人事が忙しすぎる理由は？ 解決策もご紹介
人事は年間を通じて多くの業務に追われる仕事です。特に繁忙期には激務となることが多いでしょう。
この記事では、忙しい時期やその理由、業務効率化の方法について解説します。また、支援ツールの活用方法も紹介します。
効率的な対策を取り入れることで、採用業務の負担を軽減できます。必要な人材を効果的に採用する際の参考にしてください。
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人事が忙しすぎる理由
人事は、少人数で多岐にわたる業務を担い、採用以外の業務も兼任していることが多いため多忙です。ここからは、人事が忙しい理由について7つ紹介します。
採用活動の時期が決まっているため
採用活動の時期は、新卒採用では3月から説明会が始まり、4〜5月に選考や面接が集中します。4月には新入社員の受け入れ準備も重なるため、採用担当者は非常に忙しくなるでしょう。
新卒採用は採用活動を行う時期があらかじめ決まっているため、計画的な準備が不可欠です。
中途採用は、3〜4月や9〜10月に繁忙期を迎えます。ただし、欠員補充や事業計画に伴う採用は年間を通じて発生する点に気をつけてください。
採用方法の種類が増えていることもあり、担当者は常に多忙な状況に置かれています。
新卒採用の年間スケジュール例
新卒採用は採用活動を行う時期があらかじめ決まっているため、計画的な準備が不可欠です。
以下は、新卒採用における時期と行事の対応表です。
| 時期 | 行事 |
| 前年11～2月頃 | インターンシップ・選考準備 |
| 3月頃 | 企業説明会の解禁 |
| 6月頃 | 採用選考の解禁 |
| 10月頃 | 内定式 |
政府は、内定日を「卒業・修了年度の10月1日以降」にするよう要請しています。これを踏まえ、多くの企業が内定式を10月頃に設定しています。これが、11月頃から選考準備を開始する理由です。
中途採用の年間スケジュール例
中途採用は、3〜4月や9〜10月に繁忙期を迎えます。ただし、欠員補充や事業計画に伴う採用は年間を通じて発生する点に気をつけてください。
中途採用における時期と行事の対応表は以下のとおりです。
| 時期 | 行事 |
| 1～2月頃 | 4月採用を見据えた転職活動が活発化 |
| 6～7月頃 | 新卒の転職活動が増加 |
| 10～11月頃 | 下半期の開始に合わせた転職活動が増加 |
採用方法の種類が増えていることもあり、担当者は常に多忙な状況に置かれています。
採用手法が増えたため
人事が忙しすぎるといわれる理由は、多様化する採用手法の増加です。
少子高齢化に伴う労働人口の減少が深刻化する現代では、従来の採用手法だけでは優秀な人材を確保できなくなっているといわれています。そのため、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、さまざまな手法を取り入れる必要があります。
さらに、人事は採用ブランディングにも力を入れなけれなりません。例えばSNS運用では、使い方や発信方法など、身につけなければならない工数が多くあります。
これに伴い、通常の業務に加え、新たな採用手法の扱い方をインプットする必要があるため、人事が忙しくなると考えられます。
人事評価のタイミングが重なるため
評価の時期は半期ごとに決まっており、一度に大人数の評価をしなければなりません。
人事担当者は、集計・分析や会議の準備に追われながら、正確性と公平性を持って多くの従業員の評価をします。また、賞与や昇降格の処理も同時に進めます。
人事評価は従業員のモチベーションにも直結するため、適切な査定が欠かせません。人事評価の時期には業務が集中し、非常に多忙な状況が続くでしょう。
教育や研修は常に求められるため
新卒採用や中途採用に伴い、人事部は内定者懇談会や新人研修、中途採用者のOJT対応などに対応します。これらの教育や研修は新入社員が早期に現場で活躍できるようにするためのものです。加えて、継続的な社員教育も必要です。
特に新卒者には入社前からのフォローが求められます。選考から研修まで多岐にわたる業務を効率的に進めなければなりません。
