内定者フォローでLINEを使うメリット・デメリット・ポイントなどを紹介

内定者フォローは、企業が内定者に向けて実施する支援活動を指します。具体的な内容には、面談や懇談会、座談会、研修などが含まれます。内定者に先輩社員や企業と交流する機会を提供することで、入社前の不安を和らげるとともに、企業に対する理解を深める効果が期待できるでしょう。

近年では、内定者と採用担当者の双方にとって利便性が高いことから、LINEを利用した内定者フォローが注目されています。本記事では、LINEを活用することによるメリットとデメリットについて詳しく解説します。

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メールより効果的！内定者フォローにLINEを使うメリット

オンラインでの内定者フォローには、メールや社内SNSなどの方法があります。近年注目を集めているものがLINEを活用した方法です。

メールでは形式的なやり取りになりやすく、文章の硬さが負担になる場合があります。一方、LINEは内定者と採用担当者の双方にとって、より利便性が高い手段といえるでしょう。

以下では、LINEを活用するメリットを解説します。

縦横のコミュニケーション促進

LINEを活用すると、内定者同士や採用担当者とのコミュニケーションが強化されます。一対一のやり取りが気軽に行えるため、内定者が質問や相談をしやすくなる点が特徴です。

また、グループチャット機能を使うと内定者同士のつながりが深まり、同期間の関係性が強化されることが期待できます。

さらに、LINE特有のスタンプ機能を活用することで、メールよりも気軽で会話に近い雰囲気を作り出せます。このような取り組みは、内定者の不安を解消し、入社に対するモチベーションの向上や内定辞退の防止につながるでしょう。

送信率の向上や業務効率化に有効

LINEは就活生が日常的に使用しているツールであるため、開封率や返信率が高い点が特徴です。特にグループチャットでは、1人の返信をきっかけに他の内定者が反応を示すことも多く、採用担当者の負担軽減に寄与します。

また、LINEには予約配信機能があり、連絡を送る最適な時間の選択が可能です。電話のように時間を気にする必要がなく、採用業務の効率化にもつながります。リアルタイムで通知が届くため、内定者がメッセージに気づきやすい点もメリットといえるでしょう。

既読の確認が可能

LINEの「既読」機能により、メッセージが内定者に届いたかどうかを簡単に確認できます。

メールの場合、内定者が見逃したり返信を忘れたりすることがありますが、LINEでは通知がリアルタイムで届くため、内定者がメッセージを見逃す可能性が低くなります。また、既読履歴が残ることで、採用担当者が内定者の状況を把握しやすくなり、スムーズなフォローにもつながるでしょう。

気軽な連絡の促進

電話での連絡は、学生が授業中などで出られず、かけ直しができない場合があります。また、学生から会社へ電話する場合、担当者の忙しい時間とかぶってしまう可能性もあり、連絡のハードルが高い傾向にあるでしょう。

また、メールでは冒頭の挨拶や文末の言葉などに気を配る必要があり、上司や他の社員も閲覧する可能性を考えるとフォーマルな内容になりがちなこともあります。気軽に質問するような連絡は難しいと感じる学生も少なくないでしょう。

内定者用に企業がSNSを用意する場合もありますが、サイトにアクセスしてIDとパスワードを入力しログインして確認する手間がかかる可能性もあります。

LINEであれば、手元のスマートフォンでLINEアプリを開けばすぐに閲覧可能で、形式的な挨拶文もなしで気軽に質問や連絡ができます。

リスクも！内定者フォローにLINEを使うデメリット

LINEは就活生にとって身近なツールであり、内定者フォローに活用しやすい一方で、運用方法によってはデメリットもあります。以下では、LINEを活用する際に注意すべきポイントを解説します。

（共通）距離感が難しい

LINEは気軽に連絡を取れる反面、内定者と採用担当者の間で適切な距離感を保つことが難しい場合があります。距離が近すぎると内定者が企業に対して不信感を抱いたり、逆に距離が遠すぎると内定者が硬い表現に悩んだりすることがあります。

また、採用担当者はメッセージをどの程度カジュアルにするべきか、それともフォーマルな表現を保つべきか迷うことがあるでしょう。内定者が気軽に参加できる環境を整えるとともに、双方にとって負担にならない運用方法を工夫する必要があります。

（内定者側）コミュニケーションに負担がかかる

内定者がLINEでの過剰なコミュニケーションや返信にプレッシャーを感じる可能性があります。特に、入社前に必要以上のやり取りや発言を強く求められると、企業に対するネガティブな印象を持ち、モチベーションが低下する恐れもあります。

