内定辞退を引き止める方法は？例文や心得も一挙解説
採用活動において、多くの理由で求職者が内定辞退することがあります。膨大な労力をかけて選考したにも関わらず、求職者が内定辞退すると、人材確保のために更なる手間や時間がかかってしまいます。
この記事では、優秀な人材の流出防止のため、内定辞退を引き止める方法についてまとめました。新卒採用担当の方や内定辞退を引き止める方法にお悩みの方は参考にしましょう。
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内定辞退を引き止める方法
採用の過程では、多くの理由で内定辞退する求職者がいます。新たな人材採用の労力や優秀な人材の流出を考えると、内定辞退は避けたいと考える企業や採用担当者は多いでしょう。
内定辞退を申し出た求職者を引き止める方法には、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは内定辞退を引き止める方法について解説します。
電話で伝える
内定辞退の連絡が電話であったときは、直接面談できる機会を設定できないか提案しましょう。一緒に働きたい意思を直接伝えることで、誠実さや求職者の思いに対応する意思を伝えられます。
ただし、必要以上に電話を長引かせると印象が悪くなるため、電話上でしつこく引き止めることは避けましょう。
メールで伝える
内定辞退のメールが来た際には速やかに返信しましょう。返信が遅くなると、求職者からの印象をさらに悪くする恐れがあります。また、口コミサイトやSNSに書かれると企業の評価が下がり、今後の採用が難しくなるでしょう。
速やかに返信をし、求職者の思いに企業として譲歩できることがあるとしたら、企業の気持ちを伝えます。また、直接会って話す提案をすることがおすすめです。
面談をする
電話やメールで内定辞退の連絡があった際には、直接面談できないかを求職者に依頼しましょう。直接面談することで、内定辞退の理由を聞き、改善できる場合は内定辞退を引き止められる可能性があります。
面談の雰囲気はカジュアルにして、本音を引き出すことが大切です。プレッシャーを与えず、企業側の熱意やビジョンを改めて伝えましょう。ポジティブな将来のイメージを与えられれば、内定辞退を引き止めることが期待できます。
第三者を交えた話し合いを行う
内定辞退者を引き止めるために、第三者を交えて話し合う方法があります。具体的には、内定者が信頼できると感じる社員や上司との面談を通じて、心を割って相談できる環境の醸成です。
内定者に寄り添い、内定者の不安や懸念を丁寧に聞き取る適切なサポートが、引き止めに効果を発揮します。内定者が社内の雰囲気や職場環境をより深く理解するために、先輩社員と交流を深める機会の提案をおすすめします。
人事担当者だけでは伝えきれない、職場の魅力を感じてもらことに効果的です
条件面の見直しを提案する
条件面の見直しを提案すると、内定辞退を防ぐ効果が見込めます。特に、給与や勤務地は、内定者にとって企業選択の重要な要件です。内定者が給与面に不安を感じている場合は、初任給以外に、昇給や評価の基準などを明確に伝えましょう。
勤務地や勤務条件で悩んでいる場合は、リモートワークや配属先を柔軟に検討することを伝えるとよいでしょう。
昇給や昇進につながる、研修制度やキャリアパスの明確化も、内定者の引き止めには有効な手段です。入社後の成長プロセスや、昇進のチャンスについて具体的な説明をし、自分のキャリアが会社においてどのように展開できるかを理解できるようにします。
内定者との関係を強化する
辞退者を可能な限り減らすために、内定者との関係強化を図ることも大切です。入社前に内定者と密にコンタクトを取ることで、内定者が抱える不安や疑問を把握できます。そうした不安や疑問に親身に寄り添うことで、内定者の信頼を獲得できます。
具体的には、内定者に向けた懇親会やワークショップなどのイベント開催です。こうしたイベントは、内定者同士や既存社員との交流を促します。交流を通じて、内定者は企業文化や職場環境を理解できるため、入社へ前向きな思考を持てるでしょう。
メールで引き止めるときの例文
メールで内定辞退を引き止める際の例文を紹介します。ポイントとしては、連絡に対して感謝を伝えることと、共に働きたい意思を伝えること、そして面談の提案をすることです。内定辞退者にメールを送る際の参考にしましょう。
「この度は、内定辞退に関するご連絡をありがとうございます。
大変恐れ入りますが、ご辞退の理由につきまして、お聞かせ願えないでしょうか。