昇給や昇進の査定には時間がかかるため
昇給や昇進の査定は、社員のモチベーションや人生・生活に直接影響するため、正確さと公平さが求められます。
査定には時間がかかり、場合によっては社員と面談して評価基準を確認する必要があります。いずれにせよ、すぐにできる業務ではありません。
また、社内の異動決定も含め、社員の希望と会社のニーズを調整しながら最適な配置をします。
これらの業務は他人の人生に関わる重要なものであり、迅速に進めることが難しいといえるでしょう。時間がかかる分、人事部への負担が大きくなります。
日常業務の幅が広いため
人事が激務になる理由の1つとして、通常業務の量が多く範囲が非常に広いことがあげられます。応募者対応やスケジュール調整・内定者フォロー・採用手法の検討など、多岐にわたる業務を担当して、日常的にこなす業務量が増加するためです。
これに加え、新卒・中途採用の時期が重なると、業務の負担がさらに増大します。幅広い業務を効率的に処理するには、高いマルチタスク能力が必要です。
常にマルチタスクが求められることも、多忙の原因となります。
人事担当者が抱える業務として以下のものがあげられます。
- 採用活動
- 教育・研修
- 昇給・異動の査定
- 労務管理
- 年末調整
- 配属・業務の変更が生じた社員へのフォロー
人事が忙しくなる理由には、採用・配属だけでなく教育や報酬の管理まで担当することが関係しています。また新卒・中途採用で入社した社員たちへのフォローも任されるため、気が休まらないと感じるでしょう。
連絡が必要な業務が多いため
採用業務は、応募者や面接官、他部署の社員など多くの連絡先との調整が必要です。
調整中や返信待ちの業務があると、自分の計画通りに仕事を進められません。優先順位をつけながら臨機応変な対応が求められます。人事には効率的な連絡と調整に関するスキルが欠かせません。
このような業務の特性が、多忙の要因です。
法律の知識が求められるため
人事の仕事は雇用や労働環境に関わる各種の法律を遵守する必要があり、法律の知識が求められます。
たとえば次のような法律があります。
- 労働三法（労働基準法・労働組合法・労働関係調整法）
- 男女雇用機会均等法
- 障害者雇用促進法
- 高年齢者雇用安定法
- 労働者派遣法
- パートタイム・有期雇用労働法
- 育児・介護休業法
さらに法律が改正されると、社内規定など各種の決まりも修正しなければなりません。
最新情報をチェックし、部門内で共有する必要があります。
経営層から直接指示が来ることがあるため
人事の業務内容は幅広く、通常業務とは別に経営層から直接の業務指示がくることもあります。経営陣からの直接指示を最優先にせざる得ないケースが多く、他の業務のスケジュールが遅延しかねません。場合によっては、急な残業や休日出勤をしなければならないこともあります。
また、経営陣と現場の考えが違うことは珍しくありません。その結果、従業員との板挟みになることもあり、精神的なつらさも感じやすい部署です。
スケジュールの管理が難しいため
採用業務は、応募者の都合を優先したスケジュール調整が必要です。スケジュール管理が難しく、人事が忙しい原因の1つといえます。
業務時間外の対応や夜間の面接など、イレギュラーな対応が求められることも少なくありません。特に人材不足の採用市場では、応募者との一期一会を大切にするため、日常業務と並行しながら進めなければならないでしょう。
忙しい時期が複数あり、自分で業務をコントロールしづらい状況が、採用担当者をさらに多忙にさせています。
人材が不足しているため
企業全体の人材不足によって、人事は激務であるにも関わらず人手が足りません。
東京商工会議所が実施した「最低賃金および中小企業の賃金・雇用に関する調査」の調査結果によると、人事に限らず企業全体で人手不足と回答した企業は64.3％でした。そのため、人事に回せる人材がいないことも理由の1つです。
特に人事は間接部門のため、求職者からも見えにくい存在です。人材獲得のために、希望に沿って部署に配属するケースが多いものの、人事を希望する人材は少ない傾向にあります。
人事の主な業務
人事の業務は多岐にわたりますが、主な業務は以下の通りです。
