【企業側】内定者フォロー面談の内容・聞くべきこと
企業が優秀な人材を確保するためには、内定者フォロー面談が重要です。面談を効果的に活用することで、内定者との信頼関係を築き、入社への不安軽減へつなげられます。
「ABABA」はAIを活用して、効率的な内定者フォローを実現します。
個々の状況に応じた対応が可能で、面談準備やフォロー体制の強化を支援できるでしょう。
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内定者フォロー面談とは？内容・目的
内定者フォロー面談とは、内定者が入社に向けた疑問や不安を解消し、入社意思を固めることを目的に実施される面談です。この面談では、企業が内定者のニーズを把握し、双方向のコミュニケーションを通じて、さまざまな役割を果たします。
ここでは、内定者フォロー面談の内容や目的について解説します。
入社にあたる説明
内定者フォロー面談では、内定者が入社後の環境に対して安堵感を持てるよう、具体的な説明をします。たとえば、配属予定の部署や仕事内容、勤務条件に加え、企業文化やチームの雰囲気なども詳しく伝えます。
また、入社までのスケジュールや必要な手続きについても明確に案内することで、不安を解消できるでしょう。この際、業務内容が具体的にイメージできるよう、事例を交えたり、上司や先輩社員のエピソードを紹介したりするなどの工夫も効果的です。
このような情報提供によって、内定者が入社後の環境にスムーズに適応できる基盤を築けます。
入社の意思確認・質疑応答
面談では、内定者に対して入社意思の確認が重要です。
一方的に確認するだけではなく、内定者が抱えている疑問や懸念点に丁寧に答えることによって信頼構築ができます。「他社と比較して不安な点はありますか」や「入社後のキャリアプランについてどのような希望をお持ちですか」などの質問を通じて、率直な意見を引き出しましょう。
これによって、内定者が感じている課題を企業側で共有し、適切なサポートや情報提供が可能です。質疑応答の時間を設けることで、内定者が不安なく入社決意できる環境を整えられるでしょう。
内定者の入社までのフォロー・囲い込み
内定者フォロー面談には、入社までのフォローや囲い込みの意図もあります。
定期的な連絡やイベントの開催など、内定者が企業とのつながりを実感できる機会の提供をしましょう。具体的には、内定者同士や現場社員との交流会を企画する、入社に向けた学習コンテンツを提供するなどが効果的です。
また、内定者専用のSNSグループやメーリングリストを活用することで、情報共有や相談の場を設けることも有効です。
内定者が「この会社で働きたい」と感じる環境を構築することで、入社への意欲を高められるでしょう。
内定者フォロー 面談を行うまでの流れ
内定者フォロー面談に向けて万全の準備を整えましょう。フォロー面談までの流れは次のとおりです。
- 内定者面談のゴール決め
- 実施スケジュールと手段の決定
- 内定者フォロー面談の担当者を手配
- 条件面でのすり合わせ準備
- 質問すること・逆質問の準備
各ステップを確認しましょう。
内定者面談のゴール決め
内定者面談でどのような成果を得ればよいか、ゴール（目標）を明確にします。
内定承諾前には、入社意欲の有無や、入社に対する不安・疑問点などを把握しましょう。そのうえで適切なサポートを行い、不安解消とモチベーション維持を図ります。
内定承諾後は、入社する意思を持ち続けてもらえるような情報提供や、サポートを実施することがゴールとなるでしょう。
そのほか、入社に向けて内定者に取り組みやすい課題を出すなど、自社が必要と考えるアクションを実行することもゴールになります。
実施スケジュールと手段の決定
内定者面談の実施時期を決めます。
内定承諾前に実施するオファー面談では、内定通知書や労働条件通知書を送付したあと、できるだけ早く実施するのがよいでしょう。
内定承諾後に実施する面談の場合、内定式および入社式までに実施しますが、法的に入社2週間前までに内定者からの申し出は可能です。この時期までに1〜2か月おきにフォロー面談を行うのがおすすめです。
内定者が参加しやすい形での実施が望まれます。
内定者フォロー面談の担当者を手配
内定者フォロー面談を行う担当者を手配します。選定するポイントとしては、たとえば次のような条件があるでしょう。
- 予定する配属先部門の社員
- 内定者と年齢の近い若手社員
- 内定者と出身校・出身地が同じ社員
内定者と似た価値観や体験を持つ社員を選び、入社後の職場の雰囲気を伝えることが重要です。内定者の不安を和らげることにつながるとともに、帰属意識も芽生えるでしょう。
