面接評価シートとは？作成方法や記入例を徹底解説
面接時に面接官の主観や判断で評価が変わることを防ぐために用いる面接評価シート。面接評価シートを使ったことがない場合、作成方法やどのように記入すればよいか分からない企業も多いでしょう。そこで今回は、面接評価シートの概要や作成方法、記入例をご紹介します。
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面接評価シートとは？
面接評価シートとは、採用面接において候補者を評価するためのツールです。採用活動前に設定した評価項目や評価基準に基づいて作成し、候補者の能力や適性を評価及び記録が可能です。
採用基準がないと面接官の主観が入り、面接官によって評価が変わります。また、経営層と現場のニーズは異なるため、採用基準が明確でないと必要な人材を獲得できなかったり、ミスマッチが発生したりします。
そこで、面接官に面接評価シートを渡して面接評価シートに沿って評価してもらうことで、公平な評価を行い自社に合う人材の獲得が可能です。
面接評価シートを作成する目的
面接評価シートを作成する目的は、公正な評価をするためです。
面接評価シートには、事前に設定した評価項目や評価基準を記載します。記載内容に基づいて評価するため、客観的判断による自社にあった人材とのマッチングが可能です。また、より公平で円滑な採用選考の実現、応募者のデータの可視化による分析などができる点も、面接評価シートを作成する目的です。
面接評価シートを活用する5つのメリット
面接評価シートを適切に活用することで、以下のメリットが得られます。
・採用基準を明確化できる
・面接官同士の評価のブレをなくす
・面接官の主観に頼らない客観的な評価ができる
・面接評価をデータとして蓄積できる
・候補者の情報を社内で共有しやすい
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
採用基準を明確化できる
面接評価シートを作成する際、自社が求める人物像や必要なスキル・経験・能力などを具体的に設定するため、採用基準を明確化できます。面接評価シート作成の過程で採用基準が明確化され、採用担当者間で認識を共有できます。
自社に合う人材の獲得には、採用基準の明確化が欠かせません。面接評価シートを作成するタイミングで、改めて採用基準を定めましょう。
面接官同士の評価のブレをなくす
面接官同士の評価のブレをなくして、公正な評価ができます。
面接官によって評価基準が異なると、評価にばらつきが生じ、公平な選考は困難です。しかし、面接評価シートを用いて評価基準を明確にすることで、すべての面接官が同じ評価項目と基準に基づいて評価が可能です。これによって、評価のブレを最小限に抑えられます。
面接官の主観に頼らない客観的な評価ができる
人は無意識のうちに過去の経験や個人的な感情に影響されて判断します。しかし、面接評価シートがあればあらかじめ設定された評価項目に基づいて評価をするため、客観的な評価が可能です。
主観が入ると公正な評価ができなくなるため、客観的に評価できるように面接評価シートを作成しましょう。
面接評価をデータとして蓄積できる
シートに記録された情報は、貴重なデータとして蓄積できます。このデータは、過去の採用活動の振り返りや分析に活用可能です。
また、採用した社員の活躍度合いと面接評価を照らし合わせることで、評価項目や基準の見直し、面接官のトレーニングなどに役立てられます。今後よりよい採用活動ができるように、面接評価シートは保管しましょう。
候補者の情報を社内共有しやすい
候補者の情報を社内で共有しやすくなる点もメリットです。なぜなら、面接評価シートは、候補者の情報を整理して記録するためです。面接評価シートを見せるだけで、候補者の情報が分かります。
また、採用担当者だけでなく、現場の担当者や経営層にも候補者の情報が伝わりやすくなるため、選考プロセス全体の効率化につながり迅速な意思決定が可能です。
面接評価シートを活用するデメリット
面接評価シートを活用すると採用活動を効率化できますが、状況によっては使わない方がよい場合もあります。
ここでは、面接評価シートを用いることによって発生しうるデメリットについて解説します。
