カジュアル面談後に辞退されるのはなぜ？理由や予防策について解説
通常の面接とは違って、堅苦しくなく応募者の本当の姿が見られるカジュアル面談。カジュアル面談は、自社に合う人材かを見極められる点がメリットです。
しかし、カジュアル面談後に選考を辞退されるケースに悩む企業も存在します。そこで今回は、カジュアル面談後に辞退される理由や予防策をご紹介します。
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カジュアル面談とは
そもそもカジュアル面談とは、選考前の気軽な情報交換のことです。選考時、通常1回実施してお互いの理解を深めます。
カジュアル面談は、面接ではありません。お互いに聞きたいことを聞いて、企業側はどのような人材なのかを、応募者はどのような企業なのかを把握します。
部署の担当と話ができる機会であり、カフェや社内の交流スペースなどで実施されるケースがほとんどです。
また、面接とは違って気楽な場であり、履歴書やその他の書類の持参は自由です。
面接との違い
面接との違いは、実施する目的や回数です。
例えば、面接は一次面接や二次面接、最終面接など複数回実施します。面接を重ねることで、応募者を絞ってミスマッチを防ぎます。一方、カジュアル面談は通常1回しか実施しません。
また、面接は合否を判定する場であり、面談は情報交換の場です。他にも、面接は面接会場で実施するのに対し、カジュアル面談はカフェや車内の交流スペースを用います。
それぞれの違いは以下の通りです。
| カジュアル面談 | 面接 | |
| 目的 | 情報交換 | 合否判定 |
| 場所 | カフェや車内のコミュニケーションスペース | 面接会場 |
| 担当者 | 採用担当者や現場責任者 | 採用担当者・役員・社長など |
| 実施回数 | 1回 | 複数回 |
カジュアル面談のメリットとデメリット
カジュアル面談におけるメリットは2つあります。
1つはミスマッチ防止です。カジュアル面談はリラックスして臨めるので、学生・企業側双方の本音や率直な気持ちが出やすくなります。本音を出すことで選考や採用後のミスマッチの減少が可能です。
もう1つは応募の動機付けができることです。カジュアル面談に参加する学生はあるていど企業に興味を持っています。面談を通して相互理解を深めることで、応募前の懸念や不安を払しょくできるだけでなく他の企業より志望度をあげられます。
一方で、カジュアル面談を導入することで採用工数が増えます。また緊張してほしくないものの、面接の延長線ととらえて本音を出してくれない可能性もあります。明確なガイドラインがない限り、面談担当者の主観で見てしまう懸念があることも頭に入れましょう。
カジュアル面談の実施タイミング
カジュアル面談は適切なタイミングで実施しましょう。どのタイミングで実施しても問題ありませんが、おすすめは書類選考前です。
選考前に実施できると、企業と学生それぞれがマッチするか事前に確認できるため、ミスマッチの防止に役立ちます。また、企業の雰囲気や事業内容を伝えることで学生の関心度を高め、応募数の増加にもつながります。
仮に工数増加が気になるなど懸念がある場合は、選考途中で希望者のみに実施する形でも問題ありません。柔軟な運用が可能です。
カジュアル面談の目的
カジュアル面談をする狙いは、企業によって異なります。参加する全員が同じ認識を持てるよう、目的を事前にクリアにしておくことが重要です。ここでは、カジュアル面談の主要な目的について紹介します。
潜在層にアプローチするため
カジュアル面談は、ターゲット層でもまだ志望の意思が固まっていない求職者に働きかけることも狙いの一つです。そういった人たちにとって、面接や選考は心理的な壁が高く、応募をためらうことがあります。その点ではカジュアル面談なら気軽に参加しやすいため、潜在層との接点を作りやすくなるでしょう。カジュアル面談を実施した結果、企業の知名度が上がり、応募への意欲を引き出したり、応募率の向上も期待できます。
採用ミスマッチを防ぐため
カジュアル面談をする目的は、企業と応募者の間でミスマッチが起こらないようにするためでもあります。仕事の内容や期待されるスキルは、求人サイトや採用ページだけでは伝わりにくいことがほとんどです。直接会って話すことで、お互いの希望やイメージを把握できます。応募者が知りたい情報をしっかり伝えられれば、入社への意欲も引き出せるため、ミスマッチを減らせるでしょう。
選考に進んでもらうため