・採用活動
・教育や研修
・労務管理
・昇給や異動の査定
それぞれの業務についてくわしく解説します。
採用活動
企業の成長のために、採用活動は重要です。長期的な成長のために重要となる新卒採用は、就活が活発になる1〜6月が特に繁忙期です。また、中途採用は10月や11月が繁忙期であり、その他付随する業務にも対応します。
採用活動は、単に求人を出すだけではありません。採用計画立案から始まり、求人の掲載・応募受付・面接対応・日程調整まで、採用プロセス全てを担当します。
教育・研修
社員を採用するだけではなく、戦力となるように教育や研修も必要です。新卒採用では、新入社員研修や内定者フォローをします。中途採用では、中途採用者に対するOJTを実施します。
新入社員だけではなく、既存社員への定期的な教育や研修も必要です。中堅社員や管理職向けの研修も実施します。
教育や研修は、人材育成方針策定からカリキュラムの作成・実施をしたり、社内外の調整をしたりします。
労務管理
既存社員の管理も人事の仕事です。労務管理では、主に労働時間の管理や給与管理、労使間の調整・管理をします。
特に、給与管理は毎月給料日という締め切りがあります。年末には年末調整をしたり、賞与がある企業では賞与の時期に賞与の振り分けをしたりすることも必要です。
昇給・異動の査定
人事評価も人事の重要な業務です。社員1人ひとりを評価して、昇給の査定をしたり昇給の連絡をしたりします。
また、人事評価によっては異動の査定および決定も必要です。社員が望まない異動の場合、異動を決めた理由について説明や説得をしなければなりません。
人事が忙しい時期には波がある
人事担当者には、どうしても忙しくなってしまう時と、比較的業務が落ち着く2つの時期があります。一方で、なかには「年中忙しい」と不満を抱く人事担当者も少なくありません。
ここでは、人事担当者の繁忙期と閑散期について解説します。業務量は企業によって異なるため、「一般的に多い例」として参考にするとよいでしょう。
人事が忙しい時期（繁忙期）
人事部の繁忙期は年間5回あり、採用活動・新入社員対応・社員査定や昇給・社会保険料算定・年末調整の時期があげられます。
また、毎月末の給与計算時期も繁忙期に該当します。労務業務を兼任している場合は特に多忙です。
繁忙期を乗り切るには、細心の注意と適切な対応が必要です。これらの時期には特に正確さが求められるでしょう。
人事が暇な時期（閑散期）
負担が大きくなりやすい人事ですが、比較的余裕がある時期（閑散期）もあります。
例えば、以下の時期は、業務が少なく落ち着きやすいでしょう。
- 7月〜9月
- 11月
もちろん、この時期に中途採用の業務が発生して忙しくなる場合もあります。しかし、新卒採用の準備や人事異動の対応に比べれば業務量は少ない傾向といえます。
ただし、夏季インターンシップを実施する場合はこの限りではありません。インターンを受け入れると夏期に忙しくなるでしょう。
人事の忙しさを解決する方法
人事の業務が激務となる要因について解説しました。このような状況を改善するにはどのような方法が効果的でしょうか。
ここでは、人事の忙しさを解決する方法を4つ紹介します。
人事のスケジュールを見直す
閑散期に年間スケジュールを見直し、無理があれば調整や改善をしましょう。先の業務準備をすることが重要です。
例えば、7〜8月の閑散期には、10月頃から活発化する中途採用や新卒採用計画の策定をします。1年を通したスケジュールを見直すことで、業務の可視化と調整が可能になり、効率的な業務運営が実現するでしょう。
業務を割り振る
人事・採用業務の効率化には、役割分担や他部署との連携が重要です。
採用担当者を増やしたり、リファラル採用を活用したりすると、負担を軽減できます。他部署に業務を委任し、中心業務に専念する体制を整えることもポイントです。
例えば、営業部門に面接への出席を依頼すると、コミュニケーションの活性化や組織の統一にもつながるでしょう。
他部署と連携する
リソースには限りがあるため、人事が全ての業務を請け負うことは困難です。そこで、他部署へ協力を依頼する方法もあります。例えば、内定者との連絡は人事でなければ対応できないものの、書類作成であれば営業事務に依頼することも可能です。
