新入社員研修の資料を作成する目的は？作り方や作成する際のポイントを解説！

新入社員にスキルを身につけさせる、新入社員研修で使用する資料の作成は、新人育成のための重要な業務です。

一方で、業務の負担も大きいため、できるだけ効率化したいとお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、新入社員研修の資料作成の目的や手順、作成のポイントについて解説します。

効率的に資料を作成し、新人育成と業務軽減の両方をかなえましょう。

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精度の高い採用活動で人事業務を効率化したい方は、ぜひこの記事の最後までご覧ください。

新入社員研修の資料を作成する目的は？　

研修において新入社員に配られる資料の作成にはどのような目的があるのでしょうか。

会社に入社したばかりの新入社員は、分からない用語や見慣れないデータなどがあり、日常業務がなかなかスムーズに行えないことがあるでしょう。

新入社員研修はそのような新入社員のスキルアップのために行われます。

新入社員研修の資料は、単に配るだけではなく研修内容を分かりやすく伝える手助けとなったり、担当者の負担軽減にも役立ったりします。

ここからは新入社員研修の資料を作成する目的についてまとめました。

口頭での説明が難しい内容を補足するため　

研修をする社員にとっては当たり前でも、入社したばかりの新入社員にとっては馴染みのない言葉やデータが研修においては出てくる場合があります。

そのような複雑なデータや、専門用語などは口頭の説明のみでは説明が難しいため、研修資料が補足の役目を果たします。

専門用語の説明や、感覚的に理解しづらい部分は資料を配布することで新入社員の理解に役立つでしょう。

また、数値的なデータや複雑な関係性も、グラフや図で示すことによって理解しやすくなります。

研修における新入社員の理解を促し、研修をスムーズに進め、社員のスキルアップにもつながるでしょう。

復習用資料として活用できるため　

仕事にまだ慣れない新入社員にとって、一度の研修だけで全ての内容を理解し、習得することはなかなか難しいでしょう。

新入社員は、研修と実務を通して、インプットとアウトプットを繰り返し、社会人としての資質や能力を身につけます。

研修資料は、要点を見やすくまとめておくことで、後日振り返りたいときに見返すことのできる、復習資料としても役立ちます。

あらかじめ復習用資料としても活用できるような状態にすると新入社員の育成の観点からも効果的です。

研修担当者の負担を軽減する　

新入社員研修の資料は、一度作成すればその後も修正しながら使いまわせます。

研修の内容をゼロから企画する場合と比べると、研修担当者の負担を大幅に軽減できるため、資料を作成することで研修担当者の負担軽減にもつながります。

新入社員研修資料を内製するメリット

新入社員研修資料を自社で作成することには、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットを得られるのか、以下で詳しく紹介します。

自社用に内容をカスタマイズできる

企業には、それぞれ異なる経営方針や企業理念があります。そのため新入社員研修で伝えたい内容も企業によって変わるでしょう。自社で資料を作ることで、一般的な内容だけではなく自社の方針や社風についても伝えられます。

具体的に業務内容と照らし合わせながら方針や理念について伝えられるため、新入社員に自社のことを理解してもらいやすくなるでしょう。

自社ならではの資料で研修を実施できる点は、研修資料を内製するメリットのひとつです。

テンプレート化して他の研修でも利用できる

資料を一度作成すれば、形式をテンプレート化して他の研修や研修資料以外の資料作成時にも活用できるでしょう。

次年度以降の新入社員研修で利用したり、中途社員研修や若手社員研修など、一部を修正したり内容を変更するだけで他の研修にも利用できます。

ベースとなるテンプレートを一度作っておけば、その後の資料作成では時間や手間を削減できるためおすすめです。自社で研修資料を作成することのメリットであるといえるでしょう。

制作費を抑えられる

研修資料を内製する最大のメリットは、何といっても費用面です。外注費用が必要なくなるため、制作費を抑えられる点は大きなメリットといえるでしょう。

前述の通り、資料を一度作成すればその後流用も可能なため、そういった面からも費用を抑えることにつながります。

一方で、外注する費用は抑えられても制作業務に携わる社員の負担が増え、残業代がかかる可能性も考慮しなければなりません。必ずしも制作費削減になるとは限らないため、計算を十分に行ったうえで内製を検討するとよいでしょう。