弊社としては〇〇様とぜひとも働きたいと考えております。
もしご検討可能でしたら、待遇や勤務環境、条件につきまして、可能な範囲で弊社としても対応を検討させていただきたいと考えております。
よろしければ面談の時間を頂戴することは可能でしょうか。
〇〇様のご都合のよい時間をお聞かせくださいますと幸いです。
直接の面談が難しい場合はオンラインでも対応可能ですので、お気軽にご相談ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。」
内定辞退を引き止めるときの心得
ここまで、内定辞退を引き止める方法についてまとめました。引き止める際には、求職者の気持ちに寄り添いつつ、企業としての思いや対応をアピールすることが重要です。プレッシャーを与えると企業に対してのイメージが下がったり、反発を生んだりするリスクがあります。
ここからは内定辞退を引き止める際に、適切に対応するための心得について解説します。
求職者の意思を尊重する
強い口調や、会社の要求を強要するようなハラスメント対応は避けましょう。
近年は内定を出した学生に対して就活を終わらせるように圧力をかける対応が問題視されています。このような対応をすると、企業に対してのイメージが悪くなり、内定辞退を申し出た求職者だけでなく今後の採用活動にも悪影響が出ます。しつこく引き止めたり、感情的に対応したりしないように注意しましょう。
あくまでも、求職者の意見にしっかりと耳を傾け、意思を尊重する姿勢が大切です。
連絡は早めにする
電話やメールなどで内定辞退の連絡が来た際はすぐに対応しましょう。
内定辞退の申し出をしたにも関わらず、返答がないまま時間が経つと、企業に対しての関心が薄れる可能性があります。また、対応が遅いことに関してSNSや口コミサイトで拡散されると、今後の採用活動が難しくなるでしょう。
もし他の業務があり、即座に対応できない場合には、連絡に対してお礼を述べ、後日直接話す機会が設けられないかの提案をすることがおすすめです。
引き止める際のNG行動を知る
企業は、優秀な人材を可能な限り引き止めたいです。ただし、引き止め方にもマナーがあります。企業価値を毀損しない配慮が、内定者に向き合う際最も重要です。
起こりやすいケースが、強引な引き止めです。優秀な人材ほど引き止めたいと考えますが、内定者の納得を得られない対応は、逆効果です。常に相手をリスペクトする姿勢が大切です。
営業所や支店が多い企業の場合、転勤が発生する可能性も考えられます。起こりうるシチュエーションは伝える必要がありますが、過度にネガティブにならないよう配慮しましょう。内定者の頭にマイナスイメージが残らない対応が求められます。
内定辞退の背景を理解する
内定者辞退は、企業にとって痛手です。一方、求職者の内定辞退の背景を理解するためには、人事担当者として採用活動を行う上での大きな糧です。
内定辞退が発生した場合、面接時に得られた内定者が求めるライフプランや自らのキャリアの考え方を振り返ってみましょう。自社ではなく他社を選んだポイントがどこにあるのか、見極めも大切です。彼らが求める働き方や将来像が、自社となぜマッチしなかったのか、分析することは次の採用活動につながります。
内定辞退の引き止めに失敗したときの対応
ここまで、内定辞退の引き止め方法についてまとめました。適切に対応したとしても、求職者の希望とマッチングしなかったり、内定辞退の意思が固かったりすると引き止められないでしょう。
内定辞退の引き止めに失敗した際には、不足した分の人材確保や内定辞退者が出た課題の解決に向けて、迅速に対応することが大切です。ここからは内定辞退者の引き止めに失敗した後の対応について解説します。
問題点や課題を挙げる
内定辞退の理由や自社の採用における課題を分析しましょう。
年々、内定辞退者は増加傾向にあります。特に売り手市場となっている中小企業では、複数の内定を獲得する求職者もいるため、志望度の高い企業からの内定獲得、面接官の態度、家族や友達からの反対などの理由から内定辞退を申し出る場合があるでしょう。
内定辞退の理由を聞いて、自社の採用について問題点や課題に向き合うことで今後の内定辞退率を下げられます。自社の内定辞退の理由にはどのような理由が多いのかを分析しましょう。
これからの採用活動に反映させる
自社の内定辞退に関する問題について分析した後は、今後の採用活動に反映させましょう。
具体的には、採用過程や求人情報の見直し、面接官へのトレーニングなどが挙げられます。これからの採用活動に反映させられれば、採用成功率の向上につなげられます。
