内定者フォローにツールを使うメリットは？種類や選ぶときのコツも解説
内定辞退や早期離職のために内定者フォローは欠かせません。内定者フォローの施策や実施方法はさまざまある中で、ツールを使う方法も有効です。
そこで今回は、内定者フォローにツールを使うメリットについて、内定者フォローに使えるツールの種類や選ぶコツとともにご紹介します。
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内定者フォローとは
内定者フォローは、内定辞退や早期離職を防ぐための施策の総称です。
応募者は複数の企業の採用を同時に受けていることが多く、内定を出しても必ず入社するとは限りません。他社の条件や魅力にひかれると、自社の内定は辞退します。また、入社しても業務内容や社風が合わないと早期離職につながります。
内定辞退や早期離職を防ぐために、自社の魅力をアピールしたり業務内容を自然に伝えたりする施策が内定者フォローです。
内定者フォローの施策例
一口に内定者フォローといっても、行える施策にはさまざまなものがあります。
内定者フォローのために行われる主な施策は、以下の通りです。
- 内定者懇親会
- 社員を交えた懇親会
- フォロー面談
- 内定者研修
- グループワーク
- 内定者インターン
- 社内イベント
- 職場見学
- 社内報の送付
内定者フォローの催しを行うと、内定者同士で交流するきっかけになったり、企業になじみやすくなるための準備になったりします。
内定者の不安を解消して内定辞退や早期離職を防ぐ効果もあるため、積極的に開催することがおすすめです。
内定者フォローツールとは
内定者フォローをサポートするツールのことです。採用担当者は他の業務との兼任が多く、ツールを使うことで内定者フォローの業務負担を軽減できます。
内定者フォローツールの機能はさまざまなものの、主に以下のことができます。
- 連絡など内定者の管理
- 内定者と企業、内定者同士のコミュニケーションを促進する
- 業務効率化
- 研修を行う（eラーニング）
内定者フォローにツールを使うメリット
内定者フォローはどの施策でもこまめな連絡や管理が必要ではあるものの、人事は他の業務もこなさなければならず多忙です。
内定者フォローツールを使うことには、以下のメリットがあります。
- 採用担当者の負担を軽減できる
- コミュニケーションを円滑にできる
- 内定辞退を防止できる
- 戦力化を早められる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
採用担当者の負担を軽減できる
内定者フォローツールは、内定者の管理や業務効率化をサポートするツールです。そのため、内定者フォローに関する採用担当者の負担を軽減できます。
採用担当者が採用業務に専任するケースは少なく、多くのケースで他の業務と兼任しています。そのため、多忙になりやすく採用業務の負担を軽減したいと考えることは一般的です。
そこで、内定者フォローツールを使うことで、内定者への連絡の効率化や内定者管理を容易にできます。
コミュニケーションを円滑にできる
会社と内定者、内定者同士のコミュニケーションを円滑にできる点もメリットです。
内定者フォローをする上で、内定者と密にコミュニケーションをとって不安の解消が大切です。コミュニケーションを円滑に進められれば、不安解消や信頼関係の構築ができて入社意欲を高められます。
また、内定者同士でコミュニケーションをとることも可能です。内定者同士でコミュニケーションがとれれば、入社前に同期のつながりや絆が生まれます。
内定辞退を防止できる
コミュニティ形成ができれば、内定辞退の防止も可能です。
企業からの情報提供や対話によって、入社後の業務や自分が仕事するイメージの想像は容易です。これによって、不安解消ができて内定辞退のリスク低減ができます。
また、学習・研修によって知識が得られる満足感も内定辞退につながります。ツールを活用して、積極的に学習や研修の機会を設けましょう。
戦力化を早められる
内定者フォローとして研修を行えば、入社するまでの期間で内定者を即戦力として育てられます。
社内で研修を行うほか、eラーニングをはじめとした学習教材を活用してもよいでしょう。
内定者向け研修で教える内容としてメジャーなものは、以下の通りです。
- ビジネスマナー
- 社内の手続き
- 社風や理念の理解促進
内定者向けに研修を実施することで、同期との連帯感が生まれやすくなったり、仕事に対するモチベーションを向上させたりする効果もあります。
内定者フォローツールのタイプ
内定者フォローツールにはさまざまなものがあり、それぞれ異なる効果を発揮します。
ここでは、内定者フォローツールの効果をいくつかのタイプに分けて紹介します。
ツールを選ぶときの参考にしましょう。
内定者ブルーを解消するタイプ
内定者フォローにツールを採用することによって、内定者が抱えやすい「この会社でよいのか」という不安を解消できます。
採用担当者やほかの内定者とのやり取りを促進すれば、入社時に抱える不安が減るでしょう。
内定者ブルーを解消するタイプのツールに該当するものには、以下のものがあります。
