選考辞退への返信はどうすべき？例文・マナー解説

選考辞退時の返信は、企業イメージや信頼性に直結します。そのため、対応によっては企業イメージを大きく損なうリスクもあります。

企業イメージを守るための、選考自体への丁寧な返信のポイントや例文を、NG行為とともに解説します。

選考辞退メールには必ず返信するべき理由

応募者からの選考辞退メールを返信しないケースも少なくありませんが、企業イメージを守るならば必ず返信するべきです。

選考辞退メールへの返信が必須な理由を解説します。

企業イメージの維持・向上

選考辞退メールへ丁寧かつ迅速な返信を行うことで、応募者に対して誠実な企業姿勢を印象付けられます。応募者への感謝や今後の活躍を祈る言葉を添えることで、より企業イメージの維持・向上にもつながりやすいでしょう。

一方で返信がない場合や事務的な対応では、応募者が不信感や不快感を抱きやすく、口コミや評判にも悪影響を及ぼす可能性があります。

採用担当者は、企業の代表として応募者と接していることを意識し、選考辞退メールへの対応にも十分な配慮が必要です。

再応募や顧客になる可能性

一度選考を辞退した応募者でも、将来的に再応募するケースは少なくありません。再応募を検討する際に、辞退時の対応が大きく影響します。

また、応募者が将来的に自社の顧客や取引先となる可能性も十分に考えられるため、常に丁寧で誠実なやり取りで信頼関係を構築することが大切です。

選考辞退メールへの丁寧な対応は、企業のリファラル採用や今後のビジネスチャンス拡大にも影響するため、辞退時こそ長期的な視点で応募者対応を徹底しましょう。

社会人としての基本的なマナー

選考辞退メールへの返信は、社会人としての基本的なマナーです。そして、信頼される企業の条件でもあります。

返信を怠ると「連絡が届いていないのでは」と応募者に不安を与えてしまいます。ビジネスマナーを守ることで、応募者との円滑なコミュニケーションが実現し、企業イメージの維持や向上にもつながりやすいです。

誠実な対応を心がけることで応募者からの信頼を獲得し、今後の採用活動や企業の評判にも良い影響を与えるでしょう。

選考辞退メールへ返信する際の3つの原則

選考辞退メールへ返信する際は、必ず守るべき3つの原則があります。

• スピード
• 感謝と敬意
• 肯定

それぞれのポイントについて解説します。

スピード

選考辞退メールにはできるだけ早く対応しましょう。遅くても24時間以内に返信することが重要です。

迅速な対応によって、企業側のスケジュール調整に配慮できるだけでなく、応募者への誠意やビジネスマナーの高さも示せます。返信が遅れる場合は、その理由を添えて早めに連絡することが望ましいです。

返信スピードを意識して、できるだけ早く対応することで、応募者に安心感を与えるとともに、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

感謝と敬意

選考辞退メールへの返信では、応募してくれたこと自体に対し、丁寧に感謝の言葉を伝えることがポイントです。

たとえ辞退の連絡であっても、応募者の決断を尊重し、今後の活躍を応援する姿勢を示すことで、企業の誠実さや配慮が伝わります。感謝と敬意を表すことで企業イメージの向上や、将来的なご縁につながる可能性も高まります。

応募者とのやり取りは、企業の代表としての自覚を持ち、丁寧かつ温かい対応を心がけましょう。

肯定

選考辞退メールへの返信では、応募者の意思をしっかりと受け止め、無理に引き止めたりしない姿勢が求められます。

辞退の連絡に対し、「承知しました」と肯定的に受け入れたうえで、応募者の選択や今後のキャリアを応援するメッセージを添えましょう。誠実な対応を心がけることで、応募者との良好な関係を維持でき、企業イメージの向上にもつながります。