内定者フォローを手厚くする
内定後のフォローがないと、内定辞退率が高まります。
先輩社員と交流できる座談会や、内定者研修、社内イベントや個別の面談などの内定者に対するフォローを用意しましょう。これらのフォローを手厚くすることは、将来の内定辞退の防止につながります。
即戦力を雇える採用手段を活用する
内定辞退者が出た場合は、補充する人材確保が必要です。
即戦力や希望の人材を採用する方法には、企業が能動的に採用活動する「ダイレクトリクルーティング」という方法があります。
また、人材紹介会社による、ダイレクトリクルーティングに適したサービスの提供もあります。人材紹介会社に企業の希望に合致する優秀な人材が登録していれば、効率的な採用活動が期待できるでしょう。基本的には成功報酬であり、初期費用をかけずに人材の確保ができます。
優秀な人材の確保にお悩みの方は、ダイレクトリクルーティングを検討して、「ABABA」をはじめとしたサービスを利用しましょう。
内定者コミュニティを活用する
さらなる内定辞退を防ぎ内定者をフォローするために、内定者コミュニティを活用する方法があります。内定者同士の交流を促進して、企業への親近感を高め、内定者を引き止めましょう。
内定者コミュニティの生成方法は、内定者同士や社員とコミュニケーションするSNSグループの作成が代表的です。コミュニケーションができるグループに所属することで、内定者間の連帯感が生まれ、企業への期待感が高まります。
オンラインだけではなく、オフラインのイベントの開催も効果的です。日常的にオンラインでつながっている人にリアルで顔を合わせることで、より親密感が向上するでしょう。
採用マーケティングを強化する
自社の採用活動で、足りなかった部分や間違っていたポイントなどを洗い出すことも効果的です。採用マーケティングにおいての弱点を把握し、強化することでよりよい採用活動につながるでしょう。
企業のビジョンやミッション、働き方や福利厚生制度などが十分に伝わっているかを見直しましょう。また、求職者が企業に求める情報が、しっかりと伝わっているのかについても検証が必要です。
近年ではSNSや動画を活用したブランディングが重要です。それらの施策が十分に適切であるかを検証します。
採用プロセスを改善する
採用はマーケティング以外に、プロセスの見直しも大切です。採用プロセスで注目したいポイントが、スピードと魅力の伝達です。
採用選考のスピードが遅いと、他社を選択するリスクが高まります。エントリーして内定を出すまでのプロセスが適切か、採用スピードは迅速かなどを検証しましょう。
また面接時に企業側の魅力を、求職者へ十分に伝えることも重要です。面接マニュアルの内容や面接スタイルなどを定期的に検証し、時代にあった面接方法で、企業の魅力を求職者に伝えられるよう体制を整えましょう。
内定辞退のデータを活用する
どのような企業でも、必ず一定数の内定辞退者が発生します。内定辞退率を気にするだけでなく、内定辞退の理由やタイミングなどをデータ化し、改善策を考えることで今後の採用活動に活かしましょう。
近年、生成AIの発達でデータ分析の壁打ちが格段にやりやすく、スピード感を持った実施が可能です。生成AIをベースにしたAIエージェントの開発も盛んです。既存のAIエージェントを利用する方法もありますし、自社の採用に特化したAIエージェントの開発も可能です。内定辞退をマイナスに捉えるのではなく、今後に活かせるデータをして積極的に活用しましょう。
リファラル採用を活用する
最近注目されている施策として、リファラル採用があります。リファラル採用とは、社員が自らの知人や友人を企業に紹介し、採用につなげる方法です。
求職者は、知人である社員から企業の様子や文化を知った上で面接に臨めるメリットがあります。企業側も社員推薦の場合、人材の質に担保ができるメリットがあります。また、社員からの紹介であれば、採用経費の軽減効果もあるでしょう。
求職者、企業ともある程度納得した上で面接に臨めるため、内定辞退のリスク低減につながり、両者ウインウインな関係性を築けます。
まとめ
この記事では、内定辞退の引き止め方法についてまとめました。膨大な労力や時間のかかる採用選考において、内定辞退は企業にとって痛手です。引き止めに失敗した場合、改めて選考して人材を確保するために多大な労力が求められます。
ただし、引き止めに失敗したときに適切に対処すれば、長期的には内定辞退率の低下や優秀な人材確保につながります。
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