採用フローとは？一般的な新卒採用フローや採用フローを作成するメリットを解説！
採用フローは、企業が人材を募集する際に、募集活動の質・効率向上を目指して策定するものです。採用フローの重要性は分かっていても、具体的な内容や改善方法が分からない人もいるでしょう。
今回は、採用フローについての基礎知識や一般的な新卒採用における採用フロー、採用フロー作成のメリットなどについて紹介します。新卒採用活動の効率や質を向上させたいと考える採用担当の人は、ぜひ参考にしてください。
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採用フローとは？
採用フローとは、企業の採用活動において、募集開始から応募者が入社するまでの一連の流れを指し、採用プロセスとも呼ばれます。採用フローを事前に策定することで、採用活動の流れが可視化されるため、採用活動が効率よく進められ、管理を容易にできることが特徴です。
採用活動は、大きく「広報活動」と「選考活動」の2段階に分けられます。広報活動では、学校へ求人票を提出したり、求人情報をWebに掲載したりと、応募者に会社を知ってもらうための活動を実施します。選考活動は、応募者から自社に合う人材を選考し決定する活動です。
2つの段階を、新規か中途かも鑑みて、自社が求める人材の採用が叶うよう適切な時期と内容に設定することが重要です。
一般的な新卒採用フロー
人材の採用フローは、企業や採用状況によってさまざまです。ここでは、新卒採用において広く用いられる採用フローの一例を紹介します。新たに採用フローの策定を検討している人は、ぜひ参考にしてください。
採用計画の策定
採用フローを作成するときは、採用計画を定めます。採用計画とは、いつまでにどのような人を何人採用するかを決めることです。採用計画が曖昧な状態で募集を開始すると、必要な数や質の人材を確保できなかったり、適切な時期に採用ができなかったりする可能性があります。
採用人数・職種・スケジュール・予算・学生に求める技能や人物像など、採用計画に関わる項目を洗い出し、早めに策定することが大切です。
広報活動・募集活動
広報活動では、企業が実施する採用活動について対象の就活生に知ってもらい、接点を作ることが目的です。多くの人材に応募してもらうためには、ただ求人を公開するだけでは不十分だといえます。チラシやポスター、求人雑誌などを活用した幅広いプロモーションによって、企業の求人情報を周知することが重要です。
近年は、SNSを用いて広報・募集活動をする企業も増えています。新卒生に関しては、学生向けのWebメディアに記事を掲載して自社の魅力を伝えると、広範囲の学生に効率よく情報を伝えられます。
会社説明会
通常、新卒採用においては、本格的な応募受付の前に会社説明会を開催します。これは、学生の企業理解を深め、候補者の集団を形成することが目的です。説明会は1つの企業が主催するほか、複数企業が合同説明会を開催することもあります。学生の集まり方やかかる時間は、どちらの形式を選ぶかによって異なるため、自社の採用時期や欲しい人材に適した方法を選ぶことが大切です。
また、インターンシップを開催し、業務や社内の雰囲気について事前に理解してもらうことも有効です。
書類選考
多くの企業では、学生と面接で顔を合わせて選考する前に、書類選考を設けています。履歴書・エントリーシート・成績証明書などの資料から、人物像や保有するスキルの見極めを行い、企業の方針に合う人材の選別が、ある程度可能です。
また、一般教養や考え方を問う筆記テストや、職業適性・性格特性などの適性検査を実施する企業もあります。これらの実施は、書類からは判別が困難な性質の部分に関して、企業に合う人材の選定に役立ちます。
面接
書類選考で応募者を絞れたら、通過者に対して面接を実施します。面接回数は、自社に合う人材かどうかを正確に見極めるため、複数回実施することが一般的です。
面接の形式には、個人面接と集団面接があります。企業によっては、面接と書類選考の間、もしくは一次面接の代わりとして、グループディスカッションやグループワークなどの集団選考が実施されます。
企業の方針や重視する能力などを考慮し、適切な面接の回数と方法を選択することが大切です。
