内定者フォローメールのメリット・コツ・テンプレートを紹介
内定者へのフォローメールは、入社までの重要なコミュニケーションツールです。本記事では、シーン別のテンプレートと効果的な作成のコツ、内定者の不安解消、内定辞退防止の方法などを解説します。
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内定者フォローメールとは？
「内定者フォローメールとは、新卒内定者の入社までの不安を解消し、スムーズな入社につなげるためのコミュニケーションツールです。
就職活動が初めての新卒内定者は、入社までの期間に多くの不安や疑問を抱えることがあります。そのため、定期的なフォローメールを通じて情報提供や支援を行うことで、内定者の不安を和らげ、入社への期待感を育めるでしょう。
内定者フォローメールは、堅苦しすぎる文面では内定者との距離が縮まりません。とはいえ、友達同士のようなカジュアルすぎる文面の場合、企業としての信頼性を損なう可能性があります。
内定者フォローメールの役割
内定者フォローメールを送信することで、内定者の不安や疑問が解消でき、内定辞退の防止や信頼関係の構築につながります。
内定者フォローメールの役割を把握したうえで、目的に応じたメッセージを送ることが重要です。
内定者の不安や疑問の解消
内定者は入社にあたって不安や疑問を抱えています。特に新卒の場合は、仕事内容や社会人としての振る舞いなどについて、知っていることの方が少ないといえます。
内定フォローメールで入社やスケジュールに関して情報提供することで、内定者が社会人生活についてイメージしやすくなり、安心して入社を待てるようになります。担当者のメールアドレスを共有して、質問や相談を受け付ける方法も有効です。
内定辞退の防止
内定辞退を防止するためにも、フォローメールの送信が有効です
内定獲得から入社までの間に企業からの連絡が一切ないと、内定者は企業に対して不安や不信感を覚えやすくなります。また、他社から内定が出た際に連絡のない企業は内定者のなかで優先度が下がります。
内定者へのメールを通じてつながりを持ち続けると、不信感や優先度の低下による内定辞退の防止が可能です。フォローメールを通じて定期的なコミュニケーションを継続することが欠かせません。
信頼関係の構築
内定者フォローメールによって内定者と交流すると、入社前に信頼関係を構築できます。
信頼関係を築いた担当者のいる企業であれば、内定者側も入社意欲を維持しやすくなります。
また、内定期間に担当者とやりとりすることは、新しい環境や習慣へ適応する準備としても有効です。内定者フォローメールで企業の雰囲気に慣れてもらえれば、スムーズに業務を始めやすくなります。
さらに、メールのやりとりから内定者側の企業への帰属意識を高めることによって、入社後の早期離職を防ぐ効果も期待できます。
内定者フォローメールにおける書き方のコツ・ポイント
内定者へメールを送りたくても、どのような内容が適切か分からないケースも考えられます。ここでは、内定者にとって読みやすく、企業に好印象を持ちやすい内定者フォローメールを作成するためのポイントを紹介します。
内定者に寄り添った内容にする
内定者へのメールでは、内定者に寄り添った内容の文章を心掛けることが重要です。
テンプレートに沿っただけの内容ではなく、内定者それぞれに適した内容を考える必要があります。それぞれに合った内容でメールを送ることで、内定者が入社にあたって抱える不安や悩みなどを聞き出しやすくなります。
内定者への歓迎や期待を伝えたり、相談先となる担当者の連絡先を添えたりする方法も有効です。
今後のスケジュールを伝える
内定から入社までの期間が長い内定者は、待ち時間の間に今後のスケジュールや働き方について不安を覚えることがあります。内定者フォローメールを通じて今後のスケジュールを伝えておくことが欠かせません。
また、入社意欲が高い内定者は、今後の業務や必要なスキルについて強く関心を持っています。内定者フォローメールで今後の予定や必要とされるスキルなどを伝えることが有効です。
加えて、内定者に向けて資格勉強のためのプログラムを行う際も、メールで連絡します。
親しみのある文章にする
内定者へのメールでは、取引先へのビジネスメールのような硬い表現ではなく、少し砕けた表現を用います。「お問い合わせください」ではなく「いつでも連絡してください」のように表現して、相手が不安や疑問を相談しやすい雰囲気を作ることが有効です。
また、内定者の入社を社員が心待ちにしていることを示す言葉を入れると、内定者の緊張をほぐしやすくなります。
親しみのある文章にすることで内定者との距離を縮められ、メールでのコミュニケーションを円滑に行えます。
返信は迅速にする
内定者とやり取りをするときは、相手からのメッセージに早めに返信することがポイントです。
内定者からの質問や相談のメールを放置すると、不信感を持たれる原因になります。内定辞退を防ぐには、迅速・丁寧な対応を心掛ける必要があります。
また、こちらからメールを送った場合は、そのメールに対して「返信やアクションが必要かどうか」をアナウンスすることがおすすめです。早めに返信が必要なメールについては、返信期日や返信方法について欠かさず記載します。
【ケース別】内定者フォローメールのテンプレート・例文
