採用管理システム（ATS）とは？メリットや選ぶ際のポイントを解説します！
多くの採用担当者が、他の業務と兼任しながら採用業務をしています。そのため、多忙な採用担当者の負担を減らしたいとお考えの企業も多いでしょう。
採用業の負担軽減におすすめの方法が、採用管理システムの導入です。今回は、採用管理システムの概要やメリット、選ぶ際のポイントをご紹介します。
新卒採用には、新卒スカウトサービスABABAがおすすめです。ABABAは、豊富な人材のなかから最終面接まで進んだ優秀な人材に直接アプローチできるサービスです。詳しくは以下の資料より確認できます。
気になる内容をタップ
採用管理システム（ATS）とは？
採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、企業の採用活動に必要な業務を一元化して、効率化するシステムです。
採用担当者は専任ではなく、他の業務と兼任するケースが一般的です。そこで、採用管理システムを導入して業務を効率化することで、担当者の負担軽減や他の業務に使える時間を増やせます。
採用管理システムごとに、保有する機能はさまざまです。しかし、多くのシステムで求人情報の作成・求職者情報の管理・面接評価・内定通知・内定者フォローなど、採用業務全般のサポートが受けられます。
採用管理システムのメリット
採用管理システムを導入することには、以下のメリットがあります。
・採用業務の効率化
・社内の情報共有が容易にできる
・人為的ミスの防止
・コストが削減できる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
採用業務の効率化
採用管理システムは、採用業務全般のサポートや一元管理をします。その結果、採用業務の効率化が可能です。
採用活動に関する業務は範囲が広く、個人情報を取り扱うため担当者に大きな負担がかかります。しかし、採用管理システムを導入すれば、選考の各段階で必要な作業を自動化し、業務効率化が実現します。
採用業務を効率化できれば、担当者の負担を軽減できるだけではなく他の業務に時間を使えるため、他の業務の効率化も可能です。
採用活動の迅速化
効率の良い採用活動は、採用活動にかかる時間を短縮できるでしょう。面接日程の自動調整や自動メール送信など、手間をかけずに採用活動ができる機能が多数搭載されています。選考人数が増えるほど負荷が増えることも減り、複数の求人媒体の管理も簡単です。
何度も見直す時間が無くなり、採用活動の効率化・迅速化が叶います。採用活動の迅速化は候補者の離脱を避けられて、歩留まり改善も期待できます。
社内の情報共有が容易
採用管理システムを活用することで、採用業務の管理を一元化できます。これによって、選考に関わるデータを社内で共有でき、情報の属人化を防げます。
採用業務の全てを採用担当者が担うわけでありません。面接が進むと、現場の責任者や役員、社長などが面接官として参加することもあります。この際、面接官として部分的に採用業務に関わる従業員でも、採用管理システムがあれば採用業務の進捗状況や応募者の情報をスムーズに把握できます。
人為的ミスの防止
複数の職種を同時に募集する、複数の求人媒体に求人を掲載するなど、プロセスが煩雑になればなるほど抜け漏れが発生します。採用管理システムを採用することで、応募者情報を一元管理でき、データの入力漏れやメールの見落としなど人為的ミスを減らせるでしょう。
連絡漏れは求職者への印象悪化、選考離脱にもつながりかねません。こうしたリスクを減らせる点は大きなメリットです。
コストが削減できる
採用管理システムの導入により、工数削減ができて高い費用対効果が期待できます。作業の効率化だけでなく、採用業務に割く人員が減らせるので人件費が削減可能です。また、本来行う業務の時間を削って採用業務を行うこともなくなるので、残業代の削減にもつながります。特にクラウド型の採用管理システムなら、働く場所も問いません。テレワーク勤務者も採用業務に関われるため、適正な人員配置にも役立ちます。
採用管理システムの主な機能
採用管理システムでは求人から応募〜内定後までのデータを一括管理できます。各案件管理の特徴やできることを順を追って説明します。
- 求人の案件管理
- 応募者の情報管理
- 選考状況の管理
- 内定者の管理
- データ分析
求人の案件管理
採用管理システムでは、求人サイトに掲載している求人案件を管理できます。求人情報の作成や公開、DMなどを使った応募者への通知まで情報を一元管理できます。
複数の求人サイトに掲載している場合でも、採用システム上で一括管理でき、応募状況もリアルタイムで確認が可能です。採用管理システムによっては提携している求人サイトのフォーマットを使って求人のテンプレートも作成できます。