内定者をカテゴライズして、複数の担当者で面談を実施すると、細やかな対応が可能です。
条件面でのすり合わせ準備
新卒の内定者に対する条件の提示は、内定通知書とともに送付する労働条件通知書の内容が該当します。
賃金・勤務時間・勤務地・契約期間などについて、内定者フォロー面談において改めて確認が必要です。
内定者の希望に対して自社の条件がマッチしない可能性がある場合、面談までに交渉の余地を確保する必要があるでしょう。とくに専門性の高い部門で採用した内定者の希望には合わせる方向です。
予定する配属先部門や、関連部署と相談をして交渉の準備を行います。
質問すること・逆質問の準備
内定者からの逆質問を想定して回答を準備しておく必要があります。
よくある質問としては、次のような例があります。
- 給与や昇給について詳しく教えてください
- 配属先は決まっていますか？
- 新人研修はどのような内容ですか？
- 入社までに準備すべきことはありますか？
- 行事など年間のスケジュールを教えてください
「答えられない」「あいまいな回答をする」といった対応は信頼を失いかねません。数字で回答しなければならない場合は正確さが求められます。
内定者フォロー面談の時期や頻度はまちまち
内定者フォロー面談の実施時期や頻度は、企業や内定者の状況によって異なります。
一般的には、内定通知直後や承諾後に最初の面談を行うことが多いですが、その後も必要に応じて複数回実施されます。特に、内定から入社までの期間が長い場合は、内定者の状況や心境に合わせた定期的なフォローが重要です。
学生のロイヤルティや入社意欲に応じてフォローを調整し、最適なタイミングで面談をすることで、内定辞退防止やスムーズな入社準備ができるでしょう。
内定者に聞くことリスト一覧
内定者フォロー面談では、内定者が抱える不安や疑問を解消するため、幅広い質問の投げかけが大切です。就職活動の現況や入社に対する懸念点、希望する配属先や業務内容などを具体的に確認することで、内定者との相互理解が深まります。
ここでは、内定者への質問例を詳しく紹介します。
就活の現況｜他社の選考状況・継続中など
内定者フォロー面談では、現在の就職活動状況をどのように進めているかの確認が、入社意思の見極めにつながります。
質問例
| ・他社選考の進捗状況はいかがですか ・選考が続いている企業はありますか |
このような質問を投げかけることで、他社との比較材料や懸念点を把握できます。
また、内定者が企業選びで重視するポイントを理解することで、自社の魅力を再アピールするチャンスにもなり得ます。学生の入社意欲が低い場合は、フォローの強化や自社での募集定員なども考慮しましょう。
入社における懸念点｜待遇面・ミスマッチなど
内定者フォロー面談において、内定者が入社後に不安を感じる要因の事前確認は、ミスマッチの防止に役立ちます。
質問例
| ・現在、入社に向けて気になっている点はありますか ・待遇や仕事内容について不安な点はありますか |
上記のような質問で、率直な意見を引き出します。
内定者の懸念に真摯に対応し、適宜現場社員や担当者とつなぐことで、より具体的な解決策を提示できます。内定者が抱える不安を軽減し、心配せずに入社できる環境を整えられるでしょう。
今後の展望｜希望の配属先・業務内容
内定者フォロー面談において、内定者が入社後に期待するキャリアや希望配属先の明確化は、モチベーションの向上につながります。
質問例
| ・希望する配属先や業務内容について教えてください ・キャリアビジョンにどのような目標をお持ちですか |
具体的な質問を通じて、内定者の意向を把握しましょう。
企業側が可能な範囲で内定者の希望に応える準備ができ、ミスマッチを防ぐと同時に、内定者の入社意欲をさらに高める効果も期待できます。
就活生によく聞かれる・逆質問リスト
内定者フォロー面談では、就活生からの逆質問を受けることも多く、的確に答えることによって信頼関係を築けます。
ここでは、就活生によく聞かれる質問を紹介します企業理解を深めてもらうためにも、分かりやすく誠実な回答を心がけましょう。
採用理由
内定者フォロー面談では、「なぜ自分が採用されたのか」と、採用理由に関する質問を受ける場合があります。
この際、採用基準や評価されたポイントを具体的に伝えましょう。「◯◯さんの主体性が選考過程で際立っており、当社の価値観にマッチしていると判断しました」など、具体例を交えて説明すると納得感が高まります。
基準や社内で協議した話などを事前に整理すると、内定者が自身の強みを再確認し、入社へのモチベーションも向上するでしょう。
