採用担当者あるある｜採用担当が辛いと感じる理由および解決策を紹介！
採用担当は、新たな人材を探す会社にとって不可欠な立場であり、やりがいのある仕事です。一方で、採用担当の仕事に辛さを感じている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、採用担当の「あるある」や、仕事が辛く感じる理由などを紹介します。記事の後半では、成長するためのコツや、業務の改善策を提案します。採用担当者の方はぜひ参考にしてください。
採用担当の業務が辛いときは、新卒採用を外注することをおすすめします。株式会社ABABAは、企業が新卒をスカウトするシステムをリリースしています。興味がある方はご覧ください。
気になる内容をタップ
採用担当者の辛いとき！あるある
採用担当者はやりがいがある反面、辛いと感じることも多い仕事です。ここでは、採用活動で、誰もが一度は経験する「辛いときあるある」を紹介します。採用担当者が直面する具体的な苦労を探りましょう。
激務で自由に休みが取れない
採用担当者が辛いと感じる理由の一つに、激務で自由に休みが取れないことがあります。
多くの採用担当者は他の業務も兼務するため、常に忙しい状況です。求職者や他部門とのスケジュール調整も必要であり、急に発生する採用ニーズや退職者への対応が求められることも多いでしょう。
特に新卒採用のシーズンでは、長時間労働が続き、休日出勤も増えます。このような状況では自由な時間の確保が難しく、採用担当者にとって大きな負担がかかります。
求人の応募が少ない
求人を多く出しているにもかかわらず応募者が少ないと、採用担当者にとって大きなストレスになります。
特に、SNSを活用した採用活動を取り入れても期待通りの反応が得られないことは、難しい問題といえます。さらに、自社にマッチしない応募者が目立つと、再度の採用活動が必要となり手間が増えるでしょう。
このような状況では、上司や経営層からのプレッシャーも大きく、採用担当者の負担は増すばかりです。
面接にドタキャンされる
面接を連絡なしにドタキャンされることがあります。面接のために時間を作っているため、予定が狂ってしまいます。
また、面接に来ない理由がキャンセルなのか、遅刻なのか判明するまでは動くこともできません。
面接は人事部以外にも、他の部署の人や管理職、場合によっては役員も参加します。それらの人にも迷惑をかけてしまうことは、採用担当業務がつらいと感じるタイミングの一つです。
経歴を詐称される
学歴や経歴を詐称されることも、採用担当者の辛いときあるあるです。
ときには解雇歴や犯罪歴を隠されることもあり、採用担当者にとってストレスになります。
そもそも経歴詐称は、採用の可否だけでなく入社後の待遇にも影響します。もしも懲戒解雇になった場合は、これまでかけてきた多くの時間や費用がすべて水の泡になりかねません。
また、「実務経験者のみ」を条件に提示して採用した人材が、入社後の業務で明らかに初心者レベルだった場合、問い詰めると「実は未経験だった」という事例がよくあります。
手間暇かけて採用した人物が経歴詐称していた場合、採用担当者は「これまでの努力は何だったのか」と落ち込んでしまうため、この仕事が辛いと感じるでしょう。
採用できそうな人がいない
どれほど面接しても採用基準を満たす人がいない場合、採用業務はつらいと感じます。
どれだけ応募者が多くても自社に合う人材以外を採用すると、早期退職につながりかねません。時間と手間ばかりがかかって成果が上がらないと心が折れます。
また、担当者がよいと思っても経営層の面接で落とされることもあります。現場と経営層で求めるニーズが異なることも珍しくないため、求める人材を明確にしましょう。
応募者が自社のことを知らない
応募者が自ら志願したにもかかわらず、「本人が自社のことをよく分かっていなかった」というケースがあります。とくに知名度が低い中小企業では、多く見受けられます。
せっかく面接の場を設けたにもかかわらず、「貴社のことをよく知りません」と言われてしまったら、採用担当者は頭を抱えてしまうでしょう。
選考に時間や費用をかけていたとしても、自社のことをよく知らない人材を採用するわけにはいきません。
そのため、採用担当者への負担や悩みが多くなり、業務が辛いと感じてしまいます。
面接官の対応が悪くて焦る
面接官が貴重な人材に対して厳しく対応する場合、採用担当者は焦りを感じます。
また、面接官が人事の意向を理解しないせいで、意見が食い違うことも少なくありません。特に、面接官が自身の考え方で質問し、審査をすると、応募者にとって不利な状況が生まれます。
このような状況では、採用担当者が応募者に対してフォローアップをして誤解を解く努力が必要です。そうすると、余分な手間が生じて、疲れや焦りの原因となるでしょう。
会社と応募者との間で板挟みになる
経営者や各職場の管理職などの意向と応募者の要望が対立するとき、辛いと感じる採用担当者が多い傾向にあります。
要望の対立を防ぐためには、会社が求めることに応募者をマッチングさせる必要があります。企業の立場を維持しながら応募者に接する必要があるものの、簡単なことではありません。
経営者や管理職のニーズを明確にしたり、企業のビジョンを採用ページや求人に掲載したりして、ミスマッチを防ぎましょう。
応募者に連絡がつかなくなる
選考途中や内定通知を出す際に、応募者と連絡がつかなくなることが時々あります。
応募者と連絡がつかなくなる理由には、「別の企業で内定が出たため」や、「自社を候補から外した」など、さまざまあります。
しかし、採用担当者からすれば、応募者と連絡がつかなくなることはストレス以外の何ものでもありません。
その結果、採用担当者は自分の業務に対して辛いと感じてしまいます。
ただし、通知するタイミングが悪かったりスマートフォンやパソコンが故障したりしていた場合、応募者が対応できなかった可能性があります。
自社で獲得したい人材であれば、メールや郵便など複数の方法で通知してアプローチするとよいでしょう。
採用目標が達成できない
