採用担当が送付するメールのポイントは？採用担当が使えるメールテンプレート集
採用活動をしていると、就活生とのやりとりでメールを使用することが多いでしょう。応募確認の段階から内定決定後まで、多くの学生相手に何度もさまざまな内容のメールを送ります。
送る際にはどのようなことに気を付ければよいのか、気になる点も多いでしょう。
この記事では、メールを送る際のポイントやフェーズに応じたテンプレート集を紹介します。
これから採用業務で多くのメールを送る予定がある採用担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。
気になる内容をタップ
採用担当が送付するメールの重要性
採用担当から就活生へ送るメールには、さまざまな役割があります。
採用担当者とのメールが、就活生にとって初めて企業と直接やりとりする機会であることは少なくありません。
そのため、採用担当者のメールが就活生からの企業への印象を左右することは多々あります。
適切な内容でメッセージを送付すれば応募者に安心感を持たせられ、その後の選考に対して前向きになってもらえるでしょう。
これらの観点から、採用担当者が送付するメールは採用活動において重要だといえます。
採用担当が送付するメールのポイント
採用担当者が就活生にメールを送る際どのような点に気を付ければよいのか、ポイントを紹介します。
基本的なマナーから学生に良い印象を与えるコツも紹介しているため、参考にしてみてください。
選考のステップごとに必要な情報を網羅する
選考のステップごとに、メールを受け取る人に伝えるべき情報は異なります。
そのため、採用活動においてメールで案内する内容をメール作成前に準備することがおすすめです。
スムーズな採用活動を行うには、採用担当者以外の、面接官のような採用業務に関わる人物全員が必要な情報を把握しなくてはなりません。
採用活動に置いて把握しておく内容は、採用活動の方向性やスケジュール、フローなどです。
選考フローについては、図やテキストなどで整理して共有するとよいでしょう。
簡潔でわかりやすい文章にする
メールを送る際には、相手に分かりやすい文章を意識しましょう。伝えたい内容が明確に伝わる文章で、長くなり過ぎないよう簡潔にまとめることが大切です。他社からのメールに埋もれてしまわないように、本文を見なくても要点が分かるようなタイトルにするとよいでしょう。
要件を伝えるには、長い文章でなくとも箇条書きにすれば分かりやすくなります。不要な言い回しは極力減らし、なぜメールをしたのか、何の要件があるのかを簡潔に分かりやすく伝えることを意識しましょう。
丁寧で親しみやすい文章にする
丁寧な言葉遣いや正しい日本語で書くことはもちろんのこと、事務的に淡々とした印象にならないよう親しみやすさを意識することも大切です。連絡事項のみをずらりと並べられると、就活生は企業に対してやや冷たい印象を抱きかねません。「この会社で働きたい」という入社意欲を高めることにつながらないでしょう。
応募確認のメールではまず感謝を伝える、体調不良等で日程変更の申し出があった場合にも気遣いの一言を添えるなどして、学生と良好な関係を築けるようなメールを送ることが大切です。
自社の雰囲気・イメージに合った表現を取り入れる
選考の段階で就活生側に社風を伝えることは、選考終了後の内定辞退や早期離職を防ぐために重要です。
採用担当者からのメールに自社のイメージに合った表現を取り入れることは、ミスマッチの防止につながります。
また、応募者が選考中に追える情報には限りがあることから、メールの印象は応募者からの企業へのイメージに直結します。
メールの文面や返信のスムーズさなどは、企業に入社して大丈夫かどうかを判断する重要な材料になるでしょう。
担当者名と連絡先を明記する
採用担当者から応募者へのメールでは、担当者名と連絡先を明記するようにしましょう。
不明点があったときの問い合わせ先が明確だと、応募者は安心感を持って選考に臨めます。
また、緊急時の対応もスムーズに行いやすくなります。
メールに記載する情報としては、担当者名と連絡先のほか、電話番号や企業ホームページのアドレスも併記する企業もあります。
必要な連絡先や情報の参照元がメールで確認できれば、応募者にとって選考の準備がしやすくなるでしょう。
採用担当が使えるメールテンプレート
採用活動中は、選考が進む度にメールを送る機会が多くあるでしょう。ここからは、フェーズごとに採用担当者が使えるメールテンプレートを紹介します。