しつこい引き止めや何度も連絡することは避け、応募者の決断を尊重する姿勢を徹底しましょう。

選考辞退メールへの返信例文3選

選考辞退メールへの返信について、3つのパターンに分けて例文をご紹介します。

丁寧な返信の例

丁寧な返信の例文をご紹介します。

件名：選考辞退のご連絡を承りました

お世話になっております。

この度は、求人へご応募、誠にありがとうございました。

選考辞退のご連絡、確かに承りました。

ご応募いただいたこと、心より感謝申し上げます。

今後のご活躍をお祈りいたします。

なお、応募書類は責任をもって破棄いたします。

ご不明点がございましたら、ご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇

人事部　採用担当

メール：xxxx@xxxx.co.jp

電話：xx-xxxx-xxxx

フォーマルな返信の例

丁寧な返信よりもかしこまった、フォーマルな例文をご紹介します。

件名：選考辞退のご連絡について

〇〇 〇〇様

平素よりご高配を賜り、誠にありがとうございます。

この度は弊社選考へご応募いただき、御礼申し上げます。

ご辞退のご意向、確かに拝受いたしました。

ご期待に添えず残念ですが、今後のご活躍をお祈り申し上げます。

ご提出いただいた応募書類は、適切に処理いたします。

株式会社〇〇

人事部　採用担当

メール：xxxx@xxxx.co.jp

電話：xx-xxxx-xxxx

辞退理由を聞く場合の返信の例

選考辞退の理由を聞きたい場合の例文をご紹介します。

件名：選考辞退のご連絡について

〇〇 〇〇様

お世話になっております。株式会社△△ 人事部の××です。

この度は求人へのご応募、誠にありがとうございました。

ご辞退のご連絡、確かに承りました。

差し支えなければ、今回のご判断に至った理由や背景をお聞かせいただけますと幸いです。

ご回答は今後の採用活動の参考とし、秘密は厳守いたします。

ご協力いただけますと幸いです。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇

人事部　採用担当

メール：xxxx@xxxx.co.jp

電話：xx-xxxx-xxxx

企業イメージを下げるNG対応

選考辞退の返信において、企業側がやってはいけないNG行為について、イメージを下げる理由とともに解説します。

返信しない

応募者からの選考辞退メールに返信しない対応は、ビジネスマナー違反であり、企業イメージを大きく損なう原因となります。

返信がない場合、応募者はメールが届いていない可能性を考えて不安になり、企業への信頼が低下するだけでなく、再送信や電話確認など余計な負担を強いられます。また、適切な返信を行わないことで、今後の応募者や取引先との関係にも悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

採用担当者は、企業の代表であることを自覚し、必ず丁寧な返信を心がけてください。

しつこく引き止めメールを送信する

辞退理由の確認や面談の打診は一度までに留め、何度も引き止めるメールを送るのはマナー違反です。しつこい引き止めは応募者に不快感を与え、企業への悪印象につながります。

条件面の譲歩や面談の提案自体は問題ありませんが、応募者から明確な辞退の意思が示された場合や返信がない場合に繰り返し連絡するのは避けましょう。辞退の意思が固い場合は、速やかに受け入れることが信頼関係維持のポイントとなります。

誠実かつ節度ある対応を徹底し、企業イメージの低下や今後の採用活動への悪影響を防ぎましょう。

基本的なマナーを押さえていない

応募者への返信が遅い、多数の誤字脱字がある、感謝やお詫びの言葉を添えていないなど、基本的なマナーを欠いた対応は企業イメージを大きく損ないます。

とくに、応募者の個人情報の取り扱いや選考書類の返却・破棄方法について明記しないことも信頼を損ねる要因となるため注意が必要です。企業の代表として、丁寧で誠実な返信を心がけてください。

ビジネスメールの基本を守り、応募者への配慮を徹底することで、今後の採用活動や企業の評判にも良い影響を与えられます。

電話で連絡する

選考辞退の連絡がメールで届いた場合は。メールで対応することが望ましいです。もしも電話で連絡する場合は。相手の都合や時間帯に配慮してください。

電話はメールよりも誠意が伝わりやすい一方で、急な連絡や就業時間外の着信は応募者に負担を与え、逆効果となる恐れがあります。担当者が不在の場合や電話がつながらなかった場合には、着信を残した旨や要件をメールで伝えることで、丁寧な印象を与えられます。

応募者へ電話で連絡を入れる場合は、企業の信頼性を高めるためにもより慎重な対応を意識しましょう。

「REALME」で選考辞退時も企業イメージを守る

新卒採用において、選考辞退時の対応は企業イメージを大きく左右します。

AI面接サービス「REALME」は、質の高い候補者情報の可視化や一元管理、選考工数の削減、ミスマッチ防止などを通じて、企業の信頼性と効率性を両立。選考辞退が発生しても、スムーズな対応とデータ活用で企業イメージを守る採用基盤を構築できます。

質の高い候補者情報を可視化し、一元管理

REALMEはAI面接によって就活生の能力や価値観、志望度を定量化し、企業ごとの内定基準と比較できるため、質の高い候補者情報を可視化し一元管理できます。

選考辞退メールへの返信も、候補者ごとの状況や志望度を正確に把握し、的確かつ誠実な対応が可能です。データに基づくコミュニケーションは、応募者との信頼関係維持や企業イメージ向上にも貢献します。

選考工数を削減し、辞退者対応の負担も最小限

REALMEではAIによるスクリーニング済みの候補者のみを選考対象とするため、1次面接のスキップや高い書類通過率が実現します。独自の仕組みにより、選考工数が大幅に削減され、選考辞退メールへの返信や辞退者対応の負担も最小限に抑えられます。

採用担当者はリソースを効率的に配分でき、迅速かつ丁寧な辞退対応を徹底することで、企業の信頼性を維持できます。

採用データの蓄積で、今後のミスマッチや辞退率低減に活用

REALMEはABABAが蓄積した膨大な採用データを活用し、最終面接まで進んだ就活生の能力や選考過程を企業ごとに可視化しています。蓄積された採用考データは、今後の採用活動におけるミスマッチ防止や辞退率低減に役立ちます。

選考辞退の返信時にも過去の傾向や理由を分析し、採用プロセスの改善に反映できるため、より質の高い採用活動と企業イメージの向上が期待できます。

丁寧な返信で選考辞退時も企業価値を高めよう

選考辞退時の返信対応は、企業価値やイメージを大きく左右します。

応募者への感謝や今後の活躍を祈る言葉を添え、迅速かつ丁寧に返信することで、企業の信頼性や誠実さが伝わります。ビジネスマナーを守ることはもちろん、企業の代表として応募者と向き合う姿勢が、今後のご縁や企業価値の向上にもつながります。

選考辞退時こそ、応募者に対して丁寧なコミュニケーションを徹底しましょう。