オンライン採用とは？課題一覧とメリットを一挙解説
新卒採用においてオンライン採用を活用する企業が増える中、オンライン採用の課題に直面することも少なくないでしょう。たとえば、応募者とのミスマッチやコミュニケーションの難しさ、応募者管理の煩雑さなどが挙げられます。
このような課題を解決するためには、効果的なツールの導入がおすすめです。
「ABABA」では、他社の最終面接まで進んだ優秀な就活生に対して、企業がスカウトできるサービスを提供しています。自社に興味を持ってもらえそうな就活生の選考フローを企業ごとに可視化できるため、効率的な採用活動を可能にします。「ABABA」を活用しオンライン採用の課題を克服しましょう。
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オンライン採用とは
オンライン採用とは、企業がインターネットを活用して採用活動をする手法で、Web会議ツールを用いてエントリー受付から内定通知までのプロセスをオンラインで完結します。
オンラインは、遠隔地の候補者にもアクセスでき、多様な人材と接点を増やせるでしょう。
応募者がWebフォームでエントリーし、企業が書類確認した後、Web面接やグループディスカッション、最終面接を経る流れが一般的です。
スケジュール調整が柔軟になると、企業にも求職者にもメリットをもたらします。
オンライン採用の種類
オンライン採用には、主に以下の2種類があります。
- オンライン企業説明会
- オンライン企業面接
基本的にオンライン採用は、これまで対面で実施していた企業説明会と面接の2つをオンラインで行います。
オンライン企業説明会は、従来実施していた企業説明会をオンライン上で開催するものです。オンライン企業説明会の形式は主に、リアルタイムで開催する「ライブ配信形式」と、事前に収録した動画を配信する「録画配信形式」の2つがあります。
また、オンライン企業面接は、オンライン会議ツールを利用してWeb上で面接を実施するものです。オンライン企業面接で使われる代表的なサービスとしては、ZoomやGoogle Meetがあげられます。
オンライン採用のメリット
オンライン採用には、これまでの採用手法よりも魅力的なメリットが多くあります。
ここでは、オンライン採用を導入したらどのようなメリットが生まれるのかを分かりやすく解説します。
採用の地理的範囲が広がる
オンライン採用では、全国各地の応募者を受け入れられるため、地方に住む優秀な就活生を採用できることがメリットとしてあげられます。海外に住む優秀な人材や障がいをもつ人などとも面接でき、採用の多様化が期待できるでしょう。
また、これまで対面の面接では、会場までの距離が障壁になるケースが多く、その結果優秀な人材を逃すことが懸念されていました。
一方オンライン採用では、場所を問わずに面接できるため、採用の地理的範囲拡大につながります。
採用にかかる費用が削減できる
オンライン採用は、面接会場にかかる費用や、採用担当者への人件費削減に効果的です。さらに、応募者へ支払う交通費も削減できます。そのため、従来かかっていた採用にかかる費用を大幅に削減できる点がメリットといえます。
また、オンライン採用では、これまでかかっていた広告費や準備費なども削減が可能です。
あらゆる費用削減に高い効果を期待できる点が、オンライン採用における最大のメリットといっても過言ではありません。
採用活動が効率化できる
オンライン採用では、効率のよい採用活動が期待できます。
例えば、Web会議システムを導入すれば面接の日程調整や会場手配などの手間が省け、大幅な時間の短縮が可能です。さらに、複数の応募者と短時間で面接できるため、従来の手法よりもスピーディーな選考が期待できます。
時間を有効活用して優秀な人材を早期確保しやすくなる点が、オンライン採用のメリットといえるでしょう。
応募のハードルが下がる
オンライン採用は、自宅や慣れた場所から面接できるため対面形式よりもハードルが低くなり、応募者の緊張感を和らげる効果があります。また、応募者は自分の都合に合わせて日程が調整でき、事前準備にかける時間が確保しやすくなります。その結果、応募意欲の向上も期待できるでしょう。