選考へ進んでもらうために、カジュアル面談を実施することがあります。この面談は、応募者が企業について理解を深め、自分に合うかを判断するための場です。選考へ進むかどうかは、面談の内容だけでなく担当者の対応も影響します。応募者がリラックスして話せるよう、親しみやすく会話のしやすい社員が対応することが理想的です。応募意欲を高めてもらうためにも、よい雰囲気づくりを心がけましょう。
企業イメージを向上させるため
カジュアル面談は、自社の魅力を伝え、応募者によい印象を持ってもらう機会として有効です。特に、選考に進まない新卒者に対しても、企業の雰囲気や社風を知ってもらうことで、将来的な再応募や知人への紹介につながる可能性があります。また、SNSや口コミで企業の評判が広がることを考慮すると、カジュアル面談を通じてポジティブな印象を持ってもらうことは、長期的な採用活動にも好影響を与えるでしょう。さらに、企業の取り組みや成長性を伝えることで、将来的なキャリア形成の選択肢として意識してもらうこともできます。
企業と求職者の双方の理解が深まるため
企業にとってカジュアル面談は採用成功につなげるためのポイントの1つです。選考に入る前に学生について知ることで、志望度をあげることにつながります。優秀な学生へのアピールの場にも使えるでしょう。
学生にとっては企業理解や情報収集の場として使えます。求人では伝えきれない社風や人材に関する質問ができるので、学生が持っているイメージとのギャップ埋めにも有効です。自分自身の志望度確認にも使え、就職活動をスムーズに進められます。
カジュアル面談後に辞退される理由
カジュアル面談後、選考を辞退されることがあります。その理由はさまざまなものの、主な理由としては以下が挙げられます。
・ミスマッチで母集団形成ができていない
・面接になっている
・応募者の事前準備ができていない
・面接と混同して、採用側が見極めようとした
・自社のアピールばかりする
・応募者にとって期待外れだった
・他社のカジュアル面接のほうが魅力的だった
・面談後にフォローアップしていない
このように、カジュアル面談を適切に実施しないと辞退につながってしまい、逆効果になりかねません。カジュアル面談とは何かを正しく理解し、事前の準備を万全にすることで、企業側・応募者側ともに有効な時間にしましょう
カジュアル面談の流れ
カジュアル面談は、候補者に企業への理解を深めてもらう場です。選考とは異なり、リラックスした雰囲気で行うことが重要です。面談をスムーズに進めるための基本的な流れをくわしく解説します。
自己紹介・アイスブレイク
カジュアル面談の冒頭では、「これは面接ではなく、ラフな場である」ことを伝え、候補者がリラックスできる雰囲気を作ることが重要です。自己紹介から始め、名前や部署に加え、出身地・趣味・最近夢中なことなど、会話のきっかけになる情報を共有するとよいでしょう。採用担当者がパーソナルな話をすることで、候補者も自己開示しやすくなります。アイスブレイクによって緊張をほぐし、双方向のコミュニケーションを促すことで、より自然な対話が生まれ、本音を引き出しやすくなるでしょう。
参加者へのヒアリング
カジュアル面談では、求職者の価値観やキャリア観を理解することが重要です。選考の場ではないため、細かく評価するのではなく、求職者が何を大切にしているかを把握することを目的とします。例えば、「現在の業務内容」「キャリアで印象に残っている経験」「今後のキャリアの方向性」などを質問すると、求職者の考えを引き出しやすくなるでしょう。また、転職活動の状況を確認し、情報収集中なのか積極的に転職を考えているのかを把握することで、適切な対応が可能です。
自社の紹介
求職者の状況を理解したら、次に自社の事業内容やビジョン、職場環境などを伝えます。特に「成長性」「事業の方向性」「社風」など、求職者が関心を持ちやすい情報を中心に説明すると効果的です。単なる会社紹介ではなく、求職者のキャリア観に沿った伝え方を意識することが重要です。例えば、「裁量を持って働きたい」と考える求職者には、「当社では新規プロジェクトを積極的に任せる環境がある」伝えるとともに、相手の関心に合わせた説明をしましょう。
質疑応答
企業の説明後は、求職者からの質問を受け付ける時間を設けるとよいでしょう。カジュアル面談では、この質疑応答が特に大切で、求職者が気軽に質問できるような雰囲気を作り出すことが重要だといえます。「何でも気軽に聞いてください」と伝えたり、「〇〇さんが特に気になることは？」と話を振ることで、質問しやすくなります。質問内容は職場の雰囲気やキャリアパスに関することが多い傾向です。できるだけ具体的なエピソードを交え、リアルな情報を伝えることが大切です。