特に、採用業務は現場の協力を取り付けた方がスムーズに進められます。それぞれの部署も仕事を抱えており、必ずしも協力してもらえるとは限りませんが、状況を説明して一時的にでも協力してもらえるようにお願いしましょう。
業務効率化のシステムを導入する（人事DX）
採用担当者の業務負担を軽減するためには、採用管理システム（ATS）の導入が有効です。ATSは求人情報や応募者の管理を一元化します。面接日程の調整や応募状況の確認が容易になるでしょう。
AIやツールの活用によって、日常業務の時間が短縮され、効率的な採用活動を導きます。
システムを選ぶときは、特徴を比較し、自社に合ったものを見つけることが重要です。
人事DXに役立つシステムについては後述します。
業務の外注を検討する
採用担当者の負担を軽減するには、採用コンサル・採用代行・人材紹介会社などの活用が有効です。専門的なサポートを受けながら効率的に人材を確保できます。
特に採用人数が少ない場合や、費用を抑えたいときに効果的です。業務の外注によって、社内リソースを他の業務に集中させられるでしょう。
忙しすぎる人事をサポートするシステム（人事DX）
前述の通り、人事の業務は多岐にわたります。人手不足が深刻な企業では、人事部1人ひとりの負担はとても大きくなる傾向です。
人事業務を効率化する方法として、業務のDX化がおすすめです。ここからは、おすすめの人事DXをご紹介します。
HRIS（社員情報システム）
human resource information systemの略で、和訳すると社員情報システムです。「人材データベース」とも呼ばれます。導入することで、社員の基本情報から評価・教育の情報まで管理できます。
おすすめする理由は、人事情報の「見える化」に貢献するためです。人事情報が可視化されることで、人事評価が容易になったり、業務の効率化ができたりします。
タレントマネジメントシステム
社員の氏名や年齢などの基本的なプロフィールから、配属先やこれまでの業績などの経験、スキルまでの情報を一元管理できるシステムです。社員の能力をデータ化するため、人材データベースとして活用できます。
人材が持つスキルや性格によって、適した部署は違います。「適材適所」を実現するために欠かせないツールです。
採用管理システム（ATS）
採用業務を効率化したい際は、採用管理システム（ATS）の導入がおすすめです。なぜなら、採用管理システムは求人・選考の情報を一元管理できるシステムのためです。
採用管理システムを導入すれば、応募者情報の管理や面接日程の調整、応募状況の確認が容易になったり、社員との選考状況の共有ができたりします。これによって、採用にかかる業務負担を軽減できます。
エンゲージメントツール
社員同士のコミュニケーション促進や交流関係の分析など、社員同士または社員と企業間の関係性を支えるためのツールです。導入によって、社員の意欲や満足度を測れます。
社員の意欲や満足度が分かれば、適切な対処ができて退職を防げます。また、社員同士の関係性が分かることで、社内の雰囲気改善や生産性の向上が可能です。
RPA（給与計算など）
定型業務を自動化するツールです。
例えば、給与計算は毎月発生する業務です。社員によって給与が異なったり、残業手当や役職手当などが発生したりするため、単純作業ではありません。そこで、RPAを導入することで業務負担の軽減ができます。
また、システムに任せることでヒューマンエラーの削減が可能です。特に、給与計算のエラーはトラブルにも発展するため、システムを導入して正確性を上げましょう。
BI（分析）
企業には膨大なデータがあります。膨大なデータを分析したり、見える化できたりするツールです。
膨大なデータから、必要な情報を探し出すことは多くの労力と時間を要します。しかし、BIを導入すれば、膨大なデータから必要な情報を自動でまとめて抽出できます。
なお、BIとはビジネスインテリジェンスのことであり、ビジネスの意思決定に関わる情報という意味の言葉です。
eラーニング
電子技術や情報技術を活用した学習方法のことです。企業で導入すれば、インターネット上のコンテンツで研修や教育ができます。