採用担当者が辛いと感じる理由の1つに、採用目標を達成できないことが挙げられます。企業の採用計画では、必要な人数と人材の質の両方を満たすことが求められますが、計画通りに進むとは限りません。市場の状況や競合企業の動きによって、思うように候補者を確保できない場合もあります。
また、採用の成功は採用担当者の努力だけでなく、企業のブランド力や社内体制の影響も受けます。達成できない状況が続くと、周囲からのプレッシャーや評価が負担となり、精神的に辛く感じることもあるでしょう。
同じことを繰り返している気になる
採用業務に慣れてくると、毎年同じことの繰り返しだと感じることもあります。仕事に変化が無いと感じることは、自分の成長も実感しづらく、モチベーションも低下します。
また、慣れが生じると無意識のうちに作業が雑になりかねません。毎年応募者は異なり、会社に合う人材を見つけるためには丁寧な仕事が求められます。同じことばかりで飽きを感じても、やりがいを見つけてモチベーションを保つことが大切です。
内定辞退や早期退職者が出る
内定していた求職者が辞退して他の会社を選ぶことは、採用担当者にとって大きな打撃です。さらに、せっかく入社した社員がすぐに退職すると、募集を再度かける必要が出てきます。そうすると、時間と採用コストが余計にかかってくるでしょう。
こうした問題を回避するため、採用担当者は内定者フォローや入社後のケアを入念に行わなければなりません。最初から強固な関係を築いて、内定辞退や早期退職を防ぐことが求められます。
SNSや口コミサイトで悪口を書かれる
不採用となった応募者がSNSや口コミサイトに悪口を投稿することは、採用担当者にとってストレスを与える大きな要因です。特に、担当者が特定できるかたちで批判されると、個人的にも大きなダメージを受けます。
こうした口コミは企業の評判にも悪影響を及ぼし、将来の応募者にネガティブな印象を与えるリスクもあります。
採用プロセスを透明にしたり、丁寧な対応を心がけたりすることで、このような問題を未然に防がなければなりません。
受け入れ後に職場からクレームが来る
入社した社員が職場でトラブルを起こすことは、採用担当者として大きな悩みの種です。
特に、職場に合わない社員を配属すると、現場からのクレーム対応や改善に頭を悩ませるでしょう。応募者と職場や会社との板挟みになれば、ストレスはさらに増大します。
こうした問題を防ぐには、入社後の配属部署まで見据えた採用方針で動くことが求められます。
採用担当に向いていないと感じる
さまざまな業務をするなかで、うまくできないことが多いと、自分には向いていないと感じます。
採用担当の仕事は多岐にわたります。特に、企業内はもちろん応募者ともコミュニケーションを取らなければならないため、人とのコミュニケーションが苦手な人や周囲を巻き込めない人は、苦手と感じるケースがほとんどです。
適性のないことが仕事を通じて明らかになると、ショックを受けたり辛いと感じたりするでしょう。
採用以外の業務と掛け持ちしている
採用担当者が辛いと感じる理由の1つに、採用業務以外の仕事を掛け持ちしているケースがあります。特に中小企業やベンチャー企業では、採用専任の担当者がいないことも多く、人事業務のほかに総務や営業などの兼任があります。その結果、採用活動に十分な時間を割けず、選考の進行や候補者対応が遅れることもあるでしょう。
採用担当者としては、候補者の満足度を高めるために丁寧な対応をしたいものの、業務の優先順位を考慮しながら進める必要があります。採用業務に集中できないことに悩み、辛さにつながる場合もあるでしょう。
採用担当者が辛い理由：忙しいから
採用担当者が辛いと感じる理由は、大きく分けて3つあります。そのひとつ目が、「忙しいから」です。
一方で、ひとことに「忙しい」と言っても、その内容はそれぞれ大きく異なります。
ここでは、採用担当者の多くが忙しくて辛いと感じる根本的な原因を解説します。
業務フローが整備されていない
業務フローが整備されていない場合、採用担当者の業務は非効率になり、負担が大きくなります。
具体的には単純作業に過度な時間を要したり、手作業による入力ミスや連絡漏れたりなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。業務プロセスが標準化されていないと各担当者のやり方にばらつきが生じ、情報共有や進捗管理も煩雑になりやすいです。
結果的に採用活動全体のスピードや質が低下し、優秀な人材の取りこぼしや、採用コスト増大などの課題につながります。
採用業務の効率化や品質向上のためには、標準化された業務フローの整備が不可欠です。
業務量が多い
業務量が多いと、仕事が辛くなるでしょう。
多くの採用担当者は、人事労務や総務などの業務を兼任しています。他の担当業務と採用業務の繁忙期が重なると、業務量の調整が難しくなります。
また、職場が人手不足であれば、担当者1人あたりの負担はより増加するでしょう。
採用活動は毎年ルーティン化されています。やりがいや面白さを見出せなければ、より辛く感じるでしょう。
長時間労働になりやすい
採用担当者が辛いと感じる要因の1つに、長時間労働になりやすい点があります。特に採用活動のピーク時には、面接や説明会が連日続き、休みが取りづらいことも珍しくありません。一日中応募者と面接を行い、土日には企業説明会やイベントに参加することもあり、勤務時間は長くなる傾向があります。
さらに、採用活動が一段落しても、新入社員の研修計画や育成業務に関わることが多く、年間を通して忙しい状況が続く可能性もあります。こうしたスケジュールの厳しさが、採用担当者にとって大きな負担となるでしょう。
繁忙期が多い
採用担当は、繁忙期が多い仕事です。
多くの企業では、就職活動の解禁日に合わせて3月1日から採用活動を開始します。仮に8月末までを選考期間として定めると、春から夏の時期が採用活動の繁忙期です。
加えて、追加人員の選考やインターンシップを実施すると、秋から冬にも業務が集中します。結果として、繁忙期が多くなるでしょう。
スケジュールをコントロールできない
採用業務は単に忙しいだけではなく、休日の稼働を余儀なくされることや、求職者の都合に併せて働くこともあります。