今後の流れを説明
最後に、今後の選考フローを伝え、引き続き選考に進む意思があるかを確認しましょう。面談を通して候補者の考えが変わることもあるため、このタイミングで意向を確認するとよいでしょう。選考に進む意思がある場合は、当日中に次のステップを案内することで、候補者の関心を維持し、選考参加率を向上させられます。優秀な候補者には特別な選考フローを提示し、志望度をさらに高め、早期の内定獲得につなげられます。候補者が不安や疑問を持っている場合は、その場でしっかりと解消し、前向きな気持ちで選考に進めるようサポートすることが大切です。
カジュアル面接で聞いておきたい質問
カジュアル面接では、企業や業務内容の理解を深めるために、質問を事前に用意することが大切です。会社の雰囲気や働き方、成長できる環境かどうかを確認することで、入社後のギャップを減らせます。面接官との対話を通じて、企業の文化や価値観が自分に合うかを見極めましょう。
参加者の経歴
カジュアル面談では、参加者の経歴を自然に引き出すことが重要です。学んできたことや克服した課題、実績やスキルを確認すると、適性や価値観が見えてきます。自己紹介後に、仕事内容の説明と合わせて質問するとスムーズに会話を進められるでしょう。また、やりがいを感じた瞬間や苦労した経験を尋ねることで、採用面接のような雰囲気を避けつつ、候補者の強みや思考プロセスを深く理解できます。さらに、チームでの役割や達成した成果についても質問すると、より具体的な人柄が見えてきます。
就活の進行状況
求職者の現在の就活状況や志望業界を把握することで、適切な対応ができます。本気で就職を考えているのか、それとも情報収集の一環なのかを確認し、それに応じた説明をすることで面談の満足度を高められ、競合企業や他業界と比較した際の自社の魅力を伝えることで、求職者の志望度も向上させられます。さらに、他社選考の進捗を把握し、選考フローを調整することで、優秀な人材の確保につなげましょう。
自社に対するイメージや疑問
求職者が自社や業界に対してどのようなイメージを持っているかを確認することで、誤解やギャップを埋める適切な説明が可能になります。また、面談を通じてどのようなことを知りたいと考えているのかを把握することで、求職者の期待に沿った情報を提供でき、満足度を高められるでしょう。さらに、カジュアル面談への参加動機を聞くことで、自社のどこに興味を持っているのかが分かり、効果的な企業説明につなげられます。
応募者のキャリアビジョンに関する質問
学生の抱くキャリアビジョンが自社で叶うかどうかも重要です。社会人になってから成し遂げたいこと、将来どのような仕事をしたいかなど、できるだけ具体的に答えられる質問を投げかけましょう。答えにくそうにしていたら、今現在の考えで構わない旨を伝えてフォローしましょう。
実例を聞き出せたら、自社で似たようなキャリアを歩んでいる人がいたら紹介するとよいです。
応募者の価値観を知る質問
就職後の離職の原因として大きなものは価値観のずれです。自社の社風に合う学生か判断するためにも、応募者の価値観が分かる質問をしましょう。企業選びの軸、仕事への考え方、気になる業界などを聞くと分かりやすいです。
もし聞き出せそうなら給料や福利厚生など条件面に関する質問もできるとよいでしょう。本音ベースで話してくれる可能性があります。
応募者の入社意欲を高める質問
入社後のイメージが湧く話題をいくつか伝えましょう。企業のビジョンや入社後に任される仕事へのやりがいを重視する学生もいます。彼らにとっていかに生き生きと働けるかは大変重要です。長期にわたり活躍する人材を探すためにも、入社後のイメージに関する質問は投げかけましょう。
応募者が求める働き方を探る質問
ワークライフバランスのような働き方の希望も聞けるとアンマッチを防げます。コミュニケーションの取り方、リモートワークの希望があるかどうか、チームで働く際に気になることなどを聞き出しましょう。特にリモートワークの可否は学生によっては大きく影響することもあります。会社の実情を正直に伝えましょう。
応募者の成長意欲を引き出す質問
成長を感じられた瞬間がどこにあるかを聞き出すことも、相手を知るために有効です。今後どのようなキャリアを描きたいか、その中でどのようなスキルを習得したいか分かればそれが自社で実現可能か推し量れます。また、学習に関する質問も学生の成長意欲を推測できるのでおすすめです。成長や学習に関する質問は、できれば具体的に聞き出せるとよいでしょう。
カジュアル面談後の辞退を防ぐ方法