説明会参加者へのお礼
【件名】株式会社〇〇説明会参加へのお礼
【本文】
△△様こんにちは。株式会社〇〇採用担当の××です。
本日は弊社の会社説明会へご参加いただきありがとうございました。△△さんとお話ができたことを、弊社スタッフ一同大変嬉しく思っております。
本日の説明会で聞き足りなかったことや疑問点、不安がありましたらお気軽に本メッセージからご質問ください。
説明会で弊社に興味を持っていただけていれば、ぜひご応募ください。一次試験の日程が決まり次第改めてご連絡いたします。
それでは、△△さんと再びお会いできることを楽しみにしております。
応募受付の確認
【件名】株式会社××へのご応募ありがとうございます。
【本文】
〇〇様お世話になっております。株式会社××採用担当の△△と申します。
この度は弊社にエントリーしていただき誠にありがとうございます。取り急ぎご応募受付完了とお礼のご連絡をさせていただきました。
今後の選考スケジュールにつきましては、決まり次第追ってご連絡いたします。恐れ入りますがもうしばらくお待ちください。
最新情報は弊社のHPでも公開しています。
ご不明点等ございましたらお気軽にお問い合わせください。
応募書類の提出依頼
【件名】株式会社△△より応募書類提出のお願い
【本文】
××様
お世話になっております。株式会社△△採用担当の〇〇です。
この度は弊社求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
さて、選考を進めるにあたって応募書類の提出をお願いしております。お手数ですが、履歴書及び職務経歴書をいずれかの方法でお送りいただきますようお願いいたします。
●メール送付先
[メールアドレス]
●郵送先
〒——-
[会社住所]
株式会社△△採用担当〇〇宛
提出期限：〇月〇日
応募書類の確認後、〇営業日以内に再度ご連絡させていただきます。
恐れ入りますがよろしくお願いいたします。
書類選考の不採用通知
【件名】書類選考結果のご連絡
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の採用担当××です。
この度は弊社の求人へのご応募誠にありがとうございました。
ご提出いただいた応募書類をもとに厳正なる選考を重ねましたところ、誠に残念ながら今回はご期待に沿えない結果となりました。
何卒ご理解の程をよろしくお願い申し上げます。
この度は弊社にご応募いただいたこと、重ねてお礼を申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。
面接日時の案内
【件名】書類選考通過のお知らせと面接日時のご案内
【本文】
△△様
お世話になっております。株式会社××採用担当の〇〇と申します。
この度は応募書類のご提出誠にありがとうございました。
書類選考の結果、△△様にはぜひ一次面接に進んでいただきたいと考えております。
面接の日程につきましては、以下のスケジュールからご都合の良い日時をお知らせください。
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
ご不明な点やご質問がございましたらどうぞお気軽にお問い合わせください。
△△様にお会いできることを楽しみにしています。
オンライン面接の案内
【件名】書類選考通過のお知らせとオンライン面接日時のご案内
【本文】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇様
お世話になっております。株式会社××採用担当の〇〇と申します。
この度は弊社への応募書類のご提出を誠にありがとうございました。
書類選考の結果、〇〇様にはぜひWebでの一次面接へ進んでいただきたいと考えております。
面接の日程につきましては、以下からご都合のよい日時をお知らせください。
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
・〇月〇日（〇） 〇時～〇時
弊社ではオンライン会議システム「××」を使用してオンライン面接を実施しています。
面接開始5分前までに、下記URLからご入室をお願いします。
URL：https://*****
ご不明な点やご質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。