そのため、スケジュールのコントロールが難しく、プライベートの時間を確保しにくかったり、スケジュールが変動しやすかったりします。
スケジュールが自由にならないことが多く、休日出勤や残業は多い傾向です。
長時間の労働は疲れやストレスが溜まり、心身に不調をきたす恐れもあります。
採用担当者が辛い理由：採用業務が難しいから
採用担当者が辛いと感じる理由のふたつ目は、「採用業務が難しいから」です。
採用業務は、同時進行で複数の業務を担うこともあり、多くのスキルや能力が求められます。一方、どのようなことに対して「難しい」と感じるのかがいまいち分からない人も多いでしょう。
ここでは、採用業務がどの程度複雑なものなのかを具体的に解説します。
採用計画が立てられない
採用計画がうまく立てられなければ、成果を出すことは難しいでしょう。その結果、採用担当者は辛いと感じてしまいます。
採用計画を立てる際は、各部門と密に情報共有を行い、現場に必要な人材の数や条件を明確にしなければなりません。各部門の要望を満たし、経営理念や企業理念に紐づけることが大切です。
そのため、社内からの協力を得られずこれらの作業が思うように進まない場合、採用計画が立てられない可能性があります。
採用計画が立てられなければ円滑な採用活動が実現できないため、採用担当者にとってストレスになると考えられます。
人材の見極めが難しい
採用活動対策をする学生は、面接での答えは均一化しやすく見極めが困難です。そのため、自社に合う人材を見つけるためには、人間性を見るための質問を考えることが求められます。
学生は職務経歴がないため、採用の基準は人柄重視です。限られた機会のなかで人間性を見極める必要があるため、面接官はプレッシャーを感じることもあります。
質問をあらかじめ決めることや、見極めるポイントを共有するなど、公平に選考できる工夫をしましょう。
採用方法の種類が増えている
採用方法の増加に伴い、業務の量と範囲が増えています。その結果、仕事が辛くなるケースも考えられます。
近年の採用活動では、応募者とのやりとりに用いるプラットフォームを複数利用するケースが主流です。各システムの仕様には相違点があり、それぞれに合わせて使用方法を変える必要があります。
つねに新しい知識を求められる点が業務量の増加に繋がるといえます。
自社のアピールポイントが明確でない
採用全体のコンセプトを決める際には、自社のアピールポイントを明確にする必要があります。自社の強みを知り他社と差別化することで、採用手法が変わるためです。
しかし、自社のアピールポイントが分からないと採用全体のコンセプトが決まらず、採用業務がスムーズに進みません。
また、採用を成功させるためには、自社の強みを分かりやすく求職者に伝えることも求められます。
欲しい人材の条件が絞れていない
欲しい人材がいないと感じたり、面接がうまくいかないと感じる原因に、求める人材が明確ではないことが挙げられます。
求める人材は経営層と現場で違います。それぞれの意見を集約し、必要な人材を定め、面接での質問を決めましょう。
また、欲しい人材の条件が絞れれば求人票もより明確に打ち出せます。求人票は明確に記載することで、応募者を増やすことも期待できます。
採用担当者が辛い理由：業務が特殊なため
採用担当者が辛いと感じる理由の3つ目は、「業務が特殊なため」です。
しかし、「特殊」とひとことに言っても、それがどのようなことを指すのかがよく分からない人は多いでしょう。
ここでは、採用担当者が辛いと感じる業務内容が、どの程度特殊なのかをご説明します。
個人情報を扱う責任が重い
採用業務は業務上、必ず個人情報を扱います。個人情報の流出は企業の信頼損失につながり、場合によっては経営に深刻なダメージを与えかねません。
個人情報は厳格な管理が求められ、それに伴う責任の重さも付随します。個人情報の流出に注意しながら丁寧な作業が求められ、緊張感のある作業が続くことをつらいと感じます。
現場からのプレッシャーがある
現場の社員からプレッシャーを受けやすい点も、採用担当者の辛さです。
現場に配属された新入社員がトラブルを起こし、現場から採用担当者にクレームを入れられる事例があります。
また、応募者の個人情報を取り扱うため、ミスが許されない点もプレッシャーです。例えば、メールの誤送信が起きると、個人情報の流出につながる恐れがあります。
必要なスキルが欠けている
採用担当者は、単に人材を採用すればよいというものではありません。幅広い業務に携わるからこそ、コミュニケーション力や物事を公平に見る能力、先入観に惑わされないなどのスキルが求められます。
必要なスキルが欠けている人に採用を担当させると、求職者が辞退するリスクは高まります。内定辞退が増えると企業内にも悪影響を及ぼしかねません。
採用担当業務に必要なスキルは何かを見直し、自身に欠けているスキルがあると感じる場合は補う努力をしましょう。
同一業務の繰り返しが多い
採用担当者の業務は忙しくなりやすいものの、同一業務の繰り返しが多いです。求人広告の作成やエージェントとの打ち合わせ、面接調整など、日々同じ作業が続くため、次第に飽きやマンネリを感じる担当者も少なくありません。
また、採用する職種や人材がある程度似通ってくると、日々の業務からスキルアップや成長を実感しにくくなり、不安や悩みにつながるケースもあります。
同一業務の繰り返しは、採用担当者のモチベーション低下やキャリアの停滞感につながりやすいため、業務の幅を広げたり、新たなチャレンジを取り入れる工夫が求められます。
採用担当者にとって辛い繁忙期
採用担当者は1年を通じて、基本的に業務量が多いです。中でもとくに辛いと感じやすい、繁忙期について解説します。
新卒採用の広報活動や入社時期である1～5月
新卒採用の広報活動や入社時期である1～5月は、採用担当者にとって最も多忙な時期です。
広報活動は3月から本格化しますが、企業説明会や就職イベントの準備が必要なため、年明けから業務量が増加します。さらに近年は、選考開始の早期化が進み、4月から5月には面接や内定出しまでを実施する企業も多くなっています。
