メンター制度とは？失敗例や失敗を防ぐためのポイントを解説します！
思うように人材を育成できていない場合、育成方法を見直すことで改善できる可能性があります。育成方法は複数ありますが、その一つで新入社員の育成や離職防止を目的に実施する方法がメンター制度です。
今回は、メンター制度の概要や目的について、失敗例と失敗を防ぐ方法とともに解説します。
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メンター制度とは？
メンター制度とは、経験豊富な先輩社員が、新入社員や若手社員に対して、業務上の指導やキャリアに関するアドバイスをする制度です。先輩社員を「メンター」、新入社員や若手社員のことを「メンティー」と呼びます。
メンター制度の特徴は、先輩社員が新入社員や若手社員に助言や提案をすることです。一般的にいわれる指導という関係性ではなく、あくまでも助言や提案をする点に違いがあります。
メンター制度の目的は？
人材育成でメンター制度を実施する目的は、主に新入社員の育成や離職防止、女性の活躍推進です。
メンター制度を効果のある機会にするためには、目的の明確化が重要です。そこでここでは、メンター制度の目的を確認しましょう。
新入社員の育成や離職防止
新入社員の育成や離職防止を目的に、メンター制度を実施するケースが多い傾向にあります。
組織にまだ馴染めていない若手は、業務や人間関係などさまざまな不安、悩みを抱えます。しかし、それらは自分からは相談が難しい内容です。
そこで、メンターが実務面やキャリアなどの相談役となることによって、メンティーは気軽に悩みを話すことが可能となり、会社に馴染めます。不安や悩みを相談しやすい環境が整えられれば、組織に馴染みやすくなったり、早期離職を防げたりします。
女性の活躍推進
「女性をより働きやすい職場にしたい」という目的から、メンター制度を実施することもあります。これは、女性管理職など社内で活躍する従業員を、メンターとして抜擢できるためです。
若手女性社員のメンターとして、ロールモデルである先輩女性社員を配置すると、メンティーは実務やキャリア形成の面で参考にできます。その結果、若手の女性社員の活躍が期待できます。
チームワークの構築
メンター制度の目的として重要なものが、働くうえでのチームワークの構築です。
メンターはメンティーをサポートするだけではなく、メンティーとチームメンバーが連携するための架け橋も担います。
メンターが間に入ることで他の社員との連携がとりやすくなり、業務がスムーズに運びます。
メンターを介することでコミュニケーションが円滑になると、社内のチームワークが向上し、さまざまな業務の効率を向上させられるでしょう。
メンター制度の失敗例は？
メンター制度で成果を上げるためには、人選やメンターへの配慮が重要です。適切に実施しないと、メンティーの成長につながらないだけではなく、メンターの負担増加にもつながります。
そこでここでは、メンター制度の失敗例をご紹介します。
メンターとメンティーの相性が悪い
どれだけメンターが優秀な人材であっても、メンティーとの相性が悪いと、効果は得られません。
人間同士である以上、相性が存在します。メンターとメンティーの相性が合わない場合、双方のモチベーションが低下し、メンティーの成長につながりません。
優秀なメンターを選ぶことは大切なものの、優秀ななだけではなく、メンティーと相性のよい社員を選びましょう。
メンターの育成ができていない
メンターに対する研修やサポートを怠ることも、失敗につながります。なぜなら、メンターが適切な指導力を持っていないと、メンティーにとって価値のあるアドバイスを提供できないためです。
メンターとメンティーの相性ばかり気にすると、メンターが十分な指導力を持っていないことがあります。メンターの指導力が不足すると、メンター制度は成果を上げられません。
メンターに抜擢する人材が決まったら指導力を確認し、必要に応じて研修や適切なサポートをしましょう。
メンターの目的や役割が定まっていない
メンター制度を導入するときは、メンターの役割範囲を明確化しましょう。
メンティーにとってメンターが軽めの相談相手なのか、業務の指導者としての役割も兼ねるのかによって、メンターの育成方法は異なります。
メンター制度を導入する目的や指導範囲について事前に決めないと、メンターからメンティーへの指導が中途半端に終わりやすいといえるでしょう。
また、メンター制度の目的が不明確だと、メンターによって対応に差が生まれる恐れもあります。メンター導入の目的や役割範囲は事前に決めておきましょう。
メンターの負担が増える
メンターに負担をかけすぎると、メンター制度は失敗します。なぜなら、メンターに選ばれる社員は通常、業務経験豊富で多忙な人材であることが多いためです。
メンターに選ばれることは、企業に貢献する優秀な人材の証です。そのため、チームや部署を任されていたり、複数の業務をこなしていたりします。そのなかで、メンター制度に参加してもらうとなると、さらに忙しさが増します。
このことから、メンター制度を導入する際は、メンターの負担を考慮しましょう。メンターやメンティの業務量やスケジュールを調整し、周りの従業員もサポートできるような体制の構築が大切です。
メンターによって対応が異なる
メンター次第で成果が変わることに注意しましょう。
