内定者フォローのスケジュールを紹介！内容を検討する際のポイントも
内定辞退を防ぐために行われる内定者フォローは、優秀な学生を採用するために重要なコミュニケーションの場です。具体的にどのようなスケジュールで進めればよいのか、どのような内容にすれば入社意欲を高められるのか、ポイントについて紹介します。
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内定者フォローのスケジュール
就職・採用活動の日程ルールはあらかじめ決まっています。企業は時期に合わせて内定者フォローを進めなければなりません。
卒業年度直前の3月1日以降から、応募希望者を集めるための広報活動を開始します。そして卒業年度の6月1日以降に選考活動を始め、10月1日以降に内定を出すことが原則です。
また、採用選考活動を開始する卒業年度の6月1日以降でなければ、広報活動および採用選考活動において学生情報を使用できない点に注意しましょう。
内定者フォローの具体的なスケジュール
内定者フォローをする際の具体的なスケジュールを紹介します。それぞれのフェーズごとに実施する目的やタイミングについても詳しく解説するので、参考にしてみてください。
1.内々定通知
内々定通知は、内定者に向けて最初に行われる内定者フォローです。
内定の前段階となる内々定は、正式な内定日となる10月1日以前に、ある程度の採用意思を学生に伝えるためのものです。
前述の通り、就職・採用活動の日程は原則としてルールが決まっています。正式な内定は卒業年度の10月1日以降でなければ通知できません。それ以前に選考を終えて採用が決定した学生には、採用の意思を伝えるために内々定通知を出します。
内々定通知が出されるタイミングは、卒業年度の6月1日以降、10月1日以前です。
2.内定者フォロー面談
内々定通知から入社までの間に、内定者と面談を行うことも重要です。
定期的に連絡をとってコミュニケーションの場を設けることには、内定者との信頼関係を築く目的があります。学生の不安を解消し、入社への意思を固めてもらうために必要なフォローです。
コロナ禍以降はオンラインでの面談も増えています。対面かオンラインかは学生の負担を考慮して検討するとよいでしょう。
内定者フォロー面談は、内定通知後から入社までの間に複数回実施することがおすすめです。ただし、あまり頻繁に実施すると学生の負担が大きく、かえって入社意欲が低下する恐れもあるため注意しましょう。
3.内定者懇親会
内定者同士の交流を深めるために、内定者懇親会の実施もおすすめです。
今後同じ会社で働く仲間となる内定者同士や社員との交流を深めることは、入社への意思を固めることにつながります。交流を持って情報共有することで、内定者が入社後の不安を解消しやすくなるでしょう。
懇親会でよく開催されるイベントの一例は以下の通りです。
- 食事会
- グループワーク
- 座談会
近年ではオンラインでのコミュニケーションも増加しています。SNSやオンラインイベントの開催もおすすめです。
内定式の前後に行うことが多く、企業によっても異なりますが複数回実施するケースが多いでしょう。また、実施する場合は強制参加にならないようにしてください。
4.内定式後
正式な内定日となる10月1日以降には内定式を行います。内定書の授与や内定承諾書の提出などがあり、内定者がこの企業で働くことへの意思を確認する場です。
内定式によって学生は社会人になることを実感するため、入社への不安が大きくなるでしょう。このタイミングでは、入社後の姿や仕事のイメージが湧くフォローが大切です。
学生の具体的な不安を解消できるよう意識することで、入社への意欲を高められるでしょう。
5.入社前研修
最後の内定者フォローとして、入社前の研修を実施する企業も多いでしょう。研修では内定辞退を防ぐ目的よりも、新人教育をスムーズに進める目的が優先されます。
以下は入社前研修としておすすめの内定者フォローです。
- eラーニング
- 職場見学
- セミナー など
入社直前となる2月から3月頃に実施することが多いといえます。学業や就活がある内定者もいるため、タイミングや頻度には注意しましょう。
内定者フォロー内容を検討する際のポイント
内定者フォローは、内定辞退を防ぐための重要な取り組みです。以下の3つのポイントを押さえることで、効果的なフォローが可能になります。
内定者の不安を理解したうえでイベントを企画する
内定者フォローは何のために実施するのか、目的を明確にしなければ効果は得られません。企業側としては、「内定辞退を防ぎたい」「入社後の早期離職を防ぎたい」などの目的があるでしょう。
内定が決まってから、学生はさまざまな不安を抱えています。
- 社会人になる不安
- 仕事に対する不安
- 人間関係
- 本当にこの会社でよいのか
- 自分の能力に対する不安 など
内定者がどのような不安を抱えているのか理解したうえで、それを解消するためのイベントを企画しましょう。不安を解消して入社意欲を高められる内容にしつつ、内定者と定期的に接点を設けることが大切です。
内定者フォローは負担のない頻度で実施する
内定者フォローは、学生に負担のない頻度で実施するよう心がけましょう。アプローチの頻度が多すぎると内定者に負担がかかり、ストレスを与える可能性があります。
一方、あまり少なすぎると内定者に不安を感じたり入社意欲が下がったりする恐れもあるため注意しましょう。
一般的には、月1回程度のアプローチが理想的とされています。
参加を強制しないようにする
内定者フォローとして懇親会を開催する場合、イベントへの参加を強制しないようにしなければなりません。
内定者懇親会は、内定者の不安を解消したり入社意欲を高めるために効果的なフォローである一方、こうしたイベントへの参加に抵抗がある人もいます。食事会や飲み会を開催するときは、強制ではなく自由参加にすることが重要です。
また、対面で実施するイベントだけではなく、電話やメール、オンラインによる個別面談なども実施するとよいでしょう。
入社意欲が高まる内定者フォローメールの書き方
内定者にフォローメールを送る際、どのような内容にすれば入社意欲を高められるのか迷うこともあるでしょう。ここでは、採用担当者が効果的なフォローメールを書くためのポイントを紹介します。
- 内定者の不安や悩みに寄り添ったメールを送る
- スケジュールを共有する
- 親しみやすい文面にする
- できるだけ迅速に返信対応する
フォローメールは、内定者の不安や悩みを解消する目的で送ります。そのため、内定者が抱える可能性のある悩みに配慮した文章を心がけましょう。不安を軽減するための工夫として、今後のサポート内容や相談窓口の情報を記載すると効果的です。
メールでは、入社までのスケジュールを具体的に共有してください。また、イベントや活動内容を具体的に説明すると、会社への期待感を持ってもらいやすくなります。
内定者フォローでは、堅すぎる表現を避け、親しみを感じられる文面にすることが重要です。たとえば、内定者を励ますような一言を添えると好印象を与えられます。
内定者からの質問や相談に対して迅速に対応することで、信頼感を高められます。返信が遅れると内定者の不安が増す可能性があるため、早めの対応を心がけてください。
まとめ
内定者の入社意欲を高めて内定辞退を防ぐために行われる内定者フォローは、決められた日程ルールに則って実施しなければなりません。どのタイミングでどのようなフォローをすればより効果的なのか、よく見極める必要があります。
内定者が何に対して不安を感じたり悩んだりしているのかを理解して、明確な目的を持って内定者フォローを実施しましょう。
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