新入社員研修資料の内容

新入社員研修で伝えるべきことは企業によって異なりますが、多くの企業で共通して伝えるべき項目もあります。

ここでは、新入社員研修資料に盛り込むことが推奨される主な内容を紹介します。

研修内容を決める際の参考にしましょう。

社会人としての心得

新入社員研修には、学生気分を払拭し、社会人としての自覚を身につけさせる役割もあります。

そのため、企業によっては研修の最初の項目として「マインドセット」を取り入れ、社会人として意識すべきことや言動、仕事への向き合い方などを教育するところもあります。

社会人としての意識は、仕事をする上で必須といえます。

社会人としても意識が高まると、自社の一員としての自覚や自主性、管理意識などが生まれ、企業内で成長しやすくなります。

社会人に立場が変わることによって、学生生活からさまざまな変化が生まれることを意識させることがポイントです。

ビジネスマナー

新入社員研修では、社会人としての基本的なビジネスマナーも教えます。

電話対応や名刺交換、メール対応など、学生生活では身につけることが難しいマナーについて、仕事を始める前に覚えさせなくてはなりません。

新入社員研修で教えることの多いビジネスマナー・ビジネススキルには、以下のものがあります。

・身だしなみ

・言葉遣い

・電話対応

・来客対応

・名刺交換の仕方

・ビジネスメールの書き方

・プレゼンテーションの仕方

・オンライン会議の仕方

・基本的なPCスキル

自社への理解

新入社員研修の一環として、会社への理解を深める場合もあります。

企業への理解は直接仕事の出来に関わる部分ではありませんが、キャリア目標設定やモチベーションの向上などにつながるため、重視する企業も多いでしょう。

新入社員研修として自社への愛着心・商品理解を身につけさせたり、社員の方向性を確認させたりすることで、仕事が始まってからの目標設定や人間関係がスムーズになります。

仕事にやりがいが芽生えることで、早期離職の防止にもつながるでしょう。

論理的思考力

新入社員研修で、報・連・相の基本、論理的思考力、伝え方などについて教える企業もあります。

ビジネスでは、物事の根拠や因果関係について考える「論理的思考力」が必要な場面が多くあります。

筋を通した論理で話せば、結論だけを伝える場合よりも、相手に内容が伝わりやすくなるでしょう。

そのため、論理的思考力は社会人として習得の優先度が高いスキルであるといえます。

また、課題を見つけて解決する能力や、コミュニケーション能力も新入社員研修の範囲に含まれます。

一般的なビジネススキル

業種問わず使うことが多い一般的なビジネススキルを新入社員研修で確認・習得させる企業もあります。

新入社員研修で教えられるスキルとして代表的なものは、WordやExcel、Google関連サービスなどです。

仕事で使うことの多いスキルを事前に身につけることで、仕事が始まってから必要なさまざまな作業をスムーズに進められます。

また、社内ツールの使い方やオンラインでの仕事のやり方なども、新入社員研修で教える場合が多いでしょう。

職種別の専門知識やスキル

マナーやビジネススキルなどの一般的な研修を終えたら、配属先の業務内容について研修を行います。

具体的な業務内容を伝え、事前に必要なスキルがあれば研修で伝えることも多いでしょう。

営業系ならコミュニケーションやプレゼンテーション、エンジニア系なら技術理解やセキュリティについてなど、この段階で教える知識は職種によってさまざまです。

職種別研修は入社後だけではなく定期的に行い、スキルをブラッシュアップすることもおすすめです。

新入社員研修資料の作成手順　

ここまで、新入社員研修資料の作成目的についてまとめました。

新入社員研修資料の作成は重要な業務である一方、どのように作成すればよいのかお悩みの方もいるのではないでしょうか。

ここからは資料作成の手順について解説します。

効率的に新入社員研修資料を作成し、業務の軽減や、適切な資料作成に役立てましょう。

研修スケジュールを決める　

資料作成に入る前に、研修の進行スケジュールを確認しましょう。

研修をどれ程の期間実施するのかにより、研修に盛り込める内容は変わります。

前年度の研修スケジュールや今年度の社内スケジュールも確認し、今年度の研修のスケジュールを決めましょう。

身につけさせたいスキルや知識を洗い出す　

スケジュールが決まったら、ビジネスマナー、パソコンスキル、論理的思考力やコミュニケーションスキルなど新入社員に身につけさせたいスキルをピックアップして研修内容を洗いだしましょう。