面接のお礼
【件名】面接参加への御礼
【本文】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇様
お世話になっております。株式会社××採用担当の〇〇と申します。
この度は、弊社の面接過程にご参加いただき、ありがとうございました。
今回の選考結果につきましたは、選考過程が一段落した段階で改めてご連絡を差し上げます。
結果の通知は〇月〇日までにはお届け予定であるため、お待ちいただけると幸いです。
〇〇様にお会いできたこと、そして弊社に興味を持っていただけたことに改めて感謝を申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
何かご不明な点やご質問がある場合は、遠慮なくお問い合わせください。
面接の不合格通知
【件名】株式会社〇〇選考結果のご連絡
【本文】
××様
お世話になっております。株式会社〇〇採用担当の△△と申します。
先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
社内での厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は××様の採用を見送らせていただくことになりましたのでご通知申し上げます。
採用枠に対して多くの応募をいただき、総合的に判断した結果このような結論となりましたこと、何卒ご理解の程よろしくお願いいたします。
貴重なお時間を割いて選考にご参加いただき誠にありがとうございました。
××様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
採用通知
【件名】株式会社△△より面接結果のご連絡
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社△△採用担当の××です。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
慎重な選考の結果、〇〇様を当社の社員として採用させていただくことが内定しましたので、まずはメールにて恐縮ですがご連絡いたします。
（今後のスケジュールやプロセス）
ご同意いただける場合には、本メッセージにご返信いただければ幸いです。
採用につきましてご不明点などがございましたらお気軽にお問い合わせください。
〇〇様と一緒に仕事ができることを、社員一同楽しみにしております。
今後ともよろしくお願いいたします。
選考辞退に対する返信
【件名】選考辞退を受諾しました
【本文】
××様
こんにちは。株式会社△△採用担当の〇〇と申します。
この度は弊社にエントリーしていただきまして誠にありがとうございました。
また、早速ではございますがご丁寧に連絡をいただきありがとうございます。
弊社としても残念ではございますが、選考辞退を承りましたことをご通知申し上げます。
××様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
メール送付後のフォロー対応
スカウトメール送付後は、候補者が「興味はあるけれどすぐには返信できない」状況も多く、適切なタイミングでのリマインドや追加情報提供が欠かせません。企業側から誠実かつ丁寧に対応すると、返信率や面談設定率の向上につながり、最終的な内定承諾率アップに寄与します。
面接リマインドメールの活用
面接リマインドメールは、応募者に安心感を与える重要なコミュニケーション手段です。件名や本文は「○月○日○時 面接のご案内」など一目で内容が分かるように工夫し、日時・場所・持ち物を明記すると当日の不安を軽減できます。また「返信不要」や「ご不明点はご連絡ください」といった一文を添えると行き違い防止が可能です。さらに、全体の文面はできるだけ丁寧でやわらかい表現を心がけると、応募者に誠意が伝わり、企業への信頼感向上につながります。
内定承諾後の各種連絡
面接の直前に送るリマインドメールは、候補者に安心感を与える重要な役割を果たします。件名や本文には「面接日程のご案内」など内容が一目で分かる表現を用い、日時・場所・持ち物などの詳細を明確に記載することが基本です。また、返信不要である場合や、行き違いを防ぐための注意点をやんわりと加えると、候補者に無駄な負担を与えずに済みます。さらに、全体のトーンを丁寧に保つことで、応募者は「大切に扱われている」と感じやすくなり、信頼感や企業への志望度向上にもつながります。特に初めて訪問する候補者にとっては、当日の不安を減らすための地図リンクや交通手段の補足も効果的です。加えて「当日はお気をつけてお越しください」などの温かみのある一文を添えると、形式的な連絡ではなく心配りのある対応として印象づけられます。