面接会場への移動や日程調整にかかる手間を省くことで、従来の対面面接で感じていたプレッシャーやハードルを下げられる点がメリットといえます。
オンライン採用のデメリット
オンライン採用は効率的な手法です。一方でその特性から生じるデメリットも少なくありません。
以下では、オンライン採用の代表的なデメリットを4つ紹介し、それぞれの原因を詳しく解説します。
ミスマッチが生じる恐れがある
オンライン採用では、対面のコミュニケーションが制限されます。そのため、企業と就活生の間にミスマッチが生じます。特に、社内の雰囲気をオンライン上で正確に伝えることは難しく、新卒採用において応募者が職場の環境や働くイメージを十分に持てない点が課題です。
また、多様な応募者を集める母集団形成が難しく、特に企業の認知度が低い場合、情報発信の工夫が必要です。
さらに、応募者管理のシステムが不十分だと情報の一元化が難しく、運営が非効率になるリスクもあるでしょう。
コミュニケーションが取りづらい
オンライン採用では、音声や画面越しのコミュニケーションが中心です。対面に比べてスムーズな意思疎通は難しいでしょう。
たとえば、通信環境の不安定さから声が途切れることや、応募者の表情や仕草を十分に読み取れないことがあります。そのため、採用担当者が応募者の熱意や適性を正確に見極めることが難しいでしょう。また、応募者側も自身の魅力を十分に伝えきれず、実力を発揮できない可能性があります。
社内の環境整備が必要になる
オンライン採用をスムーズに進めるには、社内の通信環境の整備が不可欠です。
通信トラブルが発生すると、選考が中断するだけでなく、応募者に不安を与え、企業の第一印象に悪影響を招く可能性があります。
特に新卒採用では、企業への信頼感が採用活動の成否に直結するため、トラブルの回避が不可欠です。オンライン面接ツールや応募者情報管理システムの整備を怠ると、採用プロセス全体が混乱するリスクもあり得るため、日頃のシステム整備は重要です。
対応できない求職者もいる
オンライン採用では、全ての求職者が対応できるわけではない課題があります。
通信環境が整っていない地域の求職者は、選考への参加が難しい場合もあるでしょう。また、デジタルツールに不慣れな応募者が操作に戸惑い、結果として選考辞退や内定辞退が発生するリスクも考えられます。
これらの課題を解決するには、応募者一人ひとりの状況に配慮した柔軟な対応が必要です。通信環境が不十分な場合には対面式の選考を併用し、オンラインに不慣れな応募者には操作ガイドを事前に提供するなどの工夫が有効です。
グループディスカッションには向いていない
オンライン採用においてのグループディスカッションは、厳密にいえば不可能ではありません。しかし、オンラインではどうしても通信のタイムラグや聞き取りにくさが発生するため、グループディスカッションには向いていないといえるでしょう。
オンラインでのやりとりは、複数名の応募者が同時に発言すると音声が重なりやすいこともあります。そのため、議論が進めにくいだけでなく、グループ全体の雰囲気も掴みにくいと考えられます。
オンラインでのグループディスカッションは、対面の倍以上時間がかかってしまうこともあるでしょう。
オンライン採用の課題を解決する方法
オンライン採用では、効率性や利便性などについて注目されますが、多くの課題が存在します。これらの課題を解決するには、事前の準備や柔軟な対応が不可欠です。
以下では、オンライン採用の課題を解決する方法について詳しく解説します。
求める人物像を明確にする
オンライン採用でミスマッチを防ぐためには、求める人物像の明確化が重要です。
採用計画の段階で必要なスキルや価値観を整理し、それを求人情報や面接の場で明確に伝える必要があります。求める人物像の明確化にすることで、応募者は自分の適性を判断します。
さらに、面接官への教育も重要です。
オンライン面接では、応募者の表情や仕草を把握しにくいため、適切な質問を投げかけるスキルや、回答を深掘りする技術が求められます。面接官向けトレーニングの実施によって、判断の精度を高め、採用活動全体の質を向上させられます。
