング |
| 選考方法 | 書類選考 一次面接 最終面接 | |
| 採用スケジュール | 3～4月 | 採用スケジュールの確定、就職イベントへの参加 |
| 5月 | 採用サイトの作成・公開 求人ページの作成・公開スカウトメールの候補者選定と送付書類選考面接官の選出 | |
| 6～7月 | 一次・最終面接内定および必要書類の発行 | |
| 8月 | 内定者フォロー入社準備採用活動の振り返り |
採用活動後に行う計画の振り返り
採用計画の実施後は、結果を振り返り、次回の採用活動に向けた改善点の明確化が大切です。設定した目標やスケジュール、採用コストの妥当性を確認し、より効率的な採用活動につなげましょう。
ここでは、採用活動後に行う計画の振り返りについて解説します。
設定した数値や要件は適正だったか
採用予定人数や、求める人材の要件が適切であったかの振り返りは、非常に重要です。目標人数を達成できたか、応募者の質が自社の求める人物像に合致していたかを確認します。要件が厳しすぎると応募者が集まらず、緩すぎると適性に欠ける人材が採用される可能性もあります。
学歴や経験、スキルの基準を再評価し、応募者の幅を広げることも1つの手段です。このような振り返りを通じて、求める人物像と採用活動とのギャップを洗い出し、次回の採用計画への反映が求められます。
スケジュールに無理はなかったか
採用計画の活動スケジュールが適切であったかの振り返りは重要です。計画通りに進行できたか、情報共有のタイミングにズレなどの問題がなかったかを確認します。遅れが発生した場合は原因を分析し、スケジュールを現実的に見直す必要があるでしょう。
たとえば、社内調整の遅れや意思決定の遅延が影響した場合、情報共有の仕組み改善によってスムーズな進行ができます。柔軟な調整をし、次回の採用活動をより円滑な進行が求められます。
コストに結果が見合っているか
採用活動にかかるコストが、その成果に見合っているかの振り返りも非常に重要です。求人広告や採用イベントにかかった費用と、それによって得られた応募者の質や数を比較し、費用対効果を分析します。期待した成果が得られなかった場合は、予算配分の見直しが必要です。
逆に、低費用でよい結果を得られた手法は、今後の採用計画にも活用できます。この振り返りを通じて、採用活動コストを最適化し、より効果的な採用活動実現の指針を得ましょう。
採用計画を立てる際の注意点
採用計画とは企業が必要な人材を確保する戦略であり、計画を適切に策定しなければ、優秀な候補者を逃すリスクが高まります。特に、採用プロセスの最適化や社内意見の取り入れが重要です。
ここでは、採用計画を立てる際の注意点を紹介します。
採用プロセスを最適化する
採用計画とは、必要な人材確保の計画的なプロセスを含み、選考スピードの最適化は特に重要です。選考期間が長引くと、候補者が他社の選考を優先し、辞退率の高まる可能性があるでしょう。そのため、余分な選考ステップを削減し、意思決定の迅速化を図る必要があります。
例えば、書類選考や一次面接のスピードを上げることで、候補者の離脱を防げます。また、採用担当者間で進捗状況を共有するなど、連携の強化も効果的です。プロセスを最適化することで、スムーズな採用活動が実現し、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。
社員からのヒアリングを欠かさない
採用計画とは、企業の成長を支える人材確保のための戦略であり、現場意見の反映が重要です。新たに採用する人材が現場のニーズに合っているかどうかは、社員からのヒアリングで確認しましょう。特に、前年の新入社員に意見を聞くことで、採用活動の課題や改善点を把握できます。
また、現場社員と協力体制を構築し、必要なスキルや適性の具体的な定義によって、採用基準の精度が向上します。このように、現場の声を採用計画に反映させることで、適切な人材の確保ができ、組織の活性化につながるでしょう。
中長期的な視点を持つ
採用計画を立てる際には、短期的なニーズだけでなく、中長期的な視点を持つことが必要です。5年後、10年後の組織の成長や業界の変化を見据え、必要なスキルや職種を事前に想定することで、将来的な人材不足を防げるでしょう。
特に、技術の進化が激しい業界では、将来必要となる専門知識を持つ人材の早期確保が競争力の維持につながります。柔軟な採用計画や人材プールの構築を進め、継続的な採用戦略の実行が求められます。
外部サービスやアウトソーシングの利用を検討する
採用計画とは、限られたリソースを有効活用し、最適な人材確保を目的とした戦略です。採用業務が多岐にわたり、社内だけでは対応が難しい場合、外部サービス活用の検討がおすすめです。
求人広告の掲載や面接調整、適性検査などのアウトソーシングによって、採用担当者の負担を軽減できます。さらに、専門企業の知見活用で、より効果的な採用ができます。適切に社内外のリソースを活用し、効率的な採用活動を実現しましょう。
採用計画を遂行するためのポイント
採用計画とは、計画を立てるだけでは不十分で、適切な運用が求められます。求職者に企業の魅力を伝え、適切な採用チャネルの活用が重要です。また、採用活動の進捗を確認し、必要に応じて施策の見直しをすることで、より効果的な採用につながります。
ここでは、採用計画遂行の具体的なポイントについて解説します。
社内全体の協力体制を構築する
採用計画を成功させるには、人事部門だけでなく社内全体の協力が不可欠です。経営陣や各部門と連携を強化することで、採用要件の設定や面接官の選定がより的確になるでしょう。
特に配属予定の部署との意見共有によって、自社のニーズに合った人材確保がスムーズに進みます。経営陣のサポートを得ることで、予算やリソースも確保しやすくなり、組織全体で採用活動に取り組む体制を強化できます。この協力体制を構築することで、採用活動をより効果的に進められるでしょう。
自社サイトの採用ページやSNSを積極的に運用する
採用活動を成功させるためには、求職者に対して自社の魅力発信が不可欠です。採用計画とは、ターゲットとなる人材に企業の情報を的確に伝え、応募を促す仕組みの構築でもあります。特に、新卒者の大半がインターネットを活用して就職活動をするため、自社サイトの採用ページやSNSの積極的な運用が重要です。
企業のビジョンや社風、社員の声などを発信し、求職者が具体的な働くイメージを持てるように工夫することで、エントリー数の増加が期待できます。また、SNSを活用することで、より多くの人材にリーチし、企業の認知度向上にもつながるでしょう。
計画や施策は定期的に見直す
採用計画を成功させるには、計画を立てた後の運用が重要です。採用計画とは、一度決めたら終わりではなく、状況に応じて柔軟に見直す必要があります。採用活動を進める中で、思うように応募が集まらなかったり、内定辞退が相次いだりするケースもあるでしょう。
そのような場合は、計画のどこに問題があるのかを分析し、改善策を講じます。例えば、求人の掲載内容を見直したり、選考フローの短縮によって、採用の成功率を高められます。また、定期的な振り返りをし、PDCAサイクルを回すことで、より効率的な採用活動を実現しましょう。
まとめ
採用計画を成功に導くためには、経営方針や事業戦略をもとにした具体的な目標設定や、採用プロセス全体の効率的な運用が求められます。採用計画は単に人員を補充するだけではなく、企業の未来を支える優秀な人材確保へ向けた重要な施策です。
採用活動のあらゆる段階で柔軟かつ戦略的なアプローチを心がけることで、計画の精度を高め、持続的な成長につながる成果を得られるでしょう。
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