これまで、研修や教育は集合型が主流でした。しかし、会場を確保したりスケジュールを調整したりなど、集合型研修には多くの課題があります。
しかし、eラーニングを導入すれば好きな場所から研修に参加できます。多忙な社員や内定者も参加しやすく、会場を確保する必要がなくなるため人事の負担軽減も可能です。
人事の業務を見直す手順
人事が忙しすぎる理由として、仕事の種類が多いことや、新卒採用のように一度に多くの人材に向き合う必要性があることなどが挙げられます。
さらに、業務フローがシステム化されておらず、効率の悪いケースもあるでしょう。
業務を見直す手順について解説します。
業務内容の洗い出しと可視化
問題点を改善するためには、現状把握が欠かせません。現状を正確に把握できれば、問題の原因を特定することも比較的容易です。
人事部の業務をすべて洗い出して可視化することが重要です。どのような仕事や作業が存在するか、全体を把握します。
そのうえで、それぞれの作業にかかる時間や、必要なリソースの明確化が重要です。
人事部以外の部門との連携がある場合、それらの部門での関連業務も洗い出す必要があります。現場の担当者とも協力してワークフローの可視化を行います。
問題点の整理
可視化した業務内容をもとに、問題点を明確にします。
たとえば勤怠管理について見た場合、内容の転記など効率の悪い作業や、部門間の連絡や決裁フローの遅延などが挙げられるでしょう。
業務プロセスとフローの双方に着目します。廃止や省力化できる業務、自動化可能な業務、アウトソーシングする業務などに分類し、整理しましょう。
問題が複数あっても原因や背景は1つの場合もあるため、原因の特定が重要です。
標準化・自動化できる作業の分析
問題点の分類をした後、さらに標準化や自動化の可能な業務を切り分けます。
同じ業務でも担当者によって作業が異なる（属人化している）場合、一般的で効率のよい方法に統一して標準化しましょう。
また、業務フローの一部にボトルネックが存在する場合、プロセスを見直したりフローを変更するなどの検討を行います。
単純作業の組み合わせによって業務が複雑化している場合は、自動化することで時間を短縮したり、人為的なミスを防ぐことが可能です。
改善計画の策定と実行
問題を改善する方向性が決まったら、実施計画を策定し、スケジュールを決めて実行に移します。
業務改善を一気に行うことはリスクが大きいため、初期は実施する職場を限定するなど、段階を踏んだ実行が重要です。
部分的・段階的な改善でも、やみくもに手をつけると他の業務に悪い影響を及ぼす可能性があります。実施計画は業務間の依存関係を考慮して慎重に決定しましょう。
人事担当者を育成するための研修
人事担当者が忙しすぎる状態から脱するためには、業務を見直すだけでなく個々のレベルアップが必要です。
そこでここでは、人事担当者を改めて育成するための研修について解説します。
人事担当者が忙しすぎて疲労困憊になる前に、以下の研修を設けて育成内容を見直しましょう。
採用関連研修
採用関連研修では、人材を採用するための基本的な知識をはじめ、応募者の本音を引き出すためのノウハウなどを学びます。
また、求人情報の発信方法や能力の見極め方を身につけます。
研修内容にはさまざまありますが、応募者の特性を引き出す有効なコミュニケーション能力の育成や、社内でのロールプレイング研修などが一般的です。
採用関連研修では、自社とマッチするかを見極めるためのテクニックを確実に習得し、優秀な人材獲得につなげます。
研修内製化研修
研修内製化研修とは、外部の会社に依頼せず、研修を自社内のリソースで実施できるようにするための研修です。
自社内で完結させると、経営戦略や職場環境に考慮した研修を実施しやすくなります。そのため、最近では研修を内製化する企業が多くなりました。
研修内容としては、講師の育成やニーズに沿ったテキストの作成などがあげられます。
研修内製化研修は、人事担当者が自ら講師になって研修するケースが多いでしょう。そのため、講師と受講者が共にスキルを向上できるメリットがあります。
人事制度研修
人事制度研修では、主に評価制度や報酬体系などの仕組みを学び、適性に評価するための基礎を身につけます。
