採用人数が少ないと内定は難しい？人数の決め方や少ない企業の特徴を紹介

採用活動において募集人数を決める際、予算や業務量などを考慮して決めます。

しかし、具体的に採用人数をどのように決めたらよいか分からず、曖昧な根拠で決めていないでしょうか。

採用人数は、採用活動の成功を決める要素のひとつであるため、さまざまな視点からの判断が求められます。

そこで今回の記事では、採用人数の決め方や採用人数の少ない企業の特徴について紹介します。

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採用人数が少ないと内定は難しい？

採用人数が少ないからといって、必ずしも内定が難しいとは限りません。重要なことは、企業の採用ペルソナを明確にし、それに合った採用フローを構築することです。ただし、採用枠が少ないと「人気がない企業」と誤解されやすく、学生の目に留まりにくいという課題があります。そのため、企業の魅力を的確に伝える広報戦略や、ターゲット層に向けた適切なアプローチが求められます。母集団の形成を工夫し、採用活動の最適化が成功の鍵です。

採用人数とは？

採用人数とは企業に入社する人数のことをいい、要員計画や人員計画をもとに決定します。

ここでは、要員計画と人員計画についてや若干名と数名の違いについて解説します。

要員計画と人員計画

要員計画とは、事業計画を遂行するために必要な人員の採用や、適切な配置などをプランニングすることです。

人材を多く入社させることだけを目的にするのではなく、具体的にどのようなスキルがある人材を求めるか、そして人材を確保する方法や人材の育成方法の計画も含まれます。

人員計画とは、企業の経営目標や事業計画を達成する人員配置や採用活動、能力開発に関わる計画をすることです。

個人の適性やスキルなどを見極めたうえで必要な投資を行うため、現在の経営状況だけではなく中長期的な自社の状況を踏まえ、経営陣を巻き込んで人員計画を立てます。

採用人数の若干名と数名の違い

求人票の募集項目に「若干名募集」と書くか、「数名募集」と書くか悩んだことのある採用担当者もいるのではないでしょうか。

どちらも小数人を募集する際に使われる言葉で、受け取る人によって、イメージする人数には差があります。

若干名とは、ひとりを含む少ない人数で、1人から10人位の人数を言います。

数名とは、ひとりを含まない少ない人数のことを差し、2人～5、6人ぐらいのことです。

採用人数が確定していない企業や、欠員が出た際の補充に1人だけ募集したい企業では、若干名が使用される傾向にあります。

採用人数を決める2種類のアプローチ

採用人数は、やみくもに決めればよいものではありせん。適切な採用人数設定のためには、トップダウン方式とボトムアップ方式を用いることが大切です。なお、どちらかの方法で決めるのではなく、両方のアプローチを用いることで、より適切な採用人数を決められます。

ここからは、それぞれのアプローチの概要や特徴を解説します。

トップダウン方式

事業計画や経営戦略に基づいて決める方式です。中長期的な計画を作り、その計画をもとに将来必要な人員の数を割り出します。

適正な人数を決めて採用することは、企業の成長につながります。

事業計画に加えて、企業の経営層とも打ち合わせを重ねましょう。

ボトムアップ方式

現場の意見に基づいて決める方式です。

経営層と現場が求める人物像のニーズは違うことが一般的です。経営層は、なるべく人材を削減して人件費を減らしたいと考えます。しかし、現場は人材を減らされると従業員1人ひとりの負担が増えたり、現場が回りきらなくなったりするため避けたいと考えます。

そこで、ボトムアップ方式は現場の意見を尊重して採用人数を決める方法です。中長期の視線で見るトップダウン方式と違って、短期の視線で「今何人必要か」を現場に聞き、人員の数を決定します。

