Web面接で採用担当者が気をつけることは？メリットデメリットも解説
面接を効率化したい、または採用にかかる費用を抑えたい採用担当者の方には、Web面接の導入がおすすめです。
今回はWeb面接を取り入れる際に気をつけるポイントや、メリット・デメリットを紹介します。
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Web面接とは
Web面接とは、Web会議ツールを用いて面接を行うことです。
オンラインで完結するため、パソコンがあればどこでも面接が実施できます。
たとえば、採用担当者や面接官が複数人いても面接会場に出向くことなく、それぞれの場所から面接に参加できます。
応募者にとっては、遠方に住んでいても自宅から面接に参加でき、費用も時間もかからない点がメリットです。オンライン開催の方が集客しやすく、会場を手配する手間が省ける点も特徴のひとつです。
また、Web会議ツールは、面接に限らず、会社説明会やインターンシップでも活用されています。
Web面接で採用担当者が気をつけたいチェックポイント
インターネット回線やパソコン周辺のチェックは、Web面接ならではの気を付けたいポイントです。
ここからは、Web面接を効果的に取り入れるためのチェックポイントを紹介します。
インターネット回線をチェックする
Web会議ツールを使用する際は、電波状況に気をつけましょう。
特にWi-Fiを使用する場合、時間帯や場所によっては回線が安定せず、つながりにくいことがあります。
会話の途中で通信が途切れると、応募者に不快感を与える可能性があり、相手の話をうまく聞き取れずに、何度も聞き返さなければなりません。
面接が始まる前に社員同士で接続のテストをして、時間帯や場所を変えても接続が途切れないかを確認しましょう。
応募者の動作環境を確認する
Web面接の前に、応募者には次の3点を確認しておきます。
- Web会議ツールを問題なく動作できるパソコンのスペックがあるか
- 指定したWeb会議ツールの操作方法が分かるか
- Web会議ツールが使用できる通信環境であるか
面接が始まってから正常に動作しないことが発覚すると、面接が続行できなくなります。
応募者には接続のテストと操作方法の確認をしてもらうように、面接日の前日までに依頼しておきましょう。
応募者に面接URLを共有する
Web会議ツールを使用する際は、相手にミーティングのURLを共有する必要があります。
URLがなければ参加ができないため、URLを事前に発行して応募者に連絡しましょう。
スケジュール管理ツールを使用する場合は、予定を作成する際に併せて対応することをおすすめします。
連絡先を交換して、スケジュールに余裕を持った連絡が大切です。
採用担当者同士で接続テストをすると、当日も落ち着いて対応できます。
質問したいことをまとめておく
Web面接が始まるまでに、応募者への質問内容を文章でまとめておきます。
質問する内容が事前に決まっていると、面接の経験が少ない担当者でもスムーズに対応でき、聞きたい質問を逃すことがなくなり、効率よく面接を進行できます。
また、応募者にはアンケートを取ることもおすすめです。
応募者が面接時に聞きたいことを事前に把握することで、回答を用意できます。
余裕を持って入室する
Web面接は時間に余裕を持って入室し、遅刻は避けましょう。
応募者より入室が遅いと、日程やミーティングURLを間違えたのではないかと不安にさせてしまいます。
またWeb会議ツールは、カメラが映らない、音声が聞こえないなどの事象が稀に発生します。
時間に余裕を持って、5分前にはWeb会議ツールを起動して待機しましょう。
カメラを見て会話をする
Web会議ツールで画面を見ながら話すと、相手は目線が合わないと感じます。
相手の顔を見ながら話すよりは、カメラ目線で話すことを心がけましょう。
応募者が話す内容をメモするために、キーボードを打ちながら進行することも印象はよくありません。手元ばかり見ていると、話を聞いていないように思われてしまいます。
面接の内容を記録したい場合は、画面を録画する、もしくは書記として1人参加させることをおすすめします。
相槌やリアクションは大きめに取る
Web会議ツールは相槌やリアクションが伝わりづらく、話を聞いていないように映る可能性があります。
相手に好印象を与えるには、以下のように相手の話に対して声や動きで反応することを意識しましょう。
- 大きく頷く
- 声を出して相槌を打つ
- 笑顔を意識する
真顔だと怖い印象を与える可能性があるため、口角を上げて柔らかい表情で接することを心がけます。
終わったらすぐに退出する
Web面接が終わったら退出ボタンを押して終了しますが、退出の際は採用担当者から率先して退出するようにします。
こちら側の退出が遅いと、応募者は面接官より早く退出することは失礼に当たるのではないかと戸惑ってしまいます。
次の面接のためにそのまま待機したい場合や、退出せずに社内の参加メンバーと打ち合わせをしたい場合は、応募者にこちらから退出を促すとスムーズです。
Web面接のメリット
Web面接の主なメリットは次の通りです。
- 面接会場の手配がいらず、採用にかかる費用を抑えられる
- 録画機能を活用して効率よく面接ができる
- 遠方に住む応募者も参加できるため、採用活動の地域を拡充できる
- スケジュール管理がしやすく、面接の回数が増やせる
- 面接のハードルが下がり、面接の辞退を減らせる
費用の削減やスケジュールの管理など、Web会議ツールを取り入れると採用活動の効率化を図れます。効率化を行えると面接の回数を増やすことができるため、内定数の向上も期待できます。
Web面接のデメリット
Web面接のデメリットは次の4点が挙げられます。
- コミュニケーションが取りにくい
- 応募者の表情や人柄が分かりにくい
- 通信障害やシステム障害のリスクがある
- 職場の雰囲気が伝わりにくい
画面越しで会話した印象だけで、応募者の人となりを判断することは難しいと感じる人が多いでしょう。
また、応募者にとっては会社に訪問する機会がなくなることで、職場の雰囲気が伝わりにくくなります。
Web面接の活用は最終面接までに留めて、できる限り応募者と直接会う機会を設けることもおすすめします。
まとめ
Web面接は事前の準備が大切です。
面接が始まる前に接続テストをすることで、インターネット回線やワイヤレスイヤホンの不調など、面接中のトラブルを防げます。
画面映りをよくするためには、明るい表情を心がけて、相槌や目線にも気を配りましょう。
また、Web面接を取り入れることで、面接にかかる費用や時間を削減できます。
応募者にとっては面接のハードルが下がり、面接の辞退を減らせるメリットもあります。
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