書類選考の不採用メールの書き方とは？ポイントやコツをご紹介
応募者が複数いる場合、すべての応募者と面接を実施するのではなく、書類選考をして人数を絞る企業が多い傾向にあります。この場合、書類選考の時点で不採用の応募者に対して、不採用通知メールを送信しなければなりません。
そこで今回は、書類選考における不採用メールの適切な書き方について、不採用メールが果たす役割やマナーと共にご紹介します。
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書類選考の不採用メールが果たす役割
書類選考の不採用メールは、単に選考結果を通知するだけでなく、会社の印象を改善したりトラブルを回避したりするなどの役割も果たします。
書類選考の不採用メールが果たす役割について詳しく解説します。
選考結果の通知
書類選考の不採用メールが果たす最大の役割は、選考結果の通知です。慎重な書類選考の結果、不採用となった旨を応募者に伝えます。
選考結果に関わらず、迅速に通知をすることは自社の採用活動に参加した応募者に対するマナーです。求職者の就職活動スケジュールへ配慮して、結果が決まったら早めに通知しましょう。
会社の印象改善
適切な不採用メールの通知は、会社の印象改善効果があります。なぜなら、不採用になった人も今後は客や関係者になる可能性があるためです。
不採用メールの印象が悪く、SNSや学校で悪い評判が広がると、今後の事業に影響する恐れがあります。会社の印象が悪くならないよう、言葉遣いや通知をする時間帯には十分な配慮が必要です。
トラブル回避
不採用通知をメールで送ることによって履歴が残るため、トラブルを回避する役割もあります。
電話や口頭で不採用通知をすると、言った言わないのトラブルが発生するリスクもあるため、履歴を残すことで、認識の違いによるトラブルを防ぐ効果が期待できます。
採用のトラブルは会社の信用問題に関わる可能性もあるため、トラブル回避のためにも、メールを使った不採用通知がおすすめです。
書類選考不採用メールのマナー
書類選考で不採用メールを送る際に、トラブルを避けたり印象改善をしたりするためには、マナーの把握が大切です。そこでここからは、書類選考不採用メールの基本的なマナーをご紹介します。
端的に記載する
長々と文章を綴ることは避けましょう。なぜなら、長々と文章を綴っても伝えたい内容が伝わらないことや、途中で読むことをやめて選考結果を把握できない恐れがあるためです。不採用の旨を端的に伝えて、開封後すぐに選考結果が確認できるようにしましょう。
また、件名に社名を入れたり「書類選考通知結果」などの要件を入れたりすることも大切です。他のメールに埋まらないように、件名は分かりやすく記載しましょう。
丁寧な言い回しを心掛ける
応募者が不快にならないように、丁寧な言い回しを心掛けましょう。
不採用通知は、応募者にとってネガティブな情報です。ただでさえマイナスな印象を与えかねないにも関わらず、雑な表現や言い回しはより悪い印象を与えます。不快な気持ちを軽減させたり、会社の印象を改善させたりするためにも、丁寧な言い回しを心掛けましょう。
不採用メールを作成する際は、会社を代表する文章という意識を持つことが大切です。
理由の記載は不要
不採用の理由は、必ずしも記載する必要はありません。なぜなら、企業側に告知する義務はないためです。不用意に理由の記載をすると、文面が長くなり逆効果になる可能性があります。
また、理由を記載する場合は応募者に配慮しましょう。正直に相手の悪い点を伝えてしまうと不快な気持ちにさせてしまいます。不採用理由の伝え方に気を遣うこともマナーです。
また、理由を記載していなくても応募者が理由を聞いてくることがあります。この際も、同様の対応を心掛けましょう。
なるべく早く送信する
採用業務や他の業務で忙しくても、不採用通知を後回しにしてはいけません。なぜなら、通知が遅れると応募者にネガティブな印象を与えるためです。
応募者は、自社の結果が出るまで就職・転職活動を止めている可能性があります。
結果が出てから原則1週間以内の通知がマナーです。結果が出たら、迅速に不採用メールを送信しましょう。
宛先や名前を間違わない
一般的なマナーとして名前を間違えることは失礼にあたります。メール内に記載した名前を間違わないように、ダブルチェックやトリプルチェックをしてから送信しましょう。
また、宛先の誤送信も絶対にしてはいけません。なぜなら、宛先の誤送信は個人情報の流出になるためです。自社の信用問題にも関わるため、宛先の間違いがないかを併せて必ず確認しましょう。
不採用メールの書き方
ここまで、不採用メールの役割やマナーについて紹介しました。ここからは、紹介した内容をもとに不採用メールの書き方を構成例、文例に分けてご紹介します。
構成例
不採用メールは端的にまとめることが大切です。一般には、以下の構成で作成できます。
・件名：会社名や通知連絡の旨を入れる
・相手の名前、自社名、担当者名の記載：相手の名前ミスに注意
・選考結果：不採用の旨を簡潔に伝える
・感謝の気持ちを伝える：応募してもらえたことへの感謝を伝える
・書類の取り扱いを書く：応募書類を返す際は返却方法を、自社で処分する際は処分の方法や取り扱いの責任について記載する
基本的に、不採用の理由を記載する必要はありません。記載したい場合や記載しなければならない理由がある際は、選考結果を伝える際に併せて記載しましょう。
文例
書類選考の不採用通知の文章に決まりはなく、マナーや自社のイメージダウン回避ができていればそれぞれの会社で作成して構いません。とはいえ、具体的にどのような文章が適切か分からない場合もあるでしょう。
不採用通知メールの一例が以下です。
件名：【書類選考結果のご連絡】〇〇（会社名）
〇〇（応募者の名前をフルネームで記載）様
〇〇（会社名）採用担当でございます。
この度は、弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
慎重に書類選考を重ねました結果、
誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました。
・郵送の場合
なお、お預かりしております応募書類につきましては、郵送にてご返却いたしますので、よろしくご査収ください。
・自社で破棄する場合
弊社で責任を持って破棄いたします。
末筆になりますが、〇〇（応募者の苗字）様の今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。
まとめ
応募者全員を採用することは難しく、書類選考の結果、不採用とするケースもあります。不採用通知はネガティブな印象を持たれやすく、自社のイメージを損なわないためにはタイミングや内容が重要です。
不採用が決まったら、1週間以内に丁寧で簡潔な文章で不採用な旨を伝えましょう。
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