導入を検討している場合は参考にしましょう。
潜在的な力やポテンシャルに目がいかなくなる
面接評価シートを導入すると、面接の対応がうまい候補者だけが高評価になりやすくなります。
そのため、評価シートの項目だけでは判別しにくい潜在的な能力の部分に目が行きにくくなる可能性があるでしょう。
評価シートでは多くの場合、特定のスキルに焦点を当てますが、柔軟性や創造性など、面接だけでは評価しにくい要素を評価しにくいといえます。
これによって、候補者のスキルの全体像を把握しにくくなり、優れた人材を見逃す可能性が高くなります。
シートの作成・運用にコストがかかる
面接評価シートを導入すると、シートの作成や運用に時間や費用がかかります。
評価基準を設定して、各項目について定義する作業は手間がかかり、人事担当者の負担になる可能性があります。
また、評価シートを活用するには、面接官全員が使用方法を理解しなくてはなりません。
これによって、初期導入時に必要な費用や時間が大きくなる可能性があります。
採用活動にかかる費用や時間を減らしたい方針の企業には、向いていないといえるでしょう。
面接評価シートの作り方
面接評価シートの基本的な作り方は以下の通りです。
①求める人物像の明確化
②評価項目の設定
③評価・採用基準の設定
④選考段階ごとの評価項目設定
⑤質問例の作成
それぞれについて詳しく解説します。
ステップ1.求める人物像の明確化
作成を開始する前に、自社が求める人物像を明確にします。「どのようなスキルや経験を持った人材か」「どのような性格や価値観を持った人材か」「自社の社風に合う人材か」など、具体的に検討して求める人物像を定義しましょう。
この際、経営層と現場のニーズは異なることがあるため、それぞれの代表者を交えた会議が大切です。
ステップ2.評価項目の設定
求める人物像をもとに、評価項目を設定します。評価項目は、能力やスキル・経験・パーソナリティ・志望動機・熱意など多岐にわたります。それぞれの項目を細分化し、具体的なチェックポイントを設けましょう。
具体的に評価項目を設定することで、より客観的な評価ができます。
ステップ3.評価・採用基準の設定
評価項目の設定ができたら、各評価項目の評価基準を明確に設定します。「各項目をどのように評価するか」「どの程度のレベルを求めるか」などを、具体的に定めましょう。
評価・採用基準を細かく定めることで、評価のばらつきを抑えられます。
ステップ4.先行段階ごとの評価項目設定
評価基準を設定したら、選考段階ごとに評価項目を設定します。選考段階ごとに評価するポイントは異なるため、選考段階によって評価項目を定めましょう。
例えば、一次面接ではコミュニケーション能力や基本的なマナー、二次面接では性格や志望度などを重視します。各選考段階で見極めるポイントを設定し、シートを作成することで、より適切な評価ができます。
ステップ5.質問例の作成
最後に、質問例を作成します。評価項目に基づいた質問例を事前に作成することで、面接をスムーズに進められるためです。
この際、単に質問を考えるのではなく深掘りした質問をセットで考えます。例えば「目標達成力」に関して質問をする場合は「目標達成力を発揮した経験はなんですか」だけではなく、「目標達成のために起こした行動が、なぜ必要だと考えましたか」と、回答を深掘りする質問にしましょう。
新卒向けの面接評価シートに入れる項目
面接評価シートを作成しようと思っても、どのような項目で評価すればよいのかが分からないという人もいるでしょう。
ここでは、新卒採用向け面接評価シートに入れる項目を紹介します。
面接評価シート作成の参考にしましょう。
パーソナリティ
企業によって、働く際に重視される価値観や文化は異なります。
新卒採用では、応募者の価値観や人柄が社風に合っているかどうかは重要です。
スキルや経験の面からみて優秀であっても、企業の価値観や雰囲気と応募者の性格面が合わなければ、入社後に十分なパフォーマンスが発揮できない可能性もあります。
面接では特定の状況でどのように判断したのかを質問し、行動の傾向を確認すると企業との相性を正確に判断できるでしょう。
志望度
志望度の低い候補者を採用すると、内定辞退されたり早期退職されたりする可能性があります。
内定辞退や早期退職による人材の欠けを防ぐには、面接時にモチベーションを測るとよいでしょう。