メンターには特別なスキルが必要ありません。そのため、対応がメンター任せになることで、目標を達成できないケースがあります。
また、メンターが違うことでメンティー間にも能力に差が出る場合もあります。
メンターの対応に差が生じることを防ぐために、メンター選びや事前の教育が必要です。
リモートワークには向いていない
リモートワークを導入する場合は、メンター制度は不向きです。
メンター制度は、新入社員とメンターとの間に信頼関係を築き、相談しやすい環境を整えることを目的としています。
リモート環境では対面よりも自然なコミュニケーションが難しく、相談にハードルを感じるメンティーが少なくありません。
たとえば業務に大きく関係しない些細な疑問が生じた際、リモートワークでは気軽に相談できずにそのままにすることがあります。
その結果大きなミスにつながるケースは、少なくありません。
リモートワークでメンター制度を導入する際は、対面での交流機会を頻繁に設けるような工夫が求められます。
メンター制度の失敗を防ぐためのポイント
メンター制度の失敗を防ぐためには、以下ポイントの実践が大切です。
・目的を明確にする
・会社全体で取り組む
・メンターの研修体制を構築する
・定期的に振り返りと改善を行う
・メンターとメンティーのマッチングを適切に行う
それぞれについて詳しく解説します。
目的を明確にする
メンター制度の成功には、明確な目的設定が欠かせません。
目的が不明確な場合、メンターやメンティー、他の社員が制度の意図や役割を理解できず、うまく機能しない可能性があります。
最初に組織の課題を分析し、メンター制度で何を達成したいのかを考えましょう。
次に新入社員の定着率向上が目的の場合は、新人が業務に早く慣れるための具体的なサポート内容をメンターと共有します。
目的達成に向いている素質あるメンター候補を選び、必要なスキルを身につけるための研修を実施することも大切です。
導入目的を明確化し、準備を整えることがメンター制度の成功の鍵です。
会社全体で取り組む
メンター制度を成功させるためには、メンター・メンティーだけの問題にせず、全社的に取り組むことが大切です。なぜなら、メンター制度について関係部署に周知することで、制度の重要性を理解し、メンターを積極的にサポートする意欲が高まるためです。
メンターのみに任せることは、負担が大きく成果を得られません。会社全体でメンターをサポートして、質の高いメンター制度が実施できる体制を整えましょう。
メンターの研修体制を構築する
メンター制度を導入する際には、各メンターに対して定期的に研修の実施が重要です。なぜなら、メンターの指導力が不足すると十分な成果を得られないためです。
メンターが適切な指導力を持ち、メンターごとの対応に差が生じないためには研修が欠かせません。研修では傾聴スキルや質問スキルなどのコミュニケーションの取り方はもちろん、話した内容の守秘義務や問題が発生した場合の相談先などを伝えましょう。
定期的に振り返りと改善を行う
メンター期間が終了したら、短期的な効果測定としてメンター・メンティーの満足度や不満点をアンケートなどで確認しましょう。振り返りをすることで、改善策の検討ができるためです。
メンター制度は、振り返りと改善を繰り返すことでより効果のあるメンター制度を実施できます。メンター制度の目標や成果を定量的・定性的に評価し、結果をもとに効果を分析しましょう。
「メンター制度は一度実施したら終わり」「成果を得られたら同じ方法で繰り返す」ではなく、常に振り返りと改善を繰り返すことが大切です。
メンターとメンティーのマッチングを適切に行う
メンター制度の成功のカギは、メンターとメンティーのマッチングです。なぜなら、メンターとメンティの相性がよいと、メンティは悩みや課題を相談しやすくなり、困ったときはメンターを頼れるためです。逆に、相性が悪いと悩みや課題を相談しにくい関係性になり、メンター制度の意味がありません。
第三者による主観的な判断ではなく、性格診断や担当部署のスキルマッチを見たうえで、客観的に判断して相性のよいペアを決めましょう。
メンターのケアを行う
メンター制度が失敗する原因として、メンター自身のケアが不十分であることが挙げられます。
メンターは通常業務に加えて新人の世話と負担が増加するため、疲れやストレスを感じやすいです。
通常業務の負担を減らし、メンタル面をサポートすることで、指導の質の向上が期待できるでしょう。
上司がメンターと定期的に面談して悩みを把握したり、メンター同士が交流できる場を設けたりすることが重要です。
メンターのケアは、メンティーのよりよい成長にもつながります。
会社全体でメンターを支える仕組みを作り、制度の成功を図りましょう。
メンター制度を定着させる
メンター制度を成功させるためには、メンター制度についての理解を社内に定着させることが重要です。
社内で広く制度について理解してもらうことで、メンター制度自体の改善点についても把握しやすくなります。
また、定着させることによって、社内のメンター制度への認識や取り組みが変わり、業務や引継ぎがスムーズになるでしょう。
社内全体で制度について理解し改善することで、よりよいメンター制度を構築でき、失敗が減ります。
メンター制度の導入方法【5ステップ】
メンター制度を社内で導入したいものの、どのような段階を踏めばよいのかが分からない企業もあるでしょう。