カジュアル面談後の辞退を防ぐためには、応募者が辞退する原因を知ることが大切です。はじめに辞退が起きる理由を究明しましょう。
原因が分かったら、次にその原因に適した対処をします。ここからは、カジュアル面談後の辞退を防ぐ方法について解説します。
スカウトのターゲットを明確にする
スカウトのターゲット選定ミスが原因の場合は、自社が求める人物像を明確にしたり、ミスマッチが起きていないかを確認したりしましょう。
スカウトをすることで、母集団形成ができます。しかし、やみくもにスカウトしても選考中に辞退したり、そもそもスカウトを出したにも関わらず選考に参加してもらえなかったりします。そのため、ターゲットを事前に定めて、採用活動に携わる人全員への周知が大切です。
有効な母集団を形成するためにも、スカウトのターゲットを明確にしましょう。
応募者との意見交換の場にする
カジュアル面談を開催する社員、及び参加する社員は、カジュアル面談の目的を把握しましょう。また、応募者にもカジュアル面談の趣旨を明確に説明することも大切です。相手のいうことに合否判定をしない旨はしっかりと伝えて、意見交換の場にしましょう。
選考には関係なく、お互いに知りたい情報を知る場であるため、面接のようにスーツで参加したり、堅苦しい雰囲気にしたりすることは厳禁です。リラックスした雰囲気づくりを意識しましょう。
また、応募者のニーズをヒアリングすることも大切です。応募者のニーズに応えられていないと、選考辞退につながるためです。
応募者が知りたい情報を提供する
カジュアル面談は、お互いに知りたい情報を知れる場であることが大切です。企業側は、応募者が知りたい情報をあらかじめまとめて、提供できるようにしましょう。
知りたい情報は応募者ごとに違います。しかし、多くの応募者は以下の情報を知りたいと考えます。
・面接の実施要領（日時・注意点など）
・自社のビジョン
・事業や業務について
・自社が応募者に興味を持っている理由
質問されなくても、これらの情報を提供できれば応募者の入社意欲を高められたり、カジュアル面談への参加意欲向上につながったりします。
自社の魅力や価値を知ってもらう
応募者が知りたい情報を提供するだけではなく、自社の魅力や価値をアピールすることも大切です。なぜなら、カジュアル面談では他社も魅力をアピールするためです。
とはいえ、単に魅力を伝えれば他社に流れないわけではありません。競合他社との差別化が重要であり、応募者が他社に行かないような魅力つくりが必要です。
競合よりも自社で働きたいと思ってもらえるように、どのような魅力をアピールすればよいか考えます。
従業員が自社に感じている魅力を伝えることもおすすめです。働いている人の声はリアルで、働くイメージが湧きやすくなるでしょう。
面談後にフォローアップする
カジュアル面談は、実施したら終わりではなく選考辞退を防ぐためにはフォローアップも必要です。
面談を終えたら、当日に最初のメールをしましょう。メールでは、以下の内容の記載が適切です。
・応募への謝意
・適切な情報提供
・面談の感想を尋ねる
なお、面談後のメールで勧誘をしてはいけません。また、採用選考の案内は早めにしましょう。
カジュアル面談から選考までの期間は、こまめにコンタクトを取ります。応募者が質問したい際に、気軽に質問できるように良好な関係を築きましょう。
選考プロセスの透明性を確保する
面談後のプロセスを不透明にせず、次のステップについての話を忘れずに行いましょう。面談後の流れが不透明だと、学生は不安に感じます。選考過程を事前に示すことで学生の期待値管理もできますし、安心感も与えられます。「1週間以内に次の選考に関する連絡を入れる」と一言添えるだけで印象が大きく変わるでしょう。
カジュアル面談のフィードバックを活用する
できるのであれば、面談後にフィードバックを行いましょう。評価というより、お互いの理解が深まった話題について伝える程度で問題ありません。同時に学生からの感想や要望も聞き出せると、今後の参考になります。適切なフィードバックは学生の自己理解を促し、よりよいマッチングにつながります。
まとめ
カジュアル面談はお互いの情報を交換する場であり、応募者が自社を「受けたい」と思ってもらうために実施します。
カジュアル面談を通して選考につなげるためには、応募者に興味を持ってもらえる対応や情報提供が必要です。どのような情報を知りたいのか、どのような魅力をアピールすればよいのかを考えて、カジュアル面談を有意義なものにしましょう。
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