内定者は正式な労働契約を結んでいない学生の身分であるため、内定者フォローの運用が負担とならないよう配慮することが重要です。適度な頻度や内容のやり取りを心がけることで、内定者がストレスを感じることなくフォローを受けられる環境を作りましょう。

（企業側）情報漏洩リスクが伴う

LINEは、多くの就活生が日常的に使用する便利なツールですが、企業側にとっては情報漏洩のリスクが伴います。

たとえば、誤って機密情報を別のグループや個人に送信してしまうことで、自社の信用を損なう可能性があります。このようなリスクを防ぐには、以下のような対策を講じることが重要です。

• グループやチャットの運用ルールを明確にする
• 機密情報の取り扱いに関する社内研修を実施する
• 重要な情報の共有にはセキュリティ性の高い他のツールを活用する

LINEの利便性を活かしつつ、情報管理に細心の注意を払うことで、トラブルを未然に防ぎましょう。

（企業側）炎上や人間関係上のリスクが伴う

LINEを内定者フォローに活用する際には、炎上や人間関係に関連するリスクが伴います。たとえば、内定者が企業名や上司の名前などをSNS上に無意識に書き込み、それが炎上の原因になる可能性があるでしょう。

特に、内定者はまだ入社前であり、企業のコンプライアンス意識やSNSの適切な利用方法について十分な理解がない場合があります。仮に内定者のミスが原因でトラブルが起きた場合でも、企業側が責任を問われる可能性があるため注意してください。

このようなリスクを防ぐために、以下の対応を検討するとよいでしょう。

• 内定者向けにSNS利用に関するガイドラインを共有する
• コンプライアンスに関する簡易的な研修や説明会を実施する
• グループ内での発言内容を定期的に確認する

内定者フォローにおけるコミュニケーションが安全なものになるよう、事前の対策を徹底しましょう。

シャドーITリスク

シャドーITリスクとは、会社が許可しないITツールやシステムを社員が業務利用することで起こりうるリスクのことです。

LINEは、メールと異なり、社内チェックを通さずにやり取りが可能です。

内定者とのやりとりで問題が起こった際、LINEを運営する企業とは契約関係がないため、ログの提供や事実関係の確認に協力してもらえない場合があります。

無料で許可なく使用できる代わりにトラブル処理も自己責任である点には注意が必要です。

LINEで内定者をフォローした方がよい理由

LINEでの内定者フォローにはさまざまなリスクやデメリットもありますが、企業や内定者の悩みや不安を解消する、便利な側面もあります。

ここからは、LINEで内定者フォローをしたほうがよい理由について具体的に解説します。

内定辞退を防ぐ

近年の就活では、内定後にさまざまな理由から学生自ら内定を辞退する場合があります。

採用担当にとって、時間と労力をかけて選考した学生の内定辞退はできるだけ避けたいのではないでしょうか。

内定企業からこまめな連絡や情報提供などのフォローがされていると内定者に安心感を与え、内定辞退の予防につながります。

LINEでの連絡は、メールや電話よりも抵抗感が少なく、質問と回答のやりとりなどのフォローがしやすい傾向にあります。

企業からも定期的に情報発信しやすく、円滑な内定者フォローにつながるでしょう。

入社前の不安を解消する

入社前の学生は、入社後の流れに対する不安や入社に関しての疑問点を抱えている場合があります。

面接前に開示していた情報以外にも入社までの流れなど、内定者に定期的に情報提供をすることで、学生の不安を解消することにつながるでしょう。

また、LINEで気軽に質問できるようにすることで円滑なコミュニケーションの促進にもつながります。

加えて、内定者が質問しにくいと考えられる事項や頻出の質問に関しては「よくある質問」として回答を載せておくことで、採用担当と学生双方の負担の軽減になるため、検討してみましょう。