人事担当者は、各制度を公正に判断して運用するスキルが必要です。
例えば、企業が提示する等級の仕組みをきちんと理解し、適切な対応をする力が求められます。いわば、「社員のモチベーションに直結するものを管理する」ともいえます。
万が一各制度への理解が乏しい場合、社員の意欲や企業への貢献度が低下する可能性があるでしょう。
その結果、離職率の上昇につながるため、人事担当者は各制度への理解を徹底しなければなりません。
労働基準法に関する基礎知識
労働基準法とは、契約や就業規則などの労働条件を、最低限の基準で定めることです。人事担当者は、就業規則を作成したり改定したりする立場であるため、労働基準法に関する知識をしっかり身につける必要があります。
例えば、労働時間や福利厚生へのルールを学ぶことが不可欠です。
また、人事担当者はトラブルへの対応も求められます。万が一労務トラブルが起きた場合、人事担当者とコンプライアンス部門が協力して対応しなければなりません。
そのような事態を避けるために、トラブルを未然に防ぐ方法を学ぶ必要もあります。
忙しすぎる人事に求められるスキル
人事担当者に課せられる業務をこなすには、さまざまなスキルが必要です。以下に一例を示します。
調整力
人材の配置や労務管理などを担当する人事担当者には、各方面との折り合いをつける調整力が必要です。スケジュール調整や意見調整など、間に立って調整する役回りが求められるためです。
また、採用に際しては社外の人々を相手に話を進めなければいけません。その相手は学校・企業・求職者・社内の各部門・経営層など多岐にわたります。そのため、多くの相手と関わりつつ調整を行う力は欠かせません。
コミュニケーション力
人事は文字のごとく「人」を扱う役職です。人を扱う役職としてコミュニケーション力は必須といえるでしょう。
以下の場面では特にコミュニケーション力が求められます。
- 面接でのヒアリング力や雰囲気づくり
- 研修や教育のための説明会
- 入社して間もない社員へのフォロー・ポジティブな雰囲気づくり
これらの場では、多くの人の意見を受け止めて、適切なコミュニケーションをとる必要があります。
マーケティング力
人材採用では、自社の魅力や雰囲気を伝えて就職希望者の印象に残すためのマーケティング力も求められます。就職希望者の記憶に残る訴求を分析したり実行したりする力は、採用の要であるためです。
マーケティング力向上のためのスキルとして「STP分析」があげられます。STPとは、市場に溢れている顧客の属性を分ける「セグメンテーション」・どの顧客が自分たちのターゲットになるか絞り込む「ターゲティング」・競合との違いを明確にし売り出す「ポジショニング」の頭文字です。この3つについて分析することで、自社の現状や不足しているものが判明します。
人事の業務に役立つ資格
忙しすぎる人事の業務負荷を少しでも軽減するため、資格の学習を通して標準的な仕事の進め方や知識の体得が有効です。
資格取得へのチャレンジは、業務への取り組み方を見直す意味でもおすすめです。
人事総務検定
人事総務検定は、人事と総務の業務に必要な知識と実務スキルを認定する試験です。
一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会が主催する民間資格で、1〜3級の3つのランクがあります。
1級は課長レベル、2級は主任レベル、3級は担当者レベルのスキルを評価します。
2・3級に受験資格の定めはなく、特別認定講習と確認テストを受けるか、または一般検定試験を受けることで取得可能です。
1級は2級の認定を前提として受験できる資格です。
マイナンバー実務検定
マイナンバー実務検定は、マイナンバー制度を正しく理解して適切な取り扱いができることを認定する試験です。
全日本情報学習振興協会が主催する民間資格で、1〜3級の3つのランクがあります。それぞれの対象者は次のとおりです。
- 1級：実務担当者向けで高度な法律知識と複雑な取り扱いスキルが必要
- 2級：管理者向けで適法な取り扱いをするための知識が必要
- 3級：一般社会人向けで日常的な取り扱いに関する知識が必要
