内定通知メールとは？メールの記載内容やポイントを解説！（例文付き）
企業からの内定通知メールは、応募者にとって重要な連絡の1つです。内定が決まったことを正式に通知するものであり、企業によっては書面や電話と併せて送付する場合もあるでしょう。メールでの内定通知は、迅速かつ確実に応募者へ伝えられるため、多くの企業が採用する手段です。
本記事では、内定通知メールの基本的な内容やポイント、例文について詳しく解説します。
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内定通知メールとは？
企業が応募者に、内定について通知する方法を「内定通知」と呼びます。
内定通知は、従来の書面や電話だけでなく、メールでの通知も一般的です。企業にとって、内定通知は正式な採用意思を伝える重要な手段であり、応募者にとっては入社判断をする決定的な情報が含まれています。
内定通知メールは、迅速な情報伝達を可能にし、応募者との円滑なやり取りを実現します。企業側は、メールに敬語を適切に使い、企業の誠意を表す内容を心掛け、手続きに関する詳細情報の明記が大切です。
内定通知メールの記載内容
内定通知メールには、求職者の氏名や企業名、人事担当者名を記載し、応募への感謝の気持ちを伝えることが重要です。
採用の結果を明確に伝え、内定が決まったことを確実に知らせます。さらに、内定承諾の期限や今後の流れを具体的に説明し、入社準備を円滑に進められるようサポートしましょう。
最後には、締めの挨拶と問い合わせ先を明記し、求職者が必要な情報を得られるよう配慮が求められます。
内定通知メールを送る際のポイント
企業が応募者に内定通知メールを送る際には、いくつかのポイントがあります。メールの送信が遅れたり、内容が分かりにくかったりすると、応募者の不安を招き、入社意欲に影響を与えかねません。そのため、適切なタイミングで、簡潔で丁寧なメールが求められます。
ここでは、内定通知メールを送る際のポイントについて詳しく解説します。
内定通知メールは迅速に送る
内定通知メールは、できるだけ速やかな送信が重要です。
特に最終面接後は、応募者が他社の結果を待っている可能性があるため、企業としても迅速な対応が求められます。一般的に、面接から1週間以内には送るのが理想的です。
決定までに時間がかかる場合は、途中で状況を共有することで、応募者の不安を軽減できます。迅速に内定を伝えることで、入社意欲の向上につながり、他社へ流れるリスクも抑えられるでしょう。
簡潔にわかりやすく書く
内定通知メールは、応募者が一目で内容を理解できるように、簡潔で明確な文章が大切です。メールには、内定の事実、今後の手続き、問い合わせ先などを整理して記載します。
長すぎる文章は読みにくく、応募者に余計な負担をかけるため、要点を押さえた文章を心掛けましょう。また、不明点があればすぐに確認できるよう、問い合わせ窓口の情報を明記すると、スムーズなコミュニケーションが可能です。
お礼の気持ちを伝える
内定通知メールでは、応募者へしっかりと感謝の気持ちを伝えましょう。
選考に時間を割いてくれたことや、企業への関心を持ってくれたことに対する感謝を表現すると、応募者によい印象を与えられます。
メールを通じて「感じのよい企業だ」と思ってもらえれば、入社意欲を高めるきっかけになり得ます。簡単な一言でも、お礼を添えることで、応募者にとって温かみのある通知になるでしょう。
内定者に合わせたオリジナルの文章にする
内定通知やフォローメールは、テンプレートのまま送るのではなく、内定者ごとにカスタマイズすることが大切です。たとえば、選考時に感じた印象や面接で語られていた強み、印象的なエピソードを盛り込むと「自分をしっかり理解してくれている」と内定者に安心感を与えられます。オリジナル性のあるメッセージは、他社との差別化にもつながり、企業への信頼感や入社意欲を高める効果が期待できます。その結果、内定辞退の防止にもつながり、採用活動の成果に結びつくでしょう。
問い合わせ先を記載する
内定通知メールには、採用担当者の問い合わせ先などの明記が重要です。
窓口となる部署名・担当者名・会社の住所・電話番号・メールアドレスなどを記載し、内定者が気楽に質問や相談ができる環境を整えます。特に、入社手続きや今後のスケジュールに関する疑問が生じた際、すぐに企業が対応できる体制もあると、内定辞退を防ぐ効果が期待できます。
スムーズな連絡が取れるよう、分かりやすく情報を整理し、正しい連絡先を記載するように心掛けましょう。
誤字脱字や連絡漏れなど無いかチェックする
内定通知メールに誤字脱字があると、企業の信頼性を損なう要因になりかねません。