応募者の情報管理
応募者のエントリーシートや履歴書など個人情報を一元管理できます。必要な情報をすぐ検索できるだけでなく、重複応募がないかも確認が可能です。
紙ベースで管理するより効率がよく、もれがなく情報管理できる点がメリットです。応募者情報も手入力ではなく自動連携で取得できることがほとんどで、業務効率化につながっています。
選考状況の管理
採用活動において選考状況の管理は必須です。これも採用管理システムで一括管理が可能です。面接の日程を自動で調整でき、面接官へのリマインダー機能を搭載している採用管理システムもあります。
また、選考後のフィードバックも簡単に管理でき、面接を受けた側の声を反映できるシステムなど、あらゆる形で進捗管理が可能です。応募者がどの選考プロセスで、どのような評価を得たか把握できるため、社内共有もスムーズです。
内定者の管理
最終選考が終わり、内定者フォローのフェーズに移ってからも採用管理システムは活躍します。内定通知書や必要書類の送付・提出状況管理に使えるだけでなく、システム上で内定者フォローができる採用管理システムも存在します。万が一内定辞退された場合も理由の記載ができることがほとんで、次回以降の選考に活用可能です。
データ分析
求人の閲覧数や応募者数、選考プロセスごとの歩留まりなどのデータ抽出も簡単にできます。内定を出すまでの所要日数や求人媒体毎ごとの応募効果など、細かく数値を出せるので、どのプロセスに課題があるか分析しやすいです。
分析が容易いと、改善もしやすくなります。採用管理システムで確認できるデータに基づいた戦略・リソース配分の変更がしやすくなるでしょう。
採用管理システムを選ぶ際のポイント
採用管理システムにはさまざまな種類があります。それぞれで機能や特徴が異なるため、自社に合う採用管理システムを選ぶことが大切です。
そこでここでは、採用管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。
操作は容易か
シンプルな操作性のシステムを選びましょう。なぜなら、業務効率化や属人化の解消を図るためには、誰でも操作できるものを導入しなければならないためです。
導入前にトライアルができる製品も多くあります。事前にトライアルを申し込んで使用し、直感的に操作できるか、必要な情報や進捗を一目で確認できるかなどを確認してから導入しましょう。
また、採用担当者だけではなく誰でも使えるシステムを選ぶことが大切です。そのため、採用担当者以外にも使ってもらい、操作性を確認しましょう。
求人媒体との連携が可能か
現在利用中の求人媒体と連携できるシステムを選びましょう。なぜなら、求人媒体と連携ができるシステムを選ぶことで、求人情報をスムーズに連携できるためです。
連携ができない場合、求人媒体とシステムそれぞれを管理しなければなりません。しかし、連携できれば管理の手間が省けるだけではなく、応募者の幅を広げ、より多くの候補者にアプローチできます。
利用する求人媒体を改めて確認して、連携できるシステムを選びましょう。
採用対象に適しているか
システムごとに適した採用対象にも違いがあります。採用対象を明確にして、採用対象に適するシステムを選びましょう。
新卒・中途・パートアルバイトなど、採用する対象ごとに採用管理システムに求める機能が変わります。例えば、新卒採用の場合は多くの応募者とやり取りをします。作業によっては同じことの繰り返しとなるため、テンプレートを作成できる機能があると便利です。
メインの採用対象に特化した製品に絞って、他の条件にも合うシステムを選びましょう。
課題解決にマッチした機能があるか
採用管理システムには、求人管理・募者管理・選考管理など、各フェーズに特化したものがあります。
システムを選ぶ前に、採用に関する現在の課題を洗い出しましょう。採用活動のどの段階の業務を改善したいのか、どのような目的で採用管理システムを導入するのかを明確にします。洗い出した課題を解決し、目標を達成できる機能があるシステムを選びましょう。
自社採用の割合を増やせるか
求人サイトや人材紹介会社など、採用を強化できるサービスは多数あります。しかし、サービスを利用するためには費用がかかります。また、外部サービスに依存すると自社にノウハウが蓄積されず、採用力の根本的な強化につながりません。
このように、外部サービスを利用すると採用担当者の負担は軽減できるものの、費用面でのコストがかかったり採用ノウハウが蓄積できなかったりなどのデメリットもあります。
自社でも採用ができるように、自社採用の割合を増やせるサービスが理想です。