内定者フォローへのLINEの効果的な使い方

ここまで、LINEでの内定者フォローをしたほうがよい理由についてまとめました。適切にフォローすることで採用担当者の負担や学生の不安軽減につながります。

以下では、LINEを使った内定者フォローの効果的な使い方について具体的に解説します。

リッチメニューから1タップアクセス

LINEのメッセージによる情報提供だけでなく、リッチメニューに相談窓口や各種SNSチェック、よくある質問などのメニューをつくるようにしましょう。

学生が簡単にアクセスできる導線を準備することで、手間と時間をかけずに欲しい情報を確認したり、気軽に悩みを相談できたりして学生の不安や疑問の解消につながります。

できるだけ情報にアクセスするハードルを下げられるように、気軽にアクセスしやすい導線作りを心がけましょう。

効率的な研修による入社前の戦力化

LINEには、LINE WORKSと連携してできるe-ラーニングや、LINEで通知が受け取れるe-ラーニングシステムがあります。

e-ラーニングの活用で、学生が自律的に自分の都合に合わせて研修が可能です。

効率的に研修を受けることで、入社前にビジネスマナーや社会人としての基礎知識を習得でき、入社前に力をつけてもらえます。

研修の体制を整備し、学生自ら学ぶ機会を作ることで、入社に対する自信をつけてもらうことにもつながるでしょう。

応募者と企業との接点をキープ

近年は労働人口の減少で、学生が複数の選択肢から就職する企業を選ぶ、売り手市場と呼ばれる状況です。

内定者全員が必ずしも自社が第一希望とは限らず、内定企業をいくつかキープする場合もあるため、内定後も企業の魅力を伝え良好な関係を継続する努力が必要です。

LINEを活用した内定者フォローは、学生にとっては使いやすいツールで、円滑なコミュニケーションが期待できます。

内定から入社までの長い期間に適宜コミュニケーションを取ることで、入社までのモチベーションを下げずに接点をキープできるでしょう。

学生1人ひとりに合わせ絵文字やスタンプを活用

LINEでの伝え方は担当者の裁量に影響されます。企業との連絡はフォーマルな内容になりやすいため、連絡に対するハードルが高く、疑問点や不安があったとしても自ら連絡が取れない学生は少なくありません。

LINEでは、絵文字やスタンプが使えるため、要件の内容や内定者の性格・選考状況に合わせて使い分けられます。

学生1人ひとりに合わせて伝え方を変えることで、内定者から「相談しやすい」と認識され、内定辞退を防ぐことにもつながるでしょう。

LINEで内定者フォローを実施する際のポイント

LINEを活用して内定者フォローを行う場合、ポイントを押さえることが重要です。以下では、具体的な方法について解説します。

若手社員に運用を任せる

「係長」や「主任」といった役職者が直接対応すると、内定者が緊張感を抱き、入社前から不安を感じる可能性があります。これを防ぐために、内定者と年齢が近い若手社員が担当することをおすすめします。

若手社員がフォローを行うことで、内定者は気軽に質問や相談ができ、心理的な安心感を得やすくなるでしょう。

また、現場で働く社員との直接的なコミュニケーションが促進され、内定者の入社意欲が向上し、内定辞退の防止にもつながります。

情報セキュリティに関する研修を実施する

LINEを活用した内定者フォローでは、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、担当者が情報セキュリティに関する知識を十分に身につける必要があります。応募者の個人情報やLINE上のやり取りが外部に漏れることは、企業の信用を損なう重大なリスクとなるでしょう。

このリスクに対応するため、採用担当者や内定者フォローを行う社員を対象に、情報セキュリティに関する研修を実施してください。研修では、個人情報保護法やデジタルツールの安全な運用方法について学び、適切な管理スキルを習得することが望まれます。

この取り組みは、安心してLINEを運用するための基盤を作るだけでなく、企業全体の情報セキュリティ意識の向上にもつながるでしょう。

個別やグループなどコミュニケーション設計を行う

LINEには個別のチャット機能とグループチャット機能の両方が備わっています。それぞれの機能を効果的に使い分けることで、スムーズな情報共有やフォローが可能です。

たとえば、個別のやり取りは、個人の状況や不安に寄り添ったフォローに適しています。一方、グループチャットでは、同期同士の交流や共通の情報共有を目的とした活用が考えられます。このように、やり取りの内容や目的に応じて、適切なコミュニケーション方法を設計しましょう。

また、LINEの通知頻度や内容の適切さを考慮することも重要です。特定のメンバーが負担を感じないよう、運用ルールを事前に定めておくと良いでしょう。明確な設計とルールの設定は、内定者との信頼関係を築くうえで欠かせません。

まとめ

近年、就活は売り手市場と呼ばれ、複数の内定を獲得する就活生も多い傾向にあります。内定後のフォローは内定者へ安心感を与え、内定辞退防止に役立つでしょう。

また、LINEでの内定者フォローは、膨大な業務を抱える採用担当の負担軽減にもつながります。内定者のフォローにLINEを使い、業務の効率化に役立てましょう。

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