不採用の断り方が重要な理由は？例文や連絡時のポイントも要チェック
求人は人材を得るために出すものの、応募者全員を採用することはありません。
採用基準に適していない、自社と合わないなど、不採用通知を送ることもあります。
しかし、不採用だからと失礼な態度で断ってはいけません。
そこで今回は、不採用の断り方が重要な理由について、例文や連絡時のポイントとともに解説します。
株式会社ABABAが提供するサービスには、不採用の通知をスムーズに送る機能があります。
ABABAオリジナルフォーマットを活用することで、採用担当者の負担を軽減しつつ、不採用者との関係の円滑な継続が可能です。
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不採用の断り方が重要な理由
求人の応募者に対して、縁がなくお断りすることもあるでしょう。
この際、不採用の断り方を誤ると企業イメージの悪化につながります。
企業に対して悪い印象を持たれると、商品やサービスを利用しなくなったり、悪い噂を流されたりする可能性があります。
今後の求人に悪影響を及ぼす可能性もあるため、不採用であっても応募者の気持ちに寄り添って丁寧に断ることが大切です。
【場面別例文】企業からの不採用の断り方
具体的にどのような断り方が適切か分からない場合もあるでしょう。
そこでここからは、不採用の断り方に関する例文を場面別にご紹介します。
メールの場合
メールで不採用通知をする場合は、受信トレイで他のメールに埋もれないように件名を分かりやすく表記します。
会社名を入れて、目に留まりやすいように工夫しましょう。
また、履歴書や職務経歴書などを郵送で返還する場合は、不採用通知とともにその旨も伝えます。
メールで不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
| ◯◯様 株式会社○○、人事担当の○○です。 この度は、弊社の求人にご応募いただきありがとうございました。 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。 お預かりしている書類は、弊社で責任を持って処分いたします。 （応募書類につきましては、履歴書に記載の住所へ返送いたします。） ○○様の今後ますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。 |
郵送の場合
郵送で不採用通知を送付することもあります。
メールは早く伝えられるものの、手紙を使うことで相手に丁寧な印象を与えます。
郵送で不採用通知をする場合は、履歴書の返送が一般的です。
面接まで進んでいる候補者を不採用とする場合は、交通費の代わりにQUOカードを同封する企業もあります。
郵送で不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
| ○○様 拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。 先日は弊社の求人にご応募いただき、ありがとうございました。 厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが採用を見送らせていただく結果となりました。 ご希望に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。 つきましては、ご提出いただきました書類を同封いたしましたのでご確認ください。 末筆にはなりますが、○○様の今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 敬具 ○○株式会社 人事担当○○ |
電話の場合
直接口頭で不採用を伝えられるため、メールや郵送に比べて丁寧な印象を与えられます。
電話の場合は不採用の理由を聞かれることもあるため、メールや郵送のようにフォーマットのみでは対応できないこともあります。
臨機応変かつ丁寧に対応をしましょう。
電話で不採用通知をする際の例文は以下の通りです。
| 株式会社○○の採用担当○○と申します。○○様のお電話で間違いないでしょうか。 先日は弊社まで面接にご足労いただき、ありがとうございました。 今回、慎重に選考を進めさせていただいた結果、残念ながら採用を見送らせていただく運びとなりました。 素晴らしいご経験、お考えをお聞かせいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 お預かりしております履歴書等の書類につきましては、この後郵送にてご返却いたします。 改めまして、この度は貴重なお時間をいただきありがとうございました。 ○○様の今後のご活躍を、心よりお祈りしております。 |
不採用の連絡をするときのポイント
不採用時の連絡をする際には、以下のポイントに注意することで自社のイメージが損なわれることを防げます。
・すぐに連絡する
・名前や連絡先の誤字に気をつける
・簡潔で分かりやすく書く
・応募への感謝を伝える
・否定的な表現は避ける
・応募書類の扱いを伝える
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
すぐに連絡をする
不採用が決まったら迅速に連絡をしましょう。
応募者は選考結果通知が届くまで不安な気持ちで過ごしています。
通知が遅れると不安な気持ちを長引かせるだけではなく、自社への不信感につながる可能性もあります。
応募者の事情や心情を理解し、マイナスイメージを避けるためにも応募者を待たせないことが大切です。
名前や連絡先の誤字に気をつける
メールや郵送で不採用通知をする際は、名前や住所の誤字脱字に注意しましょう。
誤字脱字は採用・不採用に関わらず失礼にあたります。
不採用だからと手を抜くのではなく、不採用だからこそ最後まで丁寧な対応を心がけます。
名前や連絡先は念入りに確認し、ダブルチェックやトリプルチェックを行いましょう。
簡潔で分かりやすく書く
件名は簡潔に、内容は分かりやすい文章を心がけましょう。
「丁寧に書かなければ」と長々と文章を書き連ねるのではなく、不採用であることがすぐに伝わるように、簡潔かつ分かりやすい文章を心がけます。
メールで不採用通知をする場合、他のメールに埋もれてしまわないように、件名に社名や採用結果通知などの情報を記載し、一目で分かる工夫をしましょう。
応募への感謝を伝える
不採用にした人が自社にマイナスイメージを持たないためには、真摯な対応が重要です。
今後顧客になる可能性や、何かしらの形でまた自社と関わる可能性もあります。
また、応募した人は履歴書を書いたり面接会場へ赴いたりなど、多くの時間をかけています。
応募への感謝をしっかりと伝えて、最後まで真摯な対応を心がけましょう。
否定的な表現は避ける
マイナスイメージを避けるために、否定的な表現を避けましょう。
否定的な表現とは、具体的には「不採用」や「不合格」と明記することです。
応募者にとって、不採用通知は精神的な負担を与えます。
もし、不採用の理由を求められた場合や伝えたい場合は、理由はやんわりと伝えて否定的な表現にならないように気をつけます。
応募書類の扱いを伝える
不採用だった場合、応募者類は自社で破棄するのか返却するかの二択です。
不採用の通知を行う際に、応募書類の扱いを必ず伝えましょう。
応募書類には個人情報が書かれているため、扱いが不透明だと応募者は不安を抱きます。
返却の有無や破棄する方法は明確に伝えましょう。
まとめ
不採用通知の送付は、採用活動を実施する上で必要な作業です。
不採用だからと失礼な対応を行うと、自社に対してマイナスイメージを持たれる可能性があります。
応募に対する感謝の気持ちを伝え、最後まで真摯な対応が大切です。
不採用通知は、送る側も精神的な負担を感じることがあります。
そのようなときは、不採用通知をスムーズに行うABABAの「お祈りエール」機能がおすすめです。
お祈りエールを利用することには以下のメリットがあります。
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