採用活動の可視化ができるか
採用活動が可視化できるサービスを選びましょう。採用活動を可視化できれば、PDCAサイクルを回せるためです。
採用活動でより効果を得るためには、振り返りと改善を繰り返さなければなりません。効果的な振り返りをするためには、「どの媒体が有用か」や「採用活動のどこに課題があるか」などの、可視化と分析が重要です。
そのため、採用活動を可視化できる機能があるサービスを選びましょう。
サポート体制が整備されているか
サポート体制の充実したサービスがおすすめです。なぜなら、サポートが受けられないと適切に使いこなせず、効果を得られない恐れがあるためです。
採用管理システムによっては、専門スタッフにサポートしてもらえるものもあります。専任の担当者によってシステム活用のフォローやサポートをしてもらえることもあるため、サポートの充実度も検討材料の一つです。
セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策が万全かを確認しましょう。
なぜなら、採用管理システムは応募者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策の確認は必須です。個人情報の流出は、会社の信用に傷がつきます。
また、採用管理システムにアクセスするメンバーが多いケースでは、アカウントへのログイン時のセキュリティやユーザーの権限設定があるとより安全に使用可能です。権限設定の有無も確認しましょう。
費用対効果が高いか
料金体系が自社の予算と合致するかも大変重要です。採用管理システムの初期費用はサービスによって異なります。また、サービスによっては月額での支払いも発生し、最終的には費用が高くつく場合もあります。
導入費用を採用人数で割って導き出す採用単価が適正か、本当に導入すべれば良いかを慎重に検討しましょう。また導入後も定期的に運用効果を分析し、適正な予算内で満足できる採用活動ができているか測定するとよいでしょう。
トライアル期間があるか
採用管理システムは日常的に使うシステムです。もし無料でテスト運用できるなら、導入前にテスト運用することをおすすめします。操作性が良いか、自社の課題解決につながる機能があるか、他の担当者でも使いやすいかなどさまざまな視点をもってシステムを触ってみましょう。
トライアル期間がなく、使用感が確認しにくい場合は導入事例や口コミを確認して、自社の課題に合っているか確認をすることが望ましいでしょう。
採用管理システム利用時の注意点
採用管理システム導入ですべてが便利になる、というわけではありません。費用が掛かることはもちろんですが、それ以外にもトラブルが発生する可能性があります。特に以下の2点に注意して導入を検討しましょう。
採用プロセスの変更が必要な場合がある
採用管理システムの仕様次第では、これまでの選考プロセスの見直しが必要になる可能性があります。特に、すでに利用している人事管理ソフトがある場合は採用管理システムと連携できるかの確認が必須です。
またシステムによって機能が異なるので、自社の採用プロセスに合致する機能がない場合もあります。必要なら採用管理システムに合わせて、採用プロセスの見直しが必要になるでしょう。
不具合が発生すると採用プロセスに影響するおそれがある
採用管理システムの多くがクラウド型で、定期的にメンテナンスを実施しています。そのメンテナンス期間や不具合によって選考が止まる可能性があります。不具合の内容次第では求職者からの信頼を損なう可能性があるので、注意が必要です。
システムメンテナンスのスケジュールは事前に広報されています。採用管理システムの公式サイトをこまめに確認して、影響が出ないよう対策を打ちましょう。また、メンテナンスの頻度が少ないシステムの導入も一つの手です。
まとめ
採用業務の効率化ができる採用管理システムは、多種多様な種類があります。ご紹介したポイントを参考に、課題解決や自社に合う優秀な人材が獲得できるシステムを選びましょう。
採用管理システムとともに、ABABAの利用もおすすめです。ABABAは新卒スカウトサービスで、以下の特徴があります。
◆ABABAの特徴
| ・最終面接まで進んだ優秀な学生に直接アプローチできる ・ESや一次面接などの選考をスキップできて採用担当者の負担を軽減できる ・お祈りエール機能で、不採用通知業務の負担を軽減可能 |
採用管理システムやABABAを活用して採用業務を効率化できても、応募者が集まらなかったり内定辞退が増えたりすると、よい人材を獲得できません。以下の資料では、就活生に好かれる会社と嫌われる会社の特徴や、内定承諾率を上げるポイントについて紹介しています。併せて確認しましょう。