したがって、1～5月は説明会の運営やエントリー管理、面接調整など多岐にわたる業務が集中し、採用担当者の負担が大きくなる時期です。とくに4月は新入社員の受け入れも重なり、通常業務との両立が求められます。
転職者が増える3～4月
中途採用の現場では3～4月が特に繁忙期となります。3～4月は新年度を迎えるタイミングであり、心機一転して転職を希望する人が増加する傾向があるからです。
また、企業側も新規事業の立ち上げや組織体制の見直しに伴い、新たな人材確保を急ぐケースが多く見られます。
そのため、求人募集や面接対応、選考管理などの業務が集中し、採用担当者の負担が大きくなります。3～4月は中途採用活動が活発化するため、効率的な業務運営と迅速な対応が求められます。
夏季インターンシップがある7～8月
7～8月は新卒採用の夏季インターンシップが実施される時期であり、忙しくなりやすい期間です。
インターンシップの開催に向けてプログラムの企画や運営準備、参加学生への案内や応募者との連絡など、事前準備に多くの時間と労力が必要となります。また、参加者からの問い合わせ対応やスケジュール調整も重なり、通常業務に加えて負担が増大します。
夏季インターンシップは学生との初期接点を築く重要な機会である一方、担当者には高い業務処理能力と効率的な運営が求められる繁忙期です。
休暇明けや賞与支給後の9～10月
9～10月は夏季休暇明けや夏の賞与支給後に転職を考える求職者が増えるため、中途採用の繁忙期となります。多くの企業が新たな人材確保を急ぎ、採用活動が活発化します。
また、新卒採用においては内定式が行われる時期とも重なります。そのため、採用担当者にとっては複数の業務が重なり負担が増すタイミングとなります。
とくに中途採用では、上半期の業績を踏まえた下半期の人員補充や人事異動に伴う採用計画が進むため、効率的に業務を進めなければなりません。
採用担当者の仕事
採用担当者の仕事の流れを説明します。
- 採用計画を策定する
- 募集要項の作成と求人の掲載をする
- 応募者と連絡を取り、書類選考をする
- 面接の選考通過者に内定を出す
- 内定者フォローを入社後まで継続する
採用担当者の仕事は、募集と選考だけではありません。採用計画の策定に加え、内定後のフォローまで幅広く対応する必要があります。
新卒・中途別 採用業務の特徴
採用担当者の業務は、新卒採用と中途採用で大きく異なります。それぞれの採用形態には特有の課題があり、採用担当者にとって負担となる場面も少なくありません。
ここでは、新卒と中途の採用業務の特徴について詳しく解説します。
新卒採用業務の特徴
新卒採用は、一括で多くの学生を採用する点が特徴です。特に1月から5月にかけて、企業説明会・インターンシップの開催・ESの選考・面接などの業務が集中し、多くの企業の採用担当者にとって繁忙期といえます。
また、内定者フォローや新人研修が一斉にできる利点もありますが、準備などで業務量は増えます。新卒採用は、企業の将来を担う人材を確保するために重要ですが、短期間に大量の応募者に対応しなければならず、負担の大きい点が採用担当者にとって辛いと感じる要因でしょう。
中途採用業務の特徴
中途採用は、即戦力となる人材を求める傾向が強く、応募者の経験やスキルの見極めが重要です。新卒採用と異なり、通年で採用活動を行うケースが多く、企業の人員状況や市場の動向によって不定期に採用業務の発生する点が特徴です。
そのため、急な採用ニーズが発生した際には、短期間で適切な人材を確保する必要があり、選考や面接のスピードが求められます。また、即戦力として活躍できるかを判断するため、専門的な知識や経験の評価が必要となり、採用担当者にとって難易度が高く辛い業務となる場合もあります。
採用担当者に求められるスキル
採用担当者には、ほかの業務とは異なるさまざまなスキルが必要とされます。
必要なスキルを身につけるのが負担、辛いと感じる人もいるでしょう。
ここでは、採用担当者に要求されることの多いスキルについて紹介します。
イレギュラーに対応する柔軟性
採用担当者は、ほかの業務の担当者と比べて柔軟性が求められます。
また、臨機応変な対応力も必要です。
採用活動においては、環境の変化に合わせて選択肢を変え、必要な対応を適切に選ばなくてはなりません。
採用市場の状況は社会の動きに伴って複雑に変化するため、世の中の動きを調べ、適切な戦略を立てる力が重要視されます。
関連する事象について広い視野を持ち、必要な情報をキャッチできる人は採用担当に向いているといえるでしょう。
法律に関する知識
人材採用には、さまざまな法律が絡む場面があります。
採用担当者として活躍するには、関連する法律の知識も必要です。
採用の場に深く関わる法律としては、以下のものが挙げられます。
- 職業安定法や労働基準法
- 男女雇用機会均等法
- 労働契約法
これらのような人材関連の法律に関する知識は、トラブルのない採用業務を行うためには必須だといえます。
法に抵触しないよう十分な配慮をしながら、スムーズに採用活動を進めることが重要です。
自社を客観的に見られるスキル
採用活動には、自社の業務や社会的役割などへの深い理解も重要です。
採用担当者が自社の魅力を理解していることで、応募者に対する情報公開がスムーズになります。
ときには自社の問題点を把握し、改善を図る視点も必要になるでしょう。
採用担当者として活躍するには、自社の社会的な立ち位置・役割・長所と短所などを冷静に把握するスキルが必要です。
企業の理念や仕事の内容について、客観的な視点を持って応募者に伝えられるとよいでしょう。
交渉するスキル
採用担当者として活躍するには、交渉力も必要です。
交渉力は、求職者と企業双方にとって最適な雇用条件を提案するために必要だといえます。
企業の利益を損なわずに求職者の希望を叶えることが、優秀な人材を逃さないために必要だといえるでしょう。
企業に応募してくる人には、給与や待遇面、勤務地など、譲れない条件がある場合もあります。
求職者の希望をどの程度叶えられるか、叶えられない場合はどの程度までなら妥協できるのかなどを入念に交渉し、双方折り合いをつけられるように調整する場面もあるでしょう。