人事の従事者でもマイナンバーを正しく扱える人は限られるため、取得していると実務に役立ちます。
産業カウンセラー
産業カウンセラーは、企業で働く人が抱えている問題を解決したり、キャリア開発支援の知識を証明したりできる資格です。簡単にいえば、「心理的手法をつかって解決へと導く専門家」といえます。
例えば、ストレスや人間関係などに悩む従業員へのサポートが代表的です。
受講資格には、日本産業カウンセラー協会が提供する養成講座を修了する必要があります。
なお、大学院で人間科学や心理学などの修士を取得している人は、養成講座を受講せずに受験できます。
メンタルヘルス・マネジメント検定
メンタルヘルス・マネジメント検定は、働く人の心の不調を未然に防ぎ、活力ある職場環境づくりを目的とした資格です。
仕事や職業生活に悩み、強い不安やストレスを抱える人は年々増加傾向にあります。その結果、心の不調で休職や離職を余儀なくされている人も増えていることが現状です。
メンタルヘルス・マネジメント検定は、それらの原因となる問題に対処し、また、雇用する企業側にも人的資源の活性化や社員のメンタルケアなどへの取り組みを促します。
検定は全3コースあり、経営幹部と管理職、そして一般社員向けに受験対象が分かれています。
採用コンサルタント
採用コンサルタントとは、人事業務を体系的に学び、採用市場に左右されないプロセスを構築して実践するための資格です。人材採用のあり方や重要性を明確にし、経営視点で採用業務を学ぶ点が特徴です。
この資格は、採用フローの構築やスキルの習得を通して、人事担当者としてレベルアップしたい人にも向いています。
およそ3ヶ月のオンライン講座を経て、通学形式でのスクーリングに1日参加し、認定試験で合格した場合に取得できます。
キャリアコンサルタント
キャリアコンサルタントは、人材のキャリア形成を支援するための専門知識を証明する資格です。
特定非営利活動法人キャリアコンサルティング協議会が主催する国家資格で、学科と実技の試験があり、等級は設けられていません。
社員のキャリア形成についてのヒアリングや助言のスキルは、人事部門の実務から身につけることは困難で時間を要します。
キャリアコンサルティングを体系的に学ぶことは、人材育成の質の向上に役立つでしょう。
外国人雇用管理主任者
外国人雇用管理主任者は、外国人を雇用するうえで必要な専門知識を身につけ、そこで働く人たちを全面的にサポートするための資格です。
外国人を雇用するに至った社会的背景や法律に加え、在留資格やビザに関する知識などを習得できます。
外国人雇用に関係するすべての業務に役立つ資格で、外国人を雇用する人事担当者におすすめです。なお、この資格は3年ごとに更新が必要です。
資格試験は、全国およそ200か所にあるCBTテストセンターで受験する方法と、専用サイト内で講義を視聴して修了認定テストを受ける方法の2つがあります。
社会保険労務士
社会保険労務士とは、社会保険労務士法に基づいた国家資格です。合格率はおよそ3%から7%といわれており、難易度が非常に高いことが特徴です。
企業での労働や社会保険に関するスペシャリストとして活躍できる資格で、将来的なキャリアアップや転職、独立にも有効といわれています。
社会保険をはじめ、雇用保険や年金などの書類作成および提出、労使間のトラブル対処など、この資格がなければできない業務が多くあります。
なお、社会保険労務士試験を受験する場合は、以下のいずれか1つを満たすことが条件です。
- 学歴
- 実務経験
- 厚生労働大臣認定の国家試験合格
人事がつらく感じるタイミング
業務が忙しいこと以外にも、仕事の特性上、人事部にはつらく感じることが多々あります。ここからは、多くの人事がつらいと感じるタイミングをご紹介します。
嫌われ役になるとき
人事は、従業員に書類提出を求めることが多い部署です。期限までに書類が提出されていない場合、催促の連絡を行います。書類にミスがあれば指摘も必要です。
また、人事査定として降格やリストラに関わることもあります。
その結果、他の社員から向けられる視線が厳しくなることもあります。
仕事とはいえ、相手の嫌がることをしなければならない点は、人事がつらいと感じやすいタイミングです。
