不採用の断り方｜例文や連絡時のポイントも要チェック
求人は人材を得るために出すものの、応募者全員を採用することはありません。
採用基準に適していない、自社と合わないなど、不採用通知を送ることもあります。
しかし、不採用だからと失礼な態度で断ってはいけません。
そこで今回は、不採用の断り方が重要な理由について、例文や連絡時のポイントとともに解説します。
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【場面別例文】企業からの不採用の断り方
具体的にどのような断り方が適切か分からない場合もあるでしょう。
そこでここからは、不採用の断り方に関する例文を場面別にご紹介します。
メールの場合
メールで不採用通知をする場合は、受信トレイで他のメールに埋もれないように件名を分かりやすく表記します。
会社名を入れて、目に留まりやすいように工夫しましょう。
また、履歴書や職務経歴書などを郵送で返還する場合は、不採用通知とともにその旨も伝えます。
メールで不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
◯◯様
株式会社○○、人事担当の○○です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
お預かりしている書類は、弊社で責任を持って処分いたします
（応募書類につきましては、履歴書に記載の住所へ返送いたします。）
○○様の今後ますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます
郵送の場合
郵送で不採用通知を送付することもあります。
メールは早く伝えられるものの、手紙を使うことで相手に丁寧な印象を与えます。
郵送で不採用通知をする場合は、履歴書の返送が一般的です。
面接まで進んでいる候補者を不採用とする場合は、交通費の代わりにQUOカードを同封する企業もあります。
郵送で不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
○○様
拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
先日は弊社の求人にご応募いただき、ありがとうございました。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが採用を見送らせていただく結果となりました。
ご希望に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
つきましては、ご提出いただきました書類を同封いたしましたのでご確認ください。
末筆にはなりますが、○○様の今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
○○株式会社 人事担当○○
電話の場合
直接口頭で不採用を伝えられるため、メールや郵送に比べて丁寧な印象を与えられます。
電話の場合は不採用の理由を聞かれることもあるため、メールや郵送のようにフォーマットのみでは対応できないこともあります。
臨機応変かつ丁寧に対応をしましょう。
電話で不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
株式会社○○の採用担当○○と申します。○○様のお電話で間違いないでしょうか。
先日は弊社まで面接にご足労いただき、ありがとうございました。
今回、慎重に選考を進めさせていただいた結果、残念ながら採用を見送らせていただく運びとなりました。
素晴らしいご経験、お考えをお聞かせいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
お預かりしております履歴書等の書類につきましては、この後郵送にてご返却いたします。
改めまして、この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。
○○様の今後のご活躍を、心よりお祈りしております。
ケース別にすぐ使える！ABABA式不採用通知3つの型
採用活動では、不採用通知も企業の印象を左右する重要なコミュニケーションです。ABABA式では、候補者への配慮と誠意を込めた3つの型を用意。「将来見据え型」「努力評価型」「THEお祈りメール型」と目的別に使い分けることで、丁寧かつ迅速な対応が可能になります。