マーケティングスキル
採用担当者には、採用マーケティングに関するスキルも必要です。
知名度の低い中小企業やベンチャー企業などでは、単に求人情報を公開しても十分な応募者を集めにくいことがあります。
幅広い求職者にリーチするためには、人材市場や求職者のニーズを把握しなくてはなりません。
社会の動きを捉えて採用におけるトレンドを把握し、効果の高い手法を選択する力も問われるでしょう。
採用を成功させるには、データを活用し、採用手法を最適化するマーケティングスキルが必要です。
コミュニケーションスキル
採用担当者は、会社の顔として求職者と接する機会が多くあります。
採用担当者は社外の人物に対して好印象を与える言動が求められ、信頼されやすい対応が必要です。
正確な情報伝達力や、認識のズレが生じた場合の調整力なども必要とされます。
自社の魅力を求職者に漏れなく伝えるためのプレゼンテーション力も重要です。
求職者との適切なコミュニケーションは、企業全体のイメージ向上・優秀な人材の確保につながるといえるでしょう。
営業スキル
採用担当者には、応募者に対して自社の魅力をしっかりと伝え、志望度を高めるための営業スキルが求められます。
単に求人情報を伝えるだけでなく、応募者のニーズや価値観を把握し、自社の強みや働くメリットを効果的にアピールする力が重要です。
また、最終的に応募者が入社を決断するクロージングまで導ける担当者は、採用活動の成果を大きく左右します。営業スキルを持つことで、応募者との信頼関係を築き、入社後の定着や活躍にもつなげることができるでしょう。
リサーチ力
採用担当者には、採用市場のトレンドや求職者のニーズを的確に捉えるリサーチ力が不可欠です。
採用活動を成功させるためには、常に最新の情報を収集し、自社にとって最適な採用手法やアプローチ方法を分析する力が求められます。具体的には、求人市場や競合他社の動向、求職者が重視する条件などを調査し、データをもとに自社の採用戦略を柔軟に見直すことができる力です。
また、リサーチ力があると、応募者の属性や傾向を把握し、より効果的なターゲティングや選考基準の設定が可能になります。
そのため、リサーチ力は採用活動の質を高め、優秀な人材の確保につながる重要なスキルと言えるでしょう。
適性を見極めるスキル
採用担当者には、自社が求める人材像やポジションに適性があるかを見極めるスキルが求められます。
応募者の経歴や面接での受け答えだけでなく、実際の業務や社風に合うかどうかを客観的に判断する力が重要です。表面的なやり取りにとどまらず、応募者の価値観や行動特性、過去の経験などを深掘りする質問を投げかけ適性を見極めなければなりません。
適性を見極めるスキルが高い担当者は、企業にとって最適な人材の確保につながり、組織の成長にも大きく貢献するでしょう。
採用担当者が成長するポイント
採用担当者として成長するには、前述のスキルを身につける必要があります。
主に以下の方法で、スキルの習得が可能です。
- 資格を取得する
- 外部の研修、勉強会に参加する
- 書籍や動画を利用して独学する
- 他部署と交流し、仕事の相談をする
資格は自身の能力を証明するだけでなく、学習の過程で得た知識を実務で役立てられます。採用担当者に向いている資格は、キャリアコンサルタントや衛生管理者などです。
資格を取得する際は、研修・予備校・独学などの方法が考えられます。資格取得を推奨している会社であれば、研修や勉強会に会社の経費を利用して参加できる可能性があります。
また、既存業務の効率化を果たすには、他部署との連携が不可欠です。社内で業務分担や連携の体制が取れると、採用活動が円滑に進むでしょう。
【業務改善編】採用担当者の辛さを改善する方法
採用担当者の辛さを改善するためには、大きく分けて以下の2つあります。
- 業務内容の改善
- 社内体制の改善
ここでは、採用業務を改善するためには、どのようなことに取り組めばよいのかをご説明します。採用業務を改善すれば、採用担当者の辛さを大幅に軽減できるため、以下を参考にして積極的に取り入れましょう。
効率のよい採用フローを構築する
募集から内定に至るまで、採用の流れを見直すと業務の改善が図れます。
書類選考と適性検査を同時に行う、面接の評価基準を統一するなどがあげられます。応募者を絞り込みすぎている、または絞り込めていない選考フローがないかを確認しましょう。
求める人材像を明確にする
会社が求める人材の特徴を洗い出すと、適正のある人材をより効率的に採用できます。
会社や業界の特徴に適した人材は、入社後の定着と活躍が期待できます。求める人物像は、社内で現在不足しているスキルや社風に合う人柄をもとに決めてください。
インターンシップなどを通じて求職者とのコミュニケーションを図る
インターンシップやミートアップ、懇親会を活用することも一つの手です。なぜなら、コミュニケーションが取れる場を設けることでお互いの状況が分かり、心配や憶測がなくなるためです。
最近では、オンラインでのインターンシップや懇親会も増えているため、Webツールの活用も検討しましょう。
また、コミュニケーションを図ることで、企業と人材とのマッチングをしやすくなる、会社と応募者双方の満足を得やすくなるなどのメリットもあります。
早期離職率を下げる
入社した人材が定着せず、離職率が上昇することも採用担当者の辛さにつながります。入社後に感じたギャップや労働環境への不満は、早期離職の主な原因です。
離職率を下げるには、入社前の内定者フォローを手厚くし、入社後のサポートも充実させる施策が効果的です。ミスマッチを未然に防ぎ、新入社員の定着を図りましょう。
【社内体制編】採用担当者の辛さを改善する方法
ここでは、社内体制の改善や変革について解説します。
採用担当者の辛さを改善するためには、業務内容だけでなく、社内体制も変えることが必要です。
以下では、採用担当者の辛さを改善できる効果的な方法をご紹介します。
他部署と協力して採用活動を実施する
採用活動を円滑に進めるには、他部署との連携が不可欠です。配属先である現場の社員や、人事配置の決定権を持つ経営層が採用活動に携わると、採用活動の効率が上がります。