リアクションやコミュニケーションを意識する
オンライン採用では、コミュニケーションの円滑化が課題の1つです。
そのため、大きめのリアクションや積極的な対話の心がけが重要です。たとえば、頷きや笑顔を意識して画面越しに伝えることで、応募者に信頼感を与えられます。
また、オンライン面接の冒頭にアイスブレイクを取り入れることで、応募者の緊張を和らげられます。趣味や大学生活についての簡単な質問をすることで、応募者のパフォーマンスを引き出しやすくなるでしょう。
このような配慮がオンライン採用における信頼関係の構築につながります。
ツールやWi-Fi環境を整える
オンライン採用では、企業側のインフラ整備も重要です。
Web会議ツールや応募者管理システムの選定を慎重に行い、運用がスムーズに進むための準備をします。信頼性の高いツールを選ぶことで、通信トラブルのリスクを低減できます。
安定したWi-Fi環境を整えることも必須です。
特に、面接官が複数の応募者と連続して面接をした場合、通信環境が不安定だと業務に支障をきたします。
予備の回線や機器を用意し、万が一のトラブルにも柔軟に対応できる体制を整える必要があるでしょう。
応募者への配慮をする
オンライン採用の課題解決において、応募者への配慮は重要です。
オンライン形式が難しい応募者には、対面式の選考を提供するなど柔軟に対応をすることで、多様な応募者が対応可能な採用活動を実現できます。
また、オンラインでの社内見学会を実施し、応募者に企業文化や職場の雰囲気を伝えることも有効です。
動画やバーチャルツアーを活用して職場環境を視覚的に伝えることで、応募者が企業の魅力を具体的に感じられるようになり、入社後のミスマッチを防ぎます。
リハーサルをする
オンライン採用を実施する際は、必ずリハーサルを事前に行いましょう。
このとき、以下の項目を重点的にチェックすると本番でスムーズに進められます。
- タイムラグの確認
- 映像の切れや乱れ
- 音声の切れや乱れ
- ネット回線に異常がないか
なお、万が一トラブルが発生したときを想定した対策も大切です。
例えば、トラブルが発生した際の連絡先や電話番号などを、応募者へ事前に伝えることもおすすめです。代替の通信手段や延期日を予め決めておくなどして、柔軟に対応するとよいでしょう。
最終面接のみ対面化する
オンライン採用では、最終面接のみを対面面接にするとよいでしょう。
オンラインのみでは、応募者へ社内の雰囲気や企業文化が伝わりにくく、入社後のミスマッチにつながるおそれがあります。また、応募者のなかには自分の目で社内の環境を確認したいと思う人が多くいます。
そのため、オンラインと対面面接の双方で運用すれば、ミスマッチを防ぐ効率的な採用ができるでしょう。
完全なリモートワークの企業であればオンライン採用のみで十分である一方、少なからず出社義務がある企業は、最終面接を対面化する方法がおすすめです。
まとめ
オンライン採用は、新型コロナウイルスを機に普及し、採用の効率化や費用削減などの利点があります。一方で、課題も伴うでしょう。
課題は、社内の雰囲気を伝えづらい、応募者との円滑なコミュニケーションが難しい、オンライン形式に対応できない応募者がいるなどが挙げられます。
これらを解決するには、「求める人物像の明確化」や「面接官の教育・積極的なコミュニケーションの工夫」、「企業インフラの整備」、「応募者への柔軟な対応」などが必要です。課題を克服しメリットを最大限に活用することで、効率的で効果的な採用活動が実現できるでしょう。
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さらに、1次面接などの選考ステップを削減することで通信環境が整っていない応募者への配慮も可能です。選考辞退や内定辞退が発生するリスクを未然に防げるでしょう。
さらに採用活動を円滑に進めるためには、採用プロセスの見直しも効果的です。
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