メール以外の連絡手段との併用ポイント
採用活動においては、候補者の状況や属性に応じて最適な連絡手段選びが大切です。メールは正式な連絡に適していますが、日程調整や急ぎの連絡には電話やチャットツールが有効です。複数の手段を組み合わせると、候補者の負担を減らし、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
電話連絡を併用する場合
採用活動においては、メールだけでなく電話連絡を組み合わせると、応募者への誠意をより強く伝えられます。特に合否や重要事項を電話で直接伝えると、企業の熱意や人間味がダイレクトに届き、信頼関係の構築につながります。電話の際は一方的にならず、応募者が質問や不安を口にしやすい雰囲気を意識すると効果的です。また、電話後には必ずメールで内容を再送し、手続きや日程などの詳細を文面に残しておくと、行き違いや認識のずれを防止できます。電話とメールを併用すれば、誠実さと効率性を両立させたフォローが可能です。
郵送（書類送付）を併用する場合
採用活動では、履歴書の原本や契約書類など重要性の高い書類を取り扱う際、メールだけでなく郵送を併用が欠かせません。特に、正式な原本提出や押印が必要な場合は郵送が必須です。郵送の際は、事前に送付内容や提出期限、送付先住所をメールで案内し、応募者の不安を解消しておくと安心です。また、書類を郵送する際には必ず送付状を添え、宛名や差出人を正確に記載すると、誠実かつ丁寧な印象を与えられます。さらに、到着確認や受領連絡も忘れず行うと、信頼性が高まり、スムーズな採用プロセスの進行につながります。
チャットツールやSMSなどを活用する場合
チャットツールやSMSは、スピーディーかつ気軽にやり取りできるため、採用活動においてリマインドや急ぎの連絡に最適です。既読率が高く、短時間で返信を得やすいため、面接前日の確認や当日の急な変更連絡などに有効活用できます。また、メールと比較して応募者の心理的ハードルを下げられる点も大きなメリットです。例えば「面接当日はこの番号にお越しください」といった補足や「ご不明点があれば返信ください」とやんわり促すと、安心感を与えられます。さらに、書類準備のリマインドにも活用でき、候補者の不安を軽減しつつ効率的なコミュニケーションを実現します。
採用担当がメールを送付する際の注意点
応募者へメールを送信するときは、対応を誤ると企業への不信感を抱かせる原因になります。
ここでは、採用担当者が応募者にメールを送信するときの注意点を紹介します。
採用担当者としてメール業務を行う機会がある人は参考にしましょう。
テンプレートをそのまま使用しない
あまりにも事務的な内容のメールは、応募者からの印象を悪くする原因になります。
全ての応募者に対して画一的な対応になることを避けるために、メールのテンプレートをそのまま使用するのではなくアレンジを加えることがおすすめです。
応募者に合わせた気配りのあるメールを送ると、入社へのモチベーションを上げる助けになり、他社との差別化につながります。
このような細やかな対応は、最終的に先行辞退率や内定辞退率、早期離職率を下げることにつながるでしょう。
専用のメールアドレスを用いる
採用業務のメールに日常業務で使用しているアドレスを使うと、応募者からのメールを見落とす可能性があります。
そのため、採用業務を行うときは、窓口用のメールアドレスを新しく用意することが有効です。
採用の連絡用のメールアドレスは、担当者以外の社内の人も利用可能にすることをおすすめします。
アドレスを共有すれば、担当者が不在でも採用関連のやり取りができるためです。
社員同士が連携して採用業務ができるよう心がけましょう。
迅速な対応を行う
応募者から問い合わせがあったときは、可能な限り迅速に対応しましょう。
特に緊急性のある連絡については、即日での返信が理想です。
問い合わせから返信までの間が開くと、企業に対する優先順位が下がる原因になります。
メールに対して迅速な対応を行えば、選考や内定の辞退を防ぎやすくなるでしょう。