- 社内の様子を伝える動画
- オンラインでイベント開催ができるツール
- メッセージのやり取りができるツール
内定者フォローのためにメッセージのやり取りができるアプリを選ぶときは、コミュニティ構築に強いものを選ぶとよいでしょう。
内定者フォロー業務を効率化するタイプ
内定者フォローの作業は、メールの送信や電話など、多岐にわたります。
メールや電話は時間帯を気にしながら行わなくてはならないこともあり、これらの業務は人事担当者にとって時間がかかる仕事だといえるでしょう。
内定者フォローの業務を効率化し、担当者の負担を減らすためのツールもあります。
内定者フォローの業務を効率化することに役立つツールには、以下のものがあります。
- 内定者との連絡を支援するツール
- 内定者研修が開催できるツール
内定者フォローと採用管理の統合タイプ
一つのツールで内定者への働きかけと人事担当者の業務高知つかが実現するツールもあります。
応募者や選考管理などの「採用管理」と、採用前～内定後までの「フォロー管理」を行える機能が合体したサービスを採用すれば、一つのツールで採用業務に関わるさまざまな作業を効率化できるでしょう。
採用段階から候補者への働きかけを提案してもらえるツールを活用すれば、効率よく候補者を魅了づけでき、内定辞退が発生する確率を減らせます。
内定者フォローツールの種類
内定者フォローは、施策ごとに適したツールが変わります。
内定者フォローに使える主なツールは以下の通りです。
- SNS系
- e-ラーニング系
- 研修系
- 冊子や雑誌など
- 管理サイト系
それぞれの概要やメリットをご紹介します。施策内容や目的に適したツールを選びましょう。
SNS系
内定者同士、または社員と内定者がコミュニケーションを取りたい場合は、内定者用SNSがおすすめです。SNSは多くの人が日常的に利用していて、利用のハードルは低いことが特徴です。
内定者同士が交流するSNSを作ることで、悩みや不安を共有できるため、仲間意識が芽生えるでしょう。仲間意識が芽生えれば、仕事に必要な連携もスムーズにできて入社後の業務におけるメリットもあります。
また、社員に対して不安や悩みを相談できるようにすることで、仕事に関する相談ができることや、社員とよい関係が築けるなどのメリットがあります。
e-ラーニング系
内定者向けに業務内容やビジネスマナーをe-ラーニングで実施します。
オンラインでの研修は好きな場所から参加できるため、参加のハードルを下げられます。
e-ラーニングを活用すれば、時間に縛られず好きなタイミングで閲覧が可能です。
また、リアルタイム形式でのe-ラーニングを用いることで、疑問や不安を直接質問できます。
両者を上手に使い分けることがポイントです。
研修系
業務やビジネスマナーに関する研修を事前に行うことで、入社後の育成にかかる時間や費用などを削減できます。
内定者フォローの一環として研修を行うことで、入社後の即戦力化も期待できます。
学生は業務内容を事前に把握することで、入社後の業務に関する漠然とした不安の解消が可能です。
冊子や雑誌など
社内報や内定者向けパンフレットなど、冊子や雑誌を用いた内定者フォローもあります。
社内報を発行する会社では、内定者にも冊子を送付しましょう。定期的に社内報を送付することで、会社の情報を随時共有できます。内定から入社まで時間が空いても、会社の情報に触れることで不安の解消や信頼向上が期待できます。
内定者向けに、会社の紹介や業務内容を紹介するパンフレットの発行もおすすめです。社内で働く人の様子や先輩社員のインタビューを掲載しましょう。
管理サイト系
採用管理ができるサイトの活用もおすすめです。
メッセージのやり取りやスケジュール管理など、採用管理のできるサイトがあると、採用担当者の負担を軽減できます。
機能はツールによってさまざまで、候補者のプロフィール情報やスケジュールの管理機能、メッセージの一括送信機能や提出物管理機能、お知らせ機能などが一般的です。内定者の分析ができるものもあり、有効活用すれば内定者一人ひとりに効果のあるフォローが可能です。
内定者フォローツールを選ぶポイント
内定者フォローツールにはさまざまな種類があります。それぞれで機能や特徴が異なるため、自社に合うツールを選ぶことが大切です。
そこでここからは、内定者フォローツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。
ツールに求める機能を明確にする
内定者フォローツールと一言でいっても、機能は多種多様です。そのため、最初にどのような目的でツールを導入するのかを明確にしましょう。次に、目的達成のために必要な機能を洗い出します。
内定者管理やコミュニケーション活性化、学習・研修など、サービスによって対応する範囲はさまざまです。自社の課題が解決できるツールを選びましょう。
使いやすさをチェックする
必要な機能が揃っていても使いにくいツールは、逆に採用担当者の負担を増やす恐れがあるため、使いやすさも重要です。無料体験ができるツールの場合、導入前に採用担当者が使い、操作性に問題がないかを確認しましょう。