ここからは、メンター制度の導入方法を5つの段階に分けて紹介します。
適切な流れでメンター制度を導入しましょう。
【ステップ1】導入目的を決める
メンター制度を導入するとき、目的を決めずに漫然と行うと、制度を有効活用しにくいといえます。
そのため、制度導入の前に自社の課題について明確にし、メンター制度の目的を設定しましょう。
なぜメンターが必要なのか、どの程度の範囲まで指導するのかを明確化することによって、制度の導入・運用がスムーズに進み、失敗しにくくなります。
どのようなメンターが求められているのかを現場にヒアリングしてから導入するのもよいでしょう。
【ステップ2】実施スケジュールや運用ルールを決める
導入目的やメンターの方針について定まったら、制度実施までのスケジュールを決めます。
制度に関する具体的な運用ルールについても、この段階で設定するとよいでしょう。
役割がメンターと重複する人事の役割についても、ここで確認します。
運用までのスケジュールには、メンター制度開始についての社内への周知も含まれます。
メンターの役割の明確化についても、この段階で行うとよいでしょう。
【ステップ3】メンターとメンティーの選定
メンターとメンティーは無作為に選ぶのではなく、目的から人材を選定しましょう。
メンターの選定時は、人柄や能力などの総合的な評価が重要です。
メンターとメンティーを一対一で決めるほかに、複数のメンターから希望する人をメンティーに選んでもらう方法もあります。
選定後はメンターに対して、役割の説明や制度のルールについて伝えましょう。
メンター候補者に対して事前研修が必要な場合は、実施前に行います。
【ステップ4】実施
メンターとメンティーを選定したら、期間を決めてメンター制度を実施します。
実施期間中はメンターに任せきりにせず、社内からのメンターへの声掛けをはじめとした、メンターへのフォローも忘れずに行いましょう。
定期的にメンターとメンティーの関係に問題はないかを確認することも重要です。
実施してから、メンターとメンティーの相性が悪い場合は、交代を検討してもよいでしょう。
また、メンター制度についてほかの社員にも周知し、サポートできる体制を作ることがおすすめです。
【ステップ5】振り返りと改善
メンター制度の実施期間が終了したら、当事者にアンケートやヒアリングを実施します。
これによって、成功点や改善点を把握して、制度について振り返りやすくなります。
アンケートやヒアリングの結果は今後のメンター制度を円滑に進めるための資料とし、今回の成果について記録しましょう。
メンター・メンティー本人だけでなく社内へのヒアリングも行い、改善して制度の定着化につなげることがおすすめです。
振り返りをすると、メンター・メンティーにとっても自身の成長や改善点を実感する機会になります。
メンター制度以外の新人育成方法
メンター制度には失敗例もあるため、別の方法で新人の育成を検討したいと考える担当者もいるでしょう。
ここからは、メンター制度以外で有効的な育成方法を3つ紹介します。
OJT
OJTは、新人育成の効果的な手法の1つです。実務を通じて学ぶ研修方法で、新入社員の即戦力化を目指します。
OJTのメリットは、新人は実際の業務に携わりながら、必要な知識や技術、振る舞いを身につけられる点です。座学だけでは得られない実践的な経験ができます。
ただし、指導の質には指導者ごとの差が生じる可能性があるため、企業全体で統一された指導方針を策定することが重要です。
職場の雰囲気や文化に慣れる機会にもなるため、OJTを導入した育成方法は広く取り入れられています。
Off-JT
Off-JTは、職場を離れて研修や講習を行う新人育成の手法です。計画的に研修を進められるため、新人が必要なスキルや知識を効率的に習得できます。
たとえばビジネスマナーや社内制度、業界の基礎知識などを学習することで仕事に対する理解度を高める効果が期待できるでしょう。
さらに新入社員が複数で受講できるため、職場の仲間として一体感を作る効果も期待できます。
ただし実務経験を積むわけではないため、すぐに仕事に活かせないケースもめずらしくありません。
Off-JTとOJTを組み合わせて育成計画を立てることが成功の鍵です。
フォローアップ研修
フォローアップ研修は、新入社員が初期段階の教育を終えた後に実施する育成方法です。
業務の実践を通して生じる疑問や課題を解消し、新人社員の不安を解消する効果が期待できます。
研修で学んだ知識やスキルを、実際の業務でどのように活用できたか、課題はなかったかを共有しましょう。
理解不足やスキル不足が見られる分野は、重点的に指導します。フォローアップ研修は、定期的に行うことで新入社員の継続的な成長をサポートにつなげられます。
さらに研修内容をメンターや上司などで共有することで、より実務の場でも新人社員を支援できるでしょう。
まとめ
助言や提案の形で新入社員の育成や離職防止を目指したり、女性の活躍推進を図ったりするメンター制度。メンター制度を成功させるためには、メンター選びやメンターとメンティーのマッチングなど、いくつかの注意点があります。
適切にメンター制度を実施して、人材育成を進めましょう。
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