休日を挟んだときに返信が遅れる場合は、あらかじめ企業の採用Webページに営業日以外は連絡・返信ができない旨を書いておくことがおすすめです。
メールは営業時間内に送る
メールを送る時間帯にも注意が必要です。できるだけ平日、会社の営業時間内に送信することを心がけましょう。深夜の時間帯に連絡をすることは、マナーの面でも避けた方が無難です。
また、深夜や会社の休日にメールを送ると、受け取った学生は「この時間まで仕事をしなければならないのか？」、「休日出勤があるのか？」などと不安を感じる恐れがあります。
どうしても営業時間外になりそうなときは、予約送信機能を使うのもおすすめです。
メールのやりとりは慎重に対応
採用・選考案内メールは、誤字脱字や日時・会場・持ち物の抜け漏れがあると信頼低下に直結します。件名は要点が一目で分かる形にし、本文では以下を具体的かつ正確に記載しましょう。
- 日時
- 場所（URLや地図）
- 形式（対面・オンライン）
- 所要時間
- 持ち物
- 返信期限
- 不明点の問い合わせ窓口（担当者名・電話・メール）
送信前には宛名・敬称・署名を最終確認し、宛先ミスやBCC漏れを防止します。返信や追加案内は原則24時間以内を目安に、難しい場合も「受領しました・いつまでに回答します」と即時連絡を心がけましょう。テンプレートに一言の個別化を加えると、丁寧さとスピードを両立させられます。
採用メールでよくあるトラブル例
採用メールは候補者との信頼関係を築く第一歩ですが、誤送信や情報不足などのミスが起こりやすいのも事実です。小さな不備が不安や不信感につながり、せっかくの採用機会を逃すおそれがあります。ここでは代表的なトラブル例を解説します。
応募者からの返信がない場合の対応
採用活動では応募者からの返信が滞ることも珍しくありません。その際は、強い口調で催促するのではなく、やんわりとした文面で丁寧にフォローすることが重要です。まずはリマインドメールを送り、それでも反応がない場合は電話やSMSなど複数の連絡手段を活用すると効果的です。長期的に返信が得られない場合は、他社内定や辞退の可能性も考慮し、一定期間を待ってから不採用扱いの連絡を行うなど、柔軟かつ誠実な対応が求められます。
メールの誤送信・内容誤りが発生した場合
採用メールにおける誤送信や内容の誤りは、応募者との信頼関係に直結する大きなトラブルです。万が一発覚した場合は、まず速やかに電話で誠意をもって謝罪しましょう。その後、誤送信メールの削除依頼や正しい内容を記載した正式なお詫びメールを送信することが大切です。再発防止策や確認体制の強化についても明記すると、応募者に安心感を与えられます。特に個人情報や機密情報が含まれる場合は、必ず上司や管理部門と連携して慎重な対応が必要です。
まとめ
採用活動中は、さまざまな場面で就活生にメールを送ることが多いでしょう。多くの学生に、それぞれのフェーズに応じた内容をその都度送るには時間と労力がかかります。
メールの書き方や言葉遣いなど、意識しなければならない点も多く大変ですよね。
どのようなメールを送ればよいのか悩んでいる採用担当の方は、基本のテンプレートを活用してみてはいかがでしょうか。
「ABABA」なら、最終面接まで進んだ優秀な学生だけを見つけられるスカウト機能や、採用担当者の負担を減らすお祈りエール機能があります。採用できなかった候補者とも良好な関係を続けられるお祈りエールは、採用担当者の負担を軽減できるツールです。
◆ABABAの特徴
| ・1,700社以上の企業が導入していて業界No.1の内定承諾率を誇る ・他社の選考実績から最終面接まで進んだ経験のある優秀な学生のみスカウトできるため、選考手順をスキップできる ・不採用通知を送る際メールの代わりにお祈りエール機能を使えば、採用できなかった候補者とも良好な関係を築けて採用担当者の精神的な負担を軽減できる |
優秀層のみにアプローチするため、ESや一次面接など一部の選考手順をスキップできて、その分送らなければならないメールの数も減らせるでしょう。サービスの詳細につきましては、こちらをご確認ください。
応募受付時点から内定決定後まで就活生とのやりとりは続き、採用活動には多くの費用や時間などのコストがかかるでしょう。「膨大なコストをかけても思ったように進まず欲しい人材が確保できなかった」ということにならないよう、新卒採用を成功させるために「ABABA」の活用も検討してみてはいかがでしょうか。