ただし、内容を詰め込みすぎないように注意が必要です。

内容を詰め込みすぎると、研修の期間内で収まらなかったり、日常業務へ支障が出たりする可能性があります。

研修スケジュールを考慮した無理のない内容と量に絞り込み、内容を考えることがおすすめです。

研修の流れに沿った構成を考える　

構成を考えず、すぐに資料作成に取り掛かると、情報の抜け漏れがあったときや順番を入れ替えたいときに、修正作業に時間を取られる可能性があります。

資料作成の前に、研修の流れに沿った構成を先に考えましょう。

導入、本論、結論の流れに沿って内容を整理しながらまとめると資料の抜けを防げます。

また、研修の流れと資料の内容を一致させることで、後日見直した際にも内容を思い出しやすい資料が作成できるでしょう。

ページごとの内容やレイアウトを決める　

読みやすい資料を作るため、資料のレイアウトや内容を決めましょう。

レイアウトは、読みやすいフォント、適切な色彩、図や表などの視覚的な要素を組み合わせて決めます。

その際に一枚一枚スライドを作成するとレイアウトのデザインにばらつきが出て、見にくくなることがあります。

スライドを作成する前に、手書きのノートやメモアプリなどで大まかな下書きをしてから作成に取り掛かると統一感があり、見やすいスライドができるでしょう。

また、資料作りの際には、伝えたいことの多さからスライドの情報量が多くなりすぎることがあります。

1つのスライドに詰め込む内容は、基本的に1つのメッセージに留めることを心がけましょう。

他の人の意見を聞いて仕上げる　

資料が完成したら、最初から最後まで見直しましょう。

その際に、第三者からのフィードバックによって、自分では気づけなかった情報の抜けや、構成のおかしい点が見つかることがあります。

より多くの人が理解しやすい資料作りのためには、第三者からフィードバックを得ることが重要です。

新入社員研修の資料を作成する際のポイント　

ここまで、新入社員研修の資料作成手順についてまとめました。

効率的な資料作成手順を確認したら、資料作成のポイントも確認し、よりよい研修資料を作成しましょう。

ここからは新入社員研修資料作成のポイントを解説します。

内容を詰め込みすぎない　

情報が多すぎると読みにくくなり、新入社員の理解を妨げる可能性があります。

また、情報を詰め込みすぎると、本当に伝えたいことが曖昧になり、分かりにくい資料となるため気をつけましょう。

何を伝えたいか、どのような力を身につけさせたいか、研修の目的を明確にし、補足の情報は別項にまとめるなどの工夫をすると情報の詰め込みすぎを防げます。

資料単体でも理解できる内容にする

新入社員が研修資料を復習で活用できるようにするためには、資料単体でも理解できる構成にする必要があります。

研修後、資料を見直しながら復習をする新入社員も多いでしょう。しかし、研修中に講師の説明を受けながら見る分には理解できても、研修後資料だけを見たら分かりづらい内容のものでは効果が半減してしまいます。

難しい専門用語はできるだけ避けて、分かりやすい内容や構成を意識して作成した方がより効果的です。

1ページ1メッセージを徹底する

ビジネスシーンで資料作成によく使われるのが、パワーポイントです。パワーポイントを使って資料を作成する際には、「1ページ1メッセージ」を徹底して意識しましょう。

1つのページにたくさんの情報を詰め込むと、受講者側は理解しづらく、混乱を招く恐れがあります。

本当に伝えたいことを整理して、1ページにつき1つのメッセージを盛り込むことを意識しましょう。資料に載せる情報はできるだけ厳選して絞り込み、明確なメッセージを簡潔に伝えられる内容を心がけると分かりやすい資料になります。

見やすいレイアウトを心掛ける

資料作成時に重要なのは、内容だけではありません。見る側が見やすいレイアウトを心がけることも大切です。

レイアウトの基本を決めて統一する、配色や文字のフォント・サイズを決めておく、図表を活用するなどして、見やすい資料を心がけましょう。

全体的に統一感があるレイアウトにすれば、すべてのページが見やすくなって新入社員も研修内容を理解しやすくなります。文字を詰め込むのではなく適度な余白を入れる、図やイラストを配置するなどもおすすめです。

使用する色やフォントは最低限にする

使用する色やフォントについては、あまり多用せず最低限に抑える方がよいでしょう。あまり多くの色を使うと見づらくなってしまうため、3色程度テーマカラーとなる色を決めておくのがおすすめです。

文字のフォントも、ルールを決めたうえで最低限に留め、統一感を出した方が見やすい資料になります。

装飾も付けすぎることなく、あくまで研修内容を分かりやすく伝えるための資料作成を意識しましょう。

書き込みやメモができる余白を設ける

復習用や気付いたことなどを書き込むメモスペースを設けることも大切です。資料の他に手帳やノートを用意してメモをとると、復習する際にメモと資料を照らし合わせながら見返さなければなりません。手間と時間がかかり効率が悪くなってしまうため、資料のページごとにメモスペースを設けるとよいでしょう。適度に余白があることも、見やすい資料のポイントです。

また、座学ばかりでは受講者側の集中力が削がれてしまう可能性もあります。書き込みながら聞くことで集中力を保ちやすくなるため、書き込めるスペースを作っておきましょう。

進捗が分かるチェックリストを付ける

現在の進捗状況が分かるチェックリストを付けるのもよいでしょう。研修内容で重要なポイントをまとめたり、理解度を測るテストを挟むのも効果的です。

研修を受ける新入社員が、自分が現在どこまで理解できているのか、この研修で重要なポイントはどこなのか、現在の学習内容が研修全体から見てどこに位置するのかなどを分かりやすくするために、チェックリストは有効な手段であるといえるでしょう。

資料に目次をつける　

新入社員研修の資料は内容が多岐にわたるため、ページ数が多くなる傾向があります。

資料の冒頭には目次を作成し、項目ごとのページ番号を記載して新入社員が必要な情報を迅速に見つけられるようにしましょう。

情報を探しやすい研修資料にすることで、研修終了後にも役立つ研修資料ができます。

まとめ　

この記事では新入社員研修の研修資料について、作成する目的や作成手順、作成する際のポイントについてまとめました。

人事・新卒採用担当の方は、新人研修の資料作成の他にも多岐に渡る業務を担当するため、できるだけ効率的に業務を進めたいとお考えの方もいるのではないでしょうか。

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