志望度の高い候補者は、企業の事業や業務などに対して興味を持ち、キャリアビジョンを具体的に決めている傾向があります。
そのため、「当社を志望した理由」「将来的なキャリアについて」などの質問から、応募者の意欲を測るとよいでしょう。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力は、どのような職種であってもある程度必要です。
そのため、面接評価シートを作成するときは、コミュニケーション能力も評価点に入れるとよいでしょう。
面接の際にコミュニケーション能力を判断する評価点となるのは、情報の伝達力や言語化能力、表情や距離感などです。
「質問の意図についての理解」「論理的な説明」「相手の意見を尊重しているか」など、具体的な基準を設けて評価すると、候補者間で能力を比較しやすいでしょう。
マナー
応募者の第一印象と基本的なマナーが守れているかどうかは、職場への適応力を判断するポイントです。
面接評価シートでは、応募者の身だしなみや挨拶、礼儀正しさや態度などを判断する項目を含めることがおすすめです。
これによって、応募者が職場にふさわしいかどうかを面接段階で判断できます。
社内で服装や髪型に規定がない企業でも、面接時に服装に気を使えるかは、常識的な考えができるかどうかの物差しになります。
論理的思考能力
論理的思考力の有無も、スムーズな業務・作業のために面接段階でチェックしたい素質です。
面接における論理的思考力とは、質問に対して流れに沿ってきちんと回答ができるかどうかを指します。
論理的思考力の有無は、業務の効率化や課題解決能力に直結します。
応募者が情報を整理して結論を導き出せているのかを評価するために、質問を通じて能力を測定しましょう。
評価シートでは、分析力や説明の明確さを評価項目に含めるとよいでしょう。
面接評価シートを作成・運用する際のポイント
面接評価シートは、適切に作成・運用しないと採用活動に支障を及ぼす可能性があります。
ここでは、面接評価シートを導入する際に気を付けたいポイントを紹介します。
評価シート作成の参考にしましょう。
評価項目は必要最小限にとどめる
多面的な評価をするために、評価シートの項目を増やしすぎる企業もあります。
評価軸を増やすことも重要ですが、面接評価シートの評価項目は増やしすぎないようにしましょう。
評価項目があまりにも多いと、面接中に候補者と向き合えず、企業に合う人材を取り逃す可能性があります。
また、細かい評価項目が多すぎると、面接官への負担にもつながります。
採用方針や職種の特性を考慮しながら、必要な評価項目を厳選してシートを作ることが重要です。
評価項目に優先順位を付ける
全ての評価項目の価値を均等にすると、適切な判断ができない可能性があります。
職種や採用目的から評価の比重に差を付け、優先順位を決めておくことも重要です。
例えば、技術職・マネジメント職・営業職のどこに人員を配置するかによって、必要とされる能力は変わるでしょう。
そのため、各項目ごとの重要度を明確にすることで、適切な判断ができます。
また、評価項目の基準を細かく設定すると、面接官ごとの解釈の違いを減らせます。
面接評価シートを作成・運用する際の注意点
面接評価シートを作成・運用する際は、以下の3点に注意しましょう。
・法的な問題：業務に関係のない個人情報は収集しない
・評価項目や基準の見直し：社会情勢や企業の経営状況の変化、採用する職種などを考慮して、必要に応じて項目や基準を修正する
・面接官の認識統一：面接評価シートの内容や評価基準は、面接官全員で認識を統一させる
前述した注意点を参考に、適切な作成・運用をしましょう。
まとめ
面接官の主観が入らず、公正に評価して自社に合う人材の採用に活用できる面接採用シート。公正な評価ができるだけではなく、見直しをすることで今後の採用活動にも役立ちます。
デメリットや注意点も踏まえて、面接採用シートを有効に活用しましょう。
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以下では、採用基準のばらつきを解消する方法についてご紹介しています。採用基準や項目の設定方法の参考になるため、併せて確認しましょう。