特に、応募者の氏名・企業名・面接日程などの重要な情報に誤りがあると、内定者に不安を与えるでしょう。そのため、送信前には十分に内容を確認し、誤りが無いか細かいチェックが求められます。
文章を作成した担当者とは別の人がダブルチェックを行うことで、ミスを防げます。
誤字脱字や連絡漏れの無い、正確な内定通知メール作成によって、企業の誠実さを伝えられるでしょう。
電話による内定通知と併用する
内定通知をメールで送るだけでは事務的な印象になりやすいため、電話との併用が効果的です。電話でのやり取りは文章にはない温かみを伝えられて、企業の誠意や歓迎の気持ちをより強く印象づけられます。また、内定者の反応をその場で確認できる点も大きなメリットです。喜びや不安の声を直接受け止め、必要に応じてフォローできると、安心感を与えられます。結果として、企業への信頼感を高め、入社意欲の向上や内定辞退の防止にもつながるでしょう。
内定通知メールの例文
就活において、企業からの内定通知メールは、応募者にとって大きな節目となる重要な連絡です。内定通知を受け取ることで、求職者は次のステップに進む準備ができるため、企業側も丁寧で明確な内容の通知が求められます。
ここでは、分かりやすく構成された内定通知メールの例文を紹介します。
例文1
件名: 【株式会社◯◯】採用内定のご連絡
◯◯ ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯の採用担当、◯◯と申します。
このたびは、弊社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を進めた結果、◯◯様を弊社の一員としてお迎えしたいと考え、内定をお知らせいたします。
つきましては、入社に関する詳細をご説明するため、後日改めてご案内をお送りします。必要書類の準備や今後のスケジュールについてもお知らせいたしますので、ご確認をお願いいたします。
なお、ご不明な点がございましたら、以下の連絡先までお気軽にお問い合わせください。
【問い合わせ先】株式会社◯◯ 採用担当: ◯◯ ◯◯
住所: 東京都◯◯区◯◯町1-2-3
電話番号: 03-XXXX-XXXX
メール: recruit@example.com
改めまして、このたびの内定を心よりお祝い申し上げます。◯◯様とともに働けることを楽しみにしております。
敬具
例文2
件名: 【重要】内定のご案内（株式会社◯◯）
◯◯ ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯ 採用担当の◯◯です。
このたびは、弊社の◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を行った結果、◯◯様を正式に内定とさせていただくこととなりましたので、ご連絡いたします。
今後の手続きについて、以下のスケジュールでご案内いたします。
■ 内定承諾書の提出期限: ◯月◯日（◯）
■ 入社予定日: ◯月◯日（◯）
■ 入社前オリエンテーション: ◯月◯日（◯）
詳細については、別途郵送またはメールにてご案内いたします。書類の準備などで不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
【問い合わせ先】
株式会社◯◯ 採用担当: ◯◯ ◯◯
住所: 東京都◯◯区◯◯町1-2-3
電話番号: 03-XXXX-XXXX
メール: recruit@example.com
◯◯様のご活躍を心より楽しみにしております。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
例文3
件名: 【株式会社◯◯】内定のご連絡とご評価について
◯◯ ◯◯様
お世話になっております。株式会社◯◯ 採用担当の◯◯です。
このたびは弊社◯◯職にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を進めた結果、◯◯様を内定とさせていただきましたことをご報告いたします。特に◯◯様の「課題に粘り強く取り組む姿勢」と「周囲を巻き込みながら成果を出せる協調性」が高く評価されました。面接でも前向きで誠実なお人柄が伝わり、弊社のチームに大きな力をもたらしてくださると確信しております。
今後は入社に向けた詳細をご案内いたします。ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
【問い合わせ先】株式会社◯◯ 採用担当: ◯◯ ◯◯
住所: 東京都◯◯区◯◯町1-2-3
電話番号: 03-XXXX-XXXX