採用人数の決め方

採用人数を決める際には、以下のような段階があります。

・自社の事業計画の確認

・採用課題の洗い出し

・各部署の構成を把握

・採用ニーズの調査

・採用人数の算出

上記の流れがあります。

ここでは、それぞれの工程を紹介します。

自社の事業計画を確認する

採用活動をする際には、始めに自社の経営戦略や事業計画を確認します。

採用活動では事業計画を遂行するための人材を集めるため、事業計画を把握する必要があります。

企業の成長に直結する要素であり、企業の幹部や事業計画に関係する社員と打ち合わせを行うことが大切です。

所属する従業員の能力や経験値で整理すると、より具体的な計画が立てられます。

また、事業計画と共に人員計画を策定する際には、人員計画を軸に考えましょう。

採用課題の洗い出し

採用課題とは、これまでの採用実績や数値をもとに算出した結果、明らかになった課題のことです。

採用人数を算出する際に例年の数値を洗い出すと、選考作業のどこに課題があるかを可視化でき、なにに取り組めばよいかが分かります。

例えば、内定の承諾後に辞退をした人数が多ければ、そこに課題が潜んでいると考えられます。

採用課題を洗い出す際に考慮する数字の一例は以下です。

・エントリー総数

・書類選考の通過率

・1次面接・2次面接・最終面接の通過率

・内定承諾率

・選考辞退率と辞退したタイミング

各部署の構成を把握する

採用人数を定める際には、自社の現在の人員構成を確認することで、事業計画を実現させるために補う人員数を明確にできます。

社内の各部署に何人の社員がいるか、どのような人材で構成されているかを把握することは判断材料のひとつです。

その一方で、在籍人数だけを把握するのではなく、各人員の勤続年数や役職などもデータ化して表にしてまとめましょう。

一覧にすることで各部署の状況が一目で分かり、採用活動の他に配置転換をする際にも役立ちます。

採用ニーズを調査する

採用ニーズの調査は大きく2つに分けられ、どちらも新しい人材を求めることは一致するものの、目的と調査方法に違いがあります。

2つのニーズとは、「経営のニーズ」と「現場のニーズ」です。

経営のニーズの例には、役職の人員構成や新事業の推進や進出に伴うニーズがあり、現場のニーズの例には、欠員の補充やプロジェクト推進・繁忙期に関するニーズがあります。

これらを把握するには、それぞれの立場の従業員や経営層へのヒアリングを実施しましょう。

採用人数を算出する

事業計画の確認や採用課題の洗い出し、各部署の構成と採用ニーズの把握をした後、具体的な採用人数を算出します。

また、採用人数の他にも、以下の数値について予測を立てておきましょう。

・内定人数

・選考人数

・書類通過人数

・エントリー人数

・母集団の人数

採用人数を決定する際のポイント

適切に採用人数を決めないと、不必要な人件費がかかったり、人手不足で現場の負担が増えたりします。そこでここからは、採用人数を決める際のポイントをご紹介します。

ポイントを実践して、最適な採用人数を設定しましょう。

採用にかかるコスト

採用には、労力や求人掲載などさまざまな費用がかかります。そのため、採用にかかるコストの試算が大切です。

なぜなら、事前に採用にかかるコストを把握しておかないと、過剰に費用がかかってしまうこともあるためです。事前に予算を決めて、予算をもとに最適な採用人数を決めましょう。

また、採用方法を工夫することで単価を抑えられます。採用コストが予算を大幅に超える場合は、採用方法の見直しを検討しましょう。

求める人材像

採用したい人材の条件を明確にすることも大切です。なぜなら、ターゲットによって適した採用方法が異なるためです。

求める人材に合わせて採用方法を決めることで、母集団を作れます。経営層と現場それぞれの意見を聞き、どのような人材が必要なのかを明確にしましょう。

ターゲットは、具体的に設定することで採用方法の誤りを防げます。具体性を出すために、ペルソナを設定することも1つの手です。

入社後の教育体制

人材は、採用したら終わりではありません。入社して活躍してもらうためには、採用した社員への教育が必要です。

特に、新卒の社員は社会人経験が浅く、教育に多くの人手と時間が求められます。採用活動にかかる費用を確認するだけではなく、入社後の教育体制や教育にかかる費用も確認しましょう。