THEお祈りメール型｜書類選考不通過の通知など
「THEお祈りメール型」は、もっとも一般的で簡潔な不採用通知の形式です。書類選考や一次面接など、早期段階での不通過連絡に適しています。ポイントは、丁寧かつ短文で要件を伝えること。応募への感謝を必ず添え、合否理由の詳細には触れず、定型文で完結させます。また、候補者が次の機会に応募しやすいよう、文末で再挑戦を歓迎する旨を入れると印象が柔らぎます。感情的にならず、事務的すぎない温度感で送ると、企業イメージを損なわずスムーズに選考を進められます。
努力評価型｜面接後の不採用通知など
「努力評価型」は、面接後の不採用通知に適したパターンです。応募者の取り組みや成長意欲をしっかり評価し、前向きな印象を残すのがポイントです。まず、選考過程で感じた長所や努力を具体的に挙げ、真摯な姿勢への感謝を伝えます。次に今回は採用に至らなかった理由を簡潔に説明し、今後の活躍を期待するメッセージを添えます。その結果、候補者は不採用でも企業への好感度を保ちやすくなり、将来的な応募やリファラルにもつながります。誠実かつ温かみのある文章を心がけることが重要です。
将来見据え型｜再チャレンジ可能なパターン
「将来見据え型」は、現時点では条件が合わず採用に至らなかった場合でも、今後の成長や経験を積んだ後に再チャレンジしてほしいという思いを込めた不採用通知パターンです。まず、応募者の持つ素質やポテンシャルを具体的に評価し、現段階での選考結果が能力否定ではない旨を明確に伝えます。次に「一定の経験を積まれた際には、ぜひ再度ご応募ください」と前向きな言葉を添え、期待感を示します。このパターンは、長期的な関係構築や将来的な採用チャンスの確保につながりやすく、企業の印象を高めるためにも効果的です。
お祈りメールをエールに。別企業への採用に繋げる新卒スカウト「ABABA」
「ABABA」は、不採用通知、いわゆる“お祈りメール”をただの選考結果で終わらせず、次のチャンスへとつなげる新卒向けスカウトサービスです。企業が不採用と判断した学生に対し、その評価や特徴を踏まえて別の企業へスカウトを送る仕組みを持ち、学生は落選後すぐに新たな企業からのアプローチを受けられます。これにより、就活のモチベーション低下を防ぎ、採用側も他社が見つけた優秀な人材と出会える機会が拡大します。結果として、学生・企業双方にとって効率的で前向きな就活サイクルが生まれるのです。
不採用の断り方が重要な理由
企業イメージの悪化を防ぐため
求人は人材を得るために出すものの、応募者全員を採用することはありません。採用基準に適していない、自社と合わないなど、不採用通知を送ることもあります。しかし、不採用だからと失礼な態度で断ってはいけません。
不採用の断り方を誤ると企業イメージの悪化につながるため、応募者の気持ちに寄り添って丁寧に断ることが大切です。
今後の採用候補者・顧客として関係構築する可能性があるため
採用活動において、不採用の応募者であっても将来の採用候補者や自社の顧客になり得るため、関係構築は重要です。そのため、多くの企業ではタレントプール（人材データベース）を構築し、将来的な採用機会に備えています。また、不採用通知の際にも丁寧で誠実な対応を行うことで、採用ブランディングにつながり、自社への認知度や好感度を高められます。結果として、再応募や口コミによる企業イメージの向上など、長期的な採用力強化に結び付くのです。
不採用の連絡をするときのポイント
不採用時の連絡をする際には、以下のポイントに注意することで自社のイメージが損なわれることを防げます。
- すぐに連絡する
- 名前や連絡先の誤字に気をつける
- 簡潔で分かりやすく書く
- 応募への感謝を伝える
- 否定的な表現は避ける
- 応募書類の扱いを伝える
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
すぐに連絡をする
不採用が決まったら迅速に連絡をしましょう。
応募者は選考結果通知が届くまで不安な気持ちで過ごしています。
通知が遅れると不安な気持ちを長引かせるだけではなく、自社への不信感につながる可能性もあります。
応募者の事情や心情を理解し、マイナスイメージを避けるためにも応募者を待たせないことが大切です。
名前や連絡先の誤字に気をつける
メールや郵送で不採用通知をする際は、名前や住所の誤字脱字に注意しましょう。