例えば、会社説明会で現場社員が質問対応をすると、参加者に会社の特徴をアピールできます。また、最終面接に役員が参加すると、選考の精度が高まり、求める人材を見極められるでしょう。
採用プロセスを見直す
採用業務に負担を感じる場合は、採用プロセスが最適化されていない可能性があります。
現在の採用の流れを可視化し、不要な業務や改善点を見つけるとよいでしょう。
また、同じ採用プロセスを長期間にわたって活用している場合、それが本当に現在の企業の状況に合っている採用プロセスかを確認することがおすすめです。
自社での検討に限界がある場合は、ノウハウを持った第三者からアドバイスをもらったり、外部に委託したりするのも有効です。
面接担当者の研修を実施する
採用担当が辛いと感じる要因の1つに、面接の質のばらつきがあります。面接官によって評価基準が異なると、求める人物像に合った候補者の正しい見極めが困難です。この問題を改善するために、面接担当者向け研修の実施が有効です。
研修では、評価基準の統一やロールプレイングを通じて実践的なスキルを習得できます。適切な面接技術を身につけることで、採用の成功率が向上し、採用担当者の負担を軽減できるでしょう。
採用活動を外注する
採用担当者の業務負担を減らすために、採用活動の外注化を検討しましょう。ITツールやサービスを導入すると、採用業務の効率化が可能です。
選考メールの自動送信や応募者のデータ分析などに加えて、適性検査・面接の選考フローなどをすべて外注できるサービスも存在します。特に業務量の負担が大きい部分は、外注の導入をおすすめします。
採用管理システム（ATS）を導入する
採用担当者の負担軽減には、採用管理システム（Applicant Tracking System）の導入が効果的です。
ATSを利用することで、応募者データの管理やコミュニケーションが効率化され、応募者情報の追跡やスケジュール管理ができます。採用担当者の作業負荷が軽減され、忙しさが緩和されるだけでなく、採用活動全体を見通せるようになります。
さらに、DXツールの導入を進めると、業務全体の効率化が可能です。例えば、オンライン面接ツールや自動化された評価システムなどを組み合わせて利用すれば、よりスムーズな採用プロセスを実現できるでしょう。
辛さがどうにもならない場合の対応
負担を改善するための対策を行ったとしても、すべての採用担当者に効果が出るとは限りません。負担が残ったまま業務を続けていては、採用担当者が心身ともに崩れてしまう可能性があります。
あらゆる手を尽くしても辛さが改善されない場合は、以下の対応を検討するとよいでしょう。
異動を申し出る
さまざまな対策をしても仕事が辛いと感じる場合は、他に向いている職種・職場への異動を申し出ましょう。精神的にダメージが大きいにも関わらず、無理に仕事を続けていると健康に支障をきたす恐れもあります。努力しても改善しない場合は、事情を話して異動できないかを相談しましょう。
なお、現在勤めている会社そのものが辛く感じる場合は、転職して他の会社で採用担当に就くこともおすすめです。
他企業の採用担当に転職する
前述のような改善策を試しても、採用担当が辛い状況が続く場合は、他企業採用担当への転職も1つの選択肢です。企業ごとに採用方針や業務量が異なるため、自分に合った環境を見つけることが重要です。
転職を検討する際は、希望する企業の採用体制を十分に調査し、現企業での課題を解決できるかを確認しましょう。環境を変えることで、より働きやすい状況を手に入れられる可能性があります。
辛さを克服する採用担当者のやりがい
採用担当者は辛いと感じる場面が多い一方で、採用担当ならではのやりがいもあります。そこでここでは、採用担当者のやりがいをご紹介します。
採用した人材が活躍する
自分の採用した人が社内で活躍する姿を見ると、採用担当業務をしてよかったと感じます。
採用担当者は、成果が数値化されるわけではなく、なかなか業務を評価されません。しかし、採用した人材が活躍する姿を見ると、自分が見出した人材だと誇りに思えます。
自身の採用実績の成果を感じられると、モチベーションが上がります。
組織体制を構築できる
組織体制を構築できる点もやりがいといえます。
「企業は人なり」と言います。経営方針に沿った人材を投入して成果を上げることは、採用担当者にこそできることです。経営を直接左右するため、大きなやりがいを感じられます。
組織体制に携わる仕事はプレッシャーに感じることもありますが、成長を感じられる点は採用担当者ならではのやりがいでしょう。
コミュニケーション能力が高まる
コミュニケーション能力を高められる点も、やりがいの一つです。
採用担当業務では、社員や応募者など多くの人とコミュニケーションをとります。さまざまな人とのコミュニケーションを通じて、自分の人間的な成長につながります。調整やアピールなどのスキルが向上して、自然とコミュニケーション能力が高まる仕事です。
また、スケジュール管理や資料作成など、ミュニケーション以外のさまざまなスキルが高まる点もやりがいといえます。採用業務を通じて得たスキルは、業務以外でも役立ちます。
採用担当者がスキルアップするための方法
採用担当者としてスキルアップしたい、より会社に貢献したいと考える際は、以下の方法を実践しましょう。
- 書籍から知識を得る
- 外部の勉強会や研修に参加する
- 異業種交流会に参加する
それぞれの方法について詳しく解説します。
書籍から知識を得る
書籍から、採用人事に関する知識を得ましょう。
採用や人事に関する書籍は多くあります。自分の関心事に合わせて書籍を選び、通勤時や空いた時間などに読むことで、業務に関する知識を得られます。イベント参加や著書のフォローなど、書籍から得た情報から行動に移すことで、スキルアップが可能です。
業務を通してスキルを得ることもできますが、よりスキルアップをしたい場合は読書をしましょう。
外部の勉強会や研修に参加する
読んだ本の著者が主催するセミナーやイベントなどに参加することも一つの手です。なぜなら、外部の勉強会や研修に参加することで、今まで知らなかったことや新たな発見があるためです。