教育体制の手を抜くと、早期離職につながる可能性があります。早期離職を避けるためにも、教育体制を事前に整えることが大切です。

採用人数を少なくするメリット

採用人数は、多ければ多いほどよいわけではありません。なぜなら、採用人数を減らすことで以下のメリットが得られるためです。

・ミスマッチのリスクを減らせる

・採用までのプロセスを減らせる

・応募者によい印象を与えられる

それぞれのメリットについてくわしく解説します。

ミスマッチのリスクを減らせる

採用人数を減らせば、ミスマッチのリスクを減らせます。なぜなら、採用人数を減らすことで、採用までの工程に時間がかけられるためです。

内定辞退や早期離職を防ぐためにミスマッチは避けたいものの、採用人数が増えれば一人ひとりにかけられる時間が減り、ミスマッチが起きる可能性は高まります。

そこで、採用人数をあえて減らすことで面接以降の工程に時間がかけられ、ミスマッチを起こりにくくできます。

採用までのプロセスを減らせる

採用までのプロセスを減らせるメリットもあります。なぜなら、採用人数が少なければ早い段階で応募者を絞れるためです。

採用人数が多い場合、人材を見極めるために採用までに何段階ものプロセスが必要です。しかし、採用人数をあらかじめ少なく設定すれば、応募者を早期に絞れるため、効率的な選考ができます。

採用プロセスを減らすことは、時間や費用面の削減などのメリットにもつながります。

また、採用担当者の負担軽減も可能です。採用担当者は、他の業務と兼任して新卒採用をするケースがほとんどです。新卒採用の負担を軽減できれば、他の業務に時間を使えて業務の効率化ができます。

応募者によい印象を与えられる

採用までの工程に時間がかけられるため、応募者によい印象を与えやすいというメリットもあります。

採用人数が少なければ、応募者1人ひとりに多くの時間と労力を使えます。応募者一人ひとりにしっかり向き合うことで、合否に関わらず納得感を得やすくなるでしょう。

また、よい印象を与えられれば合格者の期待も高まり、内定辞退のリスク減少も可能です。

採用人数を少なくするデメリット

採用人数が少ないと母集団形成が難しく、人材を確保することに時間がかかります。また、応募者が「競争率が高い」と感じて敬遠する可能性があります。新卒採用では同期が少なく、定着率の低下につながるリスクも考慮が必要です。くわしく解説します。

選考が難しい

採用人数が少ない企業は、知名度が低いと学生の目に留まりにくく、母集団の形成が難しくなります。特に新卒採用では、学生は最初に大手企業や有名企業に目を向けることが多い傾向があるため、積極的な広報活動が不可欠だといえるでしょう。一方で、応募者が多すぎる場合は、選考の負担が増し、適切な人材を見極めることに時間と手間がかかることがあります。スムーズな選考を実現するためには、評価基準を明確にし、プロセスを最適化することが重要です。

内定辞退のリスクが大きい

どの企業においても内定辞退は起こり得ることですが、採用人数が少ない企業にとっては特に大きな影響を及ぼします。優秀な人材ほど他社の内定を複数獲得することが多く、内定を辞退するリスクが高まるといえるでしょう。辞退されることで再度の採用活動が必要になり、時間と金銭面での費用がかかるだけでなく時期によっては候補者が集まらない可能性があります。そのため、定期的なフォローを行い、内定者の不安を解消する施策をとることが重要です。