誤字脱字は採用・不採用に関わらず失礼にあたります。
不採用だからと手を抜くのではなく、不採用だからこそ最後まで丁寧な対応を心がけます。
名前や連絡先は念入りに確認し、ダブルチェックやトリプルチェックを行いましょう。
簡潔で分かりやすく書く
件名は簡潔に、内容は分かりやすい文章を心がけましょう。
「丁寧に書かなければ」と長々と文章を書き連ねるのではなく、不採用であることがすぐに伝わるように、簡潔かつ分かりやすい文章を心がけます。
メールで不採用通知をする場合、他のメールに埋もれてしまわないように、件名に社名や採用結果通知などの情報を記載し、一目で分かる工夫をしましょう。
応募への感謝を伝える
不採用にした人が自社にマイナスイメージを持たないためには、真摯な対応が重要です。
今後顧客になる可能性や、何かしらの形でまた自社と関わる可能性もあります。
また、応募した人は履歴書を書いたり面接会場へ赴いたりなど、多くの時間をかけています。
応募への感謝をしっかりと伝えて、最後まで真摯な対応を心がけましょう。
否定的な表現は避ける
マイナスイメージを避けるために、否定的な表現を避けましょう。
否定的な表現とは、具体的には「不採用」や「不合格」と明記することです。
応募者にとって、不採用通知は精神的な負担を与えます。
もし、不採用の理由を求められた場合や伝えたい場合は、理由はやんわりと伝えて否定的な表現にならないように気をつけます。
応募書類の扱いを伝える
不採用だった場合、応募者類は自社で破棄するのか返却するかの二択です。
不採用の通知を行う際に、応募書類の扱いを必ず伝えましょう。
応募書類には個人情報が書かれているため、扱いが不透明だと応募者は不安を抱きます。
返却の有無や破棄する方法は明確に伝えましょう。
ケーススタディ：不採用通知後の対応方法
不採用通知は応募者にとって残念な結果ですが、企業側の対応次第で印象は大きく変わります。丁寧かつ誠実なフォローを行うと、将来的な再応募や顧客化につながる可能性も。本項では、不採用通知後に取るべき適切な対応方法をケース別に解説します。
通知後に応募者から質問が来た場合の対応法
不採用通知後に応募者から質問があった場合は、まず誠実かつ簡潔な回答が大切です。質問内容に対して事実を正確に伝え、対応範囲を明確にして踏み込みすぎないよう配慮しましょう。例えば選考基準や社内情報など、開示できない部分は理由を添えて説明します。また、返信は可能な限り迅速に行い、感謝の一言を添えると応募者の印象を損なわず、企業ブランドの信頼性を保てます。長期的には採用広報の一環としても効果的に働くため、対応ルールを社内で統一しておくと安心です。
不採用から再応募を希望された場合の対応
不採用後に応募者から再応募の希望があった場合は、まず自社の採用ポリシーや社内基準に基づき、可否を明確に伝えましょう。再応募を受け入れる場合は、改善が必要な点や次回選考で期待するスキル・経験を具体的に示すと、応募者のモチベーション向上につながります。一方、再応募を受け付けない場合でも、感謝の言葉とともに丁寧にお断りし、誤解を生まない説明を添えると、企業としての誠実な印象を保てます。なお採用基準や募集状況は時期によって変動する場合があるため「今後の募集機会に改めてご検討ください」と前向きな言葉を伝えるのも効果的です。
ネガティブな反応があった際の対処法
不採用通知後に応募者からネガティブな反応があった場合は、感情的にならず、事実ベースで冷静かつ客観的に対応することが重要です。やり取りの中で失礼のないよう配慮しつつも、企業としての立場を保ち、毅然とした態度で進めましょう。再発防止のため、対応方法や経緯を社内で共有し、選考プロセスや通知文面の改善に役立てます。悪質なケースや法的リスクが懸念される場合は、証拠としてやり取りを記録に残し、必要に応じて専門部署や法務と連携することも有効です。
まとめ
不採用通知の送付は、採用活動を実施する上で必要な作業です。
不採用だからと失礼な対応を行うと、自社に対してマイナスイメージを持たれる可能性があります。
応募に対する感謝の気持ちを伝え、最後まで真摯な対応が大切です。
不採用通知は、送る側も精神的な負担を感じることがあります。
そのようなときは、不採用通知をスムーズに行うABABAの「お祈りエール」機能がおすすめです。
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