入社までのスケジュール｜研修・内定式など
内定者フォロー面談では、入社までのスケジュールに関する質問も多く寄せられます。具体的には、内定式の日時や研修内容、入社に必要な手続きなどが挙げられるでしょう。
「内定式は〇月〇日に実施予定です。その後、〇〇研修を通じて業務理解を深めていただきます」など、明確なスケジュールの提示が求められます。
不明点を残さないよう、詳細な情報を用意するとともに、変更がある場合には速やかなフォローが必要です。
やってはいけない！内定者フォロー面談でのNG行動
内定者フォロー面談は信頼関係を築く重要な場ですが、不適切な対応によって内定者の不安や不信感を招く場合があります。
会社の内情を過剰に美化して説明すると、入社後のミスマッチにつながります。さらに、内定者の話を十分に聞かず一方的に話し続けることも避けましょう。
以下は代表的なNG行動です。
- 高圧的な態度を取ることで、内定者の不安を増大させる
- 過度な個人情報の詮索によって内定者との信頼関係を損なう
- 情報の矛盾や不明確さで、内定者に企業への不信感を抱かせる
特に、高圧的な態度を取ることは絶対にNGの行動です。面談時に威圧的な言動を取ると、内定者が萎縮し、自らの意見や希望を伝えられないでしょう。
その結果、入社意欲を低下させるだけでなく、企業全体のイメージダウンにつながります。
内定者フォロー面談での失敗パターン
内定者フォロー面談で見られる失敗例を紹介します。
内定者を大切にする気持ちがあれば、これらのような対応は、おそらくしないでしょう。
自社本位の考え方で接していないか、チェックが必要です。
内定者全員に同じ対応をしている
内定者が多いと個別の対応は難しいものの、全員に同じ対応をすることは時代の流れに合わないでしょう。
個性や多様性を求める企業であれば、一人ひとりに丁寧に対応することが重要です。
近年では、採用管理システムなどを活用することで、応募者や内定者の詳細な情報を効率的に管理できるようになっています。かつてと比べて、個々の内定者への情報提供や、対応の仕方を変えやすい状況です。
システムの力を借り、採用担当者の業務負荷を抑えつつ内定者へのケアを充実させましょう。
目的もなく内定者を呼んでいる
内定者とのコミュニケーションを活発にしようと、接触する機会を闇雲に増やすことは効果的ではないでしょう。
目的のない雑談や、ただ楽しむだけの懇親会は、内定者にとって「時間の無駄」と受け取られる恐れがあります。
内定者は、将来を託す企業に相応しいか否かも判断しようとしています。企業側の態度にも敏感になっているでしょう。
内定者フォロー面談の目的やテーマを明確にし、面談の成果を共有できるような機会にすることが重要です。
面談の回数が多すぎる・拘束時間が長い
内定者フォロー面談は複数回、実施することでお互いの理解が深まることは確かです。ただ、回数が多すぎたり、1回の拘束時間が長い場合は、内定者に悪い印象を与えるでしょう。
学生にとっては大学生活の最後の締めとなる大事な時期といえます。また、長い就活が終わって息抜きをしたいと考える人も多いでしょう。
内定者の貴重な時間を、無闇に奪わないような配慮が必要です。入社前に必要なことだけに絞ってスケジュールを立てましょう。
自社の理念や都合ばかり押し付けている
内定者は入社後、会社や職場に馴染めるだろうかという不安を抱えています。仕事を始めているわけでもありません。あくまで学生の立場です。
企業の理念を説いたり、課題を押し付けたりすることは、内定者の不安の解消にはつながらないでしょう。入社前から新入社員と同じレベルの扱いをすることは、内定者に精神的な負担を強いることになります。
内定者がワクワクした気持ちで、入社を楽しみにできるような情報提供やガイダンスが必要です。
まとめ
内定者フォロー面談は、内定者の不安を解消し、入社意欲を高める重要な機会です。
高圧的な態度やプライバシーの侵害、矛盾した説明は信頼を損ね、内定辞退のリスクを招くため、注意しましょう。
さらに、内定者フォロー面談は単なる情報交換の場ではなく、コミュニケーションの場でもあります。一貫性のある情報提供や配慮を行い、適切な質問で内定者の本音を引き出すことで、信頼関係を深められます。
面談を成功させるには、内定者の状況を把握し、準備を整えて誠実な姿勢で臨むことが企業に求められるでしょう。
内定者フォロー面談の課題解消には、「ABABA」がおすすめです。
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