採用人数が少ない企業の特徴

採用人数の少ない企業には、どのような特徴があるのでしょうか。

ここでは、2つの特徴について紹介します。

離職率の低い企業

大手企業やホワイト企業では、離職者が少ないことで組織は安定するため、新卒採用の割合は少なくなる傾向にあります。

また、従業員数に不足がなく、現状維持を重視し事業拡大の予定もない企業も、新卒採用人数は少ないでしょう。

しかし、現状を維持する企業の背景にはいくつかの要因があります。

経営が芳しくなく現状維持を続けている状態と、待遇や社内の環境がよく離職者が少ない状態です。

他にも、すでに人材が確保できているケースでも募集人数は少ない傾向です。

スタートアップ企業

スタートアップ企業では新卒採用人数が少なく、中途採用が中心です。

立ち上げたばかりだったり、急速な成長をしていたりすると、新卒の学生を採用して教育するだけの準備が整っていないことも多く、人材には即戦力が求められているためです。

しかし、スキルを持った人材はさまざまな企業が求めており、他社との採用競争に苦戦を強いられることがあります。

そのような場合は新卒採用を活用し、ポテンシャルの高さや自社とのマッチ度を重視しましょう。

専門性の高い企業

専門性の高い事業やスキルを求める企業では、採用人数が少なくなる傾向があります。これは、業務の特性上、即戦力として活躍できる人材を求めるため、中途採用を中心に採用活動を行うケースが多いためです。特に、特殊な技術や資格が求められる業界では、新卒を一から育成するよりも、すでに実務経験を持つ人材を優先して確保することが効率的とされています。新卒採用を行う場合でも、将来的に専門職として活躍できる素質やポテンシャルを見極める選考が重視されるでしょう。

採用人数が少ない企業の新卒採用成功ポイント

採用人数が少ない企業でも、新卒採用を成功させるためには、自社の強みを明確に打ち出し、魅力を効果的に伝えることが重要です。大手企業と同じ土俵で競うのではなく、少人数だからこそ実現できる成長環境や裁量の大きさ、働きやすさなどをアピールし、他社にはない価値を提示しましょう。採用を成功させるポイントについてくわしく解説します。

企業発信で知名度を向上させる

知名度が高くない中小企業や専門企業が新卒採用を成功させるためには、ターゲットを明確にした効果的な企業発信が欠かせません。SNSや採用サイトをうまく活用して、自社の強みや働く魅力を分かりやすく伝えることが重要です。特に学生が利用するプラットフォームを選び、親しみやすい言葉や魅力的なデザインで発信する工夫も求められます。さらに、合同説明会や業界イベントに積極的に参加し、直接学生と接点を持つことで、リアルな魅力を伝えるチャンスを増やしましょう。

採用手法を見直す

採用を成功させるために、求人の手法を見直すことは、少人数採用を成功させるための重要なポイントです。従来の求人媒体だけではなく、ダイレクトリクルーティングやSNS採用、リファラル採用などをうまく活用し、”待ち”の採用から”攻め”の採用へと転換を図ることが効果的だといえます。さらに、インターンシップを積極的に取り入れて早期から接点を持つことで、学生に自社の魅力を伝え、内定承諾につなげる施策も有効です。自社の採用ペルソナを明確にし、最適な手法を選定しましょう。

内定者フォローに力を入れる

採用人数が少ない企業では、一人ひとりの内定者が非常に貴重な存在です。そのため、内定辞退を防ぐためには、フォローを徹底することが必須といえます。内定が決まっても他社からの内定が増えると比較され、結果的に辞退される可能性があります。特に少人数採用の企業では、同期がいないことへの不安や、知名度が高い企業への魅力を感じるケースも少なくありません。そこで重要なことは、内定者に合わせたフォローを行い、信頼関係を築くことです。定期的な面談や、内定者同士、現場社員との交流を増やすことで「この会社で働きたい」と思ってもらえる環境を作りましょう。

まとめ

採用人数とは企業に入社する人数のことで、事業の目的達成に必要な人数でもあります。

採用人数が不足すると人材不足に陥り、事業運営に深刻な影響を及ぼす可能性が高まります。

採用活動をする際、採用人数は予算や自社の事業計画、各部署の構成、採用課題の洗い出しなどの材料を分析してさまざまな視点からの判断が大切です。

離職率の低い企業やスタートアップ企業では採用人数が少なく、新卒採用より中途採用の割合が高くなる傾向にあります。

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