人事や採用担当をターゲットにした研修や勉強会に参加して、新たな知識を得ましょう。
異業種交流会に参加する
人事や採用担当に関するイベントに参加する際は、異業種の人事・採用担当者との交流会への参加もおすすめです。なぜなら、異業種であっても自社の人事や採用業務に役立つ知識は多くあるためです。情報交換をして、異業種の仕事を知ったり、他の業界動向に目を向けたりしましょう。
さまざまな視点からの知識は、今後の業務に役立ちます。
採用担当者のきつさを軽減するおすすめの資格5選
採用担当者の業務負担を軽減するならば、専門性や実務力を高めることがおすすめです。知識を深めて効率を向上するならば、資格取得を目標にするとよいでしょう。
採用の現場で役立つおすすめ資格についてご紹介します。
キャリアコンサルタント
キャリアコンサルタントは、個々のキャリアプラン実現を専門的に支援する国家資格です。職業能力開発促進法に基づき、厚生労働大臣の登録を受けた試験機関が実施しており、学科試験と実技試験（論述・面接）に合格し、名簿登録することで名乗れます。
キャリアコンサルタントの資格は、労働者の職業選択や職業生活設計、能力開発に関する相談・助言を行うためのもので、企業の採用担当者としても有用です。
難易度は高いものの、社員のキャリア形成支援や人材の適切な配置、定着率向上など、採用実務に直結する知識とスキルを身につけられます。
採用コンサルタント資格
採用コンサルタント資格は、採用の基礎から応用まで体系的に学べる民間資格です。一般社団法人総合経営管理協会が運営しており、3カ月間の通信講座を受け、1日のスクーリング、認定試験を経て取得できます。
テキストは「知識編」「計画編」「実務編」の3分冊で構成されており、人事や採用に関する法律、採用計画の立案、実際の採用フロー構築まで幅広く網羅されています。
採用コンサルタント資格ならば、採用活動の全体像を体系的に理解し、実務に直結する知識とスキルを身につけることが可能です。
難易度は比較的高くありませんが、基礎から応用まで一貫して学べるため、採用担当者や人事部門のスキルアップに最適です。
産業カウンセラー
産業カウンセラーは、働く人が職場で抱える悩みや課題を自分の力で乗り越えられるよう、心理学の知見を活かして支援する専門家です。主な活動領域はメンタルヘルス対策、キャリア形成支援、職場の人間関係や環境改善など多岐にわたります。
カウンセリングの基本である「傾聴」や「共感」を重視し、従業員の心の健康を守る役割を担います。面接や従業員対応など、採用担当者の日常業務でも大いに活かせるスキルです。
職場内の円滑なコミュニケーションや早期離職防止にも役立つため、人事や採用担当者にとって取得価値の高い資格でしょう。
メンタルヘルス・マネジメント
メンタルヘルス・マネジメントは、ストレスマネジメントに関する知識と技術を体系的に習得できる民間資格です。職場でのストレス要因やメンタル不調の早期発見、適切な対応策を学ぶことで、従業員の心身の健康維持に貢献できます。
とくに採用担当者にとっては、採用後の人材が早期に離職しないよう、職場環境を整えるうえで非常に役立つ資格です。セルフケアから管理職向けのラインケア、組織全体を対象としたマスターコースまでレベルが分かれており、目的や役割に応じた知識を段階的に身につけられます。
実際に取得することで、職場全体のメンタルヘルス対策を強化し、定着率や生産性の向上にもつなげられるでしょう。
人材測定コンサルタント
人材測定コンサルタントは、人材の特性を見極める専門知識を持つことを証明する資格です。
採用分野と評価分野の2つがあり、採用分野では応募者の適性や能力を客観的に把握し、最適な人材配置や採用判断に役立つスキルを身につけられます。また、評価分野では人事評価や育成に関する体系的な知識も習得可能です。
講座内では内定者フォローや人材育成の手法についても学べ、実務に直結した内容が特徴です。
人材測定コンサルタントを取得することで、採用活動の精度向上や人材の定着率アップに貢献できる人事担当者を目指せます。
採用担当者を目指す際に評価される経験
採用担当者は、企業の成長に直結する重要な業務を担います。そのため、経験やスキルを求められることが多く、即戦力としての能力が評価される傾向にあります。
採用担当者として活躍するためには、どのような経験が評価されるのかを把握し、自身のスキルをどのように活かせるかを考えましょう。
専門分野の経験
IT関連のエンジニアや技術職など、専門知識を要する分野での経験がある場合、採用担当としての強みになり得ます。専門スキルを理解することで、候補者の技術力や適性を的確に判断できます。
さらに、自身が現場で求めていたスキルや人物像を採用基準とすり合わせることで、企業と候補者双方のミスマッチを防げます。専門分野の知見を活かすことで、採用活動の精度を高め、より適した人材を確保しやすくなるでしょう。
ダイレクトリクルーティングなどの採用実務経験
採用担当としての実務経験がある場合、特に評価されやすいのがダイレクトリクルーティングのスキルです。求職者からの応募を待つだけでなく、企業側から積極的にアプローチし、適した人材の確保が重要です。
SNSやリファラル採用を活用し、自社の魅力を伝えながらターゲットに適切なアプローチを行う能力が求められます。また、過去の採用活動における数値目標の達成率や、工夫したポイントを示すことで、採用担当者としての適性を評価してもらえるでしょう。
採用業務を効率化するツール
採用業務が効率化されていないせいで辛いと感じる場合は、業務効率を向上させるツールを活用することもおすすめです。
ここでは、採用業務効率化に貢献するツールを3つ紹介します。
ツール導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてください。
ABABA
ABABAは株式会社ABABAが提供する新卒採用向けのダイレクトリクルーティングサービスです。
サービス最大の特徴は、他社の最終面接まで進んだ学生だけが登録できる点にあります。