成果を評価されていないように感じるとき
人事は激務であるにも関わらず、成果を評価されにくい部署でもあります。
人事部は利益を生まない部署であり、仕事の性質的に成果が見えにくい部署です。会社の成長に関わる人材を雇用しても、評価を受ける対象はその人であり、人事ではありません。
例えば、営業部であれば売上を上げることで成果を評価されます。しかし、人事には数字や明確な指標はなく、業務内容が評価されづらい仕事です。
ミスが許されない一方で、正しい評価を得られていないように感じる場面も多く、やり場のない虚しさを感じることもあるでしょう。
苦情対応をしているとき
社内の苦情対応も、人事の業務の一つです。
セクハラやパワハラの相談や精神状態の悪化など、人間関係が原因のいざこざや苦情を聞くこともあります。聞いた内容は基本的に他言無用であり、受け止めなければならないことに苦痛を感じることもあります。解決のための糸口は探せるものの、苦情対応のストレスは発散できません。
また、他部署でのトラブルだけではなく、人事評価に対する不満をぶつけられることもあります。直接クレームを受けることは、大きな苦痛につながります。
機密事項を抱えているとき
業務の特性上、機密事項を抱えるケースが多くあります。人事は従業員の評価や昇進に関わる業務を担当します。それらの情報は他言無用が求められる内容です。
「誰かに話して吐き出したい」「誰かと共有したい」と感じても、人事部以外の人に話すことはできません。
人事部に所属すると個人情報を扱うことは避けられないため、機密事項を知る機会は増えます。
人事部のやりがいとは
前述の通り、人事部は激務でつらく感じるタイミングが多くあるものの、一方で人事部ならではのやりがいもあります。そこでここからは、人事部のやりがいについてご紹介します。
自分にとってのやりがいを見つけることで、仕事に対するモチベーションを維持できるでしょう。
会社の組織作りに携われる
人事は会社の土台ともいえる部分に関わる仕事です。他の部署と比べて、会社や従業員の成長を感じやすいという特徴があります。
自分が採用に携わった従業員や関わったことのある従業員が成長し、企業全体の業績が上がったときの達成感はひとしおです。直接的に成果を評価されにくくても、会社の組織作りに関われることを感じられます。
さまざまなスキルが身につく
幅広い業務に携わるからこそ、さまざまなスキルを身につけられます。
例えば、採用業務では人を見る目が養われます。社員の悩みを聞いたり、さまざまな人とコミュニケーションをとることで人間力も養われるでしょう。
また、社会保険や納税などの社会制度や労働法に関する知識も求められるため、制度や法律に関する知識も身につけられます。
人事で身につけられるスキルは他の仕事でも役立つため、さまざまなスキルを身につけられるメリットは大きいといえるでしょう。
経営層や学生と直に接することができる
立場上、一般社員と管理職との間で板挟みになりがちな一方で、一般社員は接する機会の少ない経営層と直接話す機会があります。経営に直接携わる人と関わることで、新たな考え方や物事の捉え方を知ることもあるでしょう。
また、年齢を重ねても若い学生と定期的に接する機会がある点も人事の特徴です。
さまざまな人とのコミュニケーションが好きな方は、特にやりがいを感じられるでしょう。
まとめ
人事が忙しすぎる理由は、多様な業務の重複や急なスケジュール変更に対応する必要があるためです。解決策として、採用管理システム（ATS）の導入や他部署との連携、業務の外注があげられます。業務の効率化と負担軽減が期待でき、採用活動がスムーズに進行するでしょう。
採用業務の外注先には、独自のスカウト機能を持ち、内定承諾率の高い株式会社ABABAがおすすめです。ABABAは、企業が優秀な新卒をスカウトするシステムをリリースし、94％のユーザー企業が選考時間の削減に成功しています。
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また、忙しすぎる人事部は、採用までのプロセスの効率化が必要です。お役立ち資料では「スカウト採用を成功させるためのプロセス」を紹介しています。ぜひ参考にしてください。