また、採用担当者だけではなく内定者にとっても使いやすいものを選びます。用途によっては社員や経営層も使用するため、誰でも使いやすいシンプルな操作性のツールが理想です。
セキュリティ対策されたツールを選ぶ
ツールを導入する上で、セキュリティ対策は重要です。個人情報や会社の情報が漏洩しないツールを選びましょう。
例えば、以下のセキュリティ対策ができているツールは安全性が高いと判断できます。
- 暗号化
- データ保護
- コンプライアンス遵守
- 認証システム（不正アクセス防止）
- プライバシーマーク・ISMS取得
- ウイルス対策
費用対効果を考慮する
予算を決めて、予算の範囲内で使用できるツールを選びましょう。
機能性が高いほど、内定者フォローに役立ちます。その一方で、豊富な機能を持つサービスは費用が高い傾向にあります。そのため必要な機能を明確にして、その機能が搭載されているツールを選び、費用を抑えることが大切です。
必要な機能を明確にせず、とにかく機能が豊富なツールを選ぶと、ツールの導入費用で経営が圧迫される恐れもあるため注意しましょう。
内定者フォローツールを使うときの注意点
採用担当者の負担を軽減できる内定者フォローツールですが、使用時には以下の点に注意しましょう。
- 内定者の負担にならないようにする
- 採用担当者の負担にならないようにする
それぞれの注意点について詳しく解説します。
内定者の負担にならないようにする
内定者フォローをすることは、内定辞退や早期離職を防ぐために大切です。しかし、内定者フォローが学業の支障にならないように注意しましょう。
例えば、連絡の頻度が多すぎるとコミュニケーション疲れを起こす可能性があります。また、研修やイベントの開催が学業と重なるとなかなか参加できません。
管理されている感覚に陥らないように、適度な頻度で適切なスケジュールを組むことが大切です。
採用担当者の負担にならないようにする
採用担当や人事部門での利用にあたって、教育・学習が負担にならないように注意しましょう。
初めて使うツールは慣れるまで戸惑うため、ツールの準備・セットアップに手間取られないように、シンプルな操作性のものを選びます。
また、SNSの管理ややり取りに時間を浪費しないように、使用頻度や運用についてのルール作りが必要です。
内定者フォローツール4選
内定者フォローツールでは、基本的なフォロー管理機能のほか、SNSやeラーニングなどの機能を備えたツールが人気です。
ここでは、おすすめのツールを4つ紹介します。
ツール選定の参考にしましょう。
エアリーフレッシャーズクラウド
エアリーフレッシャーズクラウドは、新卒採用で活用できるコミュニケーションツールです。
コミュニティの作成やアンケートの実施、提出物管理など、内定者フォロー業務に役立つ基本機能を搭載しています。
また、タスク一覧表示や管理用メモの共有など、人事担当者の業務を支援するサービスも充実しており、業務効率化に役立つでしょう。
ビジネスマナーとExcelのeラーニングを無料提供しているため、オンライン上で内定者への教育ができます。
内定者パック
内定者パックは、多くの企業で活用されるツールです。
メッセージ送信や掲示板機能など、内定者の不安を解消するサービスが多く搭載されています。
また、ユーザー管理機能やeラーニングの提供など、内定者フォローに必要な多くの機能がこのツールのみで完結します。
研修・教育コンテンツは豊富で、ビジネスマナーや電話対応などのビジネススキル系講座のほか、Office系研修講座や資格系などが視聴可能です。
Any See
Any Seeは、企業・内定者間のコミュニケーションを支援するSNSクラウドサービスです。
スマートフォンから気軽に内定者同士や担当者とのコミュニケーションが取れることが大きな特徴です。
採用担当者は、ツール内のさまざまな機能を駆使して内定者の動向を管理できます。
また、内定辞退の確率が高い候補者を通知する機能もあり、フォローを行う目安になります。
コミュニケーションツールとしての活用だけではなく、eラーニングの視聴も可能です。
MOCHICA
MOCHICAは、LINEとの連携で応募者と交流できる採用管理システムです。
選考日程の調整や選考ステータスの管理・評価、採用進捗の管理などの機能が搭載されており、採用業務効率化に役立ちます。
応募者に対してLINEから通知が届くため、選考参加率向上に効果的です。
LINEの活用によって内定者との関係が構築しやすくなることが利点で、内定辞退率解消に高い効果を発揮します。
また、管理画面からチャットで質問・相談ができ、サポート体制が充実している点も魅力です。
まとめ
内定辞退や早期離職を防ぐためには、内定者フォローが重要です。内定者フォローの施策は多数あり、ツールが活用できる施策もあります。
内定者フォローに活用できるツールは、目的や施策の内容を考慮し、最適なツールを選びましょう。
内定者フォローには新卒スカウトサービスABABAがおすすめです。なぜなら、ABABAには以下の特徴があるためです。
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