メール: recruit@example.com改めまして、内定おめでとうございます。◯◯様と一緒に働ける日を心より楽しみにしております。
敬具
内定通知メールを効率よく作成・送信する方法
内定通知メールは、候補者にとって企業からの大切な最初の公式連絡です。しかし一通ごとに作成・送信に時間をかけていては、採用担当者の負担が大きくなります。効率化の工夫を取り入れると、スピード感を保ちながら候補者に丁寧で好印象な対応を実現できます。
メールのテンプレートを活用する
内定通知メールは候補者ごとに内容を変える必要がありますが、毎回ゼロから文章を作成していては時間も労力もかかるでしょう。そのため、あらかじめ内定通知専用のテンプレートを準備しておくと大幅な効率化につながります。基本的な構成を整えたうえで、候補者の氏名や選考でのエピソードなど一部をカスタマイズする形にしておけば、スピード感を持って送信できるだけでなく、誤字脱字や伝達ミスを防ぐ効果もあります。テンプレート活用は、採用担当者の業務を安定化させる大きなポイントです。
採用管理システムを活用する
採用管理システム（ATS）を導入すれば、内定通知メールの送信業務を効率化できます。多くのATSには「メールの一括送信」「テンプレート管理」「送信履歴の記録」などの機能が備わっています。担当者が手作業で行うよりも、スピーディかつ正確な処理が可能です。また、送信を自動化・一元化すると、人的ミスを防ぎながら業務の負担も軽減できるのが大きなメリットです。採用担当者がより戦略的な業務に時間を割けるようになるため、効率と質の両立を目指す企業にとって有効な手段といえるでしょう。
承認フローを整備しておく
内定通知メールの送信が遅れる原因の一つに、社内での承認フローが複雑すぎる点が挙げられます。候補者にとっては内定連絡のスピードが重要であり、遅れれば不安や他社への流出につながりかねません。そのため、送信前に必要な確認や承認ステップを事前に整理し、誰がどの段階で承認するかを明確にしておくことが大切です。承認フローを整備しておけば、確認漏れやトラブルを防止でき、迅速かつスムーズに内定通知を送信できます。結果として、採用活動全体の信頼性向上にもつながるでしょう。
内定通知メールの法的効力
内定通知メールには、単なる連絡以上の意味があります。企業と候補者双方の合意が成立すると「労働契約の成立」とみなされる可能性があり、法的効力を持つ場合もあるのです。誤った記載や曖昧な表現はトラブルにつながるため、企業側は慎重な文面作成が求められます。
内定通知メールに法的効力はない
内定通知メールは、あくまで企業から候補者に対して「内定をお知らせする」ための連絡手段であり、発行自体に義務はありません。そのため、企業が発行するかどうかは自由であり、法的に必ず作成・送信しなければならないものではありません。また、記載内容についても労働基準法などで明確に規定されているわけではなく、企業ごとに自由に作成できます。したがって、内定通知メールそのものには法的効力はなく、あくまで事務的な通知という位置づけです。
「内定」という行為に法的効力が発生する
内定通知メール自体には法的効力はありませんが、「内定」という行為そのものは労働契約法上「始期付解約権留保付労働契約」にあたり、法的効力を持ちます。つまり、一定の条件付きではあるものの、企業と候補者の間に雇用契約が成立している状態とみなされます。そのため、口頭でのやり取りだけでは「言った・言わない」のトラブルにつながりやすいため、内定通知メールを送信して証拠として残しておくことが重要です。
内定の取り消しは「解雇」にあたる
一度交わした内定を企業側が一方的に取り消すことは、法的には「解雇」と同等の扱いです。そのため、企業が内定を取り消す際には、単なる経営上の都合や曖昧な理由では認められません。客観的に合理的な理由があり、かつ社会通念上も相当と認められる必要があります。例えば、応募者の経歴詐称や重大な規律違反などは合理的理由に該当しますが、そうでない場合は不当解雇と判断されるリスクが高まります。
まとめ
内定通知メールは、企業と応募者の信頼関係を築くうえで重要な役割を果たします。内定者が落ち着いて入社準備を進められるよう、迅速かつ丁寧な対応の心掛けが大切です。
メールの内容は簡潔で分かりやすくし、誤字脱字のチェックや問い合わせ先も忘れず記載します。応募者への感謝の気持ちを伝えることで、企業の印象をよりよくできるでしょう。
近年では、内定辞退を防ぎ、優秀な人材を確保するために、内定者フォローの重要性が増しています。
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