内定者フォローは、場面や状況に応じて適切な対応が求められます。ここでは、内定通知後から入社式前まで、それぞれの段階で活用できるメールテンプレートと例文を紹介します。各シーンに合わせた効果的なコミュニケーションで、内定者との良好な関係を築きましょう。
内定通知後
内定通知後は、内定者の期待や不安に寄り添う大切な時期です。入社までのスケジュールや準備事項を明確に伝え、質問や相談がしやすい環境を整えましょう。
〇〇 〇〇様
この度は、当社への入社をご決定いただき、誠にありがとうございます。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村でございます。
内定通知後のスケジュールや手続きについて、以下の通りご案内いたします。
【今後のスケジュール】
〇月〇日：内定式（参加任意）
〇月〇日：内定者研修（必須）
〇月〇日：入社手続き書類の締切
詳細は添付資料をご確認ください。不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
○○様のご活躍を社員一同心より楽しみにしております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
注意点は以下のとおりです。
- 初回メールは内定承諾から3営業日以内に送付
- 必須イベントと任意参加イベントを明確に区別
- 提出書類は期限や記入方法を具体的に説明
内定者面談
内定者面談は、入社後の業務内容や職場環境について説明し、内定者の疑問や不安に丁寧に対応する機会です。また、内定者の希望やキャリアビジョンを共有すれば、入社後のミスマッチを防げます。
〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村と申します。
内定のご承諾、誠にありがとうございます。○○様をお迎えできる日を、社員一同心待ちにしております。
入社に向けた準備の一環として、内定者面談を実施させていただきたくご連絡いたしました。
【内定者面談の詳細】
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：本社オフィス（オンライン面談の場合はURLを別途お知らせします）
内容：入社後の業務内容やご希望の確認、質疑応答
ご都合を確認させていただきたいので、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
何かご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。今後ともよろしくお願いいたします。
署名
注意点を以下に示します。
- 複数の候補日時（平日2～3日分）を提示
- 面談の所要時間と目的を明記
- 交通費支給の有無や使用ツールについても案内
内定式前
内定式は、内定者と企業の関係をより深める重要な機会です。案内メールでは、式の詳細な情報提供とともに、会社全体で歓迎する気持ちを伝えましょう。
〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村です。
このたびは内定おめでとうございます。社員一同、〇〇様とお会いできる日を心待ちにしております。
さて、内定式の詳細についてご案内いたします。
【内定式の詳細】
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：本社オフィス（またはオンライン会場：URLを追ってお送りします）
服装：ビジネスカジュアル
持ち物：筆記用具、印鑑（書類提出が必要な場合）
出欠の確認を〇月〇日までにお願い申し上げます。また、当日についてご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。
〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。どうぞよろしくお願いいたします。
署名
注意点は以下のとおりです。
- 案内は内定式の1か月前に送付、出欠確認は2週間前までに
- 配布資料や接続テストの日程がある場合は事前案内
- 交通費精算方法、服装、緊急連絡先の明記
内定者研修
内定者研修は、会社の理念や業務内容を理解し、スムーズな入社準備につなげる機会です。同期との交流を深めながら、社会人としての基礎を身につけられる環境を整えましょう。
〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村です。
このたびは内定おめでとうございます。○○様のご入社を社員一同、心よりお待ちしております。
入社後のスムーズなスタートを支援するため、内定者研修を以下の日程で実施いたします。
【内定者研修の詳細】
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：本社研修ルーム（またはオンライン会場：URLを追ってお送りします）
内容：会社概要の説明、業務内容の基礎研修、質疑応答
持ち物：筆記用具、ノート
当日までに確認事項やご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。○○様のご参加を心よりお待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
注意点は以下の3つです。