内定通知
面接を通過した最終合格者に対しては、内定通知を送付します。内定を通知する段階では、繰り上げ合格を実施する余地を残すことも重要です。繰り上げがあることを見越さずに、ぎりぎりの人数だけに内定を出すと、内定辞退者が出たときに、必要な人数を確保できない可能性があります。
また、不採用者への連絡は、適切なタイミングで早めに実施します。不採用者は次の企業への応募をする必要があるため、通知を遅らせることで求職活動に支障を及ぼさないよう配慮することが大切です。
内定者フォロー
内定者フォローとは、合格者に対して入社までの間に実施するサポートです。内定者のモチベーションを入社時まで維持したり、内定辞退を回避したりすることを目的に、さまざまなフォローアップを行います。
内定を出した後も学生を放置せず、入社までの準備や勉強機会の提供など、程よい距離感を保つことが重要です。社会人になる自覚を持ってもらうためにも、定期的な連絡によるコミュニケーションやイベントへの誘いを通じ、企業が学生のモチベーション維持に努めることは、非常に重要です。
入社
入社日までの間に内定辞退がなければ、入社式に参加してもらい、入社手続きを行います。入社後は、研修・育成・活躍・定着へと人事業務が続きます。
入社手続きが終わり、内定者を正社員として迎えた後も、企業に定着してもらうための研修やサポートを実施することが大切です。
新卒採用の採用フローが終了したら、企業は適切な時期から次回の採用活動に向けて準備をします。
採用フローを作成するメリット
採用フローは事前に作成する必要があるのか、その都度柔軟に決めてもよいのではないかと考える企業もあるでしょう。採用フローを事前にある程度決めておくことには、採用活動をスムーズに進めるために役立つさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的なメリットを2つ紹介します。
採用活動の進捗を共有できる
採用活動には人事担当者だけではなく、経営陣や各部署の担当者など、さまざまな社員が関わります。そのため、採用活動をスムーズに進めるには、別の部署に所属する社員同士での、情報の共有や連携が不可欠です。
事前に採用フローを作成して共有すると、情報やスケジュールの共有不足から生じるミス・トラブルを未然に防げます。採用活動の進捗を企業全体で共有できれば、採用活動の効率化・企業内での生産性向上につながるでしょう。
採用活動の改善に活用できる
採用フローを作ると、採用活動においてつまずくポイントや不十分な点の可視化が容易です。また、採用の流れを決めておくと、応募率・辞退率・選考通過率などのデータを後から見直しやすくなります。採用フローを一通り終えた後に、各数字・データを分析することは、ボトルネックである部分の可視化や、改善工程を要する部分の明確化に有効です。
課題に応じて対策の実行と見直しを繰り返せば、最適な採用フローの構築につながり、採用活動の質・効率向上が期待できます。
採用フローを作成する際の確認ポイント
採用フローを作成する際は、採用の目的やターゲットを明確にし、各ステップの役割整理が重要です。選考の流れを可視化することで、応募者対応の一貫性を保ち、採用の効率化が図れるでしょう。
ここでは、採用フロー作成時の確認ポイントについて解説します。
自社の採用ペルソナを明確にする
採用フローとは、企業が求める人材を獲得するための設計図です。そのため、どのような人材を採用したいかの明確化が重要です。採用ペルソナが曖昧なままでは、適切な応募者が集まりにくくなり、ミスマッチが生じる可能性もあります。
自社の今後の方向性や強化したい部署のニーズを把握し、各部門と連携しながらペルソナを設定する必要があります。具体的なスキルや経験、価値観などの要素を整理し、採用活動に活かしましょう。
選考基準を明確にする
採用フローとは、企業が求める人材を効率的に選定するための流れを指します。そのため、選考基準の明確化は重要なポイントです。評価ポイントを定めていないと、面接官ごとの判断にばらつきが生じ、適切な人材を見極めにくい可能性があります。