企業側は、すでに他社の選考を通過した優秀な学生に対してピンポイントでスカウトメールを送ることができるため、効率的かつ質の高い母集団形成が可能です。
また、選考データを活用した独自のマッチングロジックにより、企業と学生の親和性を高めたアプローチが実現します。
ABABAの導入により、従来の採用活動では出会えなかった層へのアプローチが可能となり、採用業務の効率化と質の向上が期待できるでしょう。
リクナビHRTech採用管理（リクルート）
リクナビHRTech採用管理は、リクルートが提供する採用支援ツールです。
無料で利用できることが大きな利点で、Excelのような操作感のシンプルな画面設計が特徴です。
ユーザーアカウントや紹介会社、候補者の登録数に上限はなく、無料で制限なく活用できます。
候補者情報や選考状況について一目で管理できるため、管理にかかる時間を削減して効率的な業務を実現できます。
日程調整やデータの分析など、採用業務に必要な機能がこのツール1つで幅広く使用可能です。
ジョブカン採用管理（DONUTS）
ジョブカン採用管理は、DONUTSが運営する採用管理ツールです。
当ツールを使えば、自社の採用サイトを簡単に作成できます。
作成した採用サイトに掲載した求人情報は、Googleしごと検索とIndeedに連携・掲載されます。
また、求人情報を自動で掲載したり、候補者情報を一元管理したりもできるため、採用活動で手間がかかる作業の多くを効率化できるでしょう。
日程調整・選考のフィードバックなどもツール1つで完結するため、効率的な作業が可能です。
採用一括かんりくん（HRクラウド）
採用一括かんりくんは、HRクラウドが提供する採用支援ツールです。
採用情報や採用進捗を一元管理し、定型業務を自動化可能です。
工数削減やヒューマンエラーの抑制に貢献し、効率的な採用業務を実現します。
また、採用データを表やグラフを用いてリアルタイムで可視化できるため、データを分析しやすくします。
新卒採用向けと中途採用向けのプランが用意されており、それぞれに適した機能を選ぶことで、採用活動を最適化できます。
導入後は3か月間のサポートが受けられます。
MOCHICA（ネオキャリア）
MOCHICA（モチカ）は、株式会社ネオキャリアが提供する採用管理ツールです。
最大の特徴は応募者とのやり取りや選考日程の調整、結果連絡などをLINE上でスムーズに行える点です。LINE連携により、従来の電話やメールよりも返信率が高まり、応募者と密なコミュニケーションが実現します。
また、1対1の個別チャット機能や自動日程調整、選考ステータス管理、ダッシュボードによる進捗の可視化など、採用業務全体を効率化する多彩な機能も搭載しています。
サポート体制も充実しており、採用担当者の負担軽減とコミュニケーションの質向上を両立できるでしょう。
HRMOS採用（ビズリーチ）
クラウド型採用管理システムのHRMOS採用は、株式会社ビズリーチが提供するサービスです。
採用業務の一元管理が可能で、候補者とのメールや日程調整、選考進捗の管理を効率化できます。
ビズリーチをはじめとする最大18種の採用媒体と連携できるため、母集団形成から選考、内定までのプロセスをシームレスに運用できます。
また、日程調整の自動化や、採用コスト・進捗に関するレポート作成機能も備えており、データを活用した戦略的な採用活動が可能です。
i-web（ヒューマネージ）
採用管理システムのi-webは、株式会社ヒューマネージが提供するサービスで、、多くの大手企業にも導入実績があります。
最大の特長は、「キャリタス就活」「リクナビ」「ONE CAREER」など主要な就職情報サイトとシームレスに連携できる点です。
シームレスな連携により、複数の採用チャネルから集まる応募者データを一元管理し、選考状況やコミュニケーション履歴も簡単に把握できます。
また、他社との比較や統計分析機能も充実しているため、自社の採用活動を多角的に検証して改善策を講じられます。
Hirehub（エン・ジャパン）
採用管理システムのHirehub（ハイヤーハブ）は、エン・ジャパン株式会社が提供するサービスです。応募から入社までのプロセスを一元管理できる点が大きな特徴です。
求人作成や応募者管理、面接日程の調整、評価管理など、採用業務に必要な機能をすべて無料で利用できます。
「engage」と連携することで、専門知識なしで簡単に自社の採用サイトを作成できます。求人情報を主要な求人メディアやSNSに無料掲載することも可能です。
複数の求人メディアや人材エージェントからの応募者情報を一元的に管理できるため、煩雑になりがちなやり取りや進捗管理の手間を大幅に削減できるでしょう。
まとめ
この記事では、採用担当者の仕事が辛いと言われる理由について解説しました。繁忙期が長く、社内外との連携が重要な採用活動では、採用担当者への業務負担が増加する傾向にあります。
特に忙しい方には、株式会社ABABAの提供するツールがおすすめです。このツールは、他社の選考実績をもとに優秀な候補者のデータを提供します。応募者の選考状況を可視化させることができ、求める人材の確保や、選考時間の短縮に効果を発揮するでしょう。また、不採用通知の代わりに「お祈りエール」という独自のメッセージを採用し、不採用者へ連絡することへの精神的負担を減らし、未来の採用位候補者を増やすためのサポートが可能です。
◆ABABAの特徴
| ・ライバル企業の最終面接を受けた優秀な人材に対してアプローチできる ・同業他社を志望している就活生の場合、希望業界や思考性に共通する部分もあり、無駄なく効率的にスカウトができる ・採用担当者の手間や負担を削減し、スムーズで迅速な新卒採用活動を実現できる |
ABABAは45,000名を超える就活生が利用しており、企業から就活生に向けた100万を超えるスカウトが生まれています。
サービスについてはこちらをご覧ください。
また、新卒採用を成功させるには戦略が重要です。
お役立ち資料では「新卒採用後半戦の戦略」を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