- 案内は研修日の1か月前に送付、参加確認は2週間前
- 研修資料や課題がある場合は事前送付
- 昼食、服装、必要機材などの情報も明記
入社式前
入社式は、新入社員として新たな一歩を踏み出す大切な機会です。具体的な情報提供とともに、会社全体で歓迎する気持ちを伝えることが重要です。
〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村と申します。
いよいよ入社の日が近づいてまいりました。○○様とともに働けることを社員一同、大変楽しみにしております。
入社式の詳細を以下の通りご案内いたします。
【入社式の詳細】
日時：〇月〇日（〇）〇時～〇時
場所：本社ホール（またはオンライン会場：URLを追ってお送りします）
服装：ビジネススーツ
持ち物：筆記用具、社員証（お持ちの方のみ）
当日は式終了後に懇親会も予定しておりますので、ぜひご参加ください。
何かご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。○○様のご参加を心よりお待ちしております。
署名
注意点を以下に示します。
- 受付開始は式の開始30分前に設定
- 懇親会の参加確認とアレルギー確認を含める
- 式後の予定も簡潔に説明
連絡が取れない学生への確認
内定者との連絡が途絶えた場合は、状況を考慮した丁寧な対応が必要です。強い口調は避け、気遣いの姿勢を示しましょう。
〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社◆◆◆ 採用担当のA村と申します。
これまで何度かご連絡を差し上げておりますが、ご返信がないため、再度ご連絡させていただきました。内定に関する重要なご案内がございますので、ぜひご確認いただければと思います。
お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日までに以下の連絡先までご返信いただけますと幸いです。
【ご連絡先】
電話：03-1234-5678
メール：recruit@◆◆◆.co.jp
ご都合がつかない場合でも一度ご連絡いただければ、柔軟に対応させていただきます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
署名
注意点は以下のとおりです。
- 前回連絡から1週間後に確認メール送付
- メール、電話など複数の連絡手段を用意
- 2週間以上連絡が取れない場合は、上司に相談
内定者フォローメールの注意点
内定者フォローメールは、送信頻度や文章の形式を間違えると逆効果になることがあります。内定者フォローメールを送る際は、適切な送信頻度で節度を持ったコミュニケーションにする必要があります。また、業務時間内に対応することも重要です。
適切な送信頻度を意識する
内定者フォローメールは、適切な送信頻度で送ることが重要です。頻繁にメールを送りすぎると、内定者に確認や返信の負担をかけてしまいます。
また、メールとメールの期間が空きすぎると、内定者にとって企業の優先順位が下がりやすくなります。そのため、期間の開けすぎも避ける必要があります。
送信まで期間が空きそうなときは、次にメールを送信する時期について伝えておくことが有効です。
節度を持ったコミュニケーションにする
内定者フォローメールの文章は、砕けすぎないように注意する必要があります。ビジネスメールほど硬くなくてよいものの、砕けすぎた表現をすることで、「馴れ馴れしい」「不愉快」と感じられるリスクが生じます。
内定者に対する親しみと、社会人として適切な姿勢を両立できるように意識することがポイントです。内定者への距離感や温度感を間違えると、担当者だけではなく企業全体への不信感につながる可能性があります。
業務時間内に対応する
内定者からの質問には迅速な返信が求められますが、メールを送信する時間帯にも気を配る必要があります。
内定者フォローメールは、業務時間内に送信することが一般的です。
早朝や深夜に送信した場合、メールをチェックする内定者の負担になります。また、深夜や早朝のメール送信を繰り返すことで、休日出勤や残業などが常態化した職場と思われる可能性もあります。
企業全体のイメージに関わるため、メールは適切な時間に送ることが重要です。
まとめ
内定者フォローメールは、内定辞退を防ぎ、入社までの期間を効果的にサポートするコミュニケーションツールです。メールを送る際は、内定者の立場に立って、親しみやすい表現を心がけながらも、ビジネスマナーとしての適切な距離感を保つことが大切です。
シーンごとの対応としては、内定通知後は3営業日以内に初回のメールを送り、スケジュールや必要書類について案内します。内定者面談では、複数の候補日時を提示し、面談の目的や内容を明確に伝えます。内定式前には、開催1か月前をめどに案内を送付し、服装や持ち物などの基本情報を伝えましょう。
内定者研修については、研修内容や必要な準備物を具体的に説明し、同期との交流の機会についても触れます。入社式前は、式当日のスケジュールや懇親会の案内など、詳細な情報提供を心がけます。また、連絡が途絶えた内定者への対応は、強い口調を避け、状況を気遣う姿勢で接することが大切です。
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