事前に求めるスキルや経験、価値観などを整理し、優先順位を決めるとよいでしょう。応募者の公平な評価ができ、採用の精度が向上するだけでなく、選考フロー全体のスムーズな運用にもつながります。
自社に適した採用フローを設定する
ま適用すればよいとは限りません。自社の業種や採用計画に合わせて、適切なフローの設定が必要です。
繁忙期を避けて採用活動をする、採用目標時期から逆算して募集開始時期を決めるなど、スケジュールを最適化するとよいでしょう。面接回数や選考プロセスが運用可能な範囲か、費用面でも問題がないかを検討し、無理のない採用フローの構築が重要です。
各フローで歩留まりを算出する
採用フローとは、求める人材を効率的に採用するための手順も指し、各工程の歩留まりの算出は、採用プロセスの改善につながります。歩留まりとは、応募者数に対する次の選考へ進んだ人数の割合を指し、どの工程で離脱が多いのかを可視化できます。
あらかじめ目標値を設定し、実際の数値と比較することで、問題点の特定が可能です。例えば、一次面接の歩留まりが低い場合、選考基準の見直しやスクリーニング方法の改善が必要です。このような分析によって、より精度の高い採用活動が実現できるでしょう。
よくある採用課題別！採用フローの改善策
採用フローとは、適切な人材を確保するための手順ですが、多くの企業が課題を抱えています。応募者が集まらない、面接通過率が低いなどの問題が生じることもあるでしょう。
ここでは、各課題に対する採用フローの改善策を紹介します。
応募者が集まらない
採用フローとは、求職者を集めて選考を進める一連の流れを指しますが、そもそも応募者が集まらない場合、母集団形成が十分にできていない可能性があります。求人票や募集情報を見直し、ターゲットに響く内容かの確認が大切です。
また、自社の強みや魅力を適切にアピールできているかも重要なポイントです。求人媒体の選定やSNSを活用した情報発信など、多角的な方法を検討し、応募者の関心を引く施策を実施しましょう。
面接通過率が低い
採用フローとは、採用活動を円滑に進めるためのプロセスですが、面接通過率が低いと採用の成功率が下がります。評価基準が厳しすぎる場合、優秀な人材を逃す可能性があります。
面接官同士で評価ポイントを統一し、必要以上に高いスキルを求めていないかの確認が大切です。特に新卒採用では、即戦力よりもポテンシャルを重視する姿勢が求められます。候補者の強みを引き出せる質問も取り入れ、より適切な評価ができる面接を目指しましょう。
面接辞退が多い
面接辞退が多い場合、選考プロセスに問題がある可能性もあります。採用フローとは、求職者との接点を持ち、入社へとつなげるプロセスです。そのため、面接回数が多すぎたり、選考に時間がかかりすぎたりすると、求職者の意欲が低下し辞退につながります。
これを防ぐためには、面接スケジュールを柔軟に調整し、迅速な対応を心がけることが重要です。また、面接官や採用担当者の対応が求職者に与える印象も影響します。面接前後のフォローを強化し、求職者の疑問や不安を解消することで、辞退率を低減できるでしょう。オンライン面接の導入によって、求職者の負担軽減も有効な施策です。
内定辞退が多い
内定辞退が多い原因として、企業の魅力が十分に伝わっていないことや他社に競り負けていることが考えられます。採用フローとは内定後のフォローも含むため、内定通知を早めに出しての不安解消が重要です。社内見学や懇親会を実施し、企業理解を深めてもらうことで、入社意欲を高められます。
また、給与や待遇が競争力のある水準かを確認し、適切なオファーの提示も必要です。定期的なコミュニケーションを通じて内定辞退のリスクを抑えましょう。
まとめ
採用フローは、採用活動における一連の流れを指します。事前に採用フローを決めておくことで、社内での情報共有や進捗確認がしやすくなり、採用活動の質や効率の向上が可能です。
採用フローは企業によってさまざまであり、新卒採用においては多くの企業が書類選考や集団選考、複数の面接などを取り入れています。採用活動の質を向上させたいときは、採用フローの見直しは